إشعارات الدائن والمدين
أحيانًا تحتاج إلى تعديل رصيد عميل أو مورّد دون أن يكون هناك قبض أو صرف نقدي: خصم تسوية لعميل، أو مردود مبيعات، أو رسوم إضافية على مورّد. هذا دور إشعار الدائن وإشعار المدين — مستندان متقابلان يُحرّكان رصيد الطرف في اتجاهين متعاكسين.
الترخيص المطلوب
إشعارا الدائن والمدين ضمن ترخيص المحاسبة الأساسي accounting.
الفكرة: تعديل رصيد طرف في اتجاهين
- إشعار دائن (
Accounting > Documents > CreditNote) — يجعل حساب الطرف دائنًا: يُخفِّض ما على العميل تجاهنا (مردود/خصم لصالحه)، أو يزيد ما لنا تجاه المورّد. - إشعار مدين (
Accounting > Documents > DebitNote) — يجعل حساب الطرف مدينًا: يزيد ما على العميل (رسم/تكلفة إضافية)، أو يُخفِّض ما لنا تجاه المورّد.
الشاشتان متطابقتان في البنية ويختلفان في اتجاه الأثر فقط، لذا يكفي أن نشرح إحداهما.
تشريح الإشعار
في الرأس تحدّد توجيه المستند والتاريخ الفعلي (الذي يحدّد الفترة)، وعميل- مورد (الطرف المعني)، والذمة المتعلقة والعقد ونوع التكلفة عند الحاجة.
في كتلة المبلغ تُدخل المبلغ والعملة (وتظهر القيمة المحلية المقابلة)، ويمكن أن تُحسب القيمة كـ نسبة من مبلغ الفاتورة المرتبطة.
كتلة الضرائب تحمل ضريبة المبيعات (نسبة وقيمة) وضريبة ثانية إن لزم، والصافي بعد الضريبة. ولأن الإشعار مستند ضريبي رسمي، فهو مدمج مع منظومة الفاتورة الإلكترونية (ZATCA): يحمل المستند حقول هيئة الزكاة والضريبة (معرّفات الإرسال وحالة الاعتماد) التي تتابع تقديمه للهيئة.
في تبويب التفاصيل تُطابق قيمة الإشعار على فواتير بعينها (يظهر لكل سطر قيمة الفاتورة والصافي والمتبقي)، فيُخصَم أثر الإشعار من رصيد الفاتورة مباشرة. كما يوفّر المستند جدول أقساط وتبويب الدفعات.
الأثر المحاسبي
يأتي الجانب المقابل لحساب الطرف — وكذلك جانبا الضريبة — من توجيه المستند (راجِع مرجع توجيهات المستندات). إشعار الدائن يجعل الطرف دائنًا والجانب المقابل (إيراد/مردود/خصم) مدينًا، وإشعار المدين يعكسهما.
التقارير والنماذج
- حركات الطرف الناتجة عن الإشعارات تظهر في كشف حسابه ضمن كشوف الحسابات وميزان المراجعة.
- النماذج المطبوعة: إشعار المدين
SYSF-ACC004، إشعار الدائنSYSF-ACC005.
للدعم الفني
- «الإشعار لم يُخفِّض/يزِد رصيد الفاتورة» — تأكّد من مطابقته على الفاتورة في تبويب التفاصيل، لا مجرّد إدخال المبلغ في الرأس.
- «الاتجاه معكوس» — تأكّد أنك تستخدم النوع الصحيح: دائن لتخفيض مديونية العميل، مدين لزيادتها.
- «الإشعار لم يُرسَل للهيئة / حالته معلّقة» — راجِع حقول هيئة الزكاة والضريبة وحالة الاعتماد؛ تكامل الفاتورة الإلكترونية موضوع مستقل عن المحاسبة.
- «حساب الإيراد/المردود أو الضريبة خطأ» — مصدرها توجيه المستند.
- آلية المعالجة وإعادة معالجة مستند متعثّر في كيف تُعالَج المستندات إلى أثر محاسبي.