قائمة تصدير / استيراد ملفات

نافذة التصدير كافية لعملية عابرة. لكن بعض عمليات التصدير ليست عابرة — فالمجموعة نفسها من السجلات، بالأعمدة نفسها، تُسحب كل شهر للمحاسب نفسه. وإعادة اختيار تسعة خيارات وإعادة كتابة قائمة حقول في كل مرة هي بالضبط ما يقع فيه الخطأ.

وشاشة قائمة تصدير / استيراد ملفات تحوّل عملية التصدير إلى تعريف محفوظ باسم تشغّله بزر واحد. وتفعل الشيء نفسه للاستيراد. ولها حيلة ثالثة لا علاقة لها بالرحلة ذهابًا وإيابًا: إذ تستطيع بناء ورقة Excel مخصصة بعناوين أعمدة من عندك وأعمدة محسوبة وإجماليات — تقرير خفيف تصمّمه دون أن تفتح مصمّم التقارير.

وتجدها في الأساسيات ← الإعدادات ← قائمة تصدير / استيراد ملفات. وللشاشة ثلاث صفحات، وأيّها تستعمل يتوقف على أي الأعمال الثلاثة تؤدي.

الصفحة الأولى — التصدير

يكرر النصف العلوي خيارات نافذة التصدير — الحقول المصدرة وأو قم بتحديد قائمة الحقول وإضافة حقل المعرف وتجاهل المرفقات وإضافة حقل معرف السطور ونوع التصدير — حتى تحمل القائمة المحفوظة إجاباتها بنفسها فلا يضطر أحد إلى تذكّرها.

وهنا يظهر خياران لا تقدّمهما النافذة:

الخيار	بالإنجليزية	ما الذي يفعله
تنسيق الملف المُصدر	Export Formatted Json	يكتب ملف JSON منسّقًا مقروءًا بدل سطر واحد طويل. ولا يهمّ إلا مع JSON.
تصدير الحقول المرجعية التي لم تذكر مع التصدير	Export Inner Reference	يُصدِّر أيضًا السجلات الرئيسية التي تشير إليها سجلاتك وإن لم تخترها. صدِّر دفعة فواتير وهذا الخيار مفعّل فيأتي معها العملاء والأصناف التي تشير إليها — وهو ما تريده تحديدًا حين تنقل بيانات إلى تطبيق آخر لا تكون موجودة عنده بعد.

وجدول الملفات المصدرة أسفل ذلك هو موضع تحديد ما الذي تصدّره. وكل سطر فيه كتلة سجلات:

العمود	بالإنجليزية	الغرض
للنوع	For Type	نوع الكيان الذي يصدّره هذا السطر.
قائمة الأنواع	Entity List	قائمة أنواع، حين يُراد لسطر واحد أن يغطي عدة أنواع.
المعايير	Criteria	تعريف معايير محفوظ يضيّق نطاق السجلات. ولا يعرض المنتقي إلا المعايير المبنية للنوع الذي اخترته.
السجل	Record	سجل بعينه، حين تريد تصدير سجل واحد بالتحديد.

أضف عدة سطور فتنتج التشغيلة الواحدة ملفًا واحدًا يحويها جميعًا — العملاء والأصناف وقوائم الأسعار معًا. اضغط تصدير السجلات فتصل النتيجة كتنزيل في ملف مضغوط.

هكذا تنقل إعدادًا بين التطبيقات

قائمة فيها بضعة سطور — دفاتر المستندات، والتوجيهات، وتعريفات المعايير، وتخطيطات الشاشات — مع تفعيل تصدير الحقول المرجعية التي لم تذكر مع التصدير تعطيك حزمة «انقل هذا الإعداد إلى خادم العميل» قابلة للتكرار. شغّل القائمة نفسها بعد كل تعديل فيكون الملف محدّثًا دائمًا.

الصفحة الثانية — الاستيراد

الفكرة نفسها بالاتجاه المعاكس. والمربعات الثمانية هي بعينها التي في نافذة استيراد السجلات — إضافة وتحديث وتجاهل مراجع السجلات الغير موجودة والمتابعة عند حدوث خطأ وحذف المسافات الزائدة والحفظ كمسودة واستعمال محددات المستخدم اثناء الاستيراد وإضافة إلى السطور الحالية — بالقيم الافتراضية نفسها، محفوظةً مرة واحدة بدل اختيارها في كل مرة.

وجدول الملفات المستوردة يستقبل الملفات نفسها: لكل سطر الملف الحامل للبيانات، والمرفق المضغوط المرافق إن احتاجه. أرفق عدة ملفات بقائمة واحدة فيعالجها استيراد السجلات كلها في تشغيلة واحدة.

وهذا هو النصف الطبيعي المقابل لقائمة التصدير أعلاه: صدِّر إعدادًا من تطبيق، وافتحه كمرفق هنا في التطبيق الآخر، واضغط الزر.

الصفحة الثالثة — تقرير المستخدم

تفعل هذه الصفحة شيئًا مختلفًا عن الصفحتين الأخريين، ومن السهل ألا تنتبه له. اضبط نوع التصدير على تقرير فتكفّ القائمة عن إنتاج ملف تقرؤه الآلة وتبدأ بإنتاج ورقة صمّمتها أنت: أعمدتك بترتيبك بعناوينك، بما في ذلك أعمدة محسوبة وإجماليات في الأسفل.

ورقة التقرير طريق مسدود، عن قصد

فليس فيها سطور علامات ولا معرفات حقول ولا عمود أخطاء — إنها ورقة ليقرأها إنسان. ولا يمكن استيرادها مرة أخرى. فإن احتجت ملفًا يعود في رحلة ذهاب وإياب فاستعمل Excel أو XML أو JSON في الصفحة الأولى.

اضبط النوع المُصَدَّر على السجل الذي تعدّ عنه التقرير. وهذا الاختيار وحده يقود كل ما بعده في الصفحة: فمنتقيات الحقول أدناه لن تعرض إلا حقول ذلك النوع، ولا يمكن إعداد تقرير عن أكثر من نوع واحد في القائمة الواحدة.

تصميم الأعمدة

جدول قائمة الحقول هو سطح التصميم. والسطر الواحد فيه عمود واحد في المخرجات، وترتيب السطور هو ترتيب الأعمدة.

العمود	بالإنجليزية	الغرض
الحقل	On Field	الحقل المراد قراءته. وقد يشير إلى داخل جدول تفاصيل — راجع الملاحظة عن تعدد السطور أدناه.
نوع تصدير الحقل	Field Export Type	كيفية عرضه: قيمة الحقل (القيمة الخام)، أو الكود أو الاسم العربي أو الاسم الإنجليزي (لمرجع، فيُعرض كود الهدف أو اسمه العربي أو الإنجليزي)، أو Expression (يُحسب — انظر أدناه)، أو إجمالي السطور.
العنوان	Title	عنوان العمود. اتركه فارغًا فيُستعمل مسمّى الحقل نفسه على الشاشة باللغة الحالية.
Expression	Expression	الصيغة الحسابية، وتُستعمل حين يكون نوع تصدير الحقل هو Expression.
معادلة إكسل لإجمالى السطور	Lines Total Excel Function	يضع لهذا العمود معادلة Excel حقيقية في سطر عريض أسفل البيانات: المجموع أو المتوسط أو أكبر قيمة أو أقل قيمة أو عدم التطبيق.

وسطر الإجماليات معادلة Excel حقيقية تمتد على سطور البيانات، لا رقمًا مجمّدًا — افتح الورقة واحذف سطرًا فيتحدّث الإجمالي.

الأعمدة المحسوبة

ضبط نوع تصدير الحقل على Expression يتيح للعمود أن يحسب قيمته بدل أن يقرأ واحدة. وهناك مساعدتان متاحتان بالداخل:

• e.field("fieldId") — قيمة ذلك الحقل في السجل الجاري كتابته.
• e.total("fieldId") — مجموع ذلك الحقل عبر كل سطور تفاصيل السجل، حين يكون الحقل داخل جدول تفاصيل.

وما عدا ذلك حساب وشروط عادية، فيستطيع العمود أن يقول «صافي الراتب زائد مكافأة خمسمئة»:

e.field("netSalary") + 500

أو أن يطبّق قاعدة:

e.field("netSalary") > 5000 ? e.field("netSalary") : e.field("netSalary") * 1.5

الحقل الفارغ يُحتسب صفرًا

تعيد e.field() صفرًا لا لا شيء حين يكون الحقل فارغًا، فلا ينكسر الحساب في منتصفه. والوجه الآخر أن قيمة نصية مفقودة تعود هي أيضًا 0 — فإن رأيت عمودًا يعرض أصفارًا حيث توقعت أسماء فراجع معرّف الحقل.

وإن أردت لصيغة أن تغذّي سطر الإجماليات فتأكد أنها تعيد رقمًا. فالنتيجة التي تعود كنص تنزل في الخلية نصًا، ولن يجمعها Excel.

ومجموعة Expression Helper فوق الجدول موجودة لتوفير الكتابة فحسب. اختر حقلًا في Field ID، ثم اختر قيمة الحقل أو إجمالى الحقل في Expression Type، فيمتلئ Expression Field بالمقتطف المقابل e.field("…") أو e.total("…") جاهزًا لنسخه إلى سطر في الجدول. ولا يُصدَّر شيء من تلك المجموعة — فهي مسوّدة جانبية.

اختيار السجلات التي تظهر

إن شغّلت القائمة من شاشة قائمة وفيها سطور مؤشَّر عليها فستحصل على تلك السطور. وإن شغّلتها من زر تصدير السجلات في الصفحة نفسها فمجموعات الفلاتر الثلاث في الأسفل هي التي تحدد النطاق، وكل منها مدى «من / إلى» شامل للطرفين:

• فلتر المحددات — الشركة والفرع والقطاع والإدارة.
• فلتر السندات — التاريخ الفعلي ودفتر المستند وتوجيه المستند.
• فلتر الملفات — المجموعة.

إضافة شعار الشركة

أشِّر على تصدير لوجو الشركة فيُدرج شعار الشركة في الورقة. وتحدد حقول بداية/نهاية سطر الشعار وبداية/نهاية عامود الشعار الأربعة الخلايا التي يشغلها؛ ثم يبدأ جدول البيانات في السطر الذي يليه. واترك قيمتَي النهاية فارغتين فتُعطى للشعار ثلاثة سطور.

مثال عملي

لنقل إن الرواتب تريد ورقة شهرية: الموظف، والفترة، وقيمة صافية مطبَّقة عليها قاعدة — وإجمالي في الأسفل.

أنشئ قائمة بـ النوع المُصَدَّر = مستند رواتب، ونوع التصدير = تقرير، وثلاثة سطور في جدول قائمة الحقول:

الحقل	نوع تصدير الحقل	العنوان	Expression	معادلة إكسل لإجمالى السطور
employee.name1	قيمة الحقل	الاسم
hrPeriod.name1	قيمة الحقل	الفترة
	Expression	الصافي	e.field("netSalary") > 5000 ? e.field("netSalary") : e.field("netSalary") * 1.5	المجموع

اضغط تصدير السجلات فتحصل على ورقة من ثلاثة أعمدة — وتحت العمود الثالث معادلة SUM:

	الاسم	الفترة	الصافي
	موظف 002	2024 - يناير	705
	موظف 003	2024 - يناير	705
	موظف 004	2024 - يناير	1,530
			=SUM(…)

السجلات ذات سطور التفاصيل تنتج عدة سطور

إن أشار أحد أعمدتك إلى داخل جدول تفاصيل فسيتمدد كل سجل إلى عدد من السطور بعدد سطوره — فالمستند ذو خمسة سطور يصير خمسة سطور. وتُملأ أعمدة مستوى الهيدر في أول تلك السطور فقط وتُترك فارغة تحتها، وهو ما يُقرأ جيدًا في Excel لكنه يعني أنك لا تستطيع جمع عمود هيدر وتتوقع عدد السجلات.

تشغيل قائمة محفوظة من شاشة قائمة

لست مضطرًا إلى فتح هذه الشاشة لاستعمال قائمة. ففي نافذة التصدير المعتادة في أي شاشة قائمة أو تحرير يوجد حقل قائمة تصدير / استيراد ملفات: اختر واحدة منه فيُنفَّذ التصدير عبرها بأعمدتها وصيغتها بدلًا من خيارات النافذة. ولا تعرض القائمة المنسدلة إلا القوائم التي يطابق نوعها المُصَدَّر الشاشةَ التي أنت فيها، فلن ترى عادةً إلا واحدة أو اثنتين مما يناسب.

وهذا أيضًا هو الطريق الوحيد إلى صيغة تقرير — فقائمة الأنواع في النافذة نفسها تعرض Excel وXML وJSON، لا التقرير.

أين تعيش هذه التعريفات

قائمة تصدير / استيراد ملفات ملف رئيسي عادي: له كود وأسماء ومجموعة ومحددات، ويخضع للصلاحيات المعتادة. امنح المحاسب صلاحية الاطلاع على القائمة وصلاحية التصدير على نوع الكيان، فيستطيع تشغيل الاستخراج الشهري دون أن يكون قادرًا على تصميم قائمة جديدة.