التعامل مع الفاتورة الإلكترونية في وحدة الشحن

ترتبط فواتير وحدة الشحن بمنظومة الفاتورة الإلكترونية في Nama ERP تمامًا كفواتير المبيعات العادية — فهي مستندات هيئة ضرائب (Tax Authority Documents) تُرسَل إلى الهيئة المختصّة (ZATCA في السعودية، الهيئة المصرية، منظومة الإمارات…). لكن طبيعة عمل الشحن تفرض معالجةً خاصة، أهمّها نموذج الوكيل حيث جزء من قيمة الفاتورة تكلفة تمرّ عبرك وجزء عمولتك. هذه الصفحة تشرح ما يخصّ وحدة الشحن تحديدًا؛ أمّا الإعداد العام للمنظومة فتجده في دليل الفواتير الإلكترونية و**دليل ZATCA**.

أي مستندات الشحن تُرسَل للهيئة؟

تحمل المستندات التالية حقول هيئة الضرائب وتُرسَل إلكترونيًا:

• فاتورة مبيعات خدمة ومرتجعها.
• طلب التوصيل وفاتورة التوصيل في نظام البريد (IPS).

أمّا أوامر البيع وفواتير المشتريات فلا تُرسَل للهيئة (المشتريات ليست فاتورة صادرة منك).

سطور الفاتورة الإلكترونية (E-Invoice Details)

أهم ما يميّز فاتورة الشحن أنها تحتفظ بقائمتين من السطور:

1. سطور الخدمة (Details) — السطور التشغيلية التي يدخلها المستخدم، بتكلفتها وسعر بيعها وكل محدِّداتها (ميناء، حاوية، سلعة…).
2. سطور الفاتورة الإلكترونية (E-Invoice Details) — قائمة مولَّدة تلقائيًا يُعاد بناؤها عند كل ترحيل، وهي ما يُرسَل فعليًا للهيئة.

لماذا قائمتان؟ لأن ما تحتاجه عمليًا (تفصيل كل خدمة لكل ميناء وحاوية) يختلف عمّا تطلبه الهيئة (بنود مجمَّعة بصورة نظيفة). عند الترحيل، يجمّع النظام السطور التشغيلية في سطور إلكترونية حسب: بند الخدمة، العملة، سعر الصرف، نسب الضرائب الأربع، ونسب الخصومات — فالسطور المتطابقة في هذه المفاتيح تُدمَج في سطر إلكتروني واحد. وأي سطر إلكتروني سعره صفر يُحذف قبل الإرسال.

لا تعدّل سطور الفاتورة الإلكترونية يدويًا

هذه السطور نتيجة محسوبة، يُعاد توليدها في كل ترحيل من السطور التشغيلية. عدّل السطور التشغيلية، ودع النظام يبني النسخة الإلكترونية.

نموذج الوكيل: التكلفة مقابل العمولة

في كثير من خدمات الشحن، أنت وكيل: تحصّل من العميل مبلغًا، جزء منه تكلفة تمرّ إلى الخط الملاحي أو الجهة الفعلية، وجزء عمولتك أنت. تحتاج الهيئة أحيانًا إلى التمييز بين الاثنين، أو إلى عدم احتساب التكلفة المارّة كإيراد لك.

يعالج النظام ذلك عبر بند العمولة (Commission Item) المعرَّف على بند الخدمة:

• إذا كان لبند الخدمة بند عمولة، يقسم النظام قيمة السطر إلى جزأين في الفاتورة الإلكترونية: جزء التكلفة يُرسَل ببند الخدمة الأصلي، وجزء العمولة (الفرق بين البيع والتكلفة) يُرسَل ببند العمولة.
• يضبط خيار عدم إرسال سطر تكلفة بنود العمولة (في توجيه الفاتورة) ما إذا كان جزء التكلفة يُرسَل أصلًا، أم يُرسَل سطر العمولة فقط — وهو ما يناسب الحالات التي تُفوتَر فيها العمولة فقط للهيئة.

بهذا يعكس المستند المُرسَل للهيئة طبيعة دخلك الحقيقي (عمولة الوكالة) لا إجمالي المبلغ المار عبرك.

أكواد بنود الخدمة لدى الهيئة

تحتاج كل خدمة إلى تعريف صحيح لدى الهيئة. يوفّر بند الخدمة ثلاثة حقول لذلك:

• كود هيئة الضرائب (Tax Authority Code) — التصنيف الرسمي للخدمة لدى الهيئة، يُرسَل مع كل سطر.
• بند الفاتورة الإلكترونية (E-Invoice Item) — بند بديل يُرسَل للهيئة بدل البند التشغيلي، عندما تريد تجميع عدّة بنود تشغيلية تحت بند ضريبي واحد ممثِّل.
• الإرسال بالعملة المحلية (Send By Local Currency) — يفرض إرسال السطر بالعملة المحلية حتى لو كانت الخدمة مسعّرة بعملة أجنبية، كما تتطلّب بعض الهيئات.

التحقّق والإرسال والمتابعة

من شريط أدوات الفاتورة تجد إجراءات الفاتورة الإلكترونية:

• التأكد من صحة المستند بالنسبة للضرائب (Validate Tax Authority Document) — يفحص الفاتورة قبل الإرسال ويبيّن ما ينقصها (كود ضريبي مفقود، بيانات عميل ناقصة…).
• عرض الفاتورة في موقع الفاتورة الإلكترونية — يفتح الفاتورة على بوّابة الهيئة (للمستخدم المسجّل أو كزائر).

تُخزَّن حالة الإرسال ومعرّفات الهيئة (UUID وغيرها) في حقول نظام هيئة الضرائب (Tax Authority System Fields) المرفقة بالمستند. وإذا فشل الإرسال، تُعاد المعالجة من عرض طلبات الأعمال (Business Requests) كبقيّة مستندات المنظومة.

الإعداد مرة واحدة

أكواد الهيئة وبنود العمولة تُعرَّف مرّة واحدة على بنود الخدمة وتوجيه الفاتورة. بعد ضبطها، تتولّد سطور الفاتورة الإلكترونية وتُرسَل تلقائيًا مع كل فاتورة دون تدخّل يدوي.