المحدِّدات ومراكز التكلفة والتوزيع

يجيب الحسابُ عن «ماذا» — نقدية، مبيعات، رواتب. أمّا المحدِّدات فتجيب عمّا سوى ذلك: أيُّ فرع، أيُّ إدارة، أيُّ مركز تكلفة، أيُّ مشروع. إنّها الإحداثيات الإضافية التي يحملها كلُّ سطرٍ في دفتر الأستاذ، وهي ما يحوّل ميزان مراجعةٍ مسطّحًا إلى تقاريرَ تقطّعها حسب الفرع، أو القطاع، أو مركز التكلفة. تشرح هذه الصفحة مجموعة المحدِّدات، وكيف يمكن للحسابات أن تقيّد المحدِّدات التي تقبلها، وكيف يوزّع توزيع الحسابات قيمةً عليها تلقائيًا.

مجموعة المحدِّدات

يستطيع كلُّ سطرٍ محاسبي حملَ مجموعةٍ قياسية من المحدِّدات:

• الشركة — الشركة التي يخصّها السطر (في قاعدة بياناتٍ متعدّدة الشركات).
• القطاع والفرع والإدارة — الإحداثيات التنظيمية.
• المجموعة التحليلية — شجرة مراكز التكلفة الحرّة (Basic > Dimensions > Analysis Set). وخلافًا للقطاع/الفرع/الإدارة الثابتة، المجموعة التحليلية شجرةٌ تصوغها وفق بنية مراكز التكلفة أو المشاريع لديك، فهي أكثر المحدِّدات مرونة.
• المراجع 1–3 والسجلّ — خطّافاتٌ إضافية لتحليلٍ أدقّ.

وإلى جوار هذه، يستطيع الحسابُ حملَ حتى خمسة أنواع ذمم (عميل، مورد، موظف، …)، فيُحلَّل الحسابُ الواحد بأكثر من نوع طرف.

تقييد المحدِّدات على حساب

ليس كلُّ حسابٍ ينبغي أن يقبل كلَّ محدِّد. وعلى الحساب نفسه يمكنك تضييق ذلك:

• القصر على المحدِّد العام فقط — لا يقبل الحسابُ إلّا القيمة العامة/المشتركة للمحدِّد، دون الخاصّة،
• عدم الاستخدام مع المحدِّد العام — العكس: يرفض الحسابُ القيمة العامة،
• إلزامية المرجع / إلزامية البيان — إجبار المستخدم على ملء مرجعٍ أو بيانٍ على السطور التي تمسّ هذا الحساب.

تُبقي هذه القواعدُ تحليلَك نظيفًا: فحساب مصروف إدارةٍ يمكن جعله يتطلّب إدارة، وحساب الإدارة العامة يمكن منعه من التحليل بالإدارات بالكامل.

توزيع الحسابات: تفريق قيمةٍ تلقائيًا

أحيانًا يلزم تقسيم رقمٍ واحد على محدِّداتٍ كثيرة — إيجارٌ مشترك على كلّ الفروع، أو تكلفة تسويقٍ على عدّة إدارات. وبدل إدخال التقسيم يدويًا في كلّ مرّة، تصف قاعدة توزيع الحسابات (Accounting > Settings > Account Distribution) كيفية تفريق القيمة، فيطبّقها النظام.

تضبط قاعدة التوزيع، لكلّ محدِّد (الحساب، المجموعة التحليلية، الفرع، الإدارة، القطاع، المراجع، الذمة، السجلّ)، كيفية مشاركة ذلك المحدِّد:

• سياسة — بدون (لا تُوزِّع هذا المحدِّد)، أو توزيع المحددات العام فقط (تفريق القيمة العامة وحدها)، أو توزيع الكل (التفريق على كلّ القيم)،
• ترتيب (أيُّ محدِّدٍ يُوزَّع أولًا)، وأدنى قيمةٍ غير موزّعة (لا يُجشِّم نفسه التقسيم تحتها)، وخيار الإبقاء والعكس،
• وللحالات المتقدّمة، استعلام أو سكربت يحسب التقسيم ديناميكيًا.

ونوع التوزيع إمّا عادي أو متكوّن من توزيعاتٍ أخرى (توزيعٌ مبنيٌّ من توزيعاتٍ أخرى). وحين تنطبق عدّة سطورٍ من القاعدة، يقرّر إعداد التوزيع المتعدّد أيُّها يُطبَّق: أول سطرٍ مطابق، أو كل السطور المطابقة على التوالي، أو كل السطور المطابقة على التوالي مع مراعاة الترتيب.

وأخيرًا، يمكن أن يقوده الجانب الآخر من القيد — «التوزيع بناءً على فرع/إدارة/قطاع/ذمة الجانب الآخر…» — ويُضيَّق بـمعايير الجانب الآخر، فيحاكي التقسيمُ كيفية تحليل الطرف المقابل من الحركة.

للدعم الفني

• «سطرٌ لا يقبل إدارةً / مجموعةً تحليلية» — الحساب مقيَّد؛ راجِع قواعد محدِّداته (القصر على العام فقط / عدم الاستخدام مع العام).
• «النظام يفرض مرجعًا أو بيانًا» — لذلك الحساب إلزامية المرجع / البيان مفعّلة.
• «قيمةٌ لا تُقسَّم كما أتوقّع» — راجِع قاعدة توزيع الحسابات: سياسة كلّ محدِّد، وترتيبه، وأدنى قيمةٍ غير موزّعة، ونمط مطابقة التوزيع المتعدّد.
• «قائمة مراكز التكلفة خاطئة» — مراكز التكلفة هي شجرة المجموعة التحليلية تحت Basic > Dimensions؛ صحّحها هناك.
• لمعرفة مصدر حسابات المستند (لا محدِّداته)، راجِع توجيهات المستندات.