سندات القبض والصرف

كل نقود تدخل خزينتك أو بنكك أو تخرج منهما تمرّ عبر هذه العائلة من المستندات. وهي مصمّمة على هيئة سلسلة من ثلاث مراحل تفصل بين «من يطلب الصرف» و«من يأذن به» و«من ينفّذه فعلًا» — وهي بنية رقابية مهمّة في المنشآت التي تفصل الصلاحيات.

الترخيص المطلوب

سندات وأوامر وطلبات القبض والصرف ضمن ترخيص المحاسبة الأساسي accounting.

السلسلة: طلب ← أمر ← سند

• طلب قبض / طلب صرف (Accounting > Documents > Receipt Request) — مطالبة بتحصيل مبلغ أو دفعه. هو مستند تنظيمي لا يُحدِث أثرًا محاسبيًا؛ مجرّد توثيق للحاجة.
• أمر قبض / أمر صرف (Accounting > Documents > Receipt Order) — الإذن بتنفيذ القبض أو الصرف. يحمل حالة الأمر التي تتتبّع تقدّمه حتى يتحوّل إلى سند.
• سند قبض / سند صرف (Accounting > Documents > Receipt Voucher) — هو لحظة الحقيقة: تحرّك النقد فعلًا، وهنا يُسجَّل الأثر المحاسبي في دفتر الأستاذ.

ليست كل منشأة بحاجة للسلسلة كاملةً؛ كثيرون يبدأون مباشرةً من السند. لكن من يحتاج فصل «الطلب» عن «الاعتماد» عن «الصرف» يجد البنية جاهزة.

تشريح سند القبض

في الرأس تحدّد توجيه المستند وتاريخ التحرير والتاريخ الفعلي (الذي يحدّد الفترة)، والمحصِّل ودفتر الايصالات ورقم الايصال، وبناءا على إن كان السند مولَّدًا من مستند سابق.

في كتلة مدين تحدّد الطرف الذي يخصّه المبلغ: الذمة (نوع الطرف وقيمته: عميل/مورّد/موظف...) والحساب والمبلغ والعملة. والسند منظَّم في تبويبات:

• التفاصيل — أسطر إضافية لتوزيع المبلغ على أكثر من حساب/ذمة.
• الفواتير — مطابقة المبلغ المقبوض على فواتير محدّدة لإقفالها أو تخفيض رصيدها.
• أوراق تجارية — ربط القبض بشيك/ورقة مالية (انظر الشيكات والأوراق المالية).
• الدفعات — أسطر طرق الدفع (نقد، تحويل، بطاقة...).

كما يوفّر السند أقساطًا وتوزيع تكلفة على مراكز التكلفة.

الأثر المحاسبي

سند القبض يجعل جانب النقدية/البنك مدينًا (دخل المال) ويجعل حساب الطرف دائنًا (انخفض ما له علينا أو زاد ما لنا عليه بحسب الحالة). سند الصرف يعكس ذلك تمامًا. مصدر كل حساب من هذه الحسابات — وكذلك جانبا الضريبة وحساب الرسوم — يأتي من توجيه المستند؛ التفاصيل في مرجع توجيهات المستندات.

الطلبات المجمّعة

حين تتراكم طلبات قبض/صرف كثيرة تخصّ نفس الجهة وتريد تنفيذها دفعةً واحدة، يجمعها طلب القبض المجمّع / طلب الصرف المجمّع (Accounting > Documents > Consolidate Receipt Voucher Request): يضمّ عدّة طلبات في مستند واحد يُولِّد منه سندًا جامعًا، بدل إصدار سند لكل طلب على حدة.

الإجراءات في هذه الشاشة

لكل مرحلة من مراحل السلسلة أزرارها، ومعرفتها هي الفرق بين كتابة السند سطرًا سطرًا وبين ترك الشاشة تملأ نفسها.

في السند (والأمر):

• تجميع سندات (Collect Vouchers) — حصان العمل هنا. يسألك عن من تاريخ وإلى تاريخ ونوع المستند المطلوب (فاتورة مبيعات، مردود مبيعات، فاتورة مشتريات، مردود مشتريات، إشعار دائن، إشعار مدين، فواتير ومردودات مراكز الخدمة، أو سند قيد) وهل يتجاهل المبلغ في الرأس؛ ثم يملأ تبويب الفواتير بمستندات الطرف المفتوحة في المدى المحدد، ويوزّع مبلغ السند عليها بدءًا من الأقدم. اترك خيار تجاهل المبلغ في الرأس مغلقًا فيتوقف عند استنفاد مبلغ الرأس، أو فعّله فيجلب كل ما يجده.
• جلب حسابات السطور من الذمم حسب التوجيه مع اختيار التوجيه (Copy Lines Accounts From Subsidiaries With Term Config) — يملأ الحساب في كل سطر تفاصيل انطلاقًا من ذمة السطر، وفق حقيبة الحسابات ونوع الحساب المضبوطَين في توجيه السند. استعمله بعد إدخال دفعة من السطور كُتبت فيها الأطراف فقط، بدلًا من اختيار كل حساب يدويًا.
• إنشاء سطور اوارق تجارية للاقساط (Create FP Lines From Installments) — يحوّل سطور الأقساط المختارة إلى سطور أوراق تجارية، سطرًا لكل قسط يحمل قيمته وتاريخ استحقاقه جاهزًا لبيانات الشيك. هو الجسر بين «هذه هي الأقساط التي تُسدَّد» و«هذه هي الشيكات التي تسدّدها».
• عرض الفواتير المرتبطة بسند الدفع أو الصرف (Invoices System Entry Related To Payment/Receipt Documents) — يفتح الفواتير التي طُوبق السند عليها. أسرع إجابة عن سؤال «أي فاتورة سدّدها هذا السند فعلًا؟».

في الطلب:

• قبول (Accept) ورفض (Reject) — يضبطان حالة الطلب، وبهما يُعتمد الطلب أو يُرفض قبل أن يحرّر أحدٌ سندًا عليه.
• إنشاء سند قبض / إنشاء سند صرف (Generate Receipt/Payment Voucher) — ينشئ السند من رأس الطلب: سند واحد بكامل المبلغ المطلوب.
• إنشاء سند قبض للسطور / إنشاء سند صرف للسطور (Generate … For Lines) — الأمر نفسه، لكن السند يخرج حاملًا سطرًا لكل سطر في الطلب، فيبقى التفصيل محفوظًا بعد التحويل.

في الطلب المجمّع:

• تجميع (Consolidate) — يجمع الطلبات المفردة في جدول التفاصيل. تعطيه من تاريخ وإلى تاريخ (وكلاهما مطلوب) ويمكنك تضييق النطاق بمدى المُحرِّر ومدى الطرف المصدر ومدى الطرف المستهدف ونوع الغرض؛ فتدخل الطلبات المطابقة كسطور.
• إنشاء سند صرف / إنشاء سند قبض وصيغتاهما للسطور — تُخرج السند المجمّع الواحد من السطور المجمّعة. وصيغة للسطور لا تسمح عمدًا بأكثر من سند واحد للطلب المجمّع؛ فإن وُجد سند سابق عليه أخبرتك بذلك بدل إصدار سند ثانٍ.

التقارير والنماذج

• كشوف سندات القبض والصرف والطلبات والقيود (SYSR-ACC015 إلى ACC019 وACC046–ACC047) موضّحة في كشوف الحسابات وميزان المراجعة.
• النماذج المطبوعة: سند القبض SYSF-ACC002، سند الصرف SYSF-ACC003، أمر القبض SYSF-ACC010، أمر الصرف SYSF-ACC022، طلب القبض SYSF-ACC014، طلب الصرف SYSF-ACC021، طلب الصرف المجمّع SYSF-ACC017.

للدعم الفني

• «الطلب/الأمر لا يظهر له أثر في الحسابات» — هذا متوقّع؛ الطلب لا يُرحَّل، والأثر المحاسبي يُسجَّل عند السند.
• «المبلغ المقبوض لم يُقفِل الفاتورة» — تحقّق من تبويب الفواتير وأن السطر مطابَق على الفاتورة الصحيحة.
• «حساب النقدية/الطرف الخطأ في القيد» — مصدر الحسابات هو توجيه المستند؛ راجِع توجيه سند القبض/الصرف في مرجع توجيهات المستندات.
• «حقول الضريبة/الرسوم لا تظهر» — مفاتيحها في كتالوج إعدادات الحسابات.
• آلية تحوّل السند إلى أثر وإعادة معالجة سند متعثّر في كيف تُعالَج المستندات إلى أثر محاسبي.