إدارة الشحن (Freight Management)
مرحبًا بك في وحدة إدارة الشحن في Nama ERP — الوحدة التي صُمِّمت خصيصًا لشركات الشحن والملاحة والتخليص الجمركي وخدمات البريد واللوجستيات، حيث "البضاعة" التي تبيعها ليست صنفًا في مخزن، بل خدمة: نقل حاوية من ميناء إلى ميناء، تخليص شحنة في الجمارك، توصيل طرد إلى باب العميل.
لمن هذه الوحدة؟
معظم وحدات الـ ERP تدور حول أصناف تدخل المخزن وتخرج منه. أما عملك في الشحن فمختلف: أنت تبيع وقتًا ومسارات وخدمات، وتشتري الشحن البحري والتخليص والنقل البري من موردين (خطوط ملاحية، وكلاء، شركات نقل)، ثم تعيد بيعها للعميل بهامش ربح. وحدة إدارة الشحن مبنية على هذا المنطق من الأساس:
- لا أصناف مخزنية ولا أرصدة — بل بنود خدمة (شحن بحري، تخليص جمركي، نقل بري، مولدات، بريد سريع…).
- مستند مركزي واحد — أمر التشغيل — يجمع كل تفاصيل الشحنة في مكان واحد، ومنه تتفرّع البوالص والفواتير.
- أسعار شراء وأسعار بيع لكل خدمة، مع هوامش ربح (Markup) محسوبة تلقائيًا.
- فاتورة إلكترونية تتعامل بذكاء مع نموذج "الوكيل" حيث جزء من المبلغ تكلفة تمر عبرك وجزء عمولتك.
وإلى جانب الشحن واللوجستيات، تضمّ الوحدة نظامًا متكاملًا لخدمات البريد الدولي (IPS): استلام الأكياس البريدية، تجميع المواد، التحويل بين المكاتب، الفرز، والتوصيل النهائي للعميل. نتناوله في قسم مستقل من هذا الدليل.
الصورة الكبيرة (The Big Picture)
لنتابع رحلة شحنة واحدة من بدايتها حتى تحصيل قيمتها.
يتواصل معك عميل (المُصدِّر/Shipper) يريد شحن حاوية من ميناء إلى آخر. تبدأ بإنشاء أمر تشغيل (Operation Order) — وهو ملف الشحنة الكامل: مَن المُصدِّر والمُرسَل إليه (Consignee) والوكيل، أي ميناء تحميل وأي ميناء تفريغ، أي باخرة ورحلة، نوع الحاوية، والخدمات المطلوبة (شحن بحري؟ تخليص؟ نقل بري؟). داخل أمر التشغيل تُدرج سطور كل خدمة بتكلفتها وسعر بيعها.
عندما تتأكد بيانات الشحنة، تُصدر من أمر التشغيل بوليصة شحن (Bill of Lading) — المستند الملاحي الرسمي الذي يثبت استلام البضاعة وشروط نقلها. ثم تُصدر فاتورة المبيعات للعميل بقيمة الخدمات، وفاتورة مشتريات للموردين (الخط الملاحي، وكيل التخليص…) بما يخصّهم. الفرق بين الاثنين هو ربحك على الشحنة.
طوال الرحلة يتابع أمر التشغيل حالته (تحت التشغيل، تم الشحن، وصلت…)، ويمكن إصدار مستندات الإفراج (Telex Release) والملاحق (Short Shipment) ونسخ عملية مماثلة بضغطة زر.
كيف تعمل المستندات في Nama ERP
فهم حالات المستند
على خلاف الأنظمة التي تتطلب "ترحيلًا" منفصلًا، يعمل Nama ERP فورًا:
وضع المسودة (Draft): أنشئ المستند وعدّله بلا أي أثر محاسبي.
محفوظ (Saved): بمجرد حفظ المستند خارج المسودة، يُنشئ أثره المحاسبي فورًا (إيرادات/تكاليف/أرصدة العملاء والموردين).
التعديلات: أي تغيير على مستند محفوظ ينعكس فورًا دون خطوة تأكيد منفصلة.
الترخيص
كل مستندات هذه الوحدة محميّة بترخيص الوحدة frm (نما لإدارة الشحن). إن لم تكن الوحدة مفعّلة في ترخيصك، فلن تظهر قوائمها.
كيف نظّمنا هذا الدليل
الوحدة كبيرة، لذا قسّمناها إلى مجموعتين رئيسيتين تتبعان طريقة تنظيم النظام نفسه.
الشحن واللوجستيات
- الملفات الأساسية — البنية التحتية التي تبني عليها كل شيء: بنود الخدمة، الحاويات وأنواعها وأحجامها، البواخر، الموانئ، جداول الإبحار، السلع، الدول والمواقع.
- أوامر التشغيل — المستند المركزي للشحنة وكل ما يتفرّع منه: الخدمات، الحالات، الإفراج، الملاحق، وتسليم/استلام/تحويل أوامر التشغيل.
- بوالص الشحن — المستند الملاحي الرسمي وسطوره وبياناته.
- قوائم الأسعار والهوامش — أسعار البيع والشراء لكل خدمة، وهوامش الربح (Markup)، وتحديث الخدمات في أمر التشغيل منها.
- الفواتير والمرتجعات — أوامر البيع، فواتير المبيعات والمشتريات، المرتجعات، الدفعات وربط التكلفة بالبيع.
البريد الدولي (IPS)
- نظرة عامة على نظام البريد — المفاهيم الأساسية: المواد البريدية، الأكياس (Receptacles)، المكاتب ومناطق الاستلام والتسليم.
- المواد البريدية — دورة حياة المادة البريدية: التجميع، التحويل بين المكاتب، التسوية، الجرد، التحقيق، والفرز.
- الأكياس البريدية — استلام الأكياس، إرسالها على جدول الطريق، والمنافيست الجمركي.
- خدمة التوصيل — طلبات وفواتير التوصيل، بنود وأسعار خدمة التوصيل، مناطق التوصيل، وأسباب عدم التسليم.
الفاتورة الإلكترونية
- التعامل مع الفاتورة الإلكترونية — كيف ترسل وحدة الشحن فواتيرها لهيئة الضرائب، ومعالجة نموذج الوكيل والعمولة وأكواد بنود الخدمة.