استعادة السجلات والبحث عنها

عاجلًا أو آجلًا سيتصل عميل ليقول إن فاتورة أو صنفًا أو مسار كيان كاملًا قد اختفى. وفي الغالب لم يختفِ شيء: أحدهم حذفه، ونظام «نما» احتفظ بنسخة منه. شاشتان تحت إدارة النظام ← أخري تجيبان عن السؤالين التاليين: «ما الذي حُذف، وهل يمكن استرجاعه؟» (سلة المحذوفات)، و*«هل هذا السجل موجود في أي مكان، وتحت أي نوع؟»* (كل السجلات).

سلة المحذوفات (Recycle Bin)

ما الذي يصل إليها

في كل مرة يُحذف فيها سجل، يحفظ النظام نسخة كاملة منه كما كان لحظة الحذف، ومعها من حذفه ومتى. وينطبق هذا على كل أنواع السجلات: المستندات، والملفات الرئيسية، وسجلات الإعداد مثل توجيهات المستندات ومسارات الكيانات وتعديلات الترجمة. والمسودة التي لم تُحفظ نهائيًا قط تُحفظ أيضًا.

شيئان لا يصلان إلى السلة أبدًا، لأنهما ليسا حذفًا:

• المستند الملغى. الإلغاء (عن طريق مستند إلغاء مستند) يُبقي المستند في مكانه بحالة ملغى، فيظل ظاهرًا في قائمته وفي كل السجلات.
• الحذف الذي أُرسل للموافقة ولم تتم الموافقة عليه بعد. السجل ما زال موجودًا حتى تكتمل الموافقة.

افتح إدارة النظام ← أخري ← سلة المحذوفات. كل صف هو سجل محذوف واحد:

العمود	ما يخبرك به
Author	المستخدم الذي حذف السجل (يظهر العنوان بالإنجليزية على الشاشة العربية أيضًا).
النوع	نوع السجل: فاتورة مبيعات، عميل، مسار كيان…
الكود	كود السجل لحظة حذفه.
رقم الإصدار	أيّ إصدار محفوظ من السجل كان الحذف.
التاريخ	وقت الحذف. والقائمة مرتبة بهذا العمود.

يمكنك الفلترة على الأعمدة الخمسة كلها. وإذا جمع مدير النظام أنواع السجلات في قائمة أنواع معلَّم عليها «تستعمل كموديول»، يظهر في الأعلى فلتر سريع باسم موديول، فيصبح «كل ما حُذف من المبيعات الأسبوع الماضي» على بعد نقرتين.

انظر قبل أن تستعيد

اختر صفًا ثم المزيد ← مطالعة السجل المحذوف. يُفتح السجل على شاشته كما كان لحظة حذفه بكل سطوره، لتتأكد أنه السجل المطلوب قبل استعادته.

الاستعادة

اختر صفًا أو أكثر ثم المزيد ← إستعادة السجلات المختارة. يعود كل سجل بكوده الأصلي ويُحفظ من جديد عبر الحفظ العادي، وهذا يعني:

1. كل فحص يجريه الحفظ العادي يُجرى مرة أخرى. فإن كانت الفترة قد أُغلقت منذ الحذف، أو أخذ سجل آخر الكود نفسه في الأثناء، تُرفض الاستعادة بالرسالة نفسها التي يُظهرها الحفظ العادي. عالج السبب ثم أعد الاستعادة.
2. تُعاد آثار السجل. الفاتورة المستعادة تُعالج من جديد، فتعود معها آثارها في الأستاذ العام والمخزون.
3. إن كان نوع السجل خاضعًا لموافقة، يدخل السجل المستعاد دورة الموافقة كأي حفظ جديد بدل أن يصبح نهائيًا فورًا.
4. عند استعادة سجل واحد تُفتح شاشته مباشرة، وعند استعادة عدة سجلات تُحدَّث القائمة فقط.

السجل المستعاد يخرج من السلة. وإن حُذف لاحقًا مرة أخرى عاد إليها في صف جديد.

«العميل حذفه بالخطأ منذ ساعة»

فلتر على الكود الذي يعطيك إياه، أو على النوع مع التاريخ إن لم يتذكر الكود. طالِعه ثم استعده. لا حاجة لإعادة إدخال أي شيء.

من يستطيع استخدامها

سلة المحذوفات قائمة عادية في قائمة إدارة النظام، فالأدوات المعتادة هي التي تحدد من يراها. لمنع دور معيّن منها، احظر القائمة recycleBin على النوع قائمة إعدادات في أمان القوائم لذلك الدور، أو أزل البند من قائمته؛ انظر من يرى أي قائمة.

كم تبقى السجلات، وتفريغ السلة

لا شيء في السلة تنتهي صلاحيته. كل سجل محذوف يبقى فيها قابلًا للاستعادة حتى تُفرَّغ السلة، ولا يوجد على الشاشة زر يحذف صفًا حذفًا نهائيًا. التفريغ عمل على قاعدة البيانات: سكربت أداة تنظيف سلة المحذوفات في عمليات قاعدة البيانات يقوم به عند تشغيله مع تفعيل خيار سلة المحذوفات. وهو يزيل كل السجلات المحذوفة دفعة واحدة، ومعها كل الإصدارات السابقة المحفوظة لتلك السجلات، وما يزيله لا يمكن استعادته. لا تشغّله إلا بعد نسخة احتياطية، وفقط حين يقبل العميل ألّا يعود أي شيء حُذف حتى الآن.

كل السجلات (All Records)

إدارة النظام ← أخري ← كل السجلات هي الصورة المقابلة: قائمة واحدة فيها كل سجل موجود حاليًا في النظام، من كل الأنواع، صف لكل سجل. هي نقطة البداية حين يكون معك كود أو اسم أو تاريخ ولا تعرف على أي شاشة يعيش السجل.

تغطي الأعمدة ما تشترك فيه كل السجلات: النوع والكود والاسم، والشركة والفرع والقطاع والإدارة ومجموعة التحليل، وحالة المستند (مسودة، محفوظ، ملغى…)، والتاريخ الفعلي، والدفتر والتوجيه والمجموعة، ومنشئ السجل، وتاريخ الإنشاء، وتاريخ اخر تحديث. وتضيف الفلاتر الكود الفعلي والكود الإنجليزي والوحدة، وهل السجل ملف رئيسي أم مستند. افتح أي صف لتنتقل إلى السجل على شاشته مباشرة.

إجراءان تحت المزيد يعملان على الصفوف المختارة أيًّا كانت أنواعها:

• إعادة حفظ السجلات المختارة تحفظ كل سجل مختار من جديد فتُبنى آثاره مرة أخرى. علّم التوقف مع أول خطأ ليتوقف عند أول سجل يفشل، أو اتركه فارغًا ليكمل ويعرض في النهاية قائمة بكل الأخطاء.
• ReReplicate Any يرسل كل سجل مختار إلى المواقع الأخرى من جديد، للمنشآت التي تستخدم الـ Replication. (اسم الإجراء يظهر بالإنجليزية على الشاشة العربية.)

السجل غير الموجود في كل السجلات لم يعد موجودًا. ابحث عنه في سلة المحذوفات.

رسائل قد تظهر لك

الرسالة	السبب	ما العمل
«من فضلك اختر السجلات أولا»	ضُغط إجراء تحت المزيد دون اختيار أي صف.	علّم الصفوف أولًا.
«تم الغاءالمستند {0} فبالتالي لا يمكن حذفه»	المستندات الملغاة لا تُحذف، لذلك لا تصل إلى السلة أبدًا.	لا شيء لاستعادته؛ المستند ما زال في مكانه بحالة ملغى.
You cannot delete {0} because it is awaiting approval.	يوجد طلب حذف لهذا السجل ينتظر الموافقة. لا توجد ترجمة عربية لهذه الرسالة، فتظهر بالإنجليزية على الشاشات العربية.	أنهِ الموافقة؛ لا يصل السجل إلى السلة إلا بعد اعتماد الحذف.

انظر أيضًا

• لماذا لا يُحفظ السجل أو لا يُحذف — الفحوص التي يجب أن يجتازها الحذف قبل أن يصل شيء إلى السلة
• مستند إلغاء مستند — الطريقة المعتمدة لإلغاء مستند محفوظ دون حذفه
• عمليات قاعدة البيانات — السكربت الذي يفرّغ السلة