إدارة الشحن (Freight Management)
مرحبًا بك في وحدة إدارة الشحن في نما — الوحدة التي صُمِّمت خصيصًا لشركات الشحن والملاحة والتخليص الجمركي وخدمات البريد واللوجستيات، حيث "البضاعة" التي تبيعها ليست صنفًا في مخزن، بل خدمة: نقل حاوية من ميناء إلى ميناء، تخليص شحنة في الجمارك، توصيل طرد إلى باب العميل.
لمن هذه الوحدة؟
معظم وحدات الـ ERP تدور حول أصناف تدخل المخزن وتخرج منه. أما عملك في الشحن فمختلف: أنت تبيع وقتًا ومسارات وخدمات، وتشتري الشحن البحري والتخليص والنقل البري من موردين (خطوط ملاحية، وكلاء، شركات نقل)، ثم تعيد بيعها للعميل بهامش ربح. وحدة إدارة الشحن مبنية على هذا المنطق من الأساس:
- لا أصناف مخزنية ولا أرصدة — بل بنود خدمة (شحن بحري، تخليص جمركي، نقل بري، مولدات، بريد سريع…).
- مستند مركزي واحد — أمر التشغيل — يجمع كل تفاصيل الشحنة في مكان واحد، ومنه تتفرّع البوالص والفواتير.
- أسعار شراء وأسعار بيع لكل خدمة، مع هوامش ربح (Markup) محسوبة تلقائيًا.
- فاتورة إلكترونية تتعامل بذكاء مع نموذج "الوكيل" حيث جزء من المبلغ تكلفة تمر عبرك وجزء عمولتك.
وإلى جانب الشحن واللوجستيات، تضمّ الوحدة نظامًا متكاملًا لخدمات البريد الدولي (IPS): استلام الأكياس البريدية، تجميع المواد، التحويل بين المكاتب، الفرز، والتوصيل النهائي للعميل. نتناوله في قسم مستقل من هذا الدليل.
شاهد الشرح بالفيديو
فيديو مدته نحو إحدى عشرة دقيقة يشرح كيف تعمل شركة الشحن في التصدير، ثم يتابع شحنة واحدة داخل نما من قائمة أسعار الخط الملاحي حتى الربح في كل سطر.
الصورة الكبيرة (The Big Picture)
لنتابع شحنة تصدير واحدة من قائمة الأسعار حتى الفاتورة: حاويتان مبرّدتان من الخضروات المجمّدة، من دمياط إلى أنتويرب.
- الأسعار تصل. تغيّر الخطوط الملاحية أسعارها كل شهر، لكل مسار ولكل نوع حاوية. تُدخل الأسعار الجديدة لكل خط في قائمة أسعار شراء: دمياط إلى أنتويرب، حاوية Reefer ارتفاع عالٍ 40 قدمًا، بـ 1,185 دولارًا.
- عروض الأسعار تخرج. من هذه القائمة يبني زر إنشاء عرض أسعار قائمة أسعار مبيعات لعميل واحد، مضافًا إليها هامشك: 60 دولارًا للحاوية على الشحن البحري، فيصبح السعر 1,245. ولأسعار التخليص والنقل والمولّدات قوائمها الخاصة، من المخلّص الجمركي وشركة النقل ومورّد المولّدات. ثم يسعّر عرض الأسعار كل حجز يقوم به هذا العميل في ذلك الشهر. الخطوات في من أسعار الموردين إلى عروض أسعار العملاء.
- الحجز. عندما يحجز العميل، تفتح أمر تشغيل، وهو ملف الشحنة: الـ Shipper والـ Consignee والخط الملاحي والموانئ والباخرة والرحلة ورقم الحجز والحاويات، وعلامة على كل خدمة تحتاجها الشحنة. يسعّر زر تحديث كل الخدمات كل تبويبات الخدمات من عرض أسعار العميل، فيحمل كل سطر مورّده وتكلفته عليك وما تحاسب به العميل.
- بوليصة الشحن. ينسخ زر إنشاء بوليصة شحن الأطراف والباخرة والموانئ إلى بوليصة شحن، وتضيف أنت ما لا يُعرف إلا يوم التحميل: أرقام الحاويات والبضاعة والأوزان.
- محاسبة الموردين. شركات النقل والمخلّصون ومورّدو المولّدات يفوترون عادةً كل شحنة على حدة: علّم سطورهم في أمر التشغيل واضغط إنشاء فاتورة مشتريات. أمّا الخطوط الملاحية فتفوتر شحنات كثيرة مرة واحدة: في فاتورة المشتريات يجمع زر تحديث كل سطور هذا الخط التي لم تُفوتر بعد، من كل أوامر التشغيل.
- فوترة العميل. تأخذ فاتورة المبيعات سطورها من أمر التشغيل، وتطابق كل سطر بتكلفة المورّد في نفس الأمر، فتعرض سطرًا بسطر ما دفعته وما ربحته.
وطوال الرحلة يتابع أمر التشغيل حالته (تحت التشغيل، تم الشحن، وصلت…)، ويسجّل الإفراج (Telex Release)، ويفصل الكمية التي فاتتها الباخرة في أمر ملحق (Short Shipment)، ويُنسخ لحجز مماثل.
كيف تربح شركة الشحن
كل بند في فاتورة شركة الشحن من نوع من ثلاثة، ومعرفة النوع تفسّر معظم ما تراه في عمودَي التكلفة (Cost) والفرق (Diff) في فاتورة المبيعات:
| النوع | أمثلة | في فاتورة المبيعات |
|---|---|---|
| يُعاد بيعه بهامش | الشحن البحري، التخليص الجمركي، النقل، المولّدات | التكلفة سعر المورّد، والفرق هامشك. |
| يمرّ بالتكلفة | مصاريف الخط الملاحي في الميناء (THC)، الإيصالات الحكومية الرسمية | التكلفة تساوي السعر، فالفرق صفر. وهذا صحيح وليس خطأ. |
| رسومك أنت | سحب البوليصة (B/L withdrawal)، إقرار الـ VGM | لا مورّد لها، فالتكلفة صفر والسعر كله ربح. |
وربح الشحنة هو مجموع هذه الهوامش والرسوم.
فرق يساوي السعر كله
في رسم من رسومك هذا متوقّع. أمّا في خدمة لها مورّد فمعناه غالبًا أن فاتورة المورّد حُفظت بعد فاتورة المبيعات — راجع الفواتير والمرتجعات.
مصطلحات ستسمعها
يستخدم العاملون في الشحن هذه المصطلحات بالإنجليزية كل يوم، وتستخدمها الشاشات أيضًا.
| المصطلح | معناه |
|---|---|
| Shipper | المُصدِّر مالك البضاعة، وهو عميلك عادةً. |
| Consignee | المشتري في الخارج الذي يستلم البضاعة. |
| Shipping line | الخط الملاحي مالك السفن (ZIM وMSC وMaersk…). وهو في نما مورّد عادي. |
| POL / POD | ميناء التحميل وميناء التفريغ. |
| Vessel and voyage | الباخرة ورحلتها، مثل ZIM Antwerp, voyage 41S. |
| Booking | المساحة المحجوزة لدى الخط الملاحي برقم حجز. وهو في نما أمر التشغيل. |
| Reefer / High cube | الحاوية المبرّدة، والحاوية ذات الارتفاع العالي. |
| Genset | المولّد الذي يغذّي الحاوية المبرّدة بالكهرباء وهي على الشاحنة. |
| Bill of lading (B/L) | بوليصة الشحن: إيصال الخط الملاحي باستلام البضاعة، والمستند الذي يحتاجه المشتري لاستلامها. |
| Telex release / Sea waybill | الإفراج عن البضاعة دون إرسال أصول البوليصة الورقية. |
| Prepaid / Collect | يدفع الـ Shipper النولون في بلد الشحن، أو يدفعه المشتري في بلد الوصول. |
| VGM | الوزن الإجمالي المُتحقَّق منه: وزن الحاوية بعد وزنها فعليًا، ويُقرّ به قبل التحميل. |
| THC | رسوم مناولة الحاوية في المحطة (الميناء). |
كيف تعمل المستندات في نما
فهم حالات المستند
على خلاف الأنظمة التي يحتاج فيها المستند المحفوظ إلى خطوة منفصلة قبل أن يدخل الحسابات، يعمل نما فورًا:
وضع المسودة (Draft): أنشئ المستند وعدّله بلا أي أثر محاسبي.
محفوظ (Saved): بمجرد حفظ المستند خارج المسودة، يُنشئ أثره المحاسبي فورًا (إيرادات/تكاليف/أرصدة العملاء والموردين).
التعديلات: أي تغيير على مستند محفوظ ينعكس فورًا دون خطوة تأكيد منفصلة.
الترخيص
مستندات الشحن والتخليص محميّة بترخيص الوحدة frm (نما لإدارة الشحن). أمّا الشقّ البريدي فله ترخيصه الخاص frm-ips — فقد يحمل الترخيص أحدهما دون الآخر. وإن غاب ترخيص لم تظهر قوائمه.
كيف نظّمنا هذا الدليل
الوحدة كبيرة، لذا قسّمناها إلى مجموعتين رئيسيتين تتبعان طريقة تنظيم النظام نفسه.