الموازنات المالية

الموازنة خطّةٌ لها أنياب: تقرّر سلفًا كم يجوز لكلّ حسابٍ أن يُنفق (أو ينبغي أن يكسب) خلال فترة، ثم — إن شئت — يُلزِم النظامُ مستنداتِك بهذه الخطّة، فيحذّر أو حتى يمنع الإنفاق الذي يتجاوزها. تتيح لك الموازنات المالية في نما وضع هذه الأهداف لكلّ حساب، ولكلّ فترة، ولكلّ محدِّد، ثم التحقّق من النشاط الفعلي مقابلها.

الترخيص المطلوب

الموازنات المالية ضمن ترخيص accounting-budget، وتقع تحت جذر قائمة الموازنات.

بناء الموازنة

الموازنة المالية (BUDGETS > Budgets > Financial Budget) هي مستند الخطّة. يستهدف كلُّ سطرٍ في التفاصيل حسابًا واحدًا (ضمن شجرة حسابات مختارة) ويحمل قيمةً مخطَّطة للسنة — ولأنّ إعداد الموازنات كثيرًا ما يكون متعدّد السنوات، يحمل السطر حتى ستّ سنوات من القيم جنبًا إلى جنب، مع نسب تغيير اختيارية تُنمّي كلّ سنةٍ من سابقتها تلقائيًا. ويمكن ملء التقسيم الدائن/المدين لكلّ سنةٍ مباشرةً أو حسابه نيابةً عنك.

ويُحدَّد نطاق كلّ سطرٍ بـالمحدِّدات التي تهمّك — الشركة، القطاع، الفرع، الإدارة، مجموعة التحليل، الذمة، بل وحتى السجلّ — وبـسنة/فترة مالية (مدى فترات من/إلى). فجملة «إدارة التسويق، فرع الرياض، هذا العام: 500,000» سطرُ موازنةٍ واحدٌ دقيق.

ويمكنك الاحتفاظ بعدّة موازناتٍ كـسيناريوهات (BUDGETS > Master Files > Budget Scenario) — خطّةٌ متفائلة وأخرى متحفّظة — ووسم الموازنة بالسيناريو الذي تنتمي إليه.

تحويل الموازنة إلى أداة تحكّم

لا تقيّد الموازنةُ الإنفاقَ إلّا إذا أمرتها بذلك. المفتاح هو «استخدام هذه الموازنة في التحقّق» — يُضبَط على الموازنة (وعلى مستوى السطر، مع نافذة تواريخ تحقّق من/إلى اختيارية). وبمجرّد وسم موازنةٍ للتحقّق، يفحص النظامُ المستنداتِ التي تمسّ حساباتها مقابل القيمة المخطَّطة.

ماذا يعني «التجاوز» يُضبَط مركزيًا في إعدادات التأكّد من عدم تجاوز الموازنات في وحدة المحاسبة (راجِع كتالوج إعدادات الحسابات). مفتاحان يقرّران ما يحدث حين يدفع مستندٌ حسابًا فوق موازنته:

• منع الحفظ عند تجاوز الموازنات — يُمنَع المستند صراحةً.
• تفعيل الموافقة عند تجاوز الموازنات — بدلًا من المنع (أو قبله)، يُوجَّه المستند المتجاوِز إلى موافقة، فيتيحه مستخدمٌ مخوَّل.

وإن لم يكن أيٌّ منهما مفعّلًا، فالموازنة إعلاميةٌ فقط — تُتابَع وتظهر في التقارير، لكنّ شيئًا لا يوقف الإنفاق.

مطابقة سطر الموازنة الصحيح

عند التحقّق، يحتاج النظامُ أن يعرف أيّ سطر موازنةٍ يقابل المستند. تتضمّن إعدادات التأكّد من عدم تجاوز الموازنات مجموعةً من مفاتيح «اعتبار…» — اعتبار القطاع، الفرع، الإدارة، المجموعة التحليلية، الذمة، السجلّ، المراجع 1–3، والفترة المالية — تحدّد مدى دقّة مطابقة الفعلي بسطور الموازنة. فعّل المحدِّدات التي تُعِدّ موازنتك بها، واترك ما لا تستعمله، كي لا تكون المطابقة أضيق من أن تجد سطرها.

للدعم الفني

• «موازنتي لا توقف شيئًا» — لا بدّ من توافر ثلاثة أمور: أن تكون الموازنة موسومةً بـالاستخدام في التحقّق، وأن يكون أحدُ مفتاحَي منع الحفظ / تفعيل الموافقة مفعّلًا في إعدادات التأكّد من عدم تجاوز الموازنات. وإلّا فالموازنة إعلاميةٌ فقط.
• «مُنِع مستندٌ / أُرسِل لموافقةٍ على غير المتوقَّع» — لأنّه مسّ حسابًا له موازنة تحقّقٍ وكان سيتجاوزها؛ تحقّق من قيمة الموازنة ومن مبلغ المستند ومحدِّداته.
• «النظام لا يجد سطر الموازنة المطابق» — راجِع مفاتيح «اعتبار…» في إعدادات التأكّد؛ فإن كنت تُعِدّ موازنتك بالفرع و«اعتبار الفرع» مُطفأ (أو العكس) فلن يطابق الفعلي السطر.
• «أريد مقارنة الخطط» — احتفظ بكلّ خطّةٍ كـسيناريو موازنة مستقلّ ووسِم موازنتها به.