المواد البريدية

بعد فتح الأكياس الواردة، تصبح المادة البريدية هي محور العمل: تُسجَّل، وتُحوَّل بين المكاتب، وتُسوَّى، وتُجرَد، وتُفرَز للتوصيل. هذه الصفحة تغطّي المستندات التي تدير دورة حياة المادة البريدية، وكلها تحت نظام إدارة الشحن ← المستندات.

كل هذه المستندات تشترك في رأس موحّد يحمل المُستلَم منه والمُستلَم فيه والمكتب التالي، وإجمالي عدد المواد ووزنها، ورقم ختم جديد عند إعادة الإغلاق.

مستند تجميع المواد (Mail Item Manifest)

نقطة دخول المواد إلى النظام: عند فتح الأكياس الواردة، يسجّل مستند التجميع كل مادة بداخلها — معرّفها، وصنفها وفئتها، كود HS، وزنها المُعلَن والفعلي، دولة المنشأ، المستلِم، وقيمتها وعملتها. هو الذي يبني المخزون البريدي الذي تعمل عليه بقيّة المستندات.

سند التحويل بين المكاتب (Mail Item Transfer)

تنتقل المواد من مكتب إلى آخر في طريقها للتوصيل. يسجّل سند التحويل حركة مجموعة من المواد من المُستلَم منه إلى المكتب التالي، فيحدّث موقعها في الشبكة ويترك أثرًا لتتبّعها.

سند تسوية شحنة (Mail Item Adjustment)

لتصحيح بيانات المواد عند اكتشاف فروقات — وزن مختلف، تصنيف خاطئ، كود HS مُعدَّل، أو تصحيح عدد. يحافظ هذا المستند على دقّة المخزون البريدي دون الحاجة لإلغاء المستندات السابقة.

سند تفريغ المخزن للجرد وإعادة التخزين (Mail Item Stock Taking)

للجرد الدوري للمواد البريدية المخزّنة: يُفرِّغ المخزن للعدّ الفعلي ثم يعيد التخزين، فتطابق ما هو موجود فعليًا بما هو مسجّل في النظام وتسوّي الفروقات.

وزرّه تجميع الشحنات من الموقع يملأ الجدول بكل مادة بريدية مخزّنة حاليًا في أي موقع، ومع كلٍّ موقعها، فيبدأ العدّ مما يعتقد النظام أنه على الرفوف. وكيف تشغل المواد البريدية المواقع تجده في مواقع التخزين.

مذكرة تحقيق بريد (Mail Retention Document)

بعض المواد تُحتجَز ولا تُسلَّم فورًا — لأسباب جمركية أو أمنية أو لتعذّر الوصول للمستلِم. تسجّل مذكرة التحقيق المواد المحتجَزة وسبب الاحتجاز (Retention Reason)، لمتابعتها حتى يُبَتّ فيها (إفراج، إعادة، إتلاف).

مستند الفرز (Postal Parcels Sort)

قبل التوصيل، تُفرَز المواد. مستند الفرز هو الأغنى في هذه المجموعة:

• يسجّل المواد المفروزة للتوصيل، ويقارن عدد مواد الكيس بـعدد المواد في الشبكة (Grid)، ويُبرز الفرق تلقائيًا.
• يسجّل المواد المفقودة من الكيس (Missing Mail Items) عند اكتشاف نقص.
• يربط سبب وإجراء عدم التسليم (Non-Delivery Reason / Measure) للمواد المتعذّر تسليمها.
• يلتقط توقيع العميل وتوقيع الموظف كإثبات.
• يتيح خيار عدم جلب البيانات من IPS للعمل اليدوي عند الحاجة.

تصنيف المواد يحكم كل شيء

دقّة الفئة والصنف والفئة الفرعية (Class / Category / Subclass) وكود HS على كل مادة هي ما يجعل الفرز والتخليص والتسعير صحيحًا. اضبط ملفات التصنيف الأساسية أولًا (انظر نظرة عامة على البريد)، ثم دع المستندات تبني عليها.

ما الذي يفعله حفظ هذه المستندات

كلٌّ من هذه المستندات، عند أول حفظ له، يبلّغ خادم IPS الخارجي بالحدث المضبوط في توجيهه لكل مادة بريدية فيه، و— حسب نوع التأثير في التوجيه — يضع المواد في مواقع سطورها، أو يُخرجها منها، أو لا يمسّ التخزين. وكلاهما يُضبط في التوجيه: راجع توجيهات مستندات الشحن.

وكتابة رقم المادة في سطر تملأ بقية السطر من IPS. وفي قائمة المزيد لكل مستند، ولشاشة قائمته، إعادة إرسال أحداث IPS وإعادة إرسال مهام IPS التي فشل إرسالها فقط لحالات فشل التبليغ — راجع التكامل مع نظام IPS.