حين لا يكون للمستند أثر محاسبي
حفظ المستند المحاسبي لا يكتب قيده هناك وحينها. فالحفظ يرفع طلب أعمال، ويحوّل عاملٌ في الخلفية ذلك الطلبَ إلى قيد الأستاذ بعد لحظة. فإذا غاب القيد فالطلب هو ما تنظر إليه.
وكيف تعمل الطلبات، وماذا تعني كل حالة معالجة، وكيف تجد الفاشل منها، وماذا يفعل إعادة المعالجة وماذا يفعل إعادة الحفظ — كل ذلك في صفحة واحدة للمنتج كله: طلبات الأعمال. اقرأها أولاً، فليس في هذه الصفحة تكرار لها.
وقبل أن تبحث عن طلب فاشل افحص أمرين، لأنه لا يوجد طلب فاشل في أيٍّ منهما:
- انظر إلى حالة المستند أولاً. فالمستند الذي ما زال مسودة أو بانتظار موافقة لم يرفع أي طلب أصلاً — فهو مكتوب لا محسوب. ويُنشأ قيده عند اعتماده أو الموافقة عليه. انظر حياة المستند.
- قد تكون حالة الطلب «تمت معالجته» ولا قيد وراءه. فإذا تُركت فارغةً كلُّ الجوانب المحاسبية التي يكتب إليها توجيه المستند، خرج الطلب بلا سطور. ومع ذلك ينتهي بحالة تمت معالجته، ولا يكتب قيداً، ويحذف أي قيد كان للمستند قبل ذلك. وهكذا يقول التوجيه «لا أثر محاسبياً لهذا المستند»، فالإصلاح على التوجيه: افتح صفحة الأثر فيه — انظر إعدادات التأثيرات المحاسبية — واملأ الجوانب. وإذا فُعِّل خيار إعدادات الحسابات إنشاء قيد نظامي للسطور الفارغة فإن قيداً بلا سطور يُكتب بدلاً من ذلك.
أما الخاص بالمحاسبة فهو قائمة الأسباب التي يرفض من أجلها طلبُ الأستاذ:
- الفترة مقفلة. فتاريخ المستند يقع داخل فترة محاسبية مقفلة — انظر الإقفال السنوي والتحكم في الفترات.
- يغطّيه مستند منع حركة على الحسابات — فالحساب والذمة والمدى الزمني الذي يسميه كلها محجوبة ما دام المستند معتمداً.
- الحساب غير جاهز. حساب ذمة بلا طرف على السطر، أو حساب طبيعته الرصيدية محميّة وهذا القيد يكسرها — انظر الحسابات.
- التوجيه ناقص. فجانبٌ يحتاجه التوجيه بلا حساب عليه، فلا يوجد ما يُقيَّد إليه.
وكل واحد من هذه يُعالَج عند مصدره لا عند الطلب. ومعالجة السبب لا تعيد المحاولة من تلقاء نفسها: فالطلب يبقى فاشلاً حتى يعيد أحدهم معالجته.
أدوات إعادة المعالجة بالجملة ليست هذه
فالأدوات الإدارية التي تعيد بناء الأستاذ كله أدوات إنقاذ لقاعدة بيانات أرصدتها خاطئة بالفعل، تُشغَّل تحت إشراف ومعها نسخة احتياطية. والمستند الواحد الذي بلا قيد ليس سبباً للجوء إليها أبداً — إنما هو طلب واحد على شاشة طلبات الأعمال.
أما الخيارات التي تحكم تسامح المعالجة والإقفال مع وجود حركات غير معالَجة فمفهرسة في إعدادات الحسابات.