الملفات الأساسية لإدارة الشحن

قبل أن تنشئ أول أمر تشغيل، تحتاج إلى تعريف اللبنات التي تتكوّن منها كل شحنة: ما الخدمات التي تقدّمها، وفي أي حاويات، وعلى أي بواخر، ومن وإلى أي موانئ. هذه الملفات الأساسية (Master Files) تجدها جميعًا تحت نظام إدارة الشحن ← الملفات، وتُعرَّف مرة واحدة ثم تُستخدم في كل المستندات.

بنود الخدمة (Service Items)

بنود الخدمة هي "أصناف" وحدة الشحن — لكنها خدمات لا بضائع. كل بند يمثّل خدمة تبيعها أو تشتريها: شحن بحري، تخليص جمركي، نقل بري، مولّد تبريد (Genset)، بريد سريع، أو خدمة أخرى.

عند تعريف بند الخدمة تحدّد طبيعته عبر مجموعة من العلامات:

• شحن بحري / تخليص جمركي / نقل بري / مولّدات / بريد سريع / أخرى — تصنّف البند ضمن نوع الخدمة المناسب، فيظهر في القسم الصحيح داخل أمر التشغيل وقوائم الأسعار.
• خطة الضريبة (Tax Plan) — كيف تُحسب الضريبة على هذه الخدمة.
• الحسابات الفرعية (Subsidiary Accounts) — حسابات الإيراد/التكلفة التي يرحّل إليها البند.
• الكمية والوحدة الافتراضية — لتسريع إدخال السطور.

حقول مرتبطة بالفاتورة الإلكترونية

يحمل بند الخدمة ثلاثة حقول تخصّ الفاتورة الإلكترونية: كود هيئة الضرائب (Tax Authority Code) لتصنيف الخدمة لدى الهيئة، وبند الفاتورة الإلكترونية لإرسال بند بديل/مجمَّع بدل البند التشغيلي، وبند العمولة لفصل العمولة عن التكلفة في نموذج الوكيل. تفاصيل ذلك في صفحة الفاتورة الإلكترونية.

الحاويات وأنواعها وأحجامها

تُعرّف الحاوية (Container) بنوعها وحجمها:

• نوع الحاوية (Container Type) — جافة (Dry)، مبرّدة (Reefer)، مفتوحة السقف، خزّان… إلخ.
• حجم الحاوية (Container Size) — 20 قدم، 40 قدم، 40 عالية (HC)… إلخ.

تُختار الحاوية لاحقًا في أمر التشغيل وبوليصة الشحن وسطور الخدمة، وتُستخدم كأحد محدِّدات مطابقة سطور البيع بالشراء عند حساب التكلفة.

البواخر والموانئ وجداول الإبحار

• الباخرة (Ocean Vessel) — ملف بسيط بكود واسم لكل سفينة تتعامل معها.
• الميناء (Shipping Port) — موانئ التحميل والتفريغ والوجهة النهائية، وتُستخدم في أمر التشغيل والبوليصة وسطور الخدمة.
• جدول الإبحار (Sailing Schedule) — جدول مرجعي يجمع في سطوره خطوط الرحلات المتاحة: الدولة، ميناء التحميل والتفريغ، الخط الملاحي، الباخرة والرحلة، التواريخ المتوقعة للإبحار والوصول، وزمن العبور (Transit Time) بعدد الأسابيع. يساعد فريق المبيعات على اختيار أنسب رحلة وأسرعها للعميل.

السلع والدول والمواقع

• السلعة (Commodity) — وصف البضاعة المشحونة (إلكترونيات، مواد غذائية مبرّدة، مواد خطرة…)؛ تُستخدم في أمر التشغيل والبوليصة وكأحد محدِّدات السعر.
• الدولة (Country) — دول المنشأ والوجهة، وتظهر في جداول الإبحار والمواد البريدية.
• المواقع (Location) وأقسامها وفئاتها وأنواعها — تنظيم مكاني يُستخدم بشكل أساسي في نظام البريد لتحديد مكان حفظ المواد.

أنواع بوالص الشحن ووحدات القياس

• نوع بوليصة الشحن (Bill of Lading Type) — تصنيف البوالص (Master B/L, House B/L… إلخ).
• وحدة القياس (FRM UOM) — وحدات القياس الخاصة بالشحن (وزن، حجم/CBM، عدد…) المستخدمة في كميات السطور.

ابدأ صغيرًا

لا تحتاج إلى تعريف كل شيء مقدّمًا. ابدأ ببنود الخدمة التي تبيعها فعلًا وأنواع الحاويات التي تتعامل معها، وأضف البواخر والموانئ والسلع تدريجيًا كلما ظهرت في شحناتك.