الفترات المالية وإقفال الفترات وتعدّد العملات
سؤالان يكمنان خلف كثيرٍ من بلاغات الدعم: «لماذا لا يُحفَظ هذا المستند في هذا التاريخ؟» و«لماذا تغيّر رصيدٌ بعملةٍ أجنبية فجأةً؟». ويعود كلاهما إلى الآليّتين نفسيهما — كيف يُقسَّم الزمن إلى فتراتٍ مالية تُفتَح وتُقفَل، وكيف يتعامل النظام مع أكثر من عملة. هذه الصفحة هي المرجع الذي تشير إليه أقسام «للدعم الفني» في الصفحات.
السنوات والفترات المالية
يُقسَّم الزمنُ المحاسبي إلى سنةٍ مالية (Basic > Master Files > Fiscal Year)، وتُقسَّم كلُّ سنةٍ إلى فتراتٍ مالية (عادةً الأشهر الاثني عشر، وإن كانت بنية الفترات تُولَّد بما يناسب التركيب). ويحمل كلُّ مستندٍ تاريخ قيمة، ومنه يستنتج النظامُ الفترة التي يقع فيها — وهي الفترة المختومة على أثره المحاسبي والتي تتجمّع أرقامه فيها.
ولهذا يهمّ تاريخُ القيمة كثيرًا: تغيّره فتغيّر الفترة (والسنة) التي ينتمي إليها المستند.
فتح الفترات وإقفالها
يمكن أن تكون الفترةُ مفتوحة (المستندات مسموحة) أو مغلقة (مقفلة). وتفتح الفترات وتغلقها على شاشة سنة مالية (الأساسيات ← الملفات ← سنة مالية): غيّر حالة سطر الفترة، أو استعمل زرَّي فتح الفترات / غلق الفترات، ثم احفظ — فبعد مراجعة شهرٍ والتقرير عنه تُغلِقه فلا يتغيّر شيءٌ تحت الأرقام التي نشرتها.
وفوق ذلك أداتان أدقّ. تحديث حالة السنة المالية (الأساسيات ← الملفات ← تحديث حالة السنة المالية) يُضيِّق فقط: يغلق فترةً مفتوحة إغلاقاً إضافياً لمستخدمين أو ملفات صلاحيات أو أنواع مستندات أو محددات بعينها، ولا أثر له إطلاقاً ما لم يُفعَّل تفعيل تحديث حالة السنة المالية في الإعدادات العامة. ولا يستطيع إعادة فتح فترة مغلقة. أما تجاهل الفترات المغلقة فيعمل بالعكس: يسمح لمستخدم أو نوع مستند بعينه بالعمل في فترة مغلقة. وكلاهما مشروح في التحكم في إقفال الفترات المحاسبية.
ولتحكّمٍ أدقّ من فترةٍ كاملة، يقفل منع الحركات على حسابات أو ذمم (Accounting > Master Files > Prevent Transactions On Accounts Or Subsidiaries) الحركاتِ على حساباتٍ أو ذممٍ بعينها (ضمن مدى تواريخ اختياريًا) — وهو مفيدٌ لتجميد حسابٍ واحدٍ مع بقاء الفترة مفتوحةً. ويُشرَح مسارُ نهاية العام الذي يستخدم هذه الأدوات في الإقفال السنوي والتحكم في الفترات.
العمل بأكثر من عملة
يقوم تعدّدُ العملات على دفتر الحسابات (Ledger)، الذي يحدّد العملة الرئيسية التي تُمسَك بها الدفاتر، وعملة تقارير تستعملها القوائم المالية الموحدة افتراضيًا لعرض مجموعة الشركات بعملة واحدة. وتُخزَّن كلُّ حركةٍ بعملةٍ أجنبية بـقيمتها الأصلية وقيمتها المحلية بسعر اليوم، فيمكن إظهار الأرصدة بأيّ الطريقتين دائمًا. ومن أين يأتي سعر اليوم — شاشة سعر صرف وترتيب بحث المستند عنه — مشروح في العملات وأسعار الصرف.
لكنّ الأسعار تتحرّك، وهذا يولّد فروق عملةٍ على الأرصدة الأجنبية المفتوحة. ويعالج ذلك مستندان:
- سند تغيير سعر صرف (
Accounting > Documents > Exchange Rate Update) — يعيد تقييم أرصدة الحسابات بالعملة الأجنبية بسعرٍ جديد ويُسجِّل الربح/الخسارة الناتجة، فتعكس القيمةُ المحلية لتلك الأرصدة سعرَ اليوم. - سند قيد فرق عملة (
Accounting > Documents > Currency Diff Journal) — يسجّل قيد فرق عملةٍ مباشرةً (انظر أيضًا سندات القيد والتسويات حيث تُغطّى قيود فروق العملة).
وعلامتان على مستوى الحساب تشكّلان هذا السلوك: إحداهما تجعل الحسابَ يُبقي العملة المحلية لحركته (بدل إعادة تقييمه)، والأخرى تستثني الحساب من تحديث سعر الصرف التلقائي — فتُترَك الحساباتُ التي لا ينبغي إعادة تقييمها (حساب تسويةٍ بسعرٍ ثابت مثلًا) على حالها.
للدعم الفني
- «المستند لا يُحفَظ في هذا التاريخ» — فترته مغلقة، للجميع أو (بقاعدة في تحديث حالة السنة المالية) لهذا المستخدم أو نوع المستند. أعِد فتحها بزر فتح الفترات في السنة المالية، أو أضِف قاعدة تجاهل الفترات المغلقة للمستخدم أو نوع المستند — انظر التحكم في إقفال الفترات المحاسبية. وتحقّق كذلك من أقفال منع الحركات على الحساب/الذمة.
- «تغيّرت القيمة المحلية لرصيدٍ أجنبي» — أعاد سند تغيير سعر صرف تقييمَه بسعرٍ جديد؛ وهذا متوقَّع، والفرق هو ربح/خسارة العملة.
- «حسابٌ لا ينبغي إعادة تقييمه لكنّه يُقيَّم (أو العكس)» — تحقّق من علامتَي إبقاء العملة المحلية للحركة والاستثناء من تحديث سعر الصرف.
- «خُتِمت فترةٌ خاطئة» — تتبع تاريخ قيمة المستند؛ صحّح التاريخ وأعِد المعالجة (انظر كيف تُعالَج المستندات إلى أثر محاسبي).