سندات القيد والتسويات

معظم القيود في نما تُولَّد تلقائيًا من مستندات أخرى (فاتورة، صرف مخزني، راتب...)، لكن يبقى هناك حاجة دائمة لتسجيل قيود يدوية: تسوية، مصروف نثري، رصيد افتتاحي، إقفال حساب وسيط. هذه وظيفة سند القيد. وإلى جواره مستندات قيد متخصّصة تتولّى حالات بعينها: سند قيد فرق عملة، وسند تغيير سعر الصرف، وجاري تحويل الشركات.

الترخيص المطلوب

سند القيد وفرق العملة وتحويل الشركات ضمن ترخيص المحاسبة الأساسي accounting. أما سند تغيير سعر الصرف فهو خاصية ضمن ترخيص البنوك accounting-banks.

سند القيد

سند القيد (Accounting > Documents > Journal Entry) هو المستند المتوازن الذي تُدخل فيه أسطر المدين والدائن بنفسك، بشرط أن يتساوى مجموع المدين مع مجموع الدائن قبل أن يقبله النظام.

رأس المستند

في الرأس تحدّد:

• توجيه المستند — التوجيه (توجيه) الذي يحكم سلوك القيد ومن أين تأتي حساباته الخاصة (كحساب الفرق). تفاصيل التوجيهات في مرجع توجيهات المستندات.
• رقم المستند وتاريخ التحرير — الرقم التسلسلي وتاريخ إنشاء المستند.
• التاريخ الفعلي — التاريخ المحاسبي الذي يُسجَّل به الأثر (وهو ما يحدّد الفترة)، وقد يختلف عن تاريخ التحرير.
• الفترة — الفترة المحاسبية التي يقع فيها التاريخ الفعلي؛ يحدّدها النظام تلقائيًا، وإن كانت مغلقة يُرفض الحفظ.
• الشرح والمحددات (الشركة، الفرع، القطاع، الإدارة، المجموعة التحليلية) على مستوى المستند.

أسطر التفاصيل

في جدول التفاصيل يُدخل كل سطر:

• الحساب والذمة (الطرف، إن كان الحساب من نوع ذمة).
• المبلغ مدين أو المبلغ دائن — قيمة السطر على جانبه، بعملة السطر، مع عرض القيمة المحلية المقابلة بعد الترجمة بسعر الصرف.
• المرجع والشرح ومحدّدات السطر (القطاع/الفرع/الإدارة) لمن يحتاج تفصيلًا أدقّ من رأس المستند.
• حقول الضريبة (نسبة وقيمة ضريبة 1 و2) تظهر حين تُفعَّل خصائص الضريبة، وتربط القيد اليدوي بأثره الضريبي.

الموازنة وحساب الفرق

أسفل الشاشة تعرض الإجماليات: إجمالي المدين وإجمالي الدائن وإجمالي الفرق. ما دام إجمالي الفرق غير صفر فالقيد غير متوازن ولن يُحفظ. يتيح التوجيه تحديد حساب فرق يمتصّ فروق التقريب الصغيرة آليًا حتى يتوازن القيد، فلا تضطر لضبط القروش يدويًا.

توزيع التكلفة

جدول توزيع التكلفة يتيح توزيع قيمة القيد على مراكز/أبعاد التكلفة بشكل مستقل عن أسطر المدين والدائن، لأغراض التحليل الإداري.

سند قيد فرق عملة

سند قيد فرق العملة (Accounting > Documents > Currency Diff Journal) قيدٌ متخصّص لإثبات الفروق الناتجة عن تذبذب أسعار الصرف على الأرصدة بالعملات الأجنبية. غالبًا ما يُولَّد تلقائيًا كنتيجة لـ سند تغيير سعر الصرف (انظر أدناه)، لكنه يبقى مستندًا مستقلًا يمكن مراجعته وطباعته.

سند تغيير سعر الصرف

حين تتغيّر أسعار العملات، تحتاج أرصدتك بالعملات الأجنبية إلى إعادة تقييم وفق السعر الجديد. سند تغيير سعر الصرف (Accounting > Documents > Exchange Rate Update) يقوم بذلك دفعةً واحدة: تحدّد فيه الحساب (أو نطاق الحسابات) والعملة وسعر الصرف الجديد والحساب الوسيط الذي تُسجَّل عليه فروق إعادة التقييم، فيحسب النظام الفرق لكل رصيد ويُولِّد قيود فروق العملة المقابلة.

WARNING

الحسابات المفعّل عليها لا يدرج في سندات تغيير سعر الصرف آليا (انظر الحسابات) تُستثنى من إعادة التقييم. هذه خاصية ضمن ترخيص البنوك accounting-banks.

جاري تحويل الشركات

عند تحويل قيمة بين شركتين داخل نفس المجموعة، جاري تحويل الشركات (Accounting > Documents > Inter Company Transfer) يُسجِّل الطرفين في خطوة واحدة: يُولِّد سند قيد في الشركة الأولى وآخر مقابلًا في الشركة الثانية، فيظل حسابا «الجاري بين الشركات» متطابقَين دون إدخال مزدوج يدوي.

التقارير والنماذج

• كشوف القيود والحركات اليومية (SYSR-ACC لكشوف القيود) موضّحة في صفحة كشوف الحسابات وميزان المراجعة.
• النموذج المطبوع لسند القيد هو SYSF-ACC001، ولسند فرق العملة SYSF-ACC008، ولجاري تحويل الشركات SYSF-ACC007.

للدعم الفني

• «القيد لا يُحفظ — غير متوازن» — راجِع إجمالي الفرق؛ يجب أن يكون صفرًا. إن كان فرقًا ضئيلًا ففعّل/راجِع حساب الفرق في التوجيه.
• «رفض الحفظ بسبب الفترة» — التاريخ الفعلي يقع في فترة مغلقة أو لا تغطّيه فترة؛ راجِع الإقفال والتحكم في الفترات.
• «حقول الضريبة لا تظهر في القيد» — خصائص الضريبة غير مفعّلة في كتالوج إعدادات الحسابات.
• «من أين يأتي حساب الفرق / حسابات التوجيه؟» — من توجيه المستند؛ التفاصيل في مرجع توجيهات المستندات.
• آلية تحوّل المستند إلى أثر محاسبي وكيفية إعادة معالجة قيد متعثّر في كيف تُعالَج المستندات إلى أثر محاسبي.