الفاتورة الإلكترونية في نما ERP

لم تعد معظم مصالح الضرائب تقبل الفاتورة المطبوعة كسجل للبيع. لا بد أن تصل الفاتورة إليها إلكترونيًا، بالصيغة التي تحددها، وفي المهلة التي تفرضها — بل إن الفاتورة في بعض الدول لا تصبح صحيحة قانونًا إلا بعد أن تعتمدها المصلحة وتعيدها موقّعة. والسعودية ومصر والأردن والإمارات لكلٍّ منها منظومتها الخاصة، وقواعدها الخاصة في مَن يحق له الإرسال، وشكل كود الصنف، والمهلة المتاحة لتصحيح الخطأ.

يضع نما ERP آلة واحدة خلفها جميعًا. فمهما كانت الدولة التي تعمل بها، الأجزاء التي تتعامل معها واحدة، ولا يتغير سوى القابس في نهايتها. تشرح هذه الصفحة تلك الآلة المشتركة — ما مكوناتها، وكيف تسافر الفاتورة من مستند مبيعات محفوظ إلى سجل حكومي مقبول، وأين تبحث حين لا تصل. وحين تفهمها، يصير دليل الدولة الذي تحتاجه قراءةً قصيرة، لأنه لا يغطي إلا ما يختلف فعلًا.

المكونات الثلاثة

إعدادات مصلحة الضرائب هو السجل الذي يحمل كل ما يخص علاقتك بمصلحة واحدة: أي منظومة تخاطب، وبيانات الاعتماد التي تعرّفك، والأكواد التي يجب أن تُترجَم إليها أصنافك وضرائبك، والقواعد التي تحدد ما يُرسَل ومتى. تُنشئ سجلًا لكل مصلحة ولكل منشأة — فالشركة المسجَّلة في دولتين لها سجلان، وكذلك المجموعة التي تُقدِّم فروعها إقراراتها منفصلة.

مستندات المبيعات نفسها لا تحتاج معاملة خاصة. يحرر الموظفون الفواتير والمرتجعات والإيصالات كما اعتادوا تمامًا. وما يجعل المستند مؤهَّلًا للإرسال تحدده الإعدادات، لا المستند.

مستند إرسال المستندات إلى مصلحة الضرائب هو المركبة. يجمع المستندات المستحقة، ويعرضها لك سطورًا، ويحملها إلى المصلحة. وكل إرسال قمت به يبقى محفوظًا كأحد هذه السجلات، ومعه ردّ المصلحة — وهذا ما يجعل بالإمكان أن تُثبت، بعد أشهر، ما الذي أُرسل بالضبط.

تشغيل الفاتورة الإلكترونية

قبل أن تصير الشاشات مفيدة، يحتاج النظام أن يعرف صفحة أي دولة يعرضها داخل فواتيرك. من الإعدادات العامة، الصفحة الثانية، اضبط صفحة الفاتورة الإلكترونية المعروضة:

value.info.einvoicePageShowType

والخيارات هي الفاتورة الإلكترونية المصرية، وهيئة الزكاة والدخل (السعودية)، والفاتورة الإلكترونية بالأردن، وصفحة الإمارات، أو كل الصفحات إن كنت تُقدِّم إقراراتك في أكثر من دولة. وبعد تغيير القيمة نفّذ إعادة توليد الواجهة (Regen UI) — فالصفحة الإضافية لن تظهر على المستندات قبل ذلك.

ثم أنشئ سجل الإعدادات واختر نوع المصلحة. يحدد هذا الحقل وحده الدولة والبيئة معًا:

نوع المصلحة	الدولة	البيئة
السعودية - موقع الفاتورة الإلكترونية للمطورين	السعودية	بيئة المطورين (Sandbox)
السعودية موقع الفاتورة الإلكترونية التجريبي	السعودية	البيئة التجريبية (Simulation)
السعودية - موقع الفاتورة الإلكترونية	السعودية	الإنتاج الفعلي
مصر - موقع الفاتورة الإلكترونية التجريبي	مصر	البيئة التجريبية
مصر - موقع الفاتورة الإلكترونية	مصر	الإنتاج الفعلي
الأردن - الفاتورة الإلكترونية	الأردن	الإنتاج الفعلي
الإمارات (Orchida) التجريبي والفعلي	الإمارات	التجريبي والفعلي

ابدأ دائمًا من المنظومة التجريبية

اختيار النوع يملأ لك حقل API URL تلقائيًا، لذا فالانتقال لاحقًا من التجريبي إلى الفعلي مسألة تغيير هذا الحقل وحده. جرّب سيناريوهاتك الحقيقية — فاتورة عادية، ومرتجع، وسطر معفى، وعميل فرد بلا رقم ضريبي — على المنظومة التجريبية أولًا. فالرفض هناك لا يكلّفك شيئًا، أما الرفض على المنظومة الفعلية فيُسجَّل في ملفك لدى المصلحة.

أما إثبات هويتك أمام المصلحة فهو الجزء الوحيد المختلف فعلًا من دولة لأخرى: السعودية تصدر لك شهادة عبر تسلسل اعتماد يقوده رمز تحقق لمرة واحدة (OTP)، ومصر تُسجِّل كل جهاز إرسال وتمنحك Client ID و Client Secret، وغيرهما يختلف كذلك. وهذا محلّه أدلة الدول أدناه.

ما الذي تحدده الإعدادات

الإعدادات طويلة، لكنها لا تجيب سوى عن خمسة أسئلة. ومعرفة السؤال الذي ينتمي إليه الحقل تجعل العثور عليه أيسر كثيرًا.

من نحن؟ — رقم التسجيل الضريبي، وكود النشاط، والفرع أو الشركة التي يُؤخذ منها العنوان والسجل التجاري ويُرسَلان بوصفهما بيانات البائع. تتحقق المصالح من عنوان البائع بتفصيل شديد، ولذلك فإن عنوان الفرع الناقص من أشيع أسباب فشل أول إرسال.

أي المستندات مؤهَّلة؟ — جدول قواعد، تُسمّي كل قاعدةٍ نوعَ مستند (أو قائمة أنواع)، ويمكن تضييقها بدفتر مستندات أو توجيه أو مدى تواريخ بعينه. والمستند الذي لا تنطبق عليه أي قاعدة لا يُجمَّع أبدًا. وهنا أيضًا تُحدَّد التفاصيل الدقيقة التي تختلف بحسب نوع المستند، مثل مرجع الأمر الذي يسافر مع الفاتورة.

كيف تُترجَم أصنافنا وضرائبنا؟ — لا تقبل المصالح أكواد أصنافك الداخلية ولا مسميات ضرائبك كما هي. هنا تحدد مصدر كود الصنف وطريقة تركيبه، ومصدر وصف الصنف، وكيف تُقابَل كل خانة من خانات الضرائب الأربع بنوع الضريبة ونوعها الفرعي لدى المصلحة — بما في ذلك الكود الذي يُرسَل للسطور المعفاة وصفرية النسبة والخارجة عن النطاق، وهل تُرسَل الضريبة ذات القيمة الصفرية أصلًا.

متى يجوز الإرسال؟ — يرسم بدء الإرسال من تاريخ الخطَّ الذي لا يُرسَل ما قبله، حتى لا يجرف تشغيلُ الخاصية فواتيرَ العام الماضي. ويُلزمك أقصى عدد أيام لإرسال الفواتير وأقصى عدد أيام لإلغاء الفواتير المُرسلة بمهل المصلحة، ويفتح زوجٌ منفصل من التواريخ نافذةً مقصودة حين يكون لديك إذن بإرسال مستندات أقدم.

كم في المرة الواحدة؟ — كم مستندًا يذهب في الطلب الواحد إلى المصلحة، وكم سطرًا يجوز أن تجمعه العملية الواحدة. وكلاهما مهم في أيام الحجم العالي: فالكبير أكثر من اللازم تنتهي مهلته لدى المصلحة، والصغير أكثر من اللازم يجعلك تُنشئ مستندات إرسال طوال بعد الظهر.

الإرسال: اجمع، تحقق، أرسل

افتح مستند إرسال المستندات إلى مصلحة الضرائب جديدًا، واختر الإعدادات، وحدد المدى الذي تريد تغطيته — مدى تواريخ، أو مدى مستندات، أو تضييقًا بالشركة أو الفرع أو الإدارة أو القطاع أو مجموعة التحليل.

1. تجميع مستندات الضرائب يملأ الجدول بكل مستند مؤهَّل في ذلك المدى لم يُقبَل بعد. ولم يغادر شيء بعد.
2. التأكد من صحة المستندات يُطبِّق قواعد المصلحة على السطور المجمَّعة ويخبرك بما سيُرفَض — هوية مشترٍ ناقصة، أو صنف بلا كود مسجَّل، أو حقل عنوان متروك فارغًا. صحّح المستندات الأصلية، ثم أعد التجميع، وكرر حتى يخلو الجدول من الملاحظات.
3. مطالعة المستندات قبل الإرسال يعرض لك الرسالة التي ستُرسَل بالضبط، حين لا تكفي رسالة التحقق لتفسير نفسها.
4. توقيع المستندات إلكترونيًا (أو توقيع المستندات المختارة) يضع التوقيع الرقمي حيث تشترطه الدولة.
5. إرسال المستندات المختارة فقط يُرسل السطور التي أشّرت عليها، وإرسال المستندات التي لم تُرسل يُرسل كل ما على السجل ولم يذهب بعد.

تحقق قبل الإرسال، في كل مرة

يفحص التحقق المستندات المجمَّعة دون أن يُرسل شيئًا. وهو الفرق بين أن تصحح عشر فواتير في هدوء وبين أن تُسجَّل عليك عشر حالات رفض في ملفك الضريبي.

ماذا تعني الحالات

يحمل كل سطر حالةً تجيب عن سؤال «أين هذا المستند الآن؟»:

الحالة	المعنى
لم يرسل بعد	مجمَّع ولم يُرسَل.
تم إرساله	قبِلته المصلحة.
لم يتم إرساله بشكل صحيح	أُرسل ورُفض. ويحمل السطر سبب المصلحة — صحّح المستند الأصلي وأعد الإرسال.
ملغي	سُحب بعد القبول، خلال المهلة التي تسمح بها المصلحة.
مرفوض	رفضته المصلحة بعد القبول.
مرفوض من المستلم	رفضه المشتري خلال النافذة التي تمنحها له المنظومة. ولا خطأ في بياناتك — العميل هو من اعترض على المستند.

وفحص حالة المستندات المُرسلة للضرائب يعيد سؤال المصلحة عن السطور التي أرسلتها ويحدّث حالتها، وهي الطريقة التي تظهر بها الحالات الثلاث الأخيرة عادةً: فهي تقع بعد نجاح إرسالك، بمبادرة من طرف آخر.

ومن الفاتورة نفسها يفتح عرض الفاتورة في موقع الفاتورة الإلكترونية المستندَ على بوابة المصلحة — وهو أسرع ردٍّ على عميل يقول إنه لا يراها.

أن تعمل المنظومة دون أن يراقبها أحد

التجميع والإرسال يدويًا مقبولان وأنت تستقر على المنظومة، ولا يحتملان الاستمرار بعد ذلك. وتتولى الأمر مساراتٌ مجدولة:

• التجميع والتوقيع والإرسال آليًا — يُشغّل الدورة كاملة دون تدخل: يجمع المستندات المؤهَّلة، وينشئ سجلات الإرسال، ويوقّعها، ويرسلها.
• الإرسال الآلي للفاتورة الإلكترونية — يُرسل كل فاتورة على حدة فور اعتمادها، لمن يريد أن يكون المستند في سجل المصلحة خلال دقائق لا بين عشية وضحاها.
• فحص المستندات المرفوضة من المستلم — يراقب الإرسالات الحديثة طوال نافذة مراجعة المشتري، ويعيد إليك حالات الرفض والإلغاء التي كنت ستعرفها من العميل.

وهناك كذلك مسارٌ لإعادة المحاولة، يمرّ على مستندات الإرسال التي ما زالت تحمل سطورًا في حالة لم يرسل بعد أو لم يتم إرساله بشكل صحيح ويعيد إرسالها على دفعات. ويستحق الجدولة حتى لو كنت تجمع وترسل يدويًا، لأنه يحوّل ليلةً تعطّلت فيها منظومة المصلحة إلى حدثٍ بلا أثر.

حين لا يصل المستند

ابدأ من السطر ثم اتّسع. يحمل سطر الإرسال رسالة المصلحة نفسها، وهي محددة عادةً: مشترٍ بلا رقم ضريبي وبلا مستند هوية مقبول، أو صنف كوده غير مسجَّل، أو ضريبة بلا فئة مقابِلة، أو عنوان ينقصه رقم المبنى. صحّح ذلك على المستند الأصلي لا على مستند الإرسال — فمستند الإرسال لقطة، وسيلتقط التجميع التالي النسخة المصححة.

وإذا قبِلت المصلحة مستندًا ثم غيّرته بعد ذلك، يحسم إجراءا التصدير الخلاف. فـتصدير XML المُرسَل/المعتمَد للسطور المختارة يعطيك الرسالة التي تحتفظ بها المصلحة فعلًا، وتصدير XML الحالي للسطور المختارة يعيد توليدها من بيانات اليوم. فإن اختلفتا، فقد عُدِّل المستند بعد إرساله — وهو ما يعني في معظم الدول أنه لا بد من إلغائه وإعادة إصداره، لا تصحيحه في صمت.

والمهل هي السبب الشائع الآخر. فالمستند الأقدم من أقصى عدد أيام لإرسال الفواتير لا يُجمَّع أصلًا، وهو ما يبدو كأن النظام يتجاهله. وذلك مقصود: المصلحة سترفضه. وقبوله عندئذٍ يمرّ عبر إجراء الإرسال المتأخر لدى المصلحة نفسها، لا عبر تغيير شيء في نما.

أدلة الدول

الدولة	الدليل
🇸🇦 السعودية	هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (فاتورة) — الاعتماد، والتصديق مقابل الإبلاغ، وفئات ضريبة القيمة المضافة، وهوية المشتري
🇪🇬 مصر	الإيصال الإلكتروني والفاتورة الإلكترونية — تسجيل أجهزة الإرسال، والإيصال مقابل الفاتورة، ومتطلبات الهوية
🇪🇬 مصر	بيانات البنك على الفاتورة الإلكترونية المصرية — إرسال بنك المُصدِّر ورقم الحساب والآيبان وشروط السداد
🇦🇪 الإمارات	الفاتورة الإلكترونية في الإمارات عبر Orchida osTax
🇯🇴 الأردن	JoFotara — بيانات الدخول، وهوية المشتري، وما تعيده المنصّة مع كل فاتورة