إخراج المستندات وإعادتها

الورق يغادر الأرشيف. يستعير أحدهم أصل العقد لجلسة محكمة، ويأخذ المراجع ملف التراخيص أسبوعًا، ويُسلَّم صك نهائيًا عند بيع عقار. وسندات الحركة هي وسيلتك لتسجيل ذلك.

الحركة مستند لا ملف أساسي، فهي تتصرف كالفاتورة: تحتاج دفترًا، ولها تاريخ إصدار وتاريخ فعلي، ويمكن حفظها مسودة، وتسري أثرها عند الترحيل.

أنشئ دفترًا قبل أن تبدأ

لا يوجد دفتر لحركة المستند جاهزًا. وإلى أن ينشئ أحدهم دفتر مستندات نوعه «حركة المستند» لن يستطيع أحد تسجيل أي حركة. وهذا هو السبب المعتاد في ظهور الشاشة وكأنها معطّلة على تركيب جديد.

تسجيل حركة مستند

يصف رأس السند الحركة في مجملها:

الحقل	التسمية الإنجليزية	الغرض منه
الكود	Document Code	الدفتر ورقم السند.
تاريخ الإصدار / التاريخ الفعلي	Issue Date / Value Date	التاريخ الفعلي هو ما ينزل على سطور التاريخ، ويجب أن يقع في فترة مالية مفتوحة.
نوع الحركة	Movement Type	نوع الحركة، وهو ما يقود الشاشة كلها كما يلي.
مالك المستند	Document Owner	مقصور على عميل أو موظف. وملؤه يضيّق قائمة اختيار المستندات على أوراق ذلك المالك.
إتجاة أو مصدر الحركة	Movment Destenition Or Source	الجهة التي تذهب إليها الورقة أو تأتي منها: عميل أو موظف أو طرف ثالث.
الموظف المسئول	Responsible Employee	من أذن بالحركة أو نفّذها. يُنسخ على كل سطر في التاريخ.
مرفق	Attachment	مكان لإيصال التسليم الموقّع.

أنواع الحركة الأربعة

النوع	التسمية الإنجليزية	متى تستخدمه	الحالة الناتجة
دخول	DMS In	عودة الورقة إلى الأرشيف	بالداخل
خروج	DMS Out	مغادرة الورقة الأرشيف	حسب نوع الخروج أدناه
نقل	DMS Transfer	نقل الورقة إلى رفّ آخر	بالداخل
فقد	Lost	تعذّر العثور على المستند	انظر التحذير أدناه

واختيار خروج يفعّل مجموعة تفاصيل الخروج ويختار لك مسبقًا نوع خروج «مؤقت»:

نوع الخروج	التسمية الإنجليزية	معناه	الحالة الناتجة
مؤقت	Temporary	مستعار ومتوقَّع عودته في تاريخ الإعادة المتوقع	بالخارج مؤقتا
نهائي	Final	خرج نهائيًا	بالخارج بشكل نهائي
تخلص	Disposal	أُتلف أو مُزّق	تم التخلص منه
فقد	Lost	ضاع	انظر التحذير أدناه

أما اختيار نقل فيفعّل مجموعة تفاصيل النقل حيث تسمّي الأرشيف والموقع الفرعي والموقع التفصيلي المقصودة. والمجموعتان متنافيتان: فالتي لا تنطبق تظهر معطّلة كما في الصورة أعلاه.

لا تستخدم «فقد» — فهي تسجّل المستند موجودًا

كلٌّ من نوع الحركة «فقد» ونوع الخروج «فقد» معطوب. فحركة «فقد» تضع المستند في حالة بالداخل التي تعني أن الورقة في الأرشيف سليمة. وحركة «خروج» بنوع خروج «فقد» تترك الحالة كما كانت.

وإلى أن يُصلح ذلك، سجّل المستند المفقود بوصفه خروج ← نهائي واشرح ما جرى في حقل الملاحظات. فذلك على الأقل يترك حالة لا تدّعي أن الورقة على الرفّ.

إدراج المستندات

أضف سطرًا لكل مستند في جدول التفاصيل. وقائمة اختيار المستند واعية بما تفعل: ففي حركة الدخول لا تعرض إلا المستندات غير الموجودة بالداخل، وفي النقل لا تعرض إلا المستندات المبدئية أو التي بالداخل، وإن ملأت مالك المستند في الرأس فلن تعرض إلا أوراق تلك الجهة.

ولأي عدد يتجاوز حفنة سطور استخدم تجميع المستندات. يسألك عن مجلد ثم يجلب كل مستند محفوظ فيه — بما في ذلك ما حُفظ فيه بوصفه حافظة — مع ملء موضع كل سطر الحالي.

أجب دائمًا عن سؤال المجلد

المجلد اختياري، وتركه فارغًا يحمّل كل مستند في النظام إلى الجدول، وهو في أرشيف حقيقي آلاف السطور. كما أنه يتجاهل حالة المستند، فتُجلب المستندات التي بالخارج أصلًا مع غيرها.

ماذا يفعل الترحيل فعلًا

عند ترحيل حركة المستند يحدث أمران لكل سطر:

1. يُكتب سطر تاريخ على المستند يسجّل نوع الحركة والتاريخ الفعلي والموظف المسئول وموضع المستند في الأرشيف.
2. تُحدَّث حالة المستند بحسب الجداول أعلاه.

وهذا كل ما يحدث — والنقص هنا مهم:

حركة النقل لا تنقل المستند

الوجهة التي كتبتها في «تفاصيل النقل» تُخزَّن على السند فقط ولا مكان لها غير ذلك. فحقول الأرشيف والموقع الفرعي والموقع التفصيلي في المستند نفسه لا تُحدَّث، وسطر التاريخ يسجّل الموضع الذي انتقل المستند منه.

فبعد نقل ترخيص من الرف A-01 إلى B-01 يظل المستند مسجَّلًا على A-01، وكذلك تاريخه، ومن يبحث بالرفّ سيبحث في المكان الخطأ.

وإلى أن يُصلح ذلك، افتح كل مستند منقول وحدّث حقول موضعه يدويًا. ولنقل كبير يكون استيراد المواضع الجديدة أسرع من تعديلها واحدًا واحدًا.

لا يمكن تصحيح الحركات ولا التراجع عنها

تعديل حركة مرحَّلة لا يعيد كتابة سطور تاريخها ولا يعيد اشتقاق حالة المستند، وإلغاؤها يترك سطور التاريخ مكانها ويترك المستند عالقًا في الحالة التي أعطته إياها.

فاضبط الحركات من أول مرة. وإن رحّلت حركة خاطئة فالعلاج الوحيد حركة معاكسة تعوّضها — ويبقى سطر التاريخ الخاطئ على السجل بصفة دائمة.

حركة المجلد

وُجدت حركة المجلد لتوفّر عليك إدراج المستندات واحدًا واحدًا: تسمّي مجلدًا، ويُفترض أن يوسّعه النظام عند الترحيل إلى كل مستند تحته وينشئ حركة مستند عادية تقوم بالعمل الفعلي.

لا يمكن ترحيل حركة المجلد حاليًا

يتطلب السند دفترًا للحركة التي ينشئها، وهذا الحقل غير موجود على الشاشة. فلا سبيل إلى ملئه من الواجهة ولا من الاستيراد. يمكنك إكمال النموذج وحفظه مسودة، لكن الترحيل يفشل دائمًا برسالة «لا يمكن ترك دفتر الحركة المنشأ فارغا».

استخدم حركة المستند مع زر تجميع المستندات بدلًا منها — فهي تؤدي العمل نفسه بنقرة إضافية واحدة وتعمل فعلًا. بل إن «تجميع المستندات» يشمل الحفظ في الحوافظ، وهو ما لا تفعله حركة المجلد.

وإن كان لا بد لك من حركة المجلد، فإن معدّل شاشات يضيف حقل دفتر الحركة المنشأة إلى التخطيط سيفكّ حصار الشاشة. لكن يقبع خلفه عيبان آخران فاختبرها جيدًا قبل الاعتماد عليها: إدراج أكثر من مجلد في السند الواحد لا يلتقط مستندات المجلد الثاني على نحو موثوق، والمستندات المحفوظة في حافظة فقط تُتخطّى.

وللإفادة، فالإعداد المقصود هو توجيه لحركة المجلد تسمّي صفحة إعداداته الدفتر النظامي الذي يستقبل حركة المستند المنشأة. وهذا الإعداد في التوجيه يُقرأ صحيحًا؛ الحقل الذي يمنع الترحيل هو حقل الرأس.