تسوية أعمار الديون (Aging Allocation)

تقرير أعمار الديون يجيب عن سؤال واحد: كم عمر هذا الرصيد؟ وليجيب عنه يحتاج النظام أن يعرف أيّ مقبوض سدّد أيّ فاتورة — لا أن العميل عليه ٤٠٬٠٠٠ ودفع ٢٥٬٠٠٠ فحسب، بل أن الـ ٢٥٬٠٠٠ سدّدت فواتير يناير وأن الـ ١٥٬٠٠٠ الباقية من مارس. فكل مدين ودائن على حساب موسوم بـمتابعة أعمار الديون يُنتج بنداً مفتوحاً، والنظام يقضي وقته في ربط هذه البنود بعضها ببعض.

ومعظم هذا الربط يقع من تلقاء نفسه. فسند القبض المُدخل على عميل يُربط بأقدم فواتيره المفتوحة دون أن يفكر أحد في الأمر. لكن ليست كل حالة قابلة لأن تقررها آلة. فعميل يدفع ٥٠٬٠٠٠ مستديرة على ست فواتير ويتوقع أن تُحمَّل على الثلاث التي اتفق عليها مدير المبيعات. ودفعةٌ لمورد سُجّلت قبل تسجيل فاتورته، فلم يكن حينها ما يُربط به. وبعض التركيبات تُطفئ الربط الآلي كلياً — بإعداد عدم ربط أعمار الديون آليا (يدويا فقط) في تبويب المحاسبة والمالية من الإعدادات العامة — لأن الفريق المحاسبي يصرّ على أن يقرر كل تخصيص بنفسه.

فيبقى على جانبي الحساب بنود مفتوحة كان ينبغي أن يقاصّ بعضها بعضاً ولم يفعل. وشاشة تسوية أعمار الديون هي المكان الذي يجلس فيه إنسان ليزاوج بينها.

وتجدها في البنوك ← الملفات ← تسوية أعمار الديون. وهي رغم موضعها في القائمة مستند، له دفتر وكود وتوجيه وتاريخ فعلي كأي مستند، ولا يحتاج رخصة خاصة به.

الشاشة في ثلاث حركات

تُقرأ الشاشة من أعلى إلى أسفل بوصفها تسلسلاً: حدِّد من الذي تنظر في حسابه، ثم اضغط زراً لترى ما هو مفتوح، ثم أشِّر على ما ينتمي بعضه إلى بعض، ثم اضغط زراً ثانياً، ثم احفظ.

١. حدِّد صاحب الحساب الذي تفكّ اشتباكه

يحمل الرأس أربعة حقول تحصر العمل:

الحقل	ما يفعله
الذمة (Subsidiary)	الطرف الذي تريد بنوده المفتوحة — عميل أو مورد أو موظف أو مشروع أو مريض أو طالب. إلزامي، ولا يحدث شيء بدونه.
حساب (Account)	اختياري. يحصر العمل في حساب واحد. ولا يعرض المرجع إلا الحسابات التي لها فعلاً بنود مفتوحة على الذمة التي اخترتها، فالقائمة الفارغة هي نفسها جواب.
من تاريخ (From Date)	اختياري. يتجاهل ما هو أقدم.
إلى تاريخ (To Date)	اختياري. يتجاهل ما هو أحدث، وإن تركته فارغاً وضع النظام تاريخ اليوم مكانك عند التجميع.

٢. تجميع البيانات

زر تجميع البيانات (Collect Data) يذهب فيجد البنود المفتوحة ويملأ بهما الجدولين تحته:

• الحركات المدينة — كل مدين على ذلك الحساب ما يزال منه مبلغ قائم. وهي عند العميل فواتير البيع وإشعارات المدين.
• الحركات الدائنة — كل دائن ما يزال منه مبلغ قائم. وهي عند العميل سندات القبض وإشعارات الدائن.

ويصل الجدولان بالأقدم أولاً، ويحملان الأعمدة نفسها: اختيار، و**# المستند**، والتاريخ الفعلي، والمبلغ، والمدفوع سابقاً، والمدفوع بواسطة هذا المستند، والمتبقي. والتاريخ الفعلي والمدفوع سابقاً معروضان للعلم ولا يقبلان الكتابة فوقهما — فهما واقعتان عن المستند لا عن هذه التسوية. أما المتبقي فهو الباقي بعد ما سدّدته مستندات أخرى وبعد ما توشك أن تسدّده هنا.

وأمران في هذا البحث يستحقان أن يُعرفا. فهو محصور في الشركة التي تعمل فيها، ومحصور أكثر بالمحددات التي يتابع عليها التركيب أعمار الديون: فإن كانت الديون تُتابع على الفرع لم يُعرض مقبوضٌ في فرع مقابل فاتورة في فرع آخر. وهي القاعدة نفسها التي تحكم الربط الآلي، فالشاشة تعرض عليك بالضبط الأزواج التي كان النظام نفسه سينظر فيها. وضغط تجميع البيانات يبدأ العمل من جديد: يعيد ملء الجدولين ويمسح أي ربط كنت قد بنيته. وإن لم يكن في المدى شيء مفتوح ظهرت لك رسالة «No unmatched transactions found» (لا توجد حركات غير مرتبطة) وجدولان فارغان.

٣. أشِّر ثم اضغط ربط البيانات

هنا يأتي دور الإنسان. أشِّر على اختيار في السطور المدينة والدائنة التي ينتمي بعضها إلى بعض، ثم اضغط ربط البيانات (Link Data).

وقاعدة ما يجوز التأشير عليه ضيّقة عن قصد: تحتاج سطراً واحداً على الأقل من كل جانب، ولا يجوز أن يكون المؤشَّر عليه أكثر من سطر إلا في جانب واحد من الجانبين. فسند قبض واحد مقابل خمس فواتير مقبول، وخمسة سندات قبض مقابل فاتورة واحدة مقبول، وخمسة مقابل خمسة مرفوض — لأن الجواب يصير ملتبساً، والشاشة تفضّل أن تكون صريحاً. وحيث تحتاج المنشأة فعلاً إلى الحالة المتعددة من الجانبين، يحمل توجيه المستند خيار السماح بتحديد متعدد على كلا الجانبين، وتفعيله يرفع القيد.

ومتى صحّ اختيارك تولّت الشاشة المزاوجة بنفسها. فتأخذ الدائن بالأقدم أولاً، وتبدأ من المدين بأقلّها احتياجاً للإقفال. ولا تصنع في جولتها الأولى إلا الأزواج التي تُقفل مديناً بتمامه، فيذهب المال إلى ما يستطيع إغلاقه فعلاً بدل أن يتوزع رقيقاً على الجميع، ثم تأتي جولة ثانية تُنزل ما بقي سداداً جزئياً. وكل زوج تُنتجه يصير سطراً في جدول سطور الربط في الأسفل:

العمود	ما يحمله
المستند المدين	المستند الذي يُسدَّد
المستند الدائن	المستند الذي يسدّده
المبلغ المسدد	كم يخصّ هذا الزوج منه
المتبقي للمدين	ما يبقى مفتوحاً على المستند المدين بعد هذا الزوج
المتبقي للدائن	ما يبقى غير مُنزَّل من المستند الدائن بعد هذا الزوج

وجدول سطور الربط يبنيه الزرّ ولا يقبل الكتابة فيه. وحين ينتهي الزرّ يمسح تأشيراتك أيضاً ويحدّث المدفوع بواسطة هذا المستند والمتبقي في الجدولين فوقه، فتظهر لك الشاشة دائماً ما بقي دون تسوية. وهذا ما يجعلها صالحة لحساب متشابك: أشِّر على مجموعة واربطها، وانظر ما بقي، ثم أشِّر على المجموعة التالية واربطها كذلك. وتتراكم سطور الربط.

وثمّة قاعدة تفرضها الشاشة عند الحفظ لا عند الربط: في كل زوج يجب أن يكون أحد المستندين — واحد لا غير — سند قبض أو صرف أو إشعار دائن أو مدين. فمزاوجة فاتورتين إحداهما بالأخرى ليست تسوية، والشاشة تقول ذلك وتسمّي السطر.

ماذا يفعل الحفظ

التسوية ليست مستنداً محاسبياً — فهي لا تكتب قيداً ولا تحرّك مالاً. وإنما تسجّل القرار على المستند الذي يحمله: جدول الفواتير في المستند الواقع على الجانب الدائن من كل زوج.

وهو الجدول الذي تعرفه من سندات القبض والصرف — التبويب الذي يسمّي فيه سند القبض الفواتير التي يسددها، والذي يملؤه زرّ تجميع سندات الموجود على السند نفسه حين تعمل داخل سند واحد. وتسوية أعمار الديون تملأ الجدول نفسه من الخارج: فلكل زوج إما أن تضيف سطراً يسمّي المستند المدين، وإما أن ترفع المبلغ على السطر الموجود سلفاً. ثم يُعاد اعتماد السند، وبذلك تظهر التسوية الجديدة في تقارير أعمار الديون.

فالشاشتان بابان إلى غرفة واحدة. تجميع سندات هو الباب الذي تدخل منه والسند مفتوح أمامك والدفعة في يدك، وتسوية أعمار الديون هو الباب الذي تدخل منه حين تكون السندات قد صارت تاريخاً وناولك أحدهم كشف حساب لا يستقيم.

وتعديل تسوية محفوظة ينقل المبالغ لا يضاعفها: فالأزواج التي حذفتها تُرفع عن السندات، والتي أضفتها تُنزَّل، والتي تركتها تبقى مكانها. وإلغاء التسوية أو حذفها يرفع ذلك كله.

حسابات بعملة مختلفة

حيث يكون الدين متابَعاً على حساب عملته غير عملة السند، يُحوَّل المبلغ المسدد بسعر صرف السند نفسه قبل تسجيله. فالرقم الذي كتبته بعملة الدين، والرقم الذي يستقر على السند بعملة السند.

موضع هذه الشاشة من بقية النظام

• علم متابعة أعمار الديون على الحساب شرط لكل ما سبق. فالحساب الذي لا يحمله لا يُنتج بنوداً مفتوحة أصلاً، فلن يجد تجميع البيانات شيئاً — انظر الحسابات.
• الإعدادات التي تقرر مدى اجتهاد النظام في الربط من تلقاء نفسه، والمحددات التي تكوّن مفتاح الربط، في تبويب المحاسبة والمالية من الإعدادات العامة.
• التقارير التي تُظهر النتيجة — أعمار الديون، وتفاصيل مستنداتها، وحسب الفاتورة — في كشوف الحسابات وميزان المراجعة.
• وحين لا تكون المشكلة حفنة بنود غير مرتبطة بل حساباً كاملاً أو فترة كاملة تحتاج إعادة بناء، فذاك عمل أدوات إعادة معالجة دفتر الأستاذ وأعمار الديون الإدارية لا هذه الشاشة.