كيف تُعالَج المستندات إلى أثر محاسبي (وإعادة معالجة طلب متعثّر)

هذه أهمّ صفحة لفريق الدعم في الوحدة المحاسبية. تشرح ما يحدث بعد حفظ المستند: كيف يتحوّل إلى أثر في دفتر الأستاذ، ولماذا قد يتعثّر، وكيف تُعيد معالجته بنفسك دون تدخّل فنّي.

لماذا لا يُسجَّل الأثر فورًا؟

حين تحفظ فاتورة أو سندًا، لا يكتب النظام أثرها المحاسبي في نفس اللحظة سطرًا بسطر. بدل ذلك يُنشئ طلب أعمال (Business Request) يُعالَج في الخلفية. الفائدة مزدوجة: الحفظ يصبح فوريًا للمستخدم، والمعالجة تصبح موثوقة وقابلة لإعادة المحاولة إن حدث خطأ، بدل أن يفشل الحفظ كلّه.

هناك نوعان رئيسيان من الطلبات:

• طلب الحركة المحاسبية (LedgerTransReq) — يُسجِّل الأثر في دفتر الأستاذ. هذا ما يخصّ هذه الصفحة.
• طلب الحركة المخزنية (InvTransReq) — يُسجِّل أثر المخزون (الكميات والتكاليف).

حالة المعالجة

يحمل كل مستند حالة معالجة تخبرك أين وصل طلبه:

• في الانتظار — أُنشئ الطلب وينتظر دوره.
• قيد المعالجة — يُعالَج الآن.
• تمّت المعالجة — كُتب الأثر المحاسبي بنجاح.
• فشل — تعثّرت المعالجة لسبب ما (فترة مغلقة، حساب ناقص الإعداد، منع حركة...).

قائمة طلبات الأعمال: مكان المتابعة والإصلاح

عندما يتعثّر طلب أو يتأخّر، الوجهة الطبيعية هي قائمة طلبات الأعمال (Business Requests). منها:

1. افتح القائمة واعرض الطلبات.
2. رشِّح حسب الحالة (مثلًا: فشل) وحسب نوع المستند والتاريخ، لتصل بسرعة إلى الطلبات المتعثّرة. الأعمدة المعروضة تساعدك: المستند، الحالة، تاريخ القيمة.
3. حدّد الصف/الصفوف المتعثّرة.
4. من قائمة المزيد اختر إعادة المعالجة (Reprocess) أو إعادة الاعتماد (Recommit) لإعادة المحاولة بعد معالجة السبب.

ما الفرق بين إعادة المعالجة وإعادة الاعتماد؟

كلاهما يعيد محاولة كتابة الأثر؛ استخدم إعادة المعالجة كخطوة أولى، فإن استمرّ التعثّر جرّب إعادة الاعتماد. المهم أن تعالج السبب أولًا (افتح الفترة، أكمِل إعداد الحساب، أزِل مستند المنع) ثم تُعيد المحاولة.

الأسباب الشائعة للتعثّر

• فترة مغلقة — تاريخ المستند يقع في فترة محاسبية مغلقة (راجِع الإقفال والتحكم في الفترات).
• مستند منع حركات محاسبية نشط يغطّي الحساب/الذمة/التاريخ.
• إعداد حساب ناقص — حساب ذمة بلا تحديد طرف، أو حساب مفعّل عليه منع تغيير طبيعة الرصيد (راجِع الحسابات).
• توجيه مستند ناقص — حساب مطلوب لم يُحدَّد في التوجيه.

الأداة الإدارية للمعالجة بالجملة

توجد أداة إدارية لإعادة المعالجة بالجملة (لإعادة بناء الأستاذ وأعمار الديون على نطاق واسع). هذه أداة طوارئ وتعافٍ تحت إشراف فنّي، وليست الطريق اليومي. الطريق الطبيعي اليومي هو قائمة طلبات الأعمال الموضّحة أعلاه.

للدعم الفني

• «المستند محفوظ لكن لا أثر له في الحسابات» — افحص حالة المعالجة؛ إن كانت «فشل» فعالِج السبب ثم أعِد المعالجة من قائمة طلبات الأعمال.
• «عالجت السبب لكن الحالة ما زالت فشل» — يجب إعادة المحاولة يدويًا (إعادة معالجة/اعتماد)؛ معالجة السبب وحدها لا تُعيد المحاولة تلقائيًا دائمًا.
• خيارات تتعلّق بمهلة المعالجة والإقفال مع وجود حركات غير معالجة في كتالوج إعدادات الحسابات.