الفواتير والمرتجعات

هنا يتحوّل العمل التشغيلي إلى أثر مالي: تبيع الخدمات للعميل، وتشتريها من الموردين، وتتابع الفرق بينهما. كل مستندات هذا القسم تجدها تحت نظام إدارة الشحن ← المستندات، وكلها مرتبطة عادةً بـأمر تشغيل.

دورة المبيعات

أمر بيع خدمة (Sales Order)

نقطة البداية الاختيارية: تعرض على العميل الخدمات وأسعارها قبل تنفيذ الشحنة. أمر البيع يحمل نفس بنية الفاتورة (العميل، المندوب، أمر التشغيل، سطور الخدمة بأسعارها وضرائبها) لكنه لا يُنشئ أثرًا ماليًا — هو وعد بالخدمة، يُحوَّل لاحقًا إلى فاتورة.

فاتورة مبيعات خدمة (Sales Invoice)

الفاتورة هي المستند الذي يسجّل البيع محاسبيًا ويحمّل العميل قيمة الخدمات. تتكوّن من:

• العميل والمندوب وأمر التشغيل ومقدّم الخدمة.
• سطور الخدمة (Details) — كل سطر ببند خدمته وكميته وسعره وعملته وضريبته، إضافةً إلى التكلفة (Cost) والفرق (Diff) المحسوبَين تلقائيًا.
• سطور البوالص المُفوتَرة (Invoiced Bills of Lading) — تربط البوالص بالفاتورة، فتُجمَّع أرقام البوالص والحاويات في رأس الفاتورة.
• سطور الفاتورة الإلكترونية (E-Invoice Details) — نسخة مجمَّعة من السطور تُرسَل لهيئة الضرائب (انظر الفاتورة الإلكترونية).
• الدفعات (Payment Lines / External Payments) — لتسجيل التحصيل النقدي أو عبر وسائل الدفع.

ربط التكلفة بالبيع تلقائيًا

في كل مرة تُحفظ فيها فاتورة المبيعات، يبحث النظام عن سطور الشراء المطابقة في نفس أمر التشغيل ويربطها بسطور البيع، فيحسب تكلفة كل خدمة ويعلّم سطور الشراء بأنها «مُستخدَمة» في هذه الفاتورة. بهذا تعرف صافي ربحك على كل خدمة، ولا تُحتسب التكلفة مرتين.

احفظ فواتير الموردين أولًا

لا تجد المطابقة إلا فواتير المشتريات المحفوظة من قبل. وفاتورة المورّد التي تُحفظ بعد فاتورة المبيعات لا تحدّثها: يبقى في السطر التكلفة (Cost) صفرًا والفرق (Diff) مساويًا لسعره كله. ولالتقاط التكلفة، افتح فاتورة المبيعات وغيّر فيها أي شيء ثم احفظها من جديد — فالشاشة لا تحفظ سجلًا لم يتغيّر فيه شيء.

وإن كان لبند الخدمة بند عمولة، تُبنى الفاتورة الإلكترونية من نفس التكلفة، فغياب التكلفة يُرسل المبلغ كله على أنه عمولتك. صحّح التكلفة قبل إرسال الفاتورة إلى هيئة الضرائب.

أزرار فاتورة المبيعات

• تحديث البيانات (التبويب الرئيسي) — يعيد بناء سطور الخدمة من أمر التشغيل في الفاتورة: سطرًا لكل سطر خدمة في أمر التشغيل مسعَّر بعملة الفاتورة، بسعر بيعه، وضريبة السطر من سياسة الضريبة في بند الخدمة. وسطور الشحن البحري التي تحمل مبلغ ENS-CDD أو ISPS تضيف سطرًا لكلٍّ منهما تحت بنود الخدمة الافتراضية في إعدادات وحدة الشحن. وتُجلَب السطور نفسها حين تختار عملة الفاتورة بعد أمر التشغيل. ويجب أن يكون أمر التشغيل في الفاتورة أصلًا.
• ادفع الفاتورة وتجميع الشحنات (التبويب الرئيسي)، وإنشاء الدفعات وإنشاء سند قبض وتجميع سندات القبض في تبويب الدفع — أزرار الدفع المعتادة في فواتير نما؛ تعمل هنا كما تعمل في فاتورة المبيعات العادية.
• تجميع بوالص الشحن (تبويب بوالص شحن) — يملأ التبويب بكل سطر حاوية في كل بوليصة شحن أُنشئت من أمر تشغيل الفاتورة. علّم ما تغطيه هذه الفاتورة واضغط حذف السطور الغير مرتبطة لإسقاط الباقي.

ويحمل مردود المبيعات أزرار الدفع دون تحديث البيانات وأزرار البوالص؛ ولا يحمل أمر البيع إلا إنشاء سند قبض وتجميع سندات القبض.

مرتجع مبيعات (Sales Return)

لعكس فاتورة مبيعات كليًا أو جزئيًا (خدمة لم تُنفَّذ، أو تصحيح فوترة)، فيُسجَّل الأثر العكسي على حساب العميل والإيراد.

دورة المشتريات

فاتورة مشتريات خدمة (Purchase Invoice)

تسجّل ما تشتريه من الموردين (الخط الملاحي، وكيل التخليص، شركة النقل…). تُنشأ غالبًا من أمر التشغيل بزر إنشاء فاتورة مشتريات، فترث سطور الخدمات المشتراة. سطورها هي مصدر التكلفة التي تُطابَق لاحقًا بسطور البيع.

وفي فاتورة المشتريات تمتلئ السطور وحدها أيضًا حين تختار أمر التشغيل ومقدم الخدمة: كل سطر خدمة في ذلك الأمر مشترًى من ذلك المقدّم بعملة الفاتورة، بسعر شرائه. أمّا زر تحديث فيذهب أبعد ولا يحتاج أمر تشغيل — فبمعلومية مقدم الخدمة والعملة يجمع كل سطر خدمة في أوامر التشغيل من ذلك المقدّم لم يُفوتَر بعد، عبر كل أوامر التشغيل، فتغطّي فاتورة مورد واحدة شهرًا من الشحنات.

مرتجع مشتريات (Purchase Return)

لعكس فاتورة مشتريات كليًا أو جزئيًا عند إلغاء خدمة اشتريتها من مورد أو تصحيح قيمتها.

التوجيه (Term Config) والأثر المحاسبي

يتحكّم توجيه المستند (Term Config) في الأثر المحاسبي لكل فاتورة: حسابات الإيراد/التكلفة، حسابات الضريبة (Tax / Tax 2 / ضرائب الإضافة والخصم)، حسابات الخصومات بأنواعها، والنقدية. كما يحمل توجيه فاتورة المبيعات إعدادين خاصّين بالشحن:

• الحالة (Status) — حالة أمر التشغيل التي تُسجَّل تلقائيًا عند حفظ الفاتورة، فتتابع أي شحنة فُوتِرت.
• عدم إرسال سطر تكلفة بنود العمولة — خيار يخصّ نموذج الوكيل في الفاتورة الإلكترونية.

كل خيارات توجيهات فواتير الشحن مشروحة في توجيهات مستندات الشحن.

تكرار البند ممنوع

لا يقبل النظام تكرار نفس بند الخدمة بنفس العملة ونفس الكمية في فاتورة واحدة، لضمان دقّة مطابقة التكلفة. إن احتجت لسطرين متطابقين، ادمجهما في سطر واحد بكمية مجمّعة.