الإعدادات والتكامل

لا تملك إدارة المستندات سوى ثلاثة إعدادات خاصة بها. أما كل ما عداها مما يشكّل سلوكها — أين تُخزَّن الملفات، وكيف يعمل المسح الضوئي، ومن يرى ماذا — فمشترك مع بقية النظام، وهذه الصفحة تدلّك على موضع كلٍّ منه.

الترخيص

شاشات إدارة المستندات السبع جميعًا محكومة برمز ترخيص واحد هو basic-dms. فإذا غاب قسم إدارة المستندات من قائمة الأساسيات، أو أبلغت الشاشات أن الكيان غير مرخَّص، فهذا هو السبب. وشاشة الملف المضغوط أحدث السبع، فقد يشمل ترخيص قديم جدًّا الشاشات الست الأخرى دونها.

إعدادات إدارة المستندات الثلاثة

تقع الثلاثة في الإعدادات العامة على صفحتين مختلفتين.

إضافة المستندات الارشيفية إلي

في صفحة شاشات الكيانات.

جدول بأنواع الكيانات. وكل نوع تدرجه يكتسب صفحة مستندات أرشيفية في شاشة تحريره تعرض المستندات الأرشيفية التي تخصّ ذلك السجل.

ويأتي الجدول مملوءًا سلفًا بـ الموظف والمورد والعميل والأصل الثابت والطرف الثالث — وهي بالضبط، وليس مصادفةً، الأنواع الخمسة التي يجوز أن يكون مالك المستند منها. فلا تضف نوعًا إلا إذا كان يملك مستندات فعلًا.

ينطبق على التخطيط الافتراضي وحده

تُضاف الصفحة الإضافية إلى التخطيط القياسي. أما الشاشة التي استُبدل بها تخطيط مسمّى مخصّص فلن تحصل عليها، وعليك إضافة القائمة إلى ذلك التخطيط بنفسك.

فلترة المجلدات حسب الأرشيف في المستندات الأرشيفية

في صفحة شاشات الكيانات ضمن مجموعة «إضافات الشاشات». ومعطّل افتراضيًا.

تُخفي قائمة اختيار المجلد في المستند دائمًا المجلدات التي لا تقبل عناصر. وبتفعيل هذا الخيار تُخفي إضافةً إلى ذلك المجلدات التي لا يطابق أرشيفها الافتراضي الأرشيف المختار في المستند.

وهو مفيد حين تحتفظ عدة فروع بأشجار مجلدات متوازية في أرشيفاتها الخاصة وتريد أن يرى كل موظف شجرة الأرشيف الذي يعمل فيه فقط. ومربك إن لم تكن مجلداتك تحمل أرشيفات افتراضية، إذ ستأتي القائمة فارغة.

إنشاء المستند الارشيفي في شاشة منبثقة

في صفحة المظهر ضمن مجموعة «النوافذ المنبثقة والمحررات». ومفعّل افتراضيًا.

يتحكم في إجراء إنشاء مستند ارشيفي المذكور أدناه: فعند التفعيل يُفتح المستند الجديد في نافذة منبثقة فوق السجل الذي انطلقت منه، وعند التعطيل ينتقل النظام إلى شاشة المستند كاملة فتفقد موضعك.

التخزين والمسح الضوئي والمعاينات

ملفات إدارة المستندات مرفقات عادية في النظام، فينطبق عليها كل ما في صفحة المرفقات والتخزين. وأهم الإعدادات لأرشيف:

الإعداد	لماذا يهمّ إدارة المستندات
تخزين المرفقات خارج قاعدة البيانات	يبقي الصور الممسوحة على نظام الملفات بدل قاعدة البيانات. ويُستحسن تفعيله قبل تحميل بالجملة، فأرشيف من الصور ينفخ قاعدة البيانات سريعًا.
مجلد تخزين المرفقات	حيث تستقر تلك الملفات. وجّه نسخك الاحتياطية إليه.
إنشاء نسخة مطالعة للمرفقات	ينشئ نسخ المعاينة التي تتيح قراءة صورة ممسوحة دون تنزيلها. ويحتاج إلى ملء إعدادات محول المستندات في الصفحة نفسها.
مراقبة المساحة الحرة	وجّهها إلى مجلد المرفقات، فالأرشيف يملأ القرص باطّراد وبلا ضجيج.
الماسح الضوئي وملف الإعدادات	مسار المسح المباشر إلى مرفق، وهو الطريق الطبيعي لإدخال الورق إلى إدارة المستندات.
السماح بتحميل المرفقات دون الحاجة الي التسجيل في نما	تفعيله يجعل تنزيل المرفقات متاحًا لكل من يملك الرابط. ففكّر جيدًا قبل تفعيله على أرشيف عقود وهويات.

أما امتدادات الملفات المسموح بها فليست إعدادًا عامًّا، بل تُضبط لكل حقل مرفق في إعدادات الحقول والكيانات، والافتراضي فيها السماح بكل شيء. وهناك أيضًا تعلّم حقل المرفق بأنه حقل ماسح ضوئي ليحصل على زر مسح خاص به.

الحماية

لا يوجد نظام صلاحيات خاص بإدارة المستندات — ولا تحكم في الوصول على مستوى المجلد أو الموضوع. فهي تعتمد على ملفات الحماية المعتادة، وهو كافٍ عادةً:

• الصلاحيات القياسية لكل شاشة: من يضيف ويعدّل ويحذف ويستعرض ويطبع المستندات الأرشيفية والحركات.
• صلاحيات الإجراءات — ومنها الأزرار المشروحة في هذه الصفحات مثل «نسخ إلى» وزرَّي الاستيراد بالجملة.
• حماية الحقول — كأن تُبقي حقول الموضع قابلة للتحرير وتجعل الصورة المرفقة للقراءة فقط.
• حماية الصفحات والقوائم — تكفي لإخفاء صفحة المستندات الأرشيفية عن الأدوار التي لا ينبغي أن تراها.
• فلاتر الصفوف — وهي أقرب شيء إلى صلاحية على مستوى المجلد؛ إذ يقصر فلتر على مسار مجلد المستند أو على الأرشيف ملفَّ حماية على فرع واحد من الشجرة.

وتذكّر أن حالة المستند لا تمنع شيئًا، فملف الحماية القادر على تعديل المستندات قادر على تعديل ما تم التخلص منه أيضًا.

الوصول إلى إدارة المستندات من شاشات أخرى

يظهر إجراءان في قائمة المزيد في أي سجل نوعه من أنواع الملاك المسموح بها:

• إنشاء مستند ارشيفي — ينشئ مستندًا أرشيفيًا جديدًا والسجل الحالي مضبوط مالكًا له، ويحترم إعداد النافذة المنبثقة أعلاه.
• أرشيف المستندات — يفتح قائمة المستندات التي تخصّ هذا السجل، مطابِقًا على مالك الرأس أو أي سطر في جدول الملاك المتعددين.

ويختفي الإجراءان عند غياب الترخيص. وإضافة نوع الكيان إلى إضافة المستندات الارشيفية إلي تمنحك القائمة نفسها صفحةً دائمة بدل إجراء في القائمة.

التكامل

لكل كيان في إدارة المستندات خدمة ويب قياسية، فيمكن إنشاء المستندات الأرشيفية وتعديلها وقراءتها من خارج النظام كأي سجل آخر. ولا توجد واجهة REST؛ فالتكامل عبر خدمات SOAP المعتادة.

والنقطة الجديرة بالمعرفة أن الملف يسافر مع السجل. فالصورة الممسوحة المرفقة بالمستند جزء من نداء الإنشاء أو التعديل نفسه، فتسجّل جولة واحدة مستندًا وترفع ملفه معًا. أما قراءة الملف فنداء منفصل يتوقف سلوكه على إعداد المصادقة المذكور أعلاه.

ولتحميل أرشيف قائم، فإن عمليتَي الجملة وراء أداة الملف المضغوط متاحتان خدمتين أيضًا: فرد ملف مضغوط مرفوع إلى سطور تجهيز، ثم تحويل تلك السطور إلى مستندات. وراجع الحدود المذكورة في تلك الصفحة قبل بناء أي شيء عليهما.