توجيهات المستندات (قواعد المعالجة لكل نوع)
تكرّر في أدلّة هذه الوحدة سؤالٌ واحد: «من أين تأتي حسابات المدين والدائن لهذا المستند؟». الجواب دائمًا هو توجيه المستند (Document Term). هذه الصفحة تشرح فكرة التوجيه ولغته المشتركة، حتى لا نكرّرها في كل صفحة.
ما التوجيه؟
عند حفظ أي مستند يُولِّد أثرًا محاسبيًا — سند قبض، سند صرف، إصدار قرض، فتح اعتماد... — لا يختار النظام الحسابات من فراغ، بل من توجيهٍ مرتبط بـ نوع المستند. التوجيه هو الوصفة التي تقول: «لهذا النوع من المستندات، اجعل الجانب المدين هو هذا الحساب، والجانب الدائن هو ذاك، وعامِل الضريبة هكذا». فبتغيير التوجيه — لا بتعديل كل مستند على حدة — تضبط سلوك نوعٍ كامل من المستندات.
ولكل توجيه شاشة تحرير من صفحتين: الإعدادات (مصادر الحسابات والذمم والضوابط) والتأثير (تفاصيل القيمة المرحَّلة). وأعلى الشاشة تُحدَّد بياناته الأساسية: نوع المستند، والكود، وعَلَم نظامي (للتوجيهات التي ينشئها النظام)، وغير نشط، وفلترة الحقول والقالب المطبوع.
من أين يأتي كل جانب؟
قلب التوجيه هو كتلتا مدين ودائن. وفي كل جانب يحدّد حقل نوع مصدر الحساب كيف يُستخرج الحساب؛ من أبرز المصادر:
- حساب ثابت — تختار حسابًا بعينه يُستخدم دائمًا لهذا الجانب.
- من الذمة — يأتي الحساب من ذمة الطرف نفسه (العميل/المورّد)، مع تحديد نوع الحافظة وكود الحساب من الحقيبة عند تعدّد حسابات الذمة.
- من خزينة أو حساب بنكي — للجانب النقدي، يأتي الحساب من خزينة أو رقم حساب بنك محدّد.
- من طريقة الدفع — يأتي الحساب من طريقة الدفع المختارة في السند.
ويتيح حقل الذمة المتعلق في الجانب الآخر ربط الجانبين، كما يمكن تقييد المستخدم بـ منع إدخال قيم مختلفة عن الموجودة في التوجيه ليلتزم الجميع بإعداد التوجيه.
المصادر المشروطة (حسب «بناءً على»)
حين يُنشأ المستند بناءً على مستندٍ آخر (سند بناءً على طلب أو أمر، مثلًا)، قد تختلف الحسابات المطلوبة. لذلك يوفّر التوجيه جدول إعدادات مصدر الحسابات والذمم الذي يربط نوع بناءً على بمصدر حساب/ذمة مختلف، مع إمكانية تطبيقه شرطيًا عند توافق بناءً على مع المعيار أو مع الاستعلام، أو حساب الذمة من حقلٍ في مستند المصدر.
الضرائب وإمكانية تعديل المحددات
- الضرائب: تحدّد كتلة الضرائب جانبَي مدين/دائن ضريبة 1 و2 وما إذا كانت كلٌّ منهما خصمًا، إضافةً إلى خيارات إضافة الضريبة لإجمالي المدين/الدائن. (تظهر حقول الضريبة على السند نفسه بحسب خيارات إعدادات الحسابات.)
- محددات السطور وإمكانية تعديلها: تمنع أعلام مثل لا يمكن تعديل القطاع/الفرع/الإدارة/المجموعة التحليلية المستخدمَ من تغيير المحدِّدات على مستوى السطر، لتُفرَض قيم التوجيه.
«يجب / يمكن / لا يمكن استخدامها»
كثيرٌ من خصائص التوجيه (كاستخدام الفواتير أو الأوراق التجارية) لا تُضبط بنعم/لا فقط، بل بثلاث درجات:
| القيمة | المعنى |
|---|---|
| يجب إستخدامها (Must Use) | الخاصية إلزامية؛ يجب على المستخدم تعبئتها. |
| يمكن إستخدامها (May Use) | الخاصية اختيارية؛ متاحة لكنها غير مُلزِمة. |
| لا يمكن إستخدامها (Cannot Use) | الخاصية مخفيّة/ممنوعة لهذا النوع. |
توجيهٌ لكل مستند
لكل مستندٍ يُرحَّل توجيهُه الخاص بجوانبه الخاصة — فجوانب سند القبض ليست جوانب إصدار القرض. هذه خريطة سريعة تربط كل مستند بصفحته حيث تُذكر جوانبه بالتفصيل:
| المستند | الصفحة |
|---|---|
| سند القبض / الصرف | سندات القبض والصرف |
| سند قبض/صرف الكاشير وغلق الوردية | ورديات الكاشير |
| إشعار الدائن / المدين | إشعارات الدائن والمدين |
| التحويل البنكي والتسوية البنكية | البنوك والحسابات البنكية |
| الحافظة البنكية والأوراق المالية | الشيكات والأوراق المالية |
| إصدار القرض وسداد الأقساط | القروض البنكية |
| إصدار خطاب الضمان | خطابات الضمان |
| فتح الاعتماد المستندي | الاعتمادات المستندية |
| إصدار التسهيل وسداده | التسهيلات الائتمانية |
| إصدار الوديعة وإصدار الأرباح | الودائع الثابتة |
| شراء إذن الخزانة وإثبات العائد | أذون الخزانة |
للدعم الفني
- «المستند يرحّل لحساب خاطئ» — راجِع جانبَي مدين/دائن في توجيه نوع المستند، وتحديدًا نوع مصدر الحساب؛ التعديل في التوجيه يسري على كل مستندات النوع.
- «المستند المُنشأ بناءً على مستندٍ آخر يأخذ حسابًا مختلفًا» — هذا مقصود غالبًا؛ افحص جدول إعدادات مصدر الحسابات والذمم في التوجيه.
- «حقل الضريبة لا يظهر» — تظهر حقول الضريبة بحسب إعدادات الحسابات، وتُضبط جوانبها في كتلة الضرائب بالتوجيه.
- آلية المعالجة نفسها مشروحة في كيف تُعالَج المستندات إلى أثر محاسبي.