المستندات والسجلات

كل شاشة في نظام نما تحفظ أحد أمرين: مستندًا — حدثًا له تاريخ مثل فاتورة أو سند — أو ملفًا رئيسيًا تشير إليه المستندات مثل عميل أو صنف. تشرح هذه الصفحات الآليات المشتركة بينهما: كيف ينتقل المستند من المسودة إلى الاعتماد ثم يعود، ومن أين يأخذ رقمه، وكيف تُكوَّد الملفات الرئيسية وتُجمَّع، وما يمكنك إرفاقه بالسجل، ولماذا يرفض النظام أحيانًا حفظ سجل أو حذفه.

كيف تتصرف السجلات

🔄حياة المستندالمسودة والاعتماد والموافقة والمراجعة والإلغاء — الحالات التي يمرّ بها كل مستند وما تسمح به كل حالة.🔢دفاتر المستنداتسلسلة الترقيم التي يأخذ منها كل مستند رقمه — البادئات والمتسلسلات والتصفير السنوي، والسلوك الذي يفرضه الدفتر على مستنداته.↩️مستند إلغاء مستندالطريقة الوحيدة للتراجع عن مستند مُرحَّل — ماذا يعكس، وما الذي يرفض الإلغاء، وكيف تعيد المستند مسودةً.♻️استعادة السجلات والبحث عنهاسلة المحذوفات — ما يصل إليها، ومطالعة السجل المحذوف واستعادته، وكيف تُفرَّغ — وكل السجلات: كل سجل موجود من كل الأنواع في قائمة واحدة.🗂️المجموعاتتوأم دفتر المستند في جانب الملفات الرئيسية — تُكوِّد العملاء والأصناف وغيرها، وتصنّفها في الشجرة المجاورة لكل قائمة.📎المرفقاتتخزين الملفات على السجل: حقول المرفقات في الرأس وفي سطور التفاصيل، والمسح الضوئي والتوقيع، وأين تُحفظ الملفات.

حين يرفض النظام

🚫لماذا يرفض النظام حفظ سجل أو حذفهكل رفض للحذف والتعديل بترتيب فحص النظام له، ومنه تعليم الاستخدام على الدفاتر والأطراف والإجراء المخفي الذي يرفعه.💬الرسائل وحالات الرفضالرسائل التي قد ترفعها أي شاشة — الصلاحيات والرخصة والفترات والموازنات — وأين يوجد جواب كل واحدة.

المستندات والملفات الاحتياطية

مستندات وملفات فارغة محفوظة للحاجة الخاصة التي يطلبها عميل بعينه.

🚪النماذج — باب الخروج الآمنستة عشر مستندًا فارغًا عن عمد تحوّلها إلى ما يحتاجه عميل واحد بعينه — ومتى تلجأ إلى فريق التطوير بدلًا من ذلك.🗄️الملفات الرئيسية الاحتياطيةالفكرة نفسها للملفات لا للمستندات — خمس ذمم احتياطية ترحّل لدفتر الأستاذ، وعائلة الملحوظات.