الملفات الأساسية لإدارة الشحن

قبل أن تنشئ أول أمر تشغيل، تحتاج إلى تعريف اللبنات التي تتكوّن منها كل شحنة: ما الخدمات التي تقدّمها، وفي أي حاويات، وعلى أي بواخر، ومن وإلى أي موانئ. هذه الملفات الأساسية (Master Files) تجدها جميعًا تحت نظام إدارة الشحن ← الملفات، وتُعرَّف مرة واحدة ثم تُستخدم في كل المستندات.

بنود الخدمة (Service Items)

بنود الخدمة هي "أصناف" وحدة الشحن — لكنها خدمات لا بضائع. كل بند يمثّل خدمة تبيعها أو تشتريها: شحن بحري، تخليص جمركي، نقل بري، مولّد تبريد (Genset)، بريد سريع، أو خدمة أخرى.

عند تعريف بند الخدمة تحدّد طبيعته عبر مجموعة من العلامات:

• شحن بحري / تخليص جمركي / نقل بري / مولّدات / بريد سريع / أخرى — تصنّف البند ضمن نوع الخدمة المناسب، فيظهر في القسم الصحيح داخل أمر التشغيل وقوائم الأسعار.
• خطة الضريبة (Tax Plan) — كيف تُحسب الضريبة على هذه الخدمة.
• الحسابات الفرعية (Subsidiary Accounts) — حسابات الإيراد/التكلفة التي يُسجَّل عليها البند.
• الكمية والوحدة الافتراضية — لتسريع إدخال السطور.

حقول مرتبطة بالفاتورة الإلكترونية

يحمل بند الخدمة ثلاثة حقول تخصّ الفاتورة الإلكترونية: كود هيئة الضرائب (Tax Authority Code) لتصنيف الخدمة لدى الهيئة، وبند الفاتورة الإلكترونية لإرسال بند بديل/مجمَّع بدل البند التشغيلي، وبند العمولة لفصل العمولة عن التكلفة في نموذج الوكيل. تفاصيل ذلك في صفحة الفاتورة الإلكترونية.

الحاويات وأنواعها وأحجامها

تُعرّف الحاوية (Container) بنوعها وحجمها:

• نوع الحاوية (Container Type) — جافة (Dry)، مبرّدة (Reefer)، مفتوحة السقف، خزّان… إلخ.
• حجم الحاوية (Container Size) — 20 قدم، 40 قدم، 40 عالية (HC)… إلخ.

تُختار الحاوية لاحقًا في أمر التشغيل وبوليصة الشحن وسطور الخدمة، وتُستخدم كأحد محدِّدات مطابقة سطور البيع بالشراء عند حساب التكلفة.

البواخر والموانئ وجداول الإبحار

• الباخرة (Ocean Vessel) — ملف بسيط بكود واسم لكل سفينة تتعامل معها.
• الميناء (Shipping Port) — موانئ التحميل والتفريغ والوجهة النهائية، وتُستخدم في أمر التشغيل والبوليصة وسطور الخدمة. وهو ملف مشترك من وحدة الأساسيات، لذا يُفتح أيضًا من الأساسيات ← الملفات ← ميناء شحن؛ والبندان في القائمة يفتحان القائمة نفسها.
• جدول الإبحار (Sailing Schedule) — جدول مرجعي يجمع في سطوره خطوط الرحلات المتاحة: الدولة، ميناء التحميل والتفريغ، الخط الملاحي، الباخرة والرحلة، التواريخ المتوقعة للإبحار والوصول، وزمن العبور (Transit Time) بعدد الأسابيع. يساعد فريق المبيعات على اختيار أنسب رحلة وأسرعها للعميل. علّم اختيار على سطر رحلة واحد بالضبط واضغط إنشاء أمر تشغيل: يُفتح أمر تشغيل جديد في نافذة منبثقة، وقد مُلئت فيه موانئ ذلك السطر وخطّه الملاحي وباخرته ورحلته وملاحظته. ويجب أن يسمّي السطر خطًّا ملاحيًا.

السلع والدول والمواقع

• السلعة (Commodity) — وصف البضاعة المشحونة (إلكترونيات، مواد غذائية مبرّدة، مواد خطرة…)؛ تُستخدم في أمر التشغيل والبوليصة وكأحد محدِّدات السعر.
• الدولة (Country) — دول المنشأ والوجهة، وتظهر في جداول الإبحار والمواد البريدية.
• المواقع (Location) وأقسامها وفئاتها وأنواعها — أماكن لها سعة تُخزَّن فيها بضاعة أوامر التشغيل والمواد البريدية. راجع مواقع التخزين.

أنواع بوالص الشحن ووحدات القياس

• نوع بوليصة الشحن (Bill of Lading Type) — تصنيف البوالص (Master B/L, House B/L… إلخ).
• نوع شحن (Shipping Type) — قائمة بسيطة (كود واسم) بطرق الشحن التي تعمل بها، مثل بحري حاوية كاملة أو بحري مشترك أو جوي؛ تُختار في حقل نوع الشحن في أمر التشغيل.
• وحدة القياس (FRM UOM) — وحدات القياس الخاصة بالشحن (وزن، حجم/CBM، عدد…) المستخدمة في كميات السطور.

ابدأ صغيرًا

لا تحتاج إلى تعريف كل شيء مقدّمًا. ابدأ ببنود الخدمة التي تبيعها فعلًا وأنواع الحاويات التي تتعامل معها، وأضف البواخر والموانئ والسلع تدريجيًا كلما ظهرت في شحناتك.

رسائل قد تظهر لك

الرسالة	لماذا	ما تفعله
«يجب اختيار خدمة واحدة على الاقل من الخدمات الأربعة التالية(شحن بحري ـ نقل ـ تخليص ـ مولدات)»	بند الخدمة لم يُعلَّم على أي من خدماته — شحن بحري، تخليص، نقل، مولدات، أخرى — ولا يحمل كود مصلحة ضرائب، فلا شيء يضعه في قسم.	علّم على الخدمة التي يمثلها البند فعلًا. والبند الموجود للفاتورة الإلكترونية وحدها يمرّ بالتحقّق متى حمل كود مصلحة الضرائب.
«بند خدمة (عمولة) {0} لا يجب ان يكون هو نفسه بند الفاتورة الالكترونية {1}»	بند العمولة وبند الفاتورة الإلكترونية في بند الخدمة يشيران إلى السجل نفسه، فلا تتميز العمولة من التكلفة في الفاتورة المرسلة.	اجعلهما بندي خدمة مختلفين، أو افرغ ما لا تحتاجه.
«يجب ان تكون السعة أكبر من الصفر»	يُحفظ موقع سعته فارغة أو صفر أو سالبة.	أدخل سعة الموقع؛ فاستهلاك التخزين يُقاس عليها.
«يجب إختيار سطر واحد»	ضُغط إنشاء أمر تشغيل في جدول الإبحار دون سطر معلَّم بـاختيار، أو بأكثر من سطر.	علّم سطر رحلة واحدًا بالضبط.
«لا يمكن ترك الخط الملاحى فارغاً»	سطر الرحلة المعلَّم بلا خط ملاحي.	املأ الخط الملاحي في السطر ثم اضغط الزر ثانية.