إدارة المستندات
كل منشأة تحتفظ بورق لا تستطيع التخلص منه: عقود موقّعة، وسجلات تجارية، وصكوك ملكية، وصور من الهويات الوطنية. ولا بد أن يعرف أحدهم في أي دولاب يوجد كل مستند، ومن استعار الأصل في مارس الماضي، ومتى يحين موعد تجديد الرخصة.
نظام إدارة المستندات هو السجل المخصص لذلك تحديدًا. وأنفع تصوّر له أنه كشف بالأوراق المادية يحمل معها صورًا ممسوحة — لا مكان لتخزين الملفات. فالنظام يتيح لك أصلًا إرفاق ملف بأي سجل؛ أما هذه الشاشات السبع فللمستندات التي لها كذلك رفّ وعهدة وتاريخ استعارة.
وثمة أمران يجدر معرفتهما قبل بناء أي إجراء عمل عليه. أولهما أن حالة المستند وصف لا قيد — تخبرك بما قالته آخر حركة ولا تمنع أحدًا من شيء. وثانيهما أن حركة النقل لا تنقل المستند فعليًا: فهي تسجّل النية على السند وتترك مرجع الرفّ في المستند نفسه كما هو. والأمران مشروحان في موضعيهما، وكلاهما يغيّر طريقة تصميم الروتين اليومي.
ابدأ من هنا
شكل هذا الجزء من النظام، والترتيب الذي تبني به تركيبًا جديدًا.
الاستخدام اليومي
تسجيل الأوراق والعثور عليها ومعرفة من بحوزته منها.
الإعداد
تبحث عن شيء آخر؟
إرفاق ملف بسجل عادي — فاتورة أو عميل — ليس من إدارة المستندات في شيء؛ فذلك حقل المرفق القياسي، ويُضبط في المرفقات والتخزين ولكل حقل في إعدادات الحقول والكيانات. وإن كنت تبحث عن طريقة لحذف السجلات القديمة بدل حفظها فذلك تنقية البيانات، وموضعها إقفال السنة والتحكم في الفترات — وهو أمر مختلف تمامًا رغم تشابه المفردات.