نظرة عامة على إدارة المستندات

معظم ما يخزنه نظام تخطيط الموارد بيانات أدخلتها بنفسك. لكن كل منشأة لديها أيضًا غرفة مليئة بالورق الذي لا يمكن التخلص منه — عقود عمل موقّعة، سجلات تجارية، صكوك ملكية، اتفاقيات عملاء، صور من الهويات الوطنية. ولا بد أن يعرف أحدهم في أي دولاب يوجد كل مستند، ومن استعار الأصل في مارس الماضي، ومتى يحين موعد تجديد الرخصة.

هذا هو الغرض من نظام إدارة المستندات. وأفضل وصف له أنه سجل للأوراق المادية يحمل معها صورًا ممسوحة ضوئيًا، وليس مكانًا لتخزين الملفات. فالنظام يتيح لك أصلًا إرفاق ملف بأي سجل؛ أما إدارة المستندات فوجدت للمستندات التي لها حياة مادية أيضًا — رفّ، وشخص مسئول عن عهدتها، وتاريخ استعارة.

تذكّر هذا التمييز وستفهم معظم قرارات التصميم في الشاشات التالية.

نصفان اثنان

تنقسم الشاشات السبع قسمين واضحين.

هيكل الحفظ يجيب عن سؤال أين توجد الأوراق. تبنيه مرة واحدة عند التطبيق ثم نادرًا ما تعود إليه:

• أرشيف (DMS Location) — مكان تخزين مادي: غرفة، أو خزنة، أو مجموعة دواليب. ويحمل كل أرشيف كشفًا بالمواقع التي بداخله.
• مجلد (DMS Folder) — شجرة الحفظ المنطقية: مستندات الشركة ← ملفات الموظفين ← عقود العمل.
• موضوع المستند (DMS Topic) — التصنيف الموضوعي: «عقد عمل»، «ترخيص»، «إثبات هوية».

السجلات اليومية تجيب عن سؤال ماذا لدينا ومن بحوزته:

• مستند أرشيفي (DMS Document) — المستند المحفوظ الواحد، وهو قلب هذا الجزء من النظام.
• حركة المستند (DMS Doc Movement) — السند الذي يسجّل خروج المستندات من الأرشيف أو عودتها أو نقلها.
• حركة المجلد (DMS Folder Movement) — الفكرة نفسها مطبَّقة على مجلد كامل دفعة واحدة.
• ملف مضغوط إلى مستندات أرشيفية — أداة تحميل بالجملة تحوّل ملفًا مضغوطًا واحدًا إلى مستندات كثيرة.

وتقع الشاشات السبع جميعًا تحت الأساسيات ← إدارة المستندات، وكلها محكومة برمز الترخيص نفسه basic-dms. فإذا اختفى قسم القائمة بالكامل فالترخيص أول ما ينبغي فحصه.

رحلة المستند داخل النظام

الدورة اليومية قصيرة. يُسجَّل المستند الجديد، ويُحفظ في مجلد، ويُعطى موضوعًا ورفًّا، ثم يُحفظ — فيستقر عندئذ في حالة مبدئي. وبعد ذلك لا تتغير حالته إلا بسندات حركة مرحَّلة: أخرجه فيصير بالخارج مؤقتا، وأعده فيعود إلى بالداخل.

الحالة وصف وليست قيدًا

حالة المستند يملؤها النظام ولا يمكن تعديلها يدويًا — لكنها في المقابل لا تمنع شيئًا. فالمستند الموسوم بأنه تم التخلص منه لا يزال قابلًا للتعديل والإخراج مرة أخرى والحذف. تعامل مع الحالة باعتبارها تقريرًا عمّا قالته آخر حركة، لا ضابطًا يمنع أحدًا من الخطأ.

ما لا يفعله هذا الجزء من النظام

يُستحسن معرفة ذلك قبل بناء إجراء عمل عليه، لأن كل بند مما يلي أمر منطقي أن تتوقعه ومع ذلك لا وجود له:

• لا تنبيهات انتهاء. يحمل المستند تاريخ تجديد وتاريخ انتهاء، ولا يقرأهما شيء. لا تنبيه ولا إشعار ولا فحص مجدول. فإن أردت تنبيهًا بقرب انتهاء رخصة، فابنِ ذلك بنفسك عبر مهمة مجدولة على قائمة مستندات مفلترة.
• لا بحث داخل الملفات. يمكنك البحث عن المستندات بالمجلد والموضوع والمالك والأرشيف والكود، لكن لا يمكنك البحث في محتوى الصور الممسوحة.
• لا صلاحيات على مستوى المجلد. لا يوجد تحكم في الوصول خاص بمجلد أو موضوع؛ إذ تعتمد إدارة المستندات على ملفات الحماية المعتادة، وأقرب شيء إلى صلاحية المجلد هو فلتر صفوف على ملف الحماية.
• لا نقل مادي فعلي. لهذه النقطة تحذير مستقل أدناه.
• لا تقارير. لا يصحب هذا الجزء أي تقرير أو نموذج طباعة أو لوحة معلومات. استخدم شاشات القوائم والتصدير المعتاد.

حركة النقل تسجّل نية لا نتيجة

نقل المستندات إلى رفّ آخر يكتب الوجهة على سند الحركة، ويسجّل الحركة في تاريخ المستند — لكنه لا يحدّث حقول الأرشيف والموقع الفرعي والموقع التفصيلي في المستند نفسه. انقل عقدًا من الرف A-01 إلى B-01 وسيظل المستند بعدها مسجَّلًا على A-01.

وإلى أن يُصلح ذلك، عامل حركة النقل بوصفها سجلًا لما فعله أحدهم فعليًا، وعدّل حقول موقع المستند بنفسك كي يبقى السجل مطابقًا للواقع. وينطبق التحذير نفسه على صفحة تاريخ الحركات، فهي تسجّل من أين جاء المستند لا إلى أين ذهب.

من أين تبدأ

إن كنت تُعِدّ إدارة المستندات لأول مرة، فابنِها بهذا الترتيب، إذ تعتمد كل خطوة على ما قبلها:

1. الأرشيفات أولًا. أنشئ الأرشيفات واذكر رفوفها وأدراجها، لأن المجلدات والمواضيع تشير إليها معًا. انظر الأرشيفات والمجلدات والمواضيع.
2. ثم شجرة المجلدات، من الأعلى إلى الأسفل، مع إزالة علامة يقبل عناصر عن كل مجلد يُراد له أن يحتوي مجلدات أخرى بدل المستندات.
3. ثم المواضيع، مربوطًا كل موضوع بالمجلد والأرشيف اللذين ينتمي إليهما.
4. ثم دفتر للحركات، إن كنت تنوي تتبّع الاستعارة أصلًا — فحركة المستند مستند، ويلزمها دفتر قبل أن يتمكن أحد من تسجيل أي شيء. انظر إخراج المستندات وإعادتها.
5. وأخيرًا المستندات نفسها، إما واحدًا واحدًا أو بالجملة من ملف مضغوط.

وبعد ذلك فقط يصبح من المفيد تفعيل الإعداد الذي يضيف صفحة مستندات أرشيفية إلى شاشات العملاء والموردين والموظفين، وهو ما تشرحه صفحة الإعدادات والتكامل.