المرفقات والتخزين
أين تعيش الملفات المرفقة، وكيف تُراقَب مساحتها على القرص، والأداتان الخارجيتان اللتان يستعملهما النظام لمسح الورق وتحويل المستندات.
أرشفة المستندات الورقية
تحكم هذه الإعدادات تخزين كل مرفق في النظام بما فيه المستندات الأرشيفية. فإن كنت تحفظ أوراقاً مادية — عقوداً أو تراخيص أو صكوكاً — بمواقع رفوف وتاريخ استعارة، فذلك هو إدارة المستندات، وإعدادات الماسح الضوئي والمحوّل أدناه هي مدخلها.
تخزين المرفقات
تُخزَّن محتويات المرفق داخل قاعدة البيانات افتراضياً. وهذا بسيط ويجعل النسخ الاحتياطية مكتفية بذاتها، لكن بضع سنوات من الفواتير الممسوحة ستجعل قاعدة البيانات أكبر بكثير من بيانات العمل التي تحملها.
تخزين المرفقات خارج قاعدة البيانات value.info.externalizeAttachments — يخزّن محتوى المرفقات على القرص بدل قاعدة البيانات، فلا تحتفظ القاعدة إلا بالبيانات الوصفية ومؤشر إلى الملف.
التخزين الخارجي يغيّر خطة النسخ الاحتياطي
بمجرد أن تعيش الملفات على القرص، لم تعد النسخة الاحتياطية لقاعدة البيانات تحتويها. فيجب أخذ نسخة من المجلد أيضاً واستعادته مع القاعدة — فقاعدة تُستعاد بلا مجلد مرفقاتها ستُظهر كل مرفق مفقوداً.
مجلد تخزين المرفقات value.info.externalAttachmentsFolder (الافتراضي c:/nama/attachments على ويندوز و/var/nama/attachments على غيره) — المجلد الجذر لتلك الملفات.
Attachment Shared Folder Drive Letter / Attachment Shared Folder URL / Attachment Shared Folder User Name / Attachment Shared Folder User Password value.info.attachmentShareDriveLetter, value.info.attachmentShareURL, value.info.attachmentShareUser, value.info.attachmentSharePassword — حين يكون المجلد مشاركة شبكية لا قرصاً محلياً، فهذه الحقول تربطه. واملأ أياً منها يصر حرف المحرك والرابط مطلوبين؛ ويخبرك النظام أيها ناقص عند الحفظ.
السماح بتحميل المرفقات دون الحاجة الي التسجيل في نما value.info.allowDownloadAttachmentWithoutAuthentication — تعمل روابط المرفقات دون جلسة. ويحتاجه بعض العارضين والبوابات الخارجية، لكنه يعني أن كل من يملك الرابط يستطيع جلب الملف — فلا تفعّله إلا حين تعلم أن ذلك مقبول.
إنشاء جدول بيانات المرفقات value.info.createAttachmentInfoTable — يصون جدولاً منفصلاً يصف المرفقات ويعرضه في القوائم والشاشات، فتستطيع رفع تقارير عمّا هو مرفق وأين وكم يشغل من مساحة.
إنشاء نسخة مطالعة للمرفقات value.info.createAttachmentPreviewAndThumbnail — ينتج معاينة وصورة مصغّرة لكل ملف مرفوع. والمصغّرات تجعل تصفح قائمة المرفقات أيسر بكثير، مقابل بعض المعالجة عند الرفع وقليل من المساحة الإضافية.
عدم استعمال Google Docs لعرض مرفقات الأوفيس value.info.dontUseGoogleDocsForOfficeFilesPreview — لا يستطيع المتصفح وحده عرض ملفات وورد وإكسل وباوربوينت، فيعرضها النظام افتراضياً بتضمين عارض المستندات العام من Google موجَّهاً إلى عنوان الملف. وهذا يعمل، لكنه يسلّم العنوان إلى خدمة خارجية، ويشترط أن يكون الملف قابلاً للوصول من الإنترنت العامة — وهو ما لا يتحقق عادةً على خادم داخلي، فلا تُحمَّل المعاينة أصلاً. وبتفعيل هذا الخيار يكفّ النظام عن تضمين العارض: فتقول نافذة المعاينة إن الملف غير قابل للعرض وتطلب من المستخدم تنزيله. فعّله حيثما كان الخادم غير مرئي من الخارج، أو حيثما كان تسليم عناوين المستندات إلى طرف ثالث غير مقبول.
مراقبة المساحة الحرة
المجلدات التي يجب أن يقوم النظام بالتحقق من المساحة المتبقية فيها (CSV) value.info.foldersToCheckSpace — المجلدات التي يراقب النظام مساحتها الحرة. اذكر هنا مجلد المرفقات وكل موضع يوقف امتلاؤه العمل.
تحذير المستخدمين عندما تصل المساحة المتبقية لأقل من (GB) value.info.notifyWhenEmptySpaceReachesGB (الافتراضي 20) — دون هذا العدد من الجيجابايتات الحرة يرفع النظام رسالة حرجة. اضبطه عالياً بما يكفي ليجد أحدهم وقتاً للتصرف — فالقرص الذي يمتلئ تماماً يوقف المرفقات والتصدير وقاعدة البيانات نفسها في الغالب.
النسخ الاحتياطي لقاعدة البيانات
النسخة الاحتياطية التي لا يفحصها أحد نسخة غير موجودة. فخطة الصيانة التي توقفت بهدوء عن كتابة الملفات منذ ثلاثة أسابيع تبدو تماماً كخطة تعمل — حتى يأتي اليوم الذي تحتاج فيه إلى الاستعادة. لذلك يراقب النظام مجلد النسخ الاحتياطي نيابة عنك، ويرفع رسالة حرجة حين تغيب النسخة الحديثة.
مجلد النسخ الاحتياطي value.info.backupFolder — المجلد الذي تكتب فيه مهمة النسخ الاحتياطي لقاعدة بياناتك، كما يراه خادم التطبيق. يفحص النظام هذا المجلد وحتى مستويين من المجلدات الفرعية تحته، فتظل الخطة التي تكتب مجلداً لكل يوم أو لكل قاعدة بيانات مفهومة. ويبحث عن الملفات المنتهية بـ .bak أو .dbak، ويعدّ الملف حديثاً إذا حمل اسمه تاريخ اليوم أو الأمس بصيغة YYYYMMDD، أو إذا كان آخر تعديل عليه في أي وقت منذ بداية يوم أمس.
عدم التحقق من وجود نسخة احتياطية value.info.doNotCheckForBackupExistence — يعطّل الفحص كله. استعمله حين تُؤخذ النسخ الاحتياطية في موضع لا يراه النظام — لقطة على مستوى وحدة التخزين، أو خدمة قاعدة بيانات سحابية، أو وكيل ينقل الملفات مباشرة خارج الجهاز — فيتوقف الخادم عن الإبلاغ عن نسخة مفقودة لا سبيل له إلى إيجادها.
وتفعيله ليس تعديلاً عادياً. فالخيار يقع في مستوى أمان محمي، والحفظُ الذي يفعّله من جلسة عادية يُرفض بالرسالة «انت لا تمتلك صلاحية التعديل على الحقل {0} لأنه ينتمى لمستوى الأمان {1} برجاء التواصل مع الدعم الفنى» — ويحل في الموضعين value.info.doNotCheckForBackupExistence وL2Dangerous. ولا يفعّله إلا جلسة دعم من نما — وهذا هو المقصود: فإسكات إنذار النسخ الاحتياطي قرار لا بد أن يتحمله أحد. أما إعادة إطفائه فغير محجوبة.
النظام يفحص النسخة ولا يأخذها
تعبئة المجلد لا تجدول شيئاً. فنسخة قاعدة البيانات لا يزال يجب أن تنشئها خطة الصيانة في SQL Server أو الأداة التي تستعملها؛ وهذا الإعداد لا يفعل إلا أن يدل النظام على موضع النتيجة لينظر فيه.
يعمل الفحص عند بدء تشغيل الخادم ويتكرر كل ساعة، وقد يرفع إحدى ثلاث رسائل في قائمة الأخطاء الحرجة: المجلد لم يُملأ أصلاً، أو المجلد مملوء لكن الخادم لا يستطيع الوصول إليه، أو المجلد متاح لكنه لا يحوي شيئاً بتاريخ اليوم أو الأمس. وكل رسالة ترتبط مباشرة بحقل مجلد النسخ الاحتياطي، فالضغط عليها يفتح هذه الشاشة والحقل في بؤرة التركيز. وتجد علاج كل حالة مع بقية الأخطاء الحرجة في الأخطاء الحرجة عند الدخول.
وجّهه إلى مسار يصله حساب خدمة الخادم
يحلّ خادم التطبيق هذا المجلد لا متصفحك. فالمسار المحلي مثل D:/backup مباشر؛ والمشاركة الشبكية تصلح أيضاً، لكن يجب أن يملك حساب ويندوز الذي يعمل به Tomcat صلاحية الوصول إليها — فالمشاركة التي تفتح عندك في مستكشف الملفات تبقى بعيدة المنال إن كانت الخدمة تعمل بحساب محلي.
الماسح الضوئي
Scanner App value.info.scannerApp — أي تكامل مسح يستعمله إجراء «إرفاق من الماسح»: cScanTwain أو DynamicWebTWAIN.
Scanner Profile value.info.scannerProfile — إعدادات المسح الافتراضية: مستند أبيض وأسود أو مستند ملون أو تدرج رمادي أو إظهار واجهة الماسح ليختار المستخدم في كل مرة. والأبيض والأسود يبقي مسح المستندات صغير الحجم؛ ولا تستعمل الألوان إلا حيث يحمل اللون معلومة، كأصل مختوم أو موقّع.
زر مسح لحقل بعينه — أو مكان للتوقيع
تحدد هذه الإعدادات كيف يعمل المسح، لكنها لا تضع زر مسح في أي مكان. ولإضافة زر، علّم حقل المرفق كحقل مسح ضوئي في أعدادات الحقول و الشاشات — فيحصل الحقل على زره الخاص الذي يمسح مباشرة إليه بدل المرور بقائمة المرفقات العامة. والشاشة نفسها تحوّل حقل المرفق إلى لوحة توقيع، فيوقّع العميل على إذن التسليم على الشاشة بإصبعه أو بقلم، ويُحفظ الرسم كمرفق.
محول المستندات
يحوّل النظام ملفات أوفيس والصور إلى PDF للمعاينة والطباعة، مستعملاً أداتين خارجيتين.
مسار Image Magick value.info.docConverterSettings.imageMagicPath — مسار ملف ImageMagick التنفيذي على الخادم، ويُستعمل لتحويل الصور.
عنوان خادم OpenOffice / منفذ OpenOffice value.info.docConverterSettings.openOfficeServerAddress, ...openOfficeServerPort — عنوان ومنفذ خدمة التحويل LibreOffice أو OpenOffice التي تحوّل ملفات وورد وإكسل وأمثالها إلى PDF.
هذه مسارات على الخادم لا على جهاز المستخدم
يشير الإعدادان إلى برامج مثبّتة على خادم التطبيق لا على جهاز المستخدم. فإن توقفت معاينة المستندات بعد نقل الخادم، فهاتان أول قيمتين تفحصهما.
الإعدادات في هذه الصفحة
كل حقول هذه الصفحة باسمها الظاهر على الشاشة باللغتين، لتجد الإعداد بالاسم الذي تراه. ويشير العمود الأخير إلى القسم الذي يشرحه.
| الاسم العربي | الاسم الإنجليزي | معرّف الحقل | المعنى |
|---|---|---|---|
| تخزين المرفقات خارج قاعدة البيانات | Externalize Attachments | value.info.externalizeAttachments | تخزين المرفقات |
| مجلد تخزين المرفقات | External Attachments Folder | value.info.externalAttachmentsFolder | تخزين المرفقات |
| Attachment Shared Folder Drive Letter | Attachment Shared Folder Drive Letter | value.info.attachmentShareDriveLetter | تخزين المرفقات |
| Attachment Shared Folder URL | Attachment Shared Folder URL | value.info.attachmentShareURL | تخزين المرفقات |
| Attachment Shared Folder User Name | Attachment Shared Folder User Name | value.info.attachmentShareUser | تخزين المرفقات |
| Attachment Shared Folder User Password | Attachment Shared Folder User Password | value.info.attachmentSharePassword | تخزين المرفقات |
| السماح بتحميل المرفقات دون الحاجة الي التسجيل في نما | Allow Downloading Attachment Without Authentication | value.info.allowDownloadAttachmentWithoutAuthentication | تخزين المرفقات |
| إنشاء جدول بيانات المرفقات | Create Attachment Info Table | value.info.createAttachmentInfoTable | تخزين المرفقات |
| إنشاء نسخة مطالعة للمرفقات | Create Attachment Preview and Thumbnail | value.info.createAttachmentPreviewAndThumbnail | تخزين المرفقات |
| عدم استعمال Google Docs لعرض مرفقات الأوفيس | Do Not Use Google Docs To Preview Office Files | value.info.dontUseGoogleDocsForOfficeFilesPreview | تخزين المرفقات |
| المجلدات التي يجب أن يقوم النظام بالتحقق من المساحة المتبقية فيها (CSV) | Check The Following Folders for Empty Space (CSV) | value.info.foldersToCheckSpace | مراقبة المساحة الحرة |
| تحذير المستخدمين عندما تصل المساحة المتبقية لأقل من (GB) | Warn Users When Empty Space Is Less Than (GB) | value.info.notifyWhenEmptySpaceReachesGB | مراقبة المساحة الحرة |
| مجلد النسخ الاحتياطي | Backup Folder | value.info.backupFolder | النسخ الاحتياطي لقاعدة البيانات |
| عدم التحقق من وجود نسخة احتياطية | Do Not Check For Backup Existence | value.info.doNotCheckForBackupExistence | النسخ الاحتياطي لقاعدة البيانات |
| Scanner App | Scanner App | value.info.scannerApp | الماسح الضوئي |
| Scanner Profile | Scanner Profile | value.info.scannerProfile | الماسح الضوئي |
| مسار Image Magick | Image Magick Path | value.info.docConverterSettings.imageMagicPath | محول المستندات |
| عنوان خادم OpenOffice | OpenOffice Server Address | value.info.docConverterSettings.openOfficeServerAddress | محول المستندات |
| منفذ OpenOffice | Open Office Server Port | value.info.docConverterSettings.openOfficeServerPort | محول المستندات |