الموازنات المالية

الموازنة خطّةٌ لها أنياب: تقرّر سلفًا كم يجوز لكلّ حسابٍ أن يُنفق (أو ينبغي أن يكسب) خلال فترة، ثم — إن شئت — يُلزِم النظامُ مستنداتِك بهذه الخطّة، فيحذّر أو حتى يمنع الإنفاق الذي يتجاوزها. تتيح لك الموازنات المالية في نما وضع هذه الأهداف لكلّ حساب، ولكلّ فترة، ولكلّ محدِّد، ثم التحقّق من النشاط الفعلي مقابلها.

الترخيص المطلوب

الموازنات المالية ضمن ترخيص accounting-budget، وتقع تحت جذر قائمة الموازنات.

بناء الموازنة

الموازنة المالية (BUDGETS > Budgets > Financial Budget) هي مستند الخطّة. يستهدف كلُّ سطرٍ في التفاصيل حسابًا واحدًا (ضمن شجرة حسابات مختارة) ويحمل قيمةً مخطَّطة للسنة — ولأنّ إعداد الموازنات كثيرًا ما يكون متعدّد السنوات، يحمل السطر حتى ستّ سنوات من القيم جنبًا إلى جنب، مع نسب تغيير اختيارية تُنمّي كلّ سنةٍ من سابقتها تلقائيًا. ويمكن ملء التقسيم الدائن/المدين لكلّ سنةٍ مباشرةً أو حسابه نيابةً عنك.

ويُحدَّد نطاق كلّ سطرٍ بـالمحدِّدات التي تهمّك — الشركة، القطاع، الفرع، الإدارة، مجموعة التحليل، الذمة، بل وحتى السجلّ — وبـسنة/فترة مالية (مدى فترات من/إلى). فجملة «إدارة التسويق، فرع الرياض، هذا العام: 500,000» سطرُ موازنةٍ واحدٌ دقيق.

ويمكنك الاحتفاظ بعدّة موازناتٍ كـسيناريوهات (BUDGETS > Master Files > Budget Scenario) — خطّةٌ متفائلة وأخرى متحفّظة — ووسم الموازنة بالسيناريو الذي تنتمي إليه.

تحويل الموازنة إلى أداة تحكّم

لا تقيّد الموازنةُ الإنفاقَ إلّا إذا أمرتها بذلك. المفتاح هو «استخدام هذه الموازنة في التحقّق» — يُضبَط على الموازنة (وعلى مستوى السطر، مع نافذة تواريخ تحقّق من/إلى اختيارية). وبمجرّد وسم موازنةٍ للتحقّق، يفحص النظامُ المستنداتِ التي تمسّ حساباتها مقابل القيمة المخطَّطة.

ما يحدث عند التجاوز يُقرَّر لكلّ حساب على حدة، بحقل عندما يتم تجاوز الموازانة في الحساب (راجِع «ضبط الموازنة على الحساب» في صفحة الحسابات):

• منع الحفظ — يُمنَع المستند صراحةً.
• طلب موافقة — يُوجَّه المستند المتجاوِز إلى موافقة، فيتيحه مستخدمٌ مخوَّل.

ومفتاحان في إعدادات الحسابات (راجِع كتالوج إعدادات الحسابات) يفتحان هذين الخيارين: لا يُحفَظ حسابٌ على منع الحفظ (ولا مع منع الحفظ اذا لم توجد موازنة للحساب) حتى يُفعَّل تفعيل منع الحفظ عند تجاوز الموازات، ولا على طلب موافقة حتى يُفعَّل تفعيل الموافقة عند تجازو الموازنات. والحساب المتروك على سماح لا يُوقَف أبدًا — موازنته إعلاميةٌ فقط، تُتابَع وتظهر في التقارير.

ولا يُفحَص إلا ما يزيد الحساب على طبيعته — مدينٌ على حسابٍ مدين، ودائنٌ على حسابٍ دائن — ومقابل سطور موازنةٍ محفوظة لا مسوّدات، ومعلَّمٌ عليها استعمال هذه الموازنة لمنع الحفظ و الموافقات. وإن لم يطابق المستندَ سطرٌ كهذا فإجمالي الموازنة صفر ويمرّ المستند، إلا إذا كان منع الحفظ اذا لم توجد موازنة للحساب معلَّمًا على الحساب.

مطابقة سطر الموازنة الصحيح

عند التحقّق، يحتاج النظامُ أن يعرف أيّ سطر موازنةٍ يقابل المستند. تتضمّن إعدادات التأكّد من عدم تجاوز الموازنات مجموعةً من مفاتيح «اعتبار…» — اعتبار القطاع، الفرع، الإدارة، المجموعة التحليلية، الذمة، السجلّ، المراجع 1–3، والفترة المالية — تحدّد مدى دقّة مطابقة الفعلي بسطور الموازنة. فعّل المحدِّدات التي تُعِدّ موازنتك بها، واترك ما لا تستعمله، كي لا تكون المطابقة أضيق من أن تجد سطرها.

الإجراءات في هذه الشاشة

نادرًا ما تُكتب سطور الموازنة رقمًا رقمًا — فزرّان يملآن الأرقام نيابةً عنك متى حدّدت السطورُ حساباتها ومحدداتها:

• أحتساب القيم (Calculate Values) — يملأ القيم المخطَّطة عبر أعمدة سنوات الموازنة انطلاقًا من السيناريو ومدى الفترات المالية وحسابِ كل سطر ومحدداته، مطبِّقًا نسب التغيير في السطر لتنمية كل سنة على سابقتها. وهذا ما يحوّل «هذه هي الحسابات التي أوازن عليها» إلى خطة متعدّدة السنوات فعلًا.
• أحتساب قيم السنة الحالية (Calculate Current Year Values) — النسخة الأضيق: يحسب قيم السنة الحالية فقط ويترك السنوات التالية كما هي. استعمله حين تكون سنوات ما بعدُ متّفقًا عليها وأنت تعيد ضبط هذه السنة وحدها.

ويعمل الزرّان على جدول التفاصيل، فأضف سطورك وحدّد محدداتها أولًا ثم اضغط.

للدعم الفني

• «موازنتي لا توقف شيئًا» — لا بدّ من توافر ثلاثة أمور: أن يكون سطر الموازنة محفوظًا ومعلَّمًا عليه استعمال هذه الموازنة لمنع الحفظ و الموافقات، وأن يكون حقل عندما يتم تجاوز الموازانة في الحساب منع الحفظ أو طلب موافقة، وأن يحرّك المستندُ الحسابَ على طبيعته. وإلّا فالموازنة إعلاميةٌ فقط.
• «مُنِع مستندٌ / أُرسِل لموافقةٍ على غير المتوقَّع» — لأنّه مسّ حسابًا له موازنة تحقّقٍ وكان سيتجاوزها؛ تحقّق من قيمة الموازنة ومن مبلغ المستند ومحدِّداته.
• «النظام لا يجد سطر الموازنة المطابق» — راجِع مفاتيح «اعتبار…» في إعدادات التأكّد؛ فإن كنت تُعِدّ موازنتك بالفرع و«اعتبار الفرع» مُطفأ (أو العكس) فلن يطابق الفعلي السطر.
• «أريد مقارنة الخطط» — احتفظ بكلّ خطّةٍ كـسيناريو موازنة مستقلّ ووسِم موازنتها به.

رسائل قد تظهر لك

الرسائل التي يقابلها المستند حين يتجاوز موازنةً — «موازنة الحساب {0} قيمتها {1} و هذا السند سيتعدي الموازنة حيث أنه سيجعل الرصيد {2}» ورسائل تعريف الموافقة — مذكورة مع الإعداد الذي يقف وراء كلٍّ منها تحت «ضبط الموازنة على الحساب» في صفحة الحسابات. أمّا الرسائل أدناه فتأتي من إعداد الموازنات نفسه.

الرسالة	السبب	ماذا تفعل
«لم يتم عمل موازنة للحساب {0}»	على الحساب علامة منع الحفظ اذا لم توجد موازنة للحساب، ولا يطابق حسابَ المستند ومحدّداته وفترته أيُّ سطر موازنةٍ محفوظ معلَّمٍ عليه استعمال هذه الموازنة لمنع الحفظ و الموافقات.	أضِف سطر موازنةٍ لهذا الحساب وهذه المحدّدات، أو راجِع مفاتيح «اعتبار…»: كلّ محدّدٍ تُفعّله يجب أن يتطابق تمامًا، والفارغ لا يطابق إلا فارغًا، فمع تفعيل اعتبار الإدارة لا يُعثَر على سطرٍ بلا إدارة لمستندٍ يحمل إدارة.
«يتوجب عليك تفعيل الأوبشن {0} في إعدادات الحسابات لتتمكن من تفعيل منع الحفظ عند تخطي الموازنات»	يُحفَظ الحساب وعندما يتم تجاوز الموازانة = منع الحفظ بينما تفعيل منع الحفظ عند تجاوز الموازات مطفأ.	فعِّل الخيار في إعدادات الحسابات، ثم احفظ الحساب من جديد.
You must enable the option {0} in accounting configuration to be able to use prevent saving if no budget was found	الأمر نفسه لعلامة منع الحفظ اذا لم توجد موازنة للحساب — ويفتحها الخيار نفسه.	كما سبق. لا ترجمة عربية لهذه الرسالة، فتظهر بالإنجليزية على الشاشات العربية.
«يتوجب عليك تفعيل الأوبشن {0} في إعدادات الحسابات لتتمكن من تفعيل طلب الموافقة عند تخطي الموازنات»	يُحفَظ الحساب على طلب موافقة بينما تفعيل الموافقة عند تجازو الموازنات مطفأ.	فعِّل الخيار، ثم احفظ الحساب من جديد.
«لا يمكنك تفعيل الريبليكشن و طلب الموافقة عند تخطي الموازنات في نفس الوقت»	النظام يعمل بالـReplication، وطلب موافقة على الحساب غير مسموح معه.	استعمل منع الحفظ على هذا الحساب بدلًا منه.