توجيهات المستندات (قواعد المعالجة لكل نوع)

تكرّر في أدلّة هذه الوحدة سؤالٌ واحد: «من أين تأتي حسابات المدين والدائن لهذا المستند؟». الجواب دائمًا هو توجيه المستند (Document Term). هذه الصفحة تشرح فكرة التوجيه ولغته المشتركة، حتى لا نكرّرها في كل صفحة.

ما التوجيه؟

عند حفظ أي مستند يُولِّد أثرًا محاسبيًا — سند قبض، سند صرف، إصدار قرض، فتح اعتماد... — لا يختار النظام الحسابات من فراغ، بل من توجيهٍ مرتبط بـ نوع المستند. التوجيه هو الوصفة التي تقول: «لهذا النوع من المستندات، اجعل الجانب المدين هو هذا الحساب، والجانب الدائن هو ذاك، وعامِل الضريبة هكذا». فبتغيير التوجيه — لا بتعديل كل مستند على حدة — تضبط سلوك نوعٍ كامل من المستندات.

وتختلف تبويبات شاشة التحرير بحسب نوع المستند: فأغلب التوجيهات فيها تبويب التأثير الذي يحمل الجوانب المحاسبية، وكثير منها فيه تبويب الإعدادات، وبعضها فيه تبويب لكل حالة ورقة أو لكل مبلغ. وأعلى الشاشة تُحدَّد بياناته الأساسية: نوع المستند، والكود، وعَلَم نظامي (للتوجيهات التي ينشئها النظام)، وغير نشط، وفلترة الحقول والقالب المطبوع.

من أين يأتي كل جانب؟

تحمل أغلب التوجيهات زوجًا أو أكثر من الجوانب المحاسبية — مدينًا ودائنًا لكل مبلغ يقيّده المستند: مبلغ السند، والرسوم، والضريبة، وتغطية خطاب الضمان، وهكذا. والجانب إما كتلة جانب محاسبي كاملة يحدد فيها مصدر الحساب كيف يُستخرج الحساب (حساب ثابت، أو طرف المستند مع نوع الحافظة وكود الحساب من الحقيبة، أو حقل في المستند…)، وإما حقل مرجع واحد إلى سجل إعداد جانب محاسبي محفوظ.

أما سندات القبض والصرف فتعمل بطريقة أخرى. فجانبها النقدي يأتي من نوع مصدر الحساب: حساب ثابت (محدد)، أو حساب بنكي، أو خزينة، أو ذمة المستخدم الحالي، أو موظف؛ ويجب أن تكون طريقة الدفع المختارة في السند تابعة لتلك الخزينة أو ذلك البنك (انظر طرق الدفع). ويسمّي حقل الذمة المتعلق في الجانب الآخر نوع الطرف في السطور، كما يمكن تقييد المستخدم بـ منع إدخال قيم مختلفة عن الموجودة في التوجيه ليلتزم الجميع بإعداد التوجيه.

المصادر المشروطة (حسب «بناءً على»)

حين يُنشأ المستند بناءً على مستندٍ آخر (سند بناءً على طلب أو أمر، مثلًا)، قد تختلف الحسابات المطلوبة. لذلك يوفّر التوجيه جدول إعدادات مصدر الحسابات والذمم الذي يربط نوع بناءً على بمصدر حساب/ذمة مختلف، مع إمكانية تطبيقه شرطيًا عند توافق بناءً على مع المعيار أو مع الاستعلام، أو حساب الذمة من حقلٍ في مستند المصدر.

الضرائب وإمكانية تعديل المحددات

• الضرائب: تحدّد كتلة الضرائب جانبَي مدين/دائن ضريبة 1 و2 وما إذا كانت كلٌّ منهما خصمًا، إضافةً إلى خيارات إضافة الضريبة لإجمالي المدين/الدائن. (تظهر حقول الضريبة على السند نفسه بحسب خيارات إعدادات الحسابات.)
• محددات السطور وإمكانية تعديلها: تمنع أعلام مثل لا يمكن تعديل القطاع/الفرع/الإدارة/المجموعة التحليلية المستخدمَ من تغيير المحدِّدات على مستوى السطر، لتُفرَض قيم التوجيه.

«يجب / يمكن / لا يمكن استخدامها»

كثيرٌ من خصائص التوجيه (كاستخدام الفواتير أو الأوراق التجارية) لا تُضبط بنعم/لا فقط، بل بثلاث درجات:

القيمة	المعنى
يجب إستخدامها (Must Use)	الخاصية إلزامية؛ يجب على المستخدم تعبئتها.
يمكن إستخدامها (May Use)	الخاصية اختيارية؛ متاحة لكنها غير مُلزِمة.
لا يمكن إستخدامها (Cannot Use)	الخاصية مخفيّة/ممنوعة لهذا النوع.

توجيهٌ لكل مستند

لكل مستندٍ يُنشئ قيدًا توجيهُه الخاص بجوانبه الخاصة — فجوانب سند القبض ليست جوانب إصدار القرض. هذه خريطة سريعة تربط كل مستند بصفحته حيث تُذكر جوانبه بالتفصيل:

المستند	الصفحة
سند القبض / الصرف	سندات القبض والصرف
سند قبض/صرف الكاشير وغلق الوردية	ورديات الكاشير
إشعار الدائن / المدين	إشعارات الدائن والمدين
التحويل البنكي والتسوية البنكية	البنوك والحسابات البنكية
الحافظة البنكية والأوراق المالية	الشيكات والأوراق المالية
إصدار القرض وسداد الأقساط	القروض البنكية
إصدار خطاب الضمان	خطابات الضمان
فتح الاعتماد المستندي	الاعتمادات المستندية
إصدار التسهيل وسداده	التسهيلات الائتمانية
إصدار الوديعة وإصدار الأرباح	الودائع الثابتة
شراء إذن الخزانة وإثبات العائد	أذون الخزانة

المرجع خيارًا بخيار

كل خيار في كل توجيه من توجيهات الحسابات — بمعرّف حقله وتسميته باللغتين وما يفعله فعلًا — موجود في توجيهات مستندات الحسابات، مجمَّعًا بحسب عائلة المستند: السندات والطلبات، والقيود والإقفال، والإشعارات وفواتير المتنوعات، والأوراق التجارية، وخطابات الضمان والاعتمادات، والقروض والودائع، والاستثمارات والمصروفات المقدمة.

للدعم الفني

• «المستند يُسجِّل قيده على حساب خاطئ» — راجِع جانبَي مدين/دائن في توجيه نوع المستند، وتحديدًا نوع مصدر الحساب؛ التعديل في التوجيه يسري على كل مستندات النوع.
• «المستند المُنشأ بناءً على مستندٍ آخر يأخذ حسابًا مختلفًا» — هذا مقصود غالبًا؛ افحص جدول إعدادات مصدر الحسابات والذمم في التوجيه.
• «حقل الضريبة لا يظهر» — تظهر حقول الضريبة بحسب إعدادات الحسابات، وتُضبط جوانبها في كتلة الضرائب بالتوجيه.
• آلية المعالجة نفسها مشروحة في كيف تُعالَج المستندات إلى أثر محاسبي.