دليل المستخدم لجداول الدفع (Payment Schedules)

نظرة عامة

تتيح ميزة جداول الدفع (Payment Schedules) في نظام Nama ERP تحديد شروط دفع مرنة وخطط تقسيط للمستندات المبيعاتية. يغطي هذا الدليل إعداد نماذج جداول الدفع واستخدامها وتطبيقها على عمليات المبيعات.

فهم جداول الدفع

تتيح جداول الدفع للشركات:

• تحديد خطط دفع بالتقسيط للعملاء
• إعداد الدفعات المقدمة وشروط الدفع الآجلة
• حساب تواريخ الدفع والمبالغ تلقائيًا
• متابعة تحصيل المدفوعات مقابل الأقساط المجدولة
• إدارة خطط الدفع ذات القيمة الثابتة والنسبة المئوية

المكونات الرئيسية

1. نموذج جدولة الدفعات (Payment Schedule Template): ملف رئيسي يحدد شروط الدفع القابلة لإعادة الاستخدام
2. سطور الجدول (Schedule Lines): أقساط الدفع الفردية مع تواريخها ومبالغها
3. متابعة الدفع (Payment Tracking): متابعة نظامية للمدفوعات الفعلية مقابل المبالغ المجدولة

نماذج جداول الدفع

نماذج جداول الدفع هي ملفات رئيسية تحدد شروط الدفع القياسية التي يمكن تطبيقها على مستندات مبيعات متعددة.

حقول النموذج

البيانات الأساسية

• الرمز (Code): معرّف فريد للنموذج
• الاسم (Name): اسم وصفي للنموذج
• الوصف (Description): وصف تفصيلي لشروط الدفع

إعداد الدفع

إعدادات الدفعة المقدمة

• قيمة الدفعة المقدمة (Down Payment Value): مبلغ ثابت للدفعة المقدمة
• نسبة الدفعة المقدمة (Down Payment Percentage): نسبة مئوية من الإجمالي كدفعة مقدمة

WARNING

لا يمكن تحديد قيمة ثابتة ونسبة مئوية للدفعة المقدمة في آن واحد. اختر إحدى الطريقتين فقط.

طريقة السداد (Payment Type)

• دفعات متغيرة (Variable Payments): مبالغ مختلفة لكل قسط
• دفعات متساوية (Equal Payments): نفس المبلغ موزعًا على جميع الأقساط

طريقة التحديث (Update Settings)

• يدوي (Manual): لا يتم تحديث جدول الدفع تلقائيًا
• عند أول حفظ (With First Save): يُحسب الجدول عند الحفظ الأول فقط
• عند كل حفظ (With Every Save): يُعاد حساب الجدول عند كل حفظ

TIP

استخدم "عند أول حفظ" للعقود التي يجب أن تبقى فيها شروط الدفع ثابتة بعد الاتفاق الأولي.

إعداد الدفعات المتساوية

عند استخدام نوع الدفعات المتساوية:

• عدد الدفعات (Payments Count): عدد الأقساط
• فترة الدفع (Payment Period): الفترة الزمنية بين الدفعات
  • القيمة: رقم (مثال: 30)
  • الوحدة: يوم / أسبوع / شهر / سنة
• فترة السماح (Grace Period): التأخير الأولي قبل أول دفعة
  • القيمة: رقم
  • الوحدة: يوم / أسبوع / شهر / سنة

الإعدادات المتقدمة

• التقريب (Approximation): قيمة تقريب مبالغ الدفع
• نوع التقريب (Rounding Type): كيفية تقريب قيم الدفع
• اليوم في الشهر (Payment Date at Day): يوم محدد من الشهر للدفعات
• إضافة دفعة بالمتبقي دائمًا مع الحفظ (Add Remaining Payment With Save): إضافة دفعة نهائية تلقائيًا لأي رصيد متبقٍ
• فترة الدفعات من تاريخ الاستحقاق (Payments Period From Due Date): حساب فترات الدفع من تاريخ الاستحقاق بدلًا من تاريخ المستند
• تاريخ أول دفعة هو تاريخ المستند (First Payment Date Is Document Date): تعيين أول دفعة في تاريخ المستند

إنشاء نماذج جداول الدفع

الخطوة الأولى: الوصول إلى نماذج جداول الدفع

انتقل إلى: المشتريات > الملفات > نموذج جدولة الدفعات (Purchases > Master Files > Payment Schedule Template)

الخطوة الثانية: إنشاء نموذج جديد

1. انقر على جديد لإنشاء نموذج
2. أدخل البيانات الأساسية:
   • الرمز (مطلوب)
   • الاسم (مطلوب)
   • الوصف (اختياري)

الخطوة الثالثة: إعداد طريقة الدفع

للدفعات المتساوية:

Payment Type: Equal Payments
Payments Count: 12
Payment Period: 30 Days
Grace Period: 0 Days

للدفعات المتغيرة:

Payment Type: Variable Payments
Configure individual payment lines in the Details grid

الخطوة الرابعة: تعيين الدفعة المقدمة (اختياري)

اختر إحدى الطريقتين:

• قيمة ثابتة: أدخل مبلغًا محددًا
• نسبة مئوية: أدخل النسبة (0-100)

الخطوة الخامسة: إعداد سطور الدفع (للدفعات المتغيرة فقط)

في شبكة التفاصيل، لكل سطر دفع:

الحقل	الوصف	مثال
نوع الدفعة (Payment Type)	قيمة ثابتة أو نسبة مئوية	نسبة مئوية
نسبة الدفعة (Payment Percent)	نسبة من الإجمالي	25%
القيمة الثابتة (Fixed Value)	مبلغ دفع ثابت	5,000
فترة الدفع (Payment Period)	أيام/أشهر بعد تاريخ المستند	30 يومًا
ملاحظات (Remarks)	ملاحظات حول هذه الدفعة	القسط الأول

INFO

عند استخدام الدفعات بالنسبة المئوية، تأكد من أن مجموع جميع النسب مضافًا إليها الدفعة المقدمة يساوي 100%.

الخطوة السادسة: إعداد سلوك التحديث

اختر نوع التحديث:

• يدوي (Manual): للنماذج التي لا ينبغي أن تحسب تلقائيًا
• عند أول حفظ (With First Save): للعقود الثابتة
• عند كل حفظ (With Every Save): للتسعير الديناميكي

الخطوة السابعة: حفظ النموذج

انقر على حفظ لتخزين النموذج للاستخدام في مستندات المبيعات.

أنواع الدفع وطرقه

طريقة الدفعات المتساوية

يقوم النظام تلقائيًا بتقسيم المبلغ المتبقي إلى أقساط متساوية:

صيغة الحساب:

Payment Amount = (Total - Down Payment) / Number of Payments
Last Payment = Adjusted for rounding differences

مثال:

• إجمالي الفاتورة: 120,000
• الدفعة المقدمة: 20,000 (أو 16.67%)
• المتبقي: 100,000
• عدد الدفعات: 10
• كل دفعة: 10,000

طريقة الدفعات المتغيرة

حدد مبالغ أو نسبًا مخصصة لكل قسط:

بالنسبة المئوية:

Payment Amount = Total × Payment Percentage

بقيمة ثابتة:

Payment Amount = Specified Fixed Value

مثال مختلط:

الدفعة	النوع	القيمة	المبلغ
1	نسبة مئوية	30%	36,000
2	ثابت	-	20,000
3	نسبة مئوية	25%	30,000
4	نسبة مئوية	28.33%	34,000

تطبيق النماذج على مستندات المبيعات

يمكن تطبيق نماذج جداول الدفع على:

• عروض أسعار المبيعات
• أوامر البيع
• فواتير المبيعات
• أي مستند ينفّذ واجهة HasPaymentSchedule

عملية التطبيق

1. فتح مستند المبيعات
2. اختيار نموذج الدفع في قسم جدول الدفع
3. يحسب النظام الجدول بناءً على:
   • المبلغ الإجمالي للمستند
   • إعدادات النموذج
   • إعدادات نوع التحديث
4. مراجعة الجدول المُنشأ في شبكة سطور الجدول
5. التعديلات اليدوية (إذا سمح النموذج بذلك)
6. حفظ المستند لإتمام الجدول

معلومات الجدول المُنشأ

لكل دفعة مجدولة:

• تاريخ الدفع (Payment Date): محسوب بناءً على فترات النموذج
• قيمة الدفع (Payment Value): المبلغ المحسوب
• نسبة الدفع (Payment Percent): نسبة من الإجمالي
• المتبقي (Remaining): المبلغ المستحق بعد الدفعات
• كود القسط (Installment Code): معرّف فريد للمتابعة

حسابات جدول الدفع

حسابات التواريخ

تاريخ أول دفعة:

Document Date + Grace Period = First Payment Date

الدفعات اللاحقة:

Previous Payment Date + Payment Period = Next Payment Date

حسابات المبالغ

مع الدفعة المقدمة:

Remaining Amount = Total - Down Payment - External Payments
Payment Amount = Remaining Amount × Payment Configuration

التقريب والتجريد:

Rounded Payment = Round(Payment Amount, Approximation, Rounding Type)
Last Payment = Remaining Amount - Sum of Previous Payments

قواعد التحقق

يتحقق النظام من:

1. إجمالي النسبة المئوية: يجب أن تساوي 100% للنماذج ذات النسب المئوية
2. الدفعة المقدمة: لا يمكن تحديد قيمة ونسبة في الوقت نفسه
3. قيم الدفع: يجب ألا تتجاوز المبلغ المتبقي
4. تواريخ الدفع: يجب أن تكون تواريخ مستقبلية صالحة
5. سطور النموذج: سطر دفع واحد على الأقل مطلوب للدفعات المتغيرة

INFO

في حال فشل التحقق، سيعرض النظام رسائل خطأ محددة توضح أي قاعدة تم انتهاكها.

السيناريوهات الشائعة

السيناريو الأول: دفعة مقدمة 50%، والرصيد خلال 30 يومًا

Template Configuration:
- Down Payment Percent: 50%
- Payment Type: Equal Payments
- Payments Count: 1
- Grace Period: 30 Days

السيناريو الثاني: أقساط شهرية على مدار عام

Template Configuration:
- Down Payment: 0
- Payment Type: Equal Payments
- Payments Count: 12
- Payment Period: 1 Month
- First Payment Date Is Document Date: Yes

السيناريو الثالث: خطة دفع مخصصة

Template Configuration:
- Payment Type: Variable Payments
- Details:
  Line 1: 30% immediately
  Line 2: 30% after 30 days
  Line 3: 40% after 60 days

السيناريو الرابع: دفعات ربع سنوية مع فترة سماح

Template Configuration:
- Payment Type: Equal Payments
- Payments Count: 4
- Payment Period: 3 Months
- Grace Period: 15 Days
- Payment Date at Day: 1 (First of month)

مستندات الدفع ومتابعة الأقساط

بمجرد إنشاء جداول الدفع وتطبيقها على مستندات المبيعات، يوفر النظام متابعة شاملة عبر مستندات الدفع التي يمكنها تمييز الأقساط على أنها مدفوعة.

سندات القبض وسندات الصرف

يتضمن كل من سندات القبض (Receipt Vouchers) وسندات الصرف (Payment Vouchers) جدول الأقساط (Installment Lines) الذي يُمكّن من متابعة الدفع مقابل الأقساط المجدولة:

• سندات القبض: تُستخدم أساسًا لمستندات المبيعات لتسجيل مدفوعات العملاء
• سندات الصرف: تُستخدم أساسًا لمستندات المشتريات لتسجيل مدفوعات الموردين

جدول سطور الأقساط

يحتوي جدول سطور الأقساط في مستندات الدفع على الحقول الرئيسية التالية:

الحقل	الاسم بالعربية	الوصف
Installment Doc	مستند القسط	مرجع المستند الذي يحتوي على جدول الدفع
Installment Code	كود القسط	كود فريد يُعرّف القسط المحدد
Paid Value	القيمة المدفوعة	المبلغ المدفوع مقابل هذا القسط
Due Date	تاريخ الاستحقاق	تاريخ استحقاق القسط الأصلي
Remaining	المتبقي	الرصيد المستحق بعد هذا الدفع
Net Value	صافي القيمة	القيمة الإجمالية للقسط

منطق معالجة الدفع

عند ترحيل مستندات الدفع، يستخدم النظام InstallmentUtils لـ:

1. تحديث حقول المدفوع نظاميًا (System Paid Fields): تحديث مبلغ systemPaid لكل قسط تلقائيًا
2. حساب الأرصدة المتبقية: إعادة حساب المبالغ المتبقية عبر جميع الأقساط ذات الصلة
3. التحقق من ترتيب الدفع: ضمان اتباع المدفوعات للتسلسل الصحيح (دفع الأقساط الأقدم أولًا)
4. منع الدفع الزائد: التحقق من عدم تجاوز المبالغ المدفوعة لقيم الأقساط

عملية متابعة الدفع

الخطوة الأولى: إنشاء مستند الدفع

1. افتح سند قبض أو سند صرف
2. أدخل معلومات الدفع الأساسية (العميل/المورد، المبلغ، التاريخ)
3. انتقل إلى تبويب الأقساط (Installment Lines)

الخطوة الثانية: إضافة مدفوعات الأقساط

1. انقر على إضافة سطر في جدول الأقساط
2. اختر مستند القسط (فاتورة مبيعات، عرض سعر، إلخ)
3. اختر كود القسط المحدد من المستند
4. أدخل القيمة المدفوعة (يمكن أن تكون دفعة جزئية أو كاملة)
5. كرر العملية لأقساط متعددة إذا لزم الأمر

الخطوة الثالثة: التحقق من الدفع

يتحقق النظام تلقائيًا من:

• عدم تجاوز مبالغ الدفع لأرصدة الأقساط
• اتباع ترتيب الدفع لتسلسل تاريخ الاستحقاق (إذا كان مُهيَّأً)
• وجود الأقساط المُشار إليها في المستند المصدر
• تطابق إجمالي المدفوعات مع مبلغ المستند

الخطوة الرابعة: تطبيق الأثر

عند حفظ مستند الدفع:

• تُحدَّث أرصدة الأقساط عبر النظام
• تعرض مستندات المبيعات/المشتريات ذات الصلة حالة الدفع المحدّثة
• تعكس تقارير الأعمار معلومات الدفع الجديدة
• تُحدَّث حسابات العميل/المورد

دعم الدفع من مستندات متعددة

يمكن لمستندات الدفع معالجة أقساط من مستندات مصدر متعددة في معاملة واحدة:

Receipt Voucher RV-2024-001
├── Customer: ABC Company
├── Total Amount: 150,000
└── Installment Lines:
    ├── Invoice INV-001, Installment #1: 50,000
    ├── Invoice INV-001, Installment #2: 25,000
    └── Invoice INV-002, Installment #1: 75,000

فرض ترتيب الدفع

ترتيب الأقساط (Payment Sequence)

يمكن للنظام فرض دفع الأقساط تسلسليًا بناءً على تواريخ الاستحقاق، مما يمنع العملاء من دفع أقساط لاحقة بينما لا تزال الأقساط الأسبق غير مدفوعة.

خيارات الإعداد:

• ترتيب صارم (Strict Order): يجب دفع الأقساط بتسلسل تاريخ الاستحقاق
• ترتيب مرن (Flexible Order): السماح بالدفع بأي ترتيب
• إعداد على مستوى المستند (Document-Level Setting): تجاوز الإعداد على مستوى المستند الفردي

نظام سجلات دفع الأقساط

خلف الكواليس، يحتفظ النظام بسجلات InstallmentPaymentEntry تتتبع:

• مستند الدفع (Payment Document): أي سند قبض/صرف قام بالدفع
• مستند القسط (Installment Document): أي مستند مبيعات/مشتريات يحتوي على القسط
• كود القسط (Installment Code): القسط المحدد الذي تم سداده
• نوع الأثر (Effect Type): كيفية تأثير الدفع على القسط (SystemPaid, CollectedByFP, إلخ)
• القيمة المدفوعة (Paid Value): المبلغ المطبّق على القسط

ملخص

توفر جداول الدفع إدارة مرنة لشروط الدفع في نظام Nama ERP، مما يُمكّن من:

• شروط دفع موحدة عبر النماذج
• حساب تلقائي لخطط التقسيط
• التكامل مع الوحدات المالية
• متابعة شاملة للمدفوعات

باتباع هذا الدليل، يمكنك تطبيق جداول الدفع وإدارتها بفعالية لتحسين إدارة التدفق النقدي وشروط دفع العملاء.