الحسابات

إذا كانت شجرة الحسابات هي الهيكل، فإن الحساب هو الوحدة التي تُسجَّل عليها الأرصدة فعلًا. كل قيد محاسبي — مهما كان مصدره — ينتهي إلى تسجيل مبلغ مدين أو دائن على حساب. ولأن غالبية أخطاء القيود وأرصدة «الذمم» المعكوسة تعود إلى إعداد الحساب نفسه، فهذه واحدة من أهم الشاشات التي يجب أن يفهمها الدعم الفني جيدًا.

تجد الحسابات في الحسابات ← الملفات ← حساب (Accounting > Master Files > Account).

الترخيص المطلوب

الحسابات جزء من ترخيص المحاسبة الأساسي accounting.

نوعا الحساب: فرعي أم ذمة

الحقل الأهم في الشاشة هو النوع، وله قيمتان تُحدِّدان سلوك الحساب بالكامل:

• فرعي (Detail) — حساب عادي يحمل رصيدًا واحدًا مجمَّعًا (كحساب «إيجارات» أو «كهرباء»). تنظر إليه فترى رصيدًا واحدًا.
• ذمة (Subsidiary) — حساب يتفرّع رصيده حسب طرف: عميل، مورّد، موظف، بنك، خزينة... فحساب «العملاء» من نوع ذمة لا يعطيك رقمًا واحدًا فقط، بل رصيدًا لكل عميل على حدة، مع رصيد إجمالي. هذا ما يتيح لك معرفة «كم يدين لنا العميل (أ)» دون أن تفتح حسابًا مستقلًا لكل عميل.

ربط الحساب بشجرة الحسابات: شجرة المدين وشجرة الدائن

لاحظ أن للحساب رابطين منفصلين بالشجرة: شجرة المدين وشجرة الدائن. لماذا اثنان؟ لأن بعض الحسابات يجب أن تظهر في مكان مختلف من القوائم بحسب طبيعة رصيدها. الحساب الجاري للبنك مثلًا قد يظهر ضمن الأصول حين يكون مدينًا، وضمن الالتزامات حين يكون دائنًا (سحب على المكشوف). فتحديد فرعين مختلفين للمدين والدائن يجعل العرض في القوائم المالية صحيحًا في كلتا الحالتين. في الحالات المعتادة تُربَط الشجرتان بنفس الفرع.

إلى جوارهما تحدّد:

• طبيعة الجانب (مدين/دائن) — الجانب الطبيعي لرصيد الحساب.
• القسم — تصنيف القائمة المالية (ميزانية/قائمة دخل/أخري).
• نوع شجره الحسابات — نوع الشجرة الذي ينتمي إليه.
• العملة — عملة الحساب. حركة بأي عملة أخرى تُترجَم وفق سعر الصرف (راجع العملات وأسعار الصرف).
• تصنيف الحساب وتصنيف الحساب الضريبي — الزاويتان اللتان تُغذّيان قائمتَي الدخل والتدفقات النقدية والتقارير الضريبية (انظر شجرة الحسابات).

إعدادات التوحيد

حقلان يخدمان القوائم المالية الموحدة لمجموعة الشركات:

• حساب بين شركات المجموعة (Intercompany) — يعلّم الحساب بأنه يحمل معاملات مع شركات أخرى من المجموعة، فتستبعده التقارير الموحدة. والحساب الواقع تحت عقدة شجرة معلّمة (في شجرة المدين أو شجرة الدائن) يُعلَّم عند حفظه. ويمكنك أيضًا تعليم حساب بعينه وشجرته غير معلّمة.
• سعر الترجمة في التوحيد (Consolidation Rate) — اغلاق أو متوسط أو تاريخي: السعر الذي تترجم به التقارير الموحدة هذا الحساب. اتركه فارغًا ليرثه من الشجرة كما في شجرة الحسابات. والقيمة المحددة على الحساب تتقدم على الشجرة.

والحساب الوسيط لكل شركة، في شاشة الشركة، ينبغي أن يكون حسابًا بين شركات المجموعة. وحين يُحدَّد الحساب الوسيط لشركة أو يُغيَّر إلى حساب لا يحمل العلامة، تُحفظ الشركة مع تنبيه: «الحساب الوسيط {0} غير محدد كحساب بين شركات المجموعة، لذلك لن تستبعد التقارير الموحدة أرصدته. حدد الحساب، أو إحدى شجرات الحسابات الأعلى منه، كحساب بين شركات المجموعة.»

الأنواع الفرعية للذمة (حتى خمسة)

حين يكون الحساب من نوع ذمة، تحدّد له نوع الذمة — أي نوع الطرف الذي يتفرّع الرصيد حسبه (عميل، مورّد، موظف، بنك، حساب بنكي، خزينة، أصل ثابت، صنف، مشروع... والقائمة طويلة وتشمل وحدات من كل الوحدات المرخّصة). ويمكن أن تجمع حتى خمسة أنواع ذمة على الحساب نفسه (نوع الذمة 2 إلى 5)، فيتفرّع رصيده على أكثر من بُعد في آنٍ واحد — مثلًا ذمة عميل × مشروع.

TIP

خيار السماح بحركة بدون ذمة يتيح، عند الحاجة، تسجيل حركة على حساب الذمة دون تحديد الطرف. الأصل في حسابات الذمة أن تُلزِم بتحديد الطرف؛ لا تفعّل هذا الخيار إلا لسبب واضح.

مجموعة الخصائص الرقابية (الأعلام)

الجزء الذي يجعل هذه الشاشة محورية للدعم هو مجموعة الأعلام (Checkboxes) التي تضبط سلوك الحساب عند تسجيل القيود عليه:

• حساب خاص بالنظام — يميّز الحساب الذي يبني النظام رصيده بنفسه، ويقفله في وجه الإدخال اليدوي: فسند القيد وسند القبض وسند الصرف والتحويل البنكي والتحويل بين الشركات إن ورد فيه الحساب يُرفَض برسالة «الحساب … يستخدم فقط بواسطة النظام». أما المستندات التي يُولِّدها النظام آليًا فلا تتأثر. وثلاثة أشياء تستطيع إعادة فتحه — خيار في إعدادات الوحدة لكل نوع مستند، أو العلم التالي، أو سجل استثناء مؤرَّخ؛ وكلها في الحسابات النظامية واستثناءات الحركة عليها.
• السماح بتحريك الحساب النظامي في الفترات الافتتاحية والتسويات — رفيق العلم السابق: يتيح استخدام الحساب يدويًا في أي فترة نوعها ليس «عادية» (افتتاحية أو تسويات أو إغلاق)، فتُسجَّل عليه الأرصدة الافتتاحية وتسويات نهاية السنة بينما يبقى مقفلًا خلال السنة.
• منع تغيير طبيعه رصيد الحساب — يمنع الحركة التي تقلب رصيد الحساب إلى الجانب غير الطبيعي (مثلًا جعل رصيد النقدية دائنًا). أداة وقائية ضد الأخطاء. والرفض يذكر الرصيد الذي كان المستند سينتجه: « رصيد الحساب {0} سيكون {1}, فلذلك لا يمكن تغيير طبيعه رصيد الحساب من مدين الي دائن » — وله توأم «من دائن الي مدين» وصيغة مؤرَّخة تنتهي بـ«في تاريخ {2}».
• متابعة أعمار الديون — يُفعِّل تتبّع أعمار المديونية لهذا الحساب، وهو شرط ظهور الحساب في تقارير أعمار الديون.
• لا يدرج في سندات تغيير سعر الصرف آليا — يستثني الحساب من إعادة تقييم العملات الأجنبية الدورية.
• استعمال العملة المحلية للحركة — يجعل الحساب يحتفظ بالقيمة بالعملة المحلية للحركة.
• قيود المحددات: يجب استعماله مع القطاع/الفرع/الإدارة/المجموعة التحليلية عام فقط أو عكسها لا يستعمل مع ... عام، تُلزِم أو تمنع استخدام محدِّد عام مع هذا الحساب.
• إلزام البيانات: عدم السماح بترك المرجع/البيان فارغًا يُجبر المستخدم على تعبئة حقول المرجع أو البيان عند التسجيل على الحساب.

ضبط الموازنة على الحساب

إذا كنت تستخدم الموازنات المالية، يحدّد حقلا عندما يتم تجاوز الموازنة ومنع الحفظ إن لم توجد موازنة كيف يتصرّف النظام عند تجاوز المصروف لموازنته:

• سماح — يُسجِّل الحركة ويكتفي بتجاوز صامت.
• منع الحفظ — يرفض الحركة المتجاوزة للموازنة بالرسالة «موازنة الحساب {0} قيمتها {1} و هذا السند سيتعدي الموازنة حيث أنه سيجعل الرصيد {2}».
• طلب موافقة — يوقف الحركة بانتظار موافقة. ويحتاج هذا الطريق ثلاثة أمور، ولكل واحد رفضه الخاص حين يغيب: خيار إعدادات الحسابات («يتوجب عليك تفعيل الأوبشن {0} في إعدادات الحسابات لتتمكن من تفعيل طلب الموافقة عند تخطي الموازنات»)، وتعريف موافقة يطابق المستند («المستند {0} تعدي الموازنة و لم يجد النظام تعريف موافقة مناسب ليتم الموافقة علي تعدي الموازنة»)، وأن يكون هذا التعريف واحداً فقط — فتعريفان متطابقان يوقفان الحفظ برسالة «المستند {0} تعدي الموازنة و يتطلب الموافقة من خلال تعريف الموافقة {1} و كذلك يتطلب الموافقة من خلال تعريف الموافقة {2}. يوجد تضارب بين الموافقتين و لا يستطيع النظام اتخاذ قرار مناسب».

ويُرفَض حفظ الحساب نفسه على منع الحفظ أو طلب موافقة أو مع منع الحفظ اذا لم توجد موازنة للحساب حتى يُفعَّل الخيار المقابل في إعدادات الحسابات؛ وهذه الرسائل، ومعها «لم يتم عمل موازنة للحساب {0}»، مذكورة في صفحة الموازنات المالية.

حين يُقفل الحساب في وجه الحركة بالتاريخ

يوجد ملف مستقل، منع الحركات علي الحسابات، يقفل حساباً أو ذمة في وجه الحركة لمدى تاريخي — وهو ليس علماً على الحساب نفسه، ولهذا لا يشرح شيء في هذه الشاشة سبب الرفض. وثلاث رسائل تأتي منه، وكلها تسمّي الملف لتعرف أين تنظر:

الرسالة	لماذا
«لا يمكن تعديل أو إضافة أي حركة علي الحساب {0} في تاريخ {1} ، راجع ملف منع الحركات علي الحسابات»	يوجد سجل «منع الحركات علي الحسابات» يغطي ذلك الحساب وذلك التاريخ.
«لا يمكن تعديل أو إضافة أي حركة علي الذمة {0} في تاريخ {1} ،راجع ملف منع الحركات علي الحسابات»	المنع نفسه مكتوب على ذمة — عميل أو مورّد أو موظف — لا على الحساب.
«لا يمكن عمل اي حركة علي الذمة {0} الاّن ، راجع ملف من حركات الحسابات»	المنع على تلك الذمة بلا مدى تاريخي، فيسري أيّاً كان تاريخ المستند.

والعلاج واحد دائماً: افتح سجل منع الحركات علي الحسابات، وإما أن تضيّق مداه التاريخي أو تحذف الحساب أو الذمة منه. ولا شيء على الحساب ولا على ملف الصلاحيات يتجاوزه.

الإجراءات في هذه الشاشة

زرٌ واحد في الحساب يؤدي عملًا حقيقيًا، وهو الذي تلجأ إليه بعد خطأ في العملة:

• تحديث عملة الأرصدة (Update Balances Currency) — يعيد تسجيل أرصدة الحساب المخزّنة بالعملة المضبوطة حاليًا على الحساب. استعمله حين يكون الحساب قد أُنشئ (أو استُورد) بعملة خاطئة وبُنيت أرصدته على العملة القديمة؛ فتصحيح حقل العملة وحده يترك الأرصدة القائمة كما هي. يطلب منك الزر تأكيدًا قبل التنفيذ لأنه يعيد كتابة سجلات الأرصدة. والزر نفسه متاح في شاشة قائمة الحسابات، فتستطيع اختيار عدة حسابات صُحّحت عملتها وتشغيله عليها دفعة واحدة.

تصحيح عملة حساب عليه حركات. بمجرد أن يستعمل أي سطر قيد الحساب، يرفض النظام حفظ عملة جديدة برسالة:

«لا يمكن تغيير {0} بعد انشاء حركات - القيمة السابقة {1} و تم تغييرها الي {2}»

ولا يُفتح الحقل إلا في حالتين: إذا لم تبقَ على الحساب أي حركات، أو إذا فُعّل السماح بتعديل حسابات الذمم بعد استعمالها في حركات في إعدادات الحسابات. وهذا الخيار يفتح أيضًا نوع الحساب وأنواع الذمة. والقفل لا يحمي إلا قيمةً موجودة: فـنوع الذمة 2 إلى نوع الذمة 5 إن كان فارغًا يمكن ملؤه على حساب عليه حركات، دون هذا الخيار. بعد تغيير العملة شغّل تحديث عملة الأرصدة، ثم نفّذ إعادة الحفظ (Recommit) للمستندات التي تُسجِّل قيودًا على هذا الحساب من قائمة طلبات الأعمال، حتى تُبنى قيودها من جديد بالعملة الجديدة. ولا حاجة لإعادة معالجة قاعدة البيانات كلها.

التقارير

كشوف هذا الحساب وأرصدته (كشف حساب عام/فرعي/تفصيلي، ميزان المراجعة، أعمار الديون) كلها في صفحة كشوف الحسابات وميزان المراجعة.

ويُطبع سجل الحساب نفسه على نموذج حساب (SYSF-ACC019): شجرتاه وتصنيفه وطبيعة جانبه ونوعه وعملته وأنواع الذمم وخصائصه الرقابية:

للدعم الفني

معظم بلاغات «القيد لا يُحفَظ» أو «الرصيد غلط» تُحَل من هذه الشاشة:

• «رسالة منع عند الحفظ: تغيير طبيعة الرصيد» — الحساب مفعّل عليه منع تغيير طبيعه رصيد الحساب والحركة كانت ستقلب رصيده للجانب غير الطبيعي. راجِع منطق الحركة أو الإعداد.
• «النظام يطلب تحديد ذمة/عميل ولا يُكمِل الحفظ» — الحساب من نوع ذمة ولم تُحدَّد الذمة؛ إمّا تحدّدها أو (عند الضرورة فقط) تُفعِّل السماح بحركة بدون ذمة.
• «النظام يطلب تعبئة المرجع/البيان إجباريًا» — أحد أعلام عدم السماح بترك المرجع/البيان فارغًا مفعّل على الحساب.
• «الحساب لا يظهر في تقرير أعمار الديون» — علم متابعة أعمار الديون غير مفعّل.
• «الحساب لا يُعاد تقييمه مع فروق العملة» — علم لا يدرج في سندات تغيير سعر الصرف آليا مفعّل.
• «حركة مرفوضة بسبب الموازنة» — سلوك عندما يتم تجاوز الموازنة على الحساب = منع الحفظ أو طلب موافقة.
• آلية بناء الأرقام المدينة/الدائنة على الحساب أثناء معالجة المستندات موضّحة في كيف تُعالَج المستندات إلى أثر محاسبي، وقيود المحددات في مرجع المحددات ومراكز التكلفة والتوزيع.