سندات القبض والصرف

كل نقود تدخل خزينتك أو بنكك أو تخرج منهما تمرّ عبر هذه العائلة من المستندات. وهي مصمّمة على هيئة سلسلة من ثلاث مراحل تفصل بين «من يطلب الصرف» و«من يأذن به» و«من ينفّذه فعلًا» — وهي بنية رقابية مهمّة في المنشآت التي تفصل الصلاحيات.

الترخيص المطلوب

سندات وأوامر وطلبات القبض والصرف ضمن ترخيص المحاسبة الأساسي accounting.

السلسلة: طلب ← أمر ← سند

• طلب قبض / طلب صرف (Accounting > Documents > Receipt Request) — مطالبة بتحصيل مبلغ أو دفعه. هو مستند تنظيمي لا يُحدِث أثرًا محاسبيًا؛ مجرّد توثيق للحاجة.
• أمر قبض / أمر صرف (Accounting > Documents > Receipt Order) — الإذن بتنفيذ القبض أو الصرف. يحمل حالة الأمر التي تتتبّع تقدّمه حتى يتحوّل إلى سند.
• سند قبض / سند صرف (Accounting > Documents > Receipt Voucher) — هو لحظة الحقيقة: تحرّك النقد فعلًا، وهنا يُسجَّل الأثر المحاسبي في دفتر الأستاذ.

ليست كل منشأة بحاجة للسلسلة كاملةً؛ كثيرون يبدأون مباشرةً من السند. لكن من يحتاج فصل «الطلب» عن «الاعتماد» عن «الصرف» يجد البنية جاهزة.

تشريح سند القبض

في الرأس تحدّد توجيه المستند وتاريخ التحرير والتاريخ الفعلي (الذي يحدّد الفترة)، والمحصِّل ودفتر الايصالات ورقم الايصال، وبناءا على إن كان السند مولَّدًا من مستند سابق.

في كتلة مدين تحدّد الطرف الذي يخصّه المبلغ: الذمة (نوع الطرف وقيمته: عميل/مورّد/موظف...) والحساب والمبلغ والعملة. والسند منظَّم في تبويبات:

• التفاصيل — أسطر إضافية لتوزيع المبلغ على أكثر من حساب/ذمة.
• الفواتير — مطابقة المبلغ المقبوض على فواتير محدّدة لإقفالها أو تخفيض رصيدها.
• أوراق تجارية — ربط القبض بشيك/ورقة مالية (انظر الشيكات والأوراق المالية).
• الدفعات — أسطر طرق الدفع (نقد، تحويل، بطاقة...).

كما يوفّر السند أقساطًا وتوزيع تكلفة على مراكز التكلفة.

الأثر المحاسبي

سند القبض يجعل جانب النقدية/البنك مدينًا (دخل المال) ويجعل حساب الطرف دائنًا (انخفض ما له علينا أو زاد ما لنا عليه بحسب الحالة). سند الصرف يعكس ذلك تمامًا. مصدر كل حساب من هذه الحسابات — وكذلك جانبا الضريبة وحساب الرسوم — يأتي من توجيه المستند؛ التفاصيل في مرجع توجيهات المستندات.

الطلبات المجمّعة

حين تتراكم طلبات قبض/صرف كثيرة تخصّ نفس الجهة وتريد تنفيذها دفعةً واحدة، يجمعها طلب القبض المجمّع / طلب الصرف المجمّع (Accounting > Documents > Consolidate Receipt Voucher Request): يضمّ عدّة طلبات في مستند واحد يُولِّد منه سندًا جامعًا، بدل إصدار سند لكل طلب على حدة.

التقارير والنماذج

• كشوف سندات القبض والصرف والطلبات والقيود (SYSR-ACC015 إلى ACC019 وACC046–ACC047) موضّحة في كشوف الحسابات وميزان المراجعة.
• النماذج المطبوعة: سند القبض SYSF-ACC002، سند الصرف SYSF-ACC003، أمر القبض SYSF-ACC010، أمر الصرف SYSF-ACC022، طلب القبض SYSF-ACC014، طلب الصرف SYSF-ACC021، طلب الصرف المجمّع SYSF-ACC017.

للدعم الفني

• «الطلب/الأمر لا يظهر له أثر في الحسابات» — هذا متوقّع؛ الطلب لا يُرحَّل، والأثر المحاسبي يُسجَّل عند السند.
• «المبلغ المقبوض لم يُقفِل الفاتورة» — تحقّق من تبويب الفواتير وأن السطر مطابَق على الفاتورة الصحيحة.
• «حساب النقدية/الطرف الخطأ في القيد» — مصدر الحسابات هو توجيه المستند؛ راجِع توجيه سند القبض/الصرف في مرجع توجيهات المستندات.
• «حقول الضريبة/الرسوم لا تظهر» — مفاتيحها في كتالوج إعدادات الحسابات.
• آلية تحوّل السند إلى أثر وإعادة معالجة سند متعثّر في كيف تُعالَج المستندات إلى أثر محاسبي.