أوامر التشغيل (Operation Orders)
أمر التشغيل هو قلب وحدة إدارة الشحن. فكّر فيه باعتباره ملف الشحنة الكامل: كل ما يخصّ شحنة واحدة — الأطراف، الباخرة والرحلة، الموانئ، الحاوية، والخدمات بتكاليفها وأسعار بيعها — يعيش هنا. ومن أمر التشغيل تتفرّع بوليصة الشحن وفواتير المبيعات والمشتريات.
تجده تحت نظام إدارة الشحن ← المستندات ← أمر تشغيل.
أطراف الشحنة
يبدأ أمر التشغيل بتحديد مَن يشارك في الشحنة:
- المُصدِّر (Shipper) — العميل صاحب البضاعة المُرسِلة.
- المُرسَل إليه (Consignee) — الجهة المستلِمة.
- الوكيل (Agent) وجهة الإخطار (Notify / Notify 2) — الأطراف التي تُخطَر بوصول الشحنة.
- الخط الملاحي (Shipping Line) — المورد الذي ينفّذ الشحن البحري.
- حساب العميل (Subsidiary) — الجهة التي تُحاسَب ماليًا (عميل، مورد، موظف، حساب…).
كما تحدّد ما إذا كانت الشحنة استيرادًا (Import) أم تصديرًا (Export)، والتحصيل (Collect) أم الدفع المسبق (Prepaid).
بيانات الرحلة والحاوية
في هذا القسم تُسجِّل تفاصيل النقل:
- الباخرة (Ocean Vessel) والرحلة (Voyage) ورقم الحجز لدى الناقل.
- ميناء التحميل والتفريغ والوجهة النهائية ونقاط الدخول والخروج من الموانئ.
- التواريخ المقدّرة للتحميل والتفريغ والإبحار الفعلي وأيام الإبحار.
- الحاوية ونوعها وعددها ورقم الحاوية الإجمالي.
- بيانات الشحنات الحسّاسة مثل درجة الحرارة والرطوبة والتهوية للحاويات المبرّدة.
- السلعة (Commodity) ونوع الشحن وحالة التشغيل (Operation Status).
الخدمات — جوهر أمر التشغيل
ما يميّز أمر التشغيل هو تقسيمه الخدمات إلى أقسام منفصلة، كل قسم له سطوره الخاصة بتكلفته وسعر بيعه:
| القسم | الغرض |
|---|---|
| سطور الشحن البحري (Ocean Freight) | أجور الشحن من الخط الملاحي |
| سطور التخليص الجمركي (Custom Clearance) | رسوم وخدمات التخليص |
| سطور الشاحنات (Trucking) | النقل البري من/إلى الميناء |
| سطور المولّدات (Genset) | تشغيل وحدات التبريد |
| سطور البريد السريع (Courier) | إرسال المستندات |
| سطور أخرى (Other) | أي خدمات إضافية |
| سطور النقل / الملاحظات (Transport / Remarks) | ملاحظات وبيانات تشغيلية |
| نقاط التحميل (Loading Points) | مواقع تحميل البضاعة |
| الشهادات والنماذج (Certificates & Forms) | المستندات المطلوبة للشحنة |
| الأبعاد (Dimensions) والسلع (Commodity) | أوزان وأحجام البضاعة |
تتحكّم علامات مثل شحن بحري؟ تخليص؟ نقل بري؟ في إظهار الأقسام المناسبة فقط، فلا ترى إلا ما يخصّ شحنتك.
زر "تحديث كل الخدمات"
بدل إدخال أسعار كل خدمة يدويًا، يجلب زر تحديث كل الخدمات (Update All Services) الأسعار من قوائم الأسعار المطابقة (حسب العميل والسلعة والموانئ والحاوية)، فتُملأ التكلفة وسعر البيع تلقائيًا.
الإجراءات على أمر التشغيل
من شريط أدوات أمر التشغيل تنفّذ خطوات دورة حياة الشحنة:
- إنشاء بوليصة شحن (Create Bill of Lading) — يولّد بوليصة شحن من بيانات أمر التشغيل.
- إنشاء فاتورة مشتريات (Create Purchase Invoice) — يولّد فاتورة مشتريات للموردين بقيمة الخدمات المشتراة.
- إصدار المستندات / Telex Release — يسجّل إفراج الشحنة (Telex Released).
- ملحق شحنة (Short Shipment) — لمعالجة الكميات الناقصة أو المتبقّية من الشحنة.
- عملية مماثلة (Duplicate Operation) — ينسخ أمر تشغيل كامل لشحنة مشابهة دون إعادة إدخال البيانات.
حالة أمر التشغيل (FRM OO Status)
يتابع كل أمر تشغيل حالته عبر دورة حياته. لا تُحدَّث الحالة يدويًا فحسب، بل تتغيّر تلقائيًا عبر قيود حالة (Status Entries) تنشأ من الفواتير المرتبطة: فعند ترحيل فاتورة مبيعات مرتبطة بأمر تشغيل، يحمل توجيه الفاتورة حالةً تُسجَّل على أمر التشغيل، فتعرف فورًا أي شحنة فُوتِرت وأيّها ما زالت تحت التشغيل.
التسليم والاستلام والتحويل
إلى جانب أمر التشغيل، توفّر الوحدة مستندات مساعدة لإدارة الحركة الفعلية للحاويات والبضاعة:
- مستند تسليم أمر تشغيل (FRM OO Delivery) — تسليم البضاعة/الحاوية.
- مستند استلام أمر تشغيل (FRM OO Receipt) — استلامها.
- مستند تحويل أمر تشغيل (FRM OO Transfer) — نقلها بين المواقع.
تجد هذه الملفات تحت الملفات، وتُستخدم لتتبّع الموقع الفعلي للشحنة بمعزل عن أثرها المالي.