الاستيراد المتقدم للسجلات

لأمر استيراد السجلات المعتاد شرط واحد يستبعد بهدوء نصف حالات تحميل البيانات الواقعية: أن يكون الملف بتخطيط Nama نفسه. وهذا سهل حين تكون أنت من صدّره. وهو مستحيل حين يأتي الملف من مكان آخر.

فمورّد يرسل قائمة أسعار بعناوينه وترتيب أعمدته. وبنك يرسل كشف حساب فوقه ثلاثة سطور ترويسة وتحته سطر إجماليات. ونظام قديم ينتج كشف عملاء يكون الفرع فيه كودًا عليك ترجمته، والتاريخ مكتوبًا 31/12/2024 في عمود و2024-12-31 في آخر، ونصف السطور فراغات عليك تخطّيها.

تستطيع إعادة تشكيل كل واحد من هذه يدويًا كل شهر وتأمل ألا يخطئ أحد في عدّ عمود. والاستيراد المتقدم للسجلات هو البديل: تصف تخطيط الورقة الغريبة مرة واحدة، ثم تغذّيها ملفات جديدة إلى الأبد.

الترخيص

الشاشات الثلاث في هذه الصفحة تتطلب ترخيص الاستيراد المتقدم (basic-advanced-import) وتقع تحت الأساسيات ← الإعدادات. أما أمر استيراد السجلات المعتاد فلا يحتاج ترخيصًا إضافيًا.

كيف تتكامل الشاشات الثلاث

يفصل التصميم بين مِمَّ تتكون عملية التحميل، وكيف يُقرأ كل ملف، وتشغيلة هذا الشهر الفعلية. وهذا الفصل هو ما يجعل الإعداد قابلًا لإعادة الاستعمال.

قائمة استيراد سجلات تسمّي عملية التحميل. فـ«الأرصدة الافتتاحية» قد تتكون من أربعة ملفات: العملاء، والأصناف، والمخزون الافتتاحي، والأستاذ الافتتاحي. وتعطي القائمة كلًّا منها معرّفًا وتقول هل هو اختياري.

إعدادات استيراد سجلات تصف ملفًا واحدًا — بل ورقة واحدة من ملف واحد في الحقيقة. أين العناوين، وأي السطور تُتخطى، وأي نوع كيان تصير إليه السطور، وأي خلية تغذّي أي حقل. وتكتب إعدادًا واحدًا لكل ملف في القائمة.

مستند استيراد سجلات هو التشغيلة. يشير إلى قائمة، وترفق أنت ملفات هذا الشهر الفعلية، وتضغط الزر.

اضبط الأولين مرة واحدة؛ ومن بعدها لا يكون الاستعمال اليومي إلا الثالث.

قائمة استيراد سجلات

شاشة قصيرة. وجدول التفاصيل هو كل غرضها — سطر لكل ملف تتوقعه عملية التحميل:

العمود	بالإنجليزية	الغرض
معرف الملف	File ID	معرّف قصير لهذا الملف مثل customers أو opening-stock. وهو المقبض الذي يستعمله كل ما عداه: فالإعداد يقول أي معرف ملف يصف، ومستند الاستيراد يقول أي معرف ملف يقابل كل ملف مرفوع.
يمكن ترك الملف فارغا	File Can Be Empty	أشِّر عليه فتستطيع التشغيلة المضيّ دون هذا الملف. واتركه خاليًا فيكون الملف إلزاميًا.
يمكن تكرار الملف	File Can Not Be Repeated	يمنع تقديم الملف نفسه أكثر من مرة في التشغيلة الواحدة.
ملف (عينة)	Sample File	أرفق نموذجًا لما ينبغي أن يبدو عليه هذا الملف، ليجد من يجهّز بيانات الشهر القادم ما ينسج على منواله.
ملاحظات	Description	ملاحظات حرة. ويستحق الملء — فهو ما يقرؤه من يجهّز الملفات.

وفوق الجدول زران. تجميع معرفات الملفات يملأ لك الجدول من الإعدادات التي تشير إلى هذه القائمة سلفًا، وهو أيسر من كتابة المعرفات مرتين. وبدء الاستيراد يشغّل القائمة كلها.

أما حقلا Result File (JSON) وملفات الإكسيل الناتجة الرماديان في الأعلى فيملؤهما النظام بعد التشغيلة — إذ يحملان ما عاد منها.

إعدادات استيراد سجلات

هنا يقع العمل. فالإعداد الواحد يصف ورقة واحدة ويحوّل سطورها إلى سجلات من نوع كيان واحد.

أن تعرف أين أنت

قبل ربط أي شيء أرفق Sample Workbook واضغط مطالعة شيت إكسيل. سيسألك عن الملف، وعن الورقة (بالاسم أو بالرقم، والافتراضي الأولى)، وعن عدد السطور المعروضة (خمسون افتراضيًا)، ثم يعرض الورقة داخل صندوق Sheet HTML على الشاشة. فتصير ترى الأعمدة الحقيقية وحروفها الحقيقية وأنت تملأ الربط، بدل التنقل ذهابًا وإيابًا إلى Excel.

ويربط حقل قائمة الاستيراد هذا الإعدادَ بالقائمة التي ينتمي إليها.

مجموعة الهيدر — أين تبدأ البيانات فعلًا

نادرًا ما تبدأ الأوراق الغريبة ببيانات في السطر الأول. ومجموعة الهيدر هي وسيلتك لتقول للنظام أن يتجاوز الزخرفة:

الحقل	بالإنجليزية	الغرض
نوع السجل الذي تريد استيراده	Imported Type	إلزامي. أي نوع كيان تصير إليه هذه السطور.
معرف الملف	Workbook ID	أي معرف ملف من قائمة الاستيراد يصفه هذا الإعداد.
اسم الشيت أو رقمه	Sheet Name Or Index	أي ورقة داخل الملف.
Ignore Lines From Top		تخطَّ هذا العدد من سطور الترويسة قبل البيانات.
رقم سطر عناوين الخلايا	Cell Titles Row Number	أي سطر يحمل عناوين الأعمدة، حتى يمكن مطابقة الأعمدة بعناوينها لا بحروفها.
Ignore Lines From End		تخطَّ هذا العدد من السطور في الأسفل — سطر الإجماليات، وسطر التوقيع.
Skip Line If Matched With Query		أسقِط السطور التي تحقق شرطًا، للحالات العسيرة التي لا تعبّر عنها أعداد السطور أعلاه.
Unique By Expression Type / Unique By Expression		ابنِ مفتاحًا من قيم السطر حتى تنطبق السطور المكررة على سجل واحد بدل أن تنشئ نسخًا.
عدم إضافة السجلات (تحديث فقط)	Do Not Add Records	ارفض إنشاء أي شيء؛ حدِّث الموجود فقط.
عدم تحديث السجلات الموجودة (إضافة فقط)	Do Not Update Records	ارفض الكتابة فوق أي شيء؛ أنشئ فقط.
الحفظ كمسودة	Save As Draft	اترك السجلات المستوردة مسودات للمراجعة.

طابِق الأعمدة بالعنوان لا بالحرف

املأ رقم سطر عناوين الخلايا ثم اربط كل حقل بـ عنوان الخلية بدل الخلية. عندها يصمد الربط أمام إدراج المورّد عمودًا جديدًا الشهر القادم — وسيفعل، دون أن يخبرك.

جداول ربط الحقول

يربط جدول حقول الهيدر أعمدةَ الورقة بحقول السجل نفسه. وكل سطر فيه حقل واحد:

العمود	بالإنجليزية	الغرض
Field ID		إلزامي. الحقل الذي يُملأ.
الخلية	Cell Name	خذ القيمة من هذا العمود في الورقة.
عنوان الخلية	Cell Title	أو اعثر على العمود بنص عنوانه بدلًا من ذلك.
القيمة الثابتة / تاريخ / مرجع	Constant Value / Date / Reference	لا تقرأ الورقة أصلًا — ضع هذه القيمة الثابتة في كل سجل. وهكذا تختم كل سطر مستورد بالمخزن نفسه أو بدفتر المستندات نفسه حين لا يذكره الملف.
Expression Type / Expression		احسب القيمة بدل قراءتها، للأعمدة التي تحتاج دمجًا أو تقسيمًا أو ترجمة.
تجاهل السطر بالكامل إذا كان الحقل فارغا	Skip Row If Empty Or Zero	إن انتهى هذا الحقل فارغًا فاطرح السطر كله. وجّهه إلى عمود مفتاحي فتختفي سطور الحشو الفارغة في أسفل الورقة من تلقاء نفسها.
تجاهل الحقل إذا كان فارغا	Skip Field If Empty Or Zero	اترك الحقل كما هو حين تكون الخلية فارغة، بدل الكتابة بالفراغ فوق قيمة قائمة. وهذا جوهري في تشغيلات التحديث التي لا تحمل فيها الورقة إلا بعض الأعمدة.
نوع الحقل	Field Type	افرض كيفية قراءة الخلية، حين تخطئ القراءة التلقائية.
يستعمل لمنع التكرار	Use As Uniqueness Key	هذا الحقل جزء مما يحدّد هوية السجل، فسطران يحملان القيمة نفسها هما السجل نفسه.
Date Formats		أنماط التواريخ التي تُجرَّب، مفصولة بـ ##. وهذا جواب الملف الذي يكتب التواريخ بشكل يرفض Excel التعرّف عليه.
ملاحظات	Description	ملاحظات على الربط. وستشكر نفسك عليها لاحقًا.

وتفعل جداول حقول سطور 1 حتى حقول سطور 5 الشيء نفسه لخمسة جداول تفاصيل على الأكثر، لكل منها ورقة عينة خاصة ومجموعة هيدر خاصة. ويضيف كل جدول تفاصيل ثلاثة حقول لا يحتاجها الهيدر:

• معرف السطور — أي جدول تفاصيل في السجل الهدف تملؤه هذه السطور.
• Header Link Field وDetail Link Field — زوج الأعمدة الذي يقول أي سطر هيدر ينتمي إليه كل سطر تفاصيل. وهذا نظير العمود #headerconnector في ملف التصدير الأصلي: فالقيمة في عمود ربط سطر التفاصيل لا بد أن تطابق القيمة في عمود ربط أحد سطور الهيدر.

تشغيل إعداد واحد

يشغّل زر بدء الاستيراد في هذه الشاشة هذا الإعداد وحده. ويطرح أربعة أسئلة أو خمسة:

الخيار	الافتراضي هنا	ما الذي يفعله
Parse Data From Files	مفعّل	اقرأ الملفات واستنتج معنى السطور.
استيراد	غير مفعّل	اكتب السجلات فعلًا. واتركه غير مفعّل فتحصل على تشغيلة تجريبية للقراءة فقط — يخبرك النظام بما كان سينشئه دون أن يمسّ شيئًا.
Save Result As Excel Sheets	مفعّل	أعِد النتيجة كأوراق Excel مؤشَّر عليها بدل بيانات خام.
المتابعة عند حدوث خطأ	غير مفعّل	امضِ متجاوزًا السطر الفاشل.
Copy Inserted Property From Old Data	مفعّل	انقل علامات «تم الإدراج» من التشغيلة السابقة، حتى تتخطى إعادةُ التشغيل ما نجح سلفًا.

اقرأ قبل أن تستورد

القيمة الافتراضية هنا مقصودة. شغّلها مرة واستيراد غير مفعّل، واقرأ النتيجة، وأصلح الربط، وعندها فقط شغّلها للجدّ. فالتشغيلة التجريبية لا تكلفك شيئًا وتلتقط العمود المربوط خطأً الذي كان سيكتب أكواد أصناف في حقل الملاحظات لتسعمئة سجل.

مستند استيراد سجلات

الشاشة اليومية — وهي التي يفتحها فعلًا من يقوم بالتحميل الشهري.

اختر قائمة الاستيراد، ثم أضف سطرًا لكل ملف في الجدول: معرف الملف الذي يقول أي الملفات المتوقعة هو هذا، وملف الاستيراد نفسه. ثم اضغط بدء الاستيراد.

ولأنه مستند لا إعداد فهو يحتفظ بأثر: فكل تشغيلة مستند محفوظ تستطيع الرجوع إليه، يبيّن أي الملفات حُمِّلت ومتى وما الذي عاد منها. وقيمه الافتراضية في بدء الاستيراد مضبوطة للاستعمال الحقيقي لا للتجربة — فـاستيراد والمتابعة عند حدوث خطأ يبدآن مفعّلين.

الاختيار بين الآليتين

	استيراد سجلات	الاستيراد المتقدم للسجلات
تخطيط الملف	لا بد أن يكون تخطيط Nama	أي تخطيط تستطيع وصفه
الإعداد المطلوب	لا شيء	إعداد لكل ملف
من أين تبدأ	قائمة المزيد في أي شاشة قائمة	شاشة مستند استيراد سجلات
الأنسب لـ	تعديل ما صدّرته؛ تصحيح عابر	تغذية متكررة من نظام لا تتحكم فيه
ترخيص إضافي	لا	نعم

والقاعدة العملية: إن كنت تستطيع إنتاج الملف بنفسك فصدِّر قالبًا واستعمل استيراد سجلات. وإن كان الملف يصلك من غيرك بشكل لا تملي أنت هيئته — وسيصل ثانية الشهر القادم — فكلفة إعداد الربط تسدّد نفسها فورًا.

وهناك خيار ثالث جدير بالمعرفة للتغذيات التي ينبغي أن تعمل دون أن يضغط أحد زرًا أصلًا: إذ يستطيع مسار الكيان أن يستورد من ورقة Excel أو من استعلام SQL وفق جدول زمني أو استجابةً لحدث.

وخيار رابع، حين لا ينبغي أن يصل الملف إلى خادمك يدويًا من الأساس: نقطة مُكامِل استيراد تُسجَّل في أعدادات الحقول و الشاشات، فتمنح النظامَ المرسِل عنوانًا يدفع إليه الملف مباشرة. فلا أحد ينزّل مرفقًا ولا أحد يفتح شاشة — بل يسلّم نظام المورّد الملف فيعمل الاستيراد.