تصدير السجلات

كل شاشة قائمة في Nama تستطيع أن تسلّمك سجلاتها في ملف. وستلجأ إلى هذا كثيرًا: لإرسال قائمة عملاء إلى مراجع حسابات، أو لمراجعة ثلاثمئة سعر صنف في Excel حيث الفرز والفلترة أسهل، أو — وهو الأكثر شيوعًا — لإنتاج قالب تعدّله ثم ترفعه مرة أخرى.

يجدر أن تضع هذا الاستعمال الأخير في ذهنك منذ البداية. فالملف الذي تحصل عليه ليس تقريرًا، بل يحمل سطور علامات مخفية تخبر النظام بنوع الكيان الذي جاء منه وبأي عمود يغذّي أي حقل، حتى يمكن قراءة الملف نفسه مرة أخرى. وكل ما في هذه الصفحة تشكّل بحكم هذه الرحلة ذهابًا وإيابًا.

أوامر التصدير الأربعة

لا يوجد زر واحد اسمه «تصدير». الأمر الذي تختاره هو ما يقرر أي السجلات ينتهي بها المطاف في الملف، والأوامر الأربعة موزّعة على موضعين.

ثلاثة منها في قائمة المزيد في شاشة القائمة:

الأمر	بالإنجليزية	ما الذي يدخل الملف
تصدير السجلات المختارة	Export Selected	السطور التي أشّرت عليها فقط. وإن لم تؤشر على شيء يطلب منك النظام اختيار سطور أولًا.
تصدير الصفحة	Export Page	كل سطور الصفحة المعروضة أمامك الآن. التأشير لا أثر له هنا.
تصدير كل السجلات	Export All Records	كل سجلات هذا النوع، لا الصفحة المعروضة أمامك وحدها.

والرابع في قائمة المزيد داخل سجل مفتوح:

الأمر	بالإنجليزية	ما الذي يدخل الملف
تصدير السجل الحالى	Export Current	السجل المعروض على الشاشة فقط. ولا بد أن يكون محفوظًا — إذ يرفض الأمر العمل على سجل فيه تعديلات غير محفوظة.

ولا تظهر الأوامر الأربعة إلا للمستخدمين الذين يمنحهم ملف الصلاحيات حق التصدير على نوع الكيان. فإن لم يرَها زميل لك أصلًا فهذه الصلاحية أول ما تتحقق منه — راجع ملفات الصلاحيات.

خيارات التصدير

أيًّا كان الأمر الذي اخترته تُفتح النافذة نفسها. وعنوانها هو اسم الأمر الذي اخترته، ولهذا تقرأ عادةً «تصدير السجلات المختارة».

الخيار	بالإنجليزية	الافتراضي	ما الذي يفعله
الحقول المصدرة	Exported Fields	الحقول الظاهرة فقط	الحقول الظاهرة فقط تُصدِّر الحقول التي تظهر على شاشة تحرير الكيان بترتيب الشاشة. وتصدير كل الحقول يُصدِّر كل ما يحمله السجل — وهو أوسع بكثير، وغالبًا أكثر مما تريد النظر إليه.
أو قم بتحديد قائمة الحقول	Or specify the list	فارغ	قائمة معرفات حقول مفصولة بفواصل. إن ملأتها فهي التي تسود: تحصل على تلك الأعمدة بالضبط وبذلك الترتيب، ويُتجاهل الخيار السابق. ويقترح عليك الحقل معرفات الحقول أثناء الكتابة.
إضافة حقل المعرف	Include ID Field	غير مفعّل	يضيف معرّف السجل الداخلي كعمود. ولا تحتاجه إلا حين لا يكون للسجلات التي تنوي إعادة استيرادها كود موثوق تُطابَق به.
التفاصيل في ورقة منفصلة	Export Details In Seperate Sheets	مفعّل	حين يكون مفعّلًا يصير كل جدول تفاصيل ورقةً مستقلة مرتبطة بسطور الهيدر عبر الكود. وحين يُلغى تُكتب سطور التفاصيل أسفل كل سطر هيدر في ورقة واحدة. اتركه مفعّلًا — فالأوراق المنفصلة أسهل بكثير في القراءة والتعديل.
نوع التصدير	Exporting Type	EXCEL	EXCEL أو XML أو JSON.
تجاهل المرفقات	Ignore Attachments	غير مفعّل	حين يُفعّل تُتجاهل الملفات المرفقة تمامًا. وحين لا يُفعّل تحصل على تنزيل ثانٍ — ملف مرافق باسم ينتهي بـ -attachments.zip — وتحمل الخلايا أسماء الملفات التي تشير إليه.
إضافة حقل معرف السطور	Include Lines ID Filed	مفعّل	يُبقي أعمدة المعرّف التقني على سطور التفاصيل. وهي ما يتيح لإعادة الاستيراد أن تُحدِّث السطور الموجودة بدل أن تضيف نسخًا مكررة، فاتركه مفعّلًا كلما كان الملف سيعود.
قائمة تصدير / استيراد ملفات	Files Export / Import Menu	فارغ	ينفّذ التصدير عبر تعريف محفوظ بدلًا من الخيارات أعلاه. ولا تعرض القائمة المنسدلة إلا القوائم المبنية لنوع الكيان الذي أنت فيه. راجع قائمة تصدير / استيراد ملفات.
استعمال نسخة المسودة عند التصدير	Export Draft Version	غير مفعّل	يُصدِّر نسخة المسودة من كل سجل بدل النسخة المحفوظة. وهناك إعداد عام له الأثر نفسه؛ فإن كان مفعّلًا صُدِّرت المسودات سواء أشّرت هنا أم لا.

صيغتا XML وJSON للمسؤولين

صيغة Excel متاحة لكل من يملك صلاحية التصدير. أما اختيار XML أو JSON فيتطلب حساب مسؤول — إذ تحمل الصيغتان بنية السجل حرفيًا، والغرض منهما نقل البيانات بين الأنظمة لا تسليمها إلى زميل.

ماذا يحدث بعد الضغط على «موافق»

لا يجمّد التصدير شاشتك، بل يُسلَّم إلى مهمة تعمل في الخلفية، ويظهر سطر تقدُّم يبيّن السجل الذي بلغه — «جارٍ تصدير السجل 340 من 1200». وتستطيع متابعة عملك، كما تستطيع إلغاء تصدير طويل من نافذة التقدُّم نفسها.

وحين ينتهي يتحول سطر التقدُّم إلى رابط تنزيل يحمل اسم الملف. اضغطه لحفظ الملف. والرابط لمرة واحدة: ينزّل الملف مرة ثم ينتهي، فإن أغلقت النافذة قبل الضغط عليه فأعد التصدير.

واسم الملف يخبرك بما فيه:

• عدة سجلات ← SalesInvoice-ExportFile-20260801.1922.xlsx — نوع الكيان، ثم التاريخ والوقت بالدقيقة.
• سجل واحد ← SalesInvoice-SINV0000035-20260801.1922.xlsx — يُستعمل الكود بدلًا من ذلك.
• المرفقات، حين لا تتجاهلها ← الاسم نفسه مضافًا إليه -attachments.zip.

التصدير يعمل مرة أو مرتين في آنٍ واحد

هناك حدّ أقصى لعدد عمليات التصدير التي يشغّلها المستخدم الواحد في الوقت نفسه — اثنتان افتراضيًا. فإن بدأت ثالثة وما زالت اثنتان تعملان ظهرت لك الرسالة: «لقد تعديت العدد المسموح لتصدير السجلات في نفس الوقت، برجاء المحاولة لاحقا». انتظر انتهاء إحداها، أو اطلب من المسؤول رفع الحدّ، وهو قابل للضبط لكل مستخدم أو على مستوى النظام. أما عدد السجلات داخل عملية التصدير الواحدة فلا حدّ له.

ويستطيع المسؤولون كذلك تفعيل إعداد عام يكتب سطرًا في سجل حركات كل سجل كلما صُدِّر، حتى يكون لسؤال «من الذي أخرج هذه البيانات من النظام؟» جواب.

ملاحظة عمّا ستراه في الملف

افتح الملف وستبدو لك السطور الأولى غريبة — سطران يبدآن بـ //، ثم سطر يبدأ بـ :-record:، وبعدها فقط تأتي بياناتك. وستجد بعض الأعمدة مكررة: عمود customer يحمل كودًا، يليه عمود customer: الاسم يحمل الاسم.

لا شيء من ذلك حشو. فتلك السطور واللواحق هي بالضبط ما يتيح قراءة الملف مرة أخرى، وأعمدة الأسماء موجودة ليفهم الإنسان ورقةً مليئة بالأكواد. وتشرح صفحة تشريح ملف التصدير كلًّا منها.

صدِّر أولًا ثم استورد

حين تحتاج إلى إدخال بيانات جديدة في شاشة لم تستورد إليها من قبل، لا تبدأ من ورقة فارغة. صدِّر سجلًا واحدًا موجودًا — أو نفّذ تصدير الصفحة على شاشة خالية إن لم يكن فيها سجلات — واستعمل الملف العائد قالبًا لك. ستكون سطور العلامات وعناوين الأعمدة صحيحة سلفًا، ولن يبقى عليك إلا ملء السطور تحتها.