الإقفال السنوي والتحكم في الفترات
في نهاية كل سنة مالية تأتي لحظة الإقفال: ترحيل أرباح/خسائر السنة إلى حقوق الملكية، وإقفال حسابات النتيجة استعدادًا لسنة جديدة. وعلى مدار السنة تحتاج أدوات للتحكّم فيمن يُسجِّل وأين ومتى. هذه الصفحة تجمع هذه الأدوات: القيد الختامي، والتحكم في حالة السنة والفترات، ومنع الحركات المحاسبية، وسند مراجعة الحسابات، وتفريغ الحركات.
الترخيص المطلوب
هذه الأدوات ضمن ترخيص المحاسبة الأساسي accounting.
القيد الختامي
القيد الختامي (Accounting > Documents > Closing Entry) هو المستند الذي يُغلق السنة. فكرته: يقرأ أرصدة حسابات قائمة الدخل (الإيرادات والمصروفات)، ويُولِّد سند قيد موازنًا ينقل صافي الربح أو الخسارة إلى حساب المكسب - الخسارة الذي تحدّده، فتُصفَّر حسابات النتيجة وتبقى الميزانية وحدها مرحَّلة للسنة التالية.
أهم حقوله:
- حساب المكسب - الخسارة — الحساب الذي يستقبل صافي نتيجة العام (إلزامي).
- توجيه سندات القيد ودفتر سندات القيد — التوجيه والدفتر اللذان يُسجَّل بهما القيد المُولَّد.
- اقصي عدد من السطور عند إنشاء مستندات — يقسّم القيد المُولَّد إلى عدّة مستندات إن تجاوز هذا الحدّ (مفيد للحسابات الكثيرة).
- إغلاق جميع الفترات للسنة المالية — يُغلق كل فترات السنة تلقائيًا بعد الإقفال.
- زر التأكد من صحة البيانات قبل الإغلاق — يفحص جاهزية البيانات قبل تنفيذ الإقفال.
قبل الإقفال
- يجب أن تكون الفترة التي يقع فيها القيد الختامي من نوع تسويات أو اغلاق (انظر المفاهيم الأساسية والإعداد).
- يحجب النظام الإقفال إن كانت هناك حركات لم تكتمل معالجتها (وهو سلوك يضبطه أحد خيارات الوحدة)؛ عالِج الحركات المتعثّرة أولًا كما في كيف تُعالَج المستندات إلى أثر محاسبي.
التحكم في حالة السنة والفترات
فتح الفترات وإغلاقها بالجملة يتمّ من شاشة السنة المالية عبر أزرار فتح الفترات وغلق الفترات وإنشاء السنة المالية التالية (موضّحة في المفاهيم الأساسية والإعداد). الفترة المغلقة ترفض أي حركة جديدة بتاريخها، وهي خط الدفاع الأول في ضبط الإقفال الدوري: تُغلق الشهر بعد اعتماد أرقامه فيتجمّد ماضيه.
منع الحركات المحاسبية
أحيانًا تحتاج قفلًا أدقّ من إغلاق فترة كاملة: منع الحركة على حساب بعينه، أو على ذمة طرف محدّد، أو ضمن نطاق تواريخ. هذا دور منع الحركات على حسابات أو ذمم (Accounting > Master Files > Prevent Transactions On Accounts Or Subsidiaries).
في أسطر المستند تحدّد لكل قيد: الحساب، والذمة (اختياريًا)، ومن تاريخ وإلى تاريخ. أي محاولة تسجيل تقع ضمن هذه القيود تُرفض. وعلم غير نشط يتيح تعطيل القاعدة مؤقتًا دون حذفها.
سند مراجعة الحسابات
سند مراجعة الحسابات (Accounting > Documents > Ledger Revise Document) أداة للمراجعة الداخلية: يحدّد فيه المراجع والمحاسب ونطاق التواريخ (من/إلى)، ويسجّل في أسطره ملاحظات المراجعة على الحركات في تلك الفترة. هو سجلّ رقابي لا يُحدِث أثرًا محاسبيًا، بل يوثّق أن الحسابات روجعت ومن راجعها.
تفريغ الحركات (Purge)
مع تراكم سنوات من الحركات قد تحتاج إلى تفريغ/أرشفة القديم منها لتخفيف قاعدة البيانات. مستند Purge Journal (Administration > Purge Documents > Purge Journal) يتولّى ذلك. وهو عملية إدارية حسّاسة تُنفَّذ على فترات من نوع فترة Purge، ويُفضَّل تنفيذها بإشراف فنّي وبعد أخذ نسخة احتياطية.
النماذج المطبوعة
- القيد الختامي:
SYSF-ACC020. - سند مراجعة الحسابات:
SYSF-ACC016. - منع الحركات المحاسبية:
SYSF-ACC018.
للدعم الفني
- «الإقفال لا يكتمل / يرفض التنفيذ» — استخدم زر التأكد من صحة البيانات قبل الإغلاق؛ غالبًا السبب حركات لم تُعالَج بعدُ، أو فترة القيد ليست من نوع تسويات/اغلاق.
- «حركة مرفوضة رغم أن الفترة مفتوحة» — تحقّق من وجود مستند منع حركات محاسبية نشط يغطّي الحساب/الذمة/التاريخ.
- «أريد إيقاف منع مؤقتًا دون حذفه» — فعّل علم غير نشط على مستند المنع.
- «أين تُضبط مهلة الإقفال مع وجود حركات غير مكتملة؟» — في كتالوج إعدادات الحسابات.
- تفاصيل دورة الفترات والعملات في مرجع الفترات المالية والعملات.