التسوية مع الذمم

يحتفظ العميل أو المورد دائمًا تقريبًا بسجلِّه الخاصّ لتعاملاتكما — ونادرًا ما يتطابق مع سجلّك إلى آخر قرش: فاتورةٌ لم يقيّدها، أو سدادٌ في الطريق، أو إشعارٌ سجّله طرفٌ دون الآخر. التسوية مع الذمة هي الطريقة المنهجية لوضع دفاترك لجهةٍ ما بجوار كشفها الخارجي، ومطابقة ما يتطابق، وإبراز الفروق. وهي التوأم الخاصّ بالعملاء والموردين لـالمطابقة البنكية، بالمسار نفسه.

الترخيص المطلوب

التسوية مع الذمة جزءٌ من ترخيص accounting الأساسي. وشاشتها تحت الحسابات > التسويات.

التسوية لا تُرحِّل بذاتها

لا يُنتِج مستندُ التسوية مع الذمة أيَّ أثرٍ محاسبي؛ فهو عملية مقارنةٍ وكشفِ فروقٍ فقط. وأيُّ فروقٍ حقيقيةٍ يُبرِزها تُصحَّح لاحقًا بالمستند المناسب (إشعار دائن/مدين، سند…). فـ«التسوية» مقارنةٌ لا قيد.

مسار الخطوات الثلاث

يمرّ المستند بـخطوة تسويةٍ على ثلاث مراحل — تمامًا كالمطابقة البنكية:

1. تجميع البيانات — تحدّد الحساب والذمة (العميل/المورد) ومدى تواريخ استيراد، فيجمع النظامُ حركاتك (حركات النظام) وكشفَ الجهة (حركات الذمة).
2. التسوية — تطابق حركات الذمة مع حركات نظامك، ضمن سماحية القيمة وسماحية فرق التاريخ المسموحتين، بقيادة تسلسل مطابقة البيان اختياريًا أو بالمطابقة من جانب الذمة. وما لا يتطابق يقع في شبكتَي حركات النظام المعلقة وحركات الذمة المعلقة، حيث تتّضح الفروق الحقيقية.
3. منتهي — يُغلق المستند متى اكتملت المطابقة.

ويرتبط كلُّ مستندٍ بـالتسوية السابقة للجهة نفسها، فيكمل من حيث انتهت السابقة ويُغلِق الفترة خلفه — فالفترة المسوّاة لا تُعاد تسويتها.

الأزرار التي تحرّك الخطوات الثلاث

شريط الأدوات هنا هو نفسه شريط التسوية البنكية، والقاعدة نفسها تسري: الزر الذي «لا يفعل شيئًا» يكاد يكون دائمًا مضغوطًا في الخطوة الخطأ.

في خطوة تجميع البيانات:

• تجميع البيانات (Collect Data) — الخطوة الأولى في زر. بعد ضبط الحساب والذمة ومدى تواريخ الاستيراد، يجلب دفاترك الخاصة بذلك الطرف إلى جدول حركات النظام، مكمِّلًا من حيث انتهت التسوية السابقة للطرف نفسه.
• إستيراد سطور الذمة (Import Subsidiary Lines) — يحمّل كشف الطرف من ملف. أرفق الملف وحدّد الذمة أولًا؛ فإن نقص أحدهما نبّهك الزر إليه. (وبجواره إستيراد ملف البنك ويعمل بالطريقة نفسها — فهو صياغة التسوية البنكية للاستيراد ذاته.)
• تحديث بيانات حركات النظام الخاصة بالمستند السابق (Update System lines of previous document) — يحدّث حركات النظام المرحّلة من التسوية السابقة، فتظهر بأرقامها الحالية الحركاتُ التي تغيّرت بعد إقفالها. في هذه الخطوة وحدها.

في خطوة التسوية:

• مطابقة آلية (Automatic Match) — يشغّل محرّك المطابقة على الجدولين، محترمًا سماحية القيمة وسماحية فرق التاريخ وتسلسل مطابقة الشرح، وعاملًا من الجهة التي يشير إليها خيار المطابقة من سطور الذمة. وهو ما يصفّي معظم السطور.
• مطابقة يدوية (Manual Match) — المحرّك نفسه مقصورًا على الاقترانات التي هيّأتها، لما عجزت عنه المطابقة الآلية.
• مطابقة (Macth) — يطبّق ما كتبته في جداول غير المطابق: املأ في السطر عمود مطابق مع (أو عكس لـ)، ثم اضغطه، فتُطابق تلك السطور وتخرج من قوائم غير المطابق. وعنوان الزر يظهر على الشاشة بهذه الصيغة تمامًا.
• إنشاء سند قيد (Create Journal Entry) — يسجّل السطر غير المطابق المختار كسند قيد يحمل حساب السطر وذمّته وتاريخه الفعلي ومبلغه، جاهزًا لتكمل الطرف الآخر وتحفظ. وتذكّر أن التسوية نفسها لا تُثبت شيئًا — القيد هو الذي يُثبت.

في أي وقت:

• حساب الإجماليات (Calculate Totals) — يعيد احتساب إجمالي النظام وإجمالي الذمة وإجماليَّي غير المطابق وإجمالي الفرق من الجداول بوضعها الحالي. اضغطه بعد كل جولة مطابقة لترى أين وصلت.

للدعم الفني

• «التسوية لم تغيّر رصيد الجهة» — صحيح؛ فهي لا تُرحِّل. سجِّل أيَّ فرقٍ حقيقي بالمستند المناسب (إشعار/سند) لاحقًا.
• «سطورٌ تتطابق بوضوحٍ لا تتطابق» — راجِع سماحية القيمة وسماحية فرق التاريخ وتسلسل مطابقة البيان.
• «لا أستطيع تعديل تسويةٍ قديمة» — لأنّها مرتبطةٌ بمستندٍ لاحقٍ يُقفِلها حفاظًا على تسلسل التسوية؛ وهذا متوقَّع.
• «أيُّ جانبٍ هو أيّ؟» — حركات النظام هي دفاترك؛ وحركات الذمة هي كشف الجهة الخارجي.