إدارة المستندات
نظام إدارة المستندات هو سجل الأوراق التي لا تستطيع المنشأة التخلص منها — العقود الموقّعة والسجلات التجارية وصكوك الملكية — وسجل من يحمل كل أصل منها. والنظرة العامة تشرح الفكرة وتمرّ على شاشاتها السبع.
ابدأ من هنا
شكل هذا الجزء من النظام، والترتيب الذي تبني به تركيبًا جديدًا.
نظرة عامة على إدارة المستنداتالشاشات السبع والنصفان اللذان تنقسم إليهما والترخيص وقائمة صريحة بما لا يفعله هذا الجزء.الأرشيفات والمجلدات والمواضيعهيكل الحفظ الذي تبنيه مرة واحدة، ومنه الخيار الذي يحدد هل يحوي المجلد مستندات أم مجلدات أخرى.
الاستخدام اليومي
تسجيل الأوراق والعثور عليها ومعرفة من بحوزته منها.
المستندات الأرشيفيةسجل المستند نفسه: الحفظ والملاك والصور المرفقة والحالات والنسخ والطرق الأربع للعثور عليه ثانية.إخراج المستندات وإعادتهاسند الحركة: أنواعه الأربعة وما يغيّره الاعتماد فعلًا ولماذا تحتاج حركة النقل إلى متابعة يدوية.تحميل أرشيف من ملف مضغوطتحويل ملف مضغوط واحد إلى مئات المستندات، وأي أعمدة تصل إلى المستندات المُنشأة.
الإعداد
تبحث عن شيء آخر؟
إرفاق ملف بسجل عادي — فاتورة أو عميل — ليس من إدارة المستندات في شيء؛ فذلك حقل المرفق القياسي، ويُضبط في المرفقات والتخزين ولكل حقل في إعدادات الحقول والكيانات. وإن كنت تبحث عن طريقة لحذف السجلات القديمة بدل حفظها فذلك تنقية البيانات، وموضعها إقفال السنة والتحكم في الفترات — وهو أمر مختلف تمامًا رغم تشابه المفردات.