استيراد السجلات

الاستيراد هو الصورة المعكوسة للتصدير: تسلّم النظام ملفًا، فينشئ منه سجلات أو يحدّثها. وهو الطريق الذي تدخل منه الأرصدة الافتتاحية وكتالوجات الأصناف وقوائم العملاء إلى تطبيق جديد — وهو الطريق الذي يُطبَّق به تصحيح جماعي على أربعمئة مستند دون أن يفتح أحد أربعمئة شاشة.

والآلية بسيطة عن قصد. فلا معالج ولا خطوة لمطابقة الأعمدة، لأن الملف نفسه يقول أي عمود يغذّي أي حقل. ولهذا تبقى النصيحة الأقوى واحدة دائمًا: صدِّر أولًا، ثم عدّل ما صدّرته. فالبدء من ملف أنتجه النظام يعني أن سطور العلامات والعناوين صحيحة سلفًا، ولا يبقى عليك إلا القيم.

بدء الاستيراد

افتح شاشة القائمة للسجلات التي تريد تحميلها — عملاء أو أصناف أو فواتير — واختر استيراد سجلات من قائمة المزيد. والأمر نفسه متاح من قائمة المزيد داخل سجل مفتوح، وسلوكه واحد: فالملف هو الذي يقرر ما الذي يُستورد، لا الشاشة التي صادف أن تكون فيها.

ولا يظهر الأمر إلا للمستخدمين الذين يمنحهم ملف الصلاحيات حق الاستيراد على نوع الكيان. راجع ملفات الصلاحيات.

خيارات الاستيراد

الخيار	بالإنجليزية	الافتراضي	ما الذي يفعله
الملف	File	—	الملف المراد استيراده.
المرفقات	Attachments	—	الملف المضغوط المرافق الذي يحوي الملفات المرفقة، إن كانت ورقتك تشير إلى شيء منها.
إضافة	Add	مفعّل	يسمح للسطور التي لا تطابق أي سجل قائم بإنشاء سجل جديد. ألغِه لتشغيلة تحديث فقط — فحينها يفشل السطر الخاص بسجل غير موجود بدل أن يُنشئه بصمت.
تحديث	Update	مفعّل	يسمح للسطور التي تطابق سجلًا قائمًا بالكتابة فوقه. ألغِه لتشغيلة إضافة فقط، حتى لا يفسد رفعٌ عرضي مكرر بياناتٍ قائمة.
تجاهل مراجع السجلات الغير موجودة	Ignore not found references	غير مفعّل	حين لا يُفعّل يفشل السطر الذي لا يُعثر على كود عميله أو صنفه. وحين يُفعّل يُترك المرجع فارغًا ويُحفظ السجل رغم ذلك — اقرأ التحذير أدناه قبل استعماله.
المتابعة عند حدوث خطأ	Continue On Errors	مفعّل	حين يُفعّل تُجرَّب كل السطور ويُبلَّغ عن الفاشل منها في النهاية. وحين لا يُفعّل يتوقف الاستيراد عند أول سطر فاشل.
حذف المسافات الزائدة	Trim Extra Spaces	مفعّل	يحذف المسافات من أول كل خلية وآخرها قبل استعمالها. وهذا ما يمنع فشل كود كُتب CUST01 في مطابقة CUST01.
الحفظ كمسودة	Save As Draft	غير مفعّل	تُحفظ السجلات المستوردة كمسودات لا كسجلات معتمدة، فتراجعها قبل أن يسري أثرها.
استعمال محددات المستخدم اثناء الاستيراد	Use User Dimensions While Importing	غير مفعّل	يبحث عن الأكواد ويحفظ السجلات تحت شركتك وفرعك وقطاعك وإدارتك بدل محددات السجل. مفيد حين يوجد الكود نفسه في عدة شركات.
إضافة إلى السطور الحالية	Add To Current Lines	غير مفعّل	حين لا يُفعّل تحلّ سطور التفاصيل في الملف محل سطور السجل الحالية. وحين يُفعّل تُضاف إليها.

«المتابعة عند حدوث خطأ» لا تعني «التراجع عند الخطأ»

إلغاؤه يوقف التشغيلة عند أول فشل — لكن السطور التي نجحت قبله تبقى محفوظة. فلا تراجع عن استيراد جزئي. وإن قطع ملف رديء نصف الطريق فستضطر إلى إصلاح الضرر بنفسك، وهذه أقوى حجة على تجربة حفنة سطور قبل تشغيل الورقة كاملة.

احذر «تجاهل مراجع السجلات الغير موجودة»

يبدو تسهيلًا، وقد يكون ضروريًا أحيانًا، لكنه يحوّل فشلًا صريحًا إلى فشل صامت. فالسطر الذي تعذّر العثور على مخزنه يُحفظ بلا مخزن أصلًا بدل أن يُرفض، ولا تكتشف ذلك إلا بعد أسابيع حين لا تستقيم أرصدة المخازن. والأفضل أن تتركه غير مفعّل وتدع السطور تفشل ثم تصحّح الأكواد.

كيف يعثر السطر على سجله

يُجاب عن سؤالين لكل سطر: هل هذا سجل قائم، وإلامَ يشير كل مرجع؟

سجل قائم أم جديد؟

يبحث الاستيراد عن مطابقة عبر عمود id أولًا إن كان في الملف، ثم عبر code. وما يحدث بعد ذلك يتوقف على خياراتك:

• تمت المطابقة والتحديث مفعّل ← يُكتب فوق السجل بالقيم التي في السطر.
• تمت المطابقة والتحديث غير مفعّل ← يفشل السطر برسالة «السجل موجود بالفعل وأنت لا تريد التحديث».
• لا مطابقة والإضافة مفعّلة ← يُنشأ سجل جديد.
• لا مطابقة والإضافة غير مفعّلة ← يفشل السطر برسالة «السجل غير موجود وأنت لا تريد الإضافة».

وسطور التفاصيل تتبع الفكرة نفسها بمستوى أدنى. فحين يحمل كل سطر في ملفك معرّفه تُحدَّث تلك السطور بعينها. وحين تغيب المعرفات تُطابَق السطور بالموضع — وهو مقبول في استيراد أول، وخطِر في إعادة استيراد أُضيفت فيها سطور أو حُذفت أو أُعيد ترتيبها.

علام يُطابَق عمود المرجع

حين تقول خلية 10011 في عمود customer يحاول النظام بهذا الترتيب:

1. المعرّف الداخلي، إن بدت الخلية كذلك؛
2. الكود — وهذه هي الحالة الطبيعية، وهي التي ينبغي أن تعتمد عليها؛
3. الكود البديل، لأنواع السجلات التي لها كود بديل؛
4. الاسم المختصر (Alias)؛
5. للأصناف فقط، الباركود، حين يكون البحث بمواصفة الباركود مفعّلًا؛
6. الاسم بالعربية ثم بالإنجليزية — لكن فقط لأنواع السجلات التي سمح لها المسؤول صراحةً بالمطابقة بالاسم في أعدادات الحقول و الشاشات. وهذا غير مفعّل افتراضيًا.

وثمة تسهيلان جديران بالمعرفة. فالدفاتر وتوجيهات المستندات ومجموعات الملفات الرئيسية يُضاف إلى كودها نوعُ الكيان المالك تلقائيًا، فـ SalesInvoice$#SINV في ملف مُصدَّر هو بالضبط ما يتوقعه الاستيراد. كما يستطيع المرجع أن يشير إلى سجل مُعرَّف لاحقًا في الملف نفسه — فإن كانت ورقتك تنشئ أبًا وابنًا فسيقفز الاستيراد إلى الأمام وينشئ الأب ثم يكمل الابن. ولست مضطرًا إلى ترتيب السطور.

وإن كان الكود ملتبسًا حقًا — أي يتشاركه سجلان — فسيفشل البحث بخطأ بدل أن يختار أحدهما عشوائيًا.

الأكواد لا الأسماء

أشيع سبب لفشل الاستيراد هو تعديل العمود المقروء العميل: الاسم بدلًا من عمود الكود المجاور له. فأعمدة الأسماء تُكتب عند التصدير وتُتجاهل تمامًا عند الاستيراد.

متابعة التنفيذ وقراءة النتيجة

يُسلَّم الاستيراد إلى مهمة في الخلفية، فتبقى شاشتك صالحة للعمل. ويعدّ سطر التقدُّم خطوات الملف — «جارٍ استيراد 12 من 400 — فشل: 1 نجاح: 11» — وتستطيع إلغاءه في منتصفه إن لمحت خطأً ما.

وحين ينتهي تحصل على ملفك أنت عائدًا إليك بعد التأشير عليه. وهذا الملف العائد هو تقرير النتيجة الحقيقي:

• السطور الناجحة تُختم بكلمة inserted في العمود A؛
• والسطور الفاشلة تُختم بكلمة erorr في العمود A، ويُكتب السبب في خلية @errors في آخر السطر — ولسطور التفاصيل خلايا أخطاء خاصة بها في أوراقها.

فحلقة الإصلاح بسيطة ومصححة لذاتها: نزّل الملف العائد، وأصلح السطور التي فيها نص في عمود الأخطاء، وارفع الملف نفسه ثانية. فالسطور المختومة بـ inserted تُتخطى في المرور الثاني، ولا يُستورد شيء مرتين.

الاستيراد مهمة خلفية لا طلب أعمال

لا يظهر الاستيراد في قائمة طلبات الأعمال ولا يُعاد تشغيله من هناك. بل يعمل على الخادم بينما تنتظر، ونتيجته هي الملف المؤشَّر عليه. أما ما يظهر في طلبات الأعمال فهو المعالجة التي يطلقها كل مستند مستورد بعد ذلك — آثاره المحاسبية والمخزنية — وتلك تُتابَع ويُعاد تشغيلها بالطريقة المعتادة.

أنواع الملفات المدعومة

ملفات Excel (.xlsx) وملفات .csv و.txt بالتخطيط نفسه، وملفات .json و.xml والحزم المضغوطة .zip كلها مقبولة.

أما .xls — صيغة Excel 97 القديمة — فليست مقبولة. ورفعُ ملف منها يُظهر رسالة تطلب حفظه بصيغة .xlsx أولًا.

الاستيراد إلى السجل المفتوح أمامك

هناك أمر ثانٍ أصغر بكثير في قائمة المزيد داخل سجل مفتوح: الاستيراد إلى السجل الحالي. وهو لا يأخذ ملفًا بل نص JSON تلصقه في صندوق نص، ولا يحفظ شيئًا بل يملأ الشاشة التي أمامك فحسب. فتراجع ما ظهر وتضغط «حفظ» بنفسك — أو تتجاهله.

وله خيار واحد، إضافة إلى السطور الحالية، يقرر هل تحل سطور التفاصيل الملصوقة محل السطور الموجودة أم تنضم إليها.

وهذه هي الأداة المناسبة لسجل واحد وصلك كمقتطف — إعداد أرسله إليك أحدهم، أو مستند نموذجي من الدعم. أما ما زاد على سجل واحد فاستعمل له استيراد سجلات.

حين لا تملك تغيير شكل الورقة

كل ما سبق يفترض أن الملف يستعمل تخطيط Nama نفسه. وكثيرًا ما لا يكون كذلك: فمورّد يرسل قائمة أسعار بصيغته الخاصة، أو نظام قديم ينتج ملفًا أعمدته بترتيب مختلف وعناوينها مختلفة وفوقها ثلاثة سطور من ترويسة الشركة.

تستطيع إعادة تشكيله يدويًا كل شهر. أو تصف تخطيطه مرة واحدة وتعيد استعمال ذلك الوصف — وهذا هو غرض الاستيراد المتقدم للسجلات.