الإبلاغ عن حركات الأدوية للهيئة السعودية للغذاء والدواء

تدير الهيئة السعودية للغذاء والدواء نظامًا وطنيًا لتتبع الأدوية. فكل دواء مسجَّل يحمل رقم صنف تجاري عالمي ورقم شحنة، ويحمل معظم العبوات رقمًا مسلسلًا فريدًا لكل عبوة، وكلما انتقلت عبوة من يد إلى يد وجب الإبلاغ عن الحركة. فموزّع الجملة يبلّغ عن الصرف إلى الصيدلية، والصيدلية تبلّغ عن الاستلام، ثم تبلّغ مرة أخرى حين تبيع العبوة لمريض. والهيئة تطابق الطرفين، ولهذا فإن حركة لم يُبلَّغ عنها لا تمرّ دون أن يلاحظها أحد — بل تترك بلاغ الطرف الآخر بلا مطابقة.

ويتولى نظام نما هذا الإبلاغ نيابة عنك انطلاقًا من مستندات المخازن المعتادة التي يحررها موظفوك أصلًا. فلا أحد مضطر لزيارة بوابة الهيئة، ولا يوجد زر «أرسل الآن» يجب تذكّره: فبمجرد اكتمال الإعداد الموصوف أدناه، يكون اعتماد مستند مخزني هو ما يدفع البلاغ في طريقه.

لمن هذه الصفحة

هذا التزام دوائي سعودي، وله ترخيص مستقل تحت الرمز supplychain-ksa-rsd. فإن لم تكن تتاجر في الأدوية الخاضعة للتتبع فلن تظهر لك أيٌّ من هذه الشاشات.

الأجزاء الأربعة

الأصناف هي التي تحدد نطاق الإبلاغ. ففي سجل كل دواء خيار خاضع لتتبع الأدوية، ولا يُبلَّغ إلا عن السطور التي يحمل صنفها هذه العلامة — أما ما عداها على المستند نفسه فيُتجاهَل ببساطة، ومن ثَم لا تحتاج شحنة مختلطة من أدوية وبضائع عامة إلى أي معالجة خاصة.

إعدادات تتبع الأدوية (الهيئة السعودية للغذاء والدواء) — المخازن ← الإعدادات ← إعدادات تتبع الأدوية — تحفظ علاقتك بالهيئة: أيّ بيئاتها تخاطب، وبيانات الدخول التي يستعملها كل مخزن مُبلِّغ، ومن أين يُقرأ رقم الصنف التجاري، والقواعد التي تحدد أيُّ مستنداتك يعني أيَّ نوع من الحركات.

دفتر المستند أو توجيه المستند هو ما يربط بين الاثنين. فالإعدادات لا تُختار على المستند، وإنما تُستنبَط من دفتره، فإن لم يسمّها الدفتر فمن توجيهه. وهي على الدفتر ضمن مجموعة المعلومات الأساسية، وعلى التوجيه تحت معلومات الضرائب. وهذا مقصود — فتوجيه المستندات إلى دفاتر مختلفة هو الطريق ليبلّغ الكيان الواحد عبر أكثر من سجل إعدادات.

طابور البلاغات هو ما يحمل كل بلاغ إلى الهيئة ويحتفظ بالأدلة. وتتابعه من قائمتين تحت الأساسيات ← إدارة النظام.

ضبط الإعدادات

أيّ بيئة لدى الهيئة

يختار نوع الربط بين بوابة الهيئة التجريبية والبوابة الفعلية. والقيمتان هما تجربة وفعلي، وأي قيمة غير الفعلية توجّه الإرسال إلى البوابة التجريبية — بما في ذلك ترك الحقل فارغًا. فمرّر سيناريوهاتك عبر البوابة التجريبية أولًا؛ فالبلاغ المقبول هناك دليل على أن أرقام أصنافك التجارية وأرقامها المسلسلة وأكواد مواقعك هي ما تنتظره الهيئة فعلًا.

بيانات دخول لكل مخزن مُبلِّغ

يحمل جدول بيانات الدخول سطرًا لكل مخزن يبلّغ باسمه هو — وهو ما تسميه الهيئة صاحب المصلحة.

العمود	ما يوضع فيه
مخزن	المخزن الذي يبلّغ عن نفسه: مركز توزيع، أو صيدلية
اسم المستخدم	اسم الدخول الذي أصدرته الهيئة لتلك المنشأة
كلمة المرور	كلمة مرورها

والبلاغ الذي لا يجد لمخزنه المُبلِّغ سطرًا هنا، أو يجد سطرًا خالي اسم المستخدم أو كلمة المرور، يفشل برسالة تسمّي ذلك المخزن. ولا تُنسَخ كلمة المرور قط على البلاغ نفسه، فتغييرها لدى الهيئة وتحديثها هنا يكفي — ولا يحتاج شيء أُرسل من قبل إلى إعادة.

من أين يأتي رقم الصنف التجاري

يخبر مصدر رقم GTIN النظامَ أيُّ ثلاث قيم في بياناتك هو رقم الصنف التجاري العالمي لدى الهيئة:

القيمة	تقرأ
كود الصنف	كود الصنف نفسه
الكود البديل للصنف	الكود البديل للصنف
الباركود المدخل بالسطر	الكود المُدخَل على سطر المستند

ومعظم التركيبات تُبقي تكويدها الداخلي وتضع الرقم التجاري في الكود البديل. وأيًّا كان اختيارك، فإن السطر الذي يتعذر استخراج رقمه التجاري منه يُترك خارج البلاغ، ولذلك فهذا أول حقل تفحصه إن غطّى ردّ الهيئة عبوات أقل مما توقعت.

تعليم النظام أيُّ مستند يعني أيَّ حركة

جدول العمليات هو قلب الإعداد. فكل سطر فيه قاعدة تقول: «المستند الذي على هذه الصفة هو حركة من ذلك النوع»:

العمود	ما يفعله
النوع / قائمة الأنواع	المطابقة على نوع المستند، أو على قائمة أنواع
المعايير / الاستعلام	تضييق أدق — دفتر بعينه، أو مخزن بعينه، أو أيًّا كان ما يميّز هذه الحركة عن غيرها المحرَّرة على نوع المستند نفسه
عملية تتبع الأدوية	الحركة المُبلَّغ عنها
مصدر رقم الموقع العالمي	الحقل الذي يحمل الطرف الآخر الذي يذهب رقم موقعه العالمي في البلاغ
مصدر صاحب المصلحة	الحقل الذي يحمل المخزن المُبلِّغ باسمه هو

وتُقرأ السطور من أعلى إلى أسفل، وأول سطر يطابق هو الذي يفوز، فضع القواعد الخاصة فوق العامة. والمستند الذي لا يطابق أي سطر لا يُبلَّغ عنه أصلًا — وبهذا تبقى الحركة غير الدوائية المعتادة خارج الطابور.

ومصدر صاحب المصلحة مطلوب دائمًا. أما مصدر رقم الموقع العالمي فمطلوب لكل حركة لها طرف مقابل، وترفض الإعدادات الحفظ بدونه؛ والحركات الثلاث التي لا طرف مقابل لها هي عمليتا بيع الصيدلية والتوريد.

الحركات التي تعرفها الهيئة

تأتي كل حركة في صورتين: بالمسلسل وتبلّغ عن العبوات فرادى، وبالشحنة وتبلّغ عن كمية من شحنة. واختيارك بينهما لا بد أن يوافق الطريقة التي تتوقع الهيئة تتبّع ذلك المنتج بها.

العملية	ما تبلّغ عنه
صرف / إرسال بالمسلسل / صرف / إرسال بالشحنة	بضاعة تخرج منك إلى طرف آخر
قبول / استلام بالمسلسل / قبول / استلام بالشحنة	بضاعة تصلك من طرف آخر
تحويل بالمسلسل / تحويل بالشحنة	نقل بين موقعين من مواقعك أنت
مرتجع بالمسلسل / مرتجع بالشحنة	بضاعة تعود إليك
إلغاء الصرف بالمسلسل / إلغاء الصرف بالشحنة	سحب صرف سبق الإبلاغ عنه
إلغاء التحويل بالمسلسل / إلغاء التحويل بالشحنة	سحب تحويل سبق الإبلاغ عنه
بيع صيدلية / إلغاء بيع صيدلية	بيع لمريض، وعكسه
توريد	إدخال مخزون إلى سلسلة التتبع

بيع الصيدلية يحمل الوصفة الطبية

بيع الصيدلية هو الحركة الوحيدة التي تبلّغ عن شيء وراء البضاعة. فحقلان في الإعدادات، حقل رقم الوصفة الطبية وحقل تاريخ الوصفة الطبية، يسمّيان الحقلين في مستند البيع اللذين يحملان رقم الوصفة وتاريخها. والتاريخ ليس اختياريًا — فبيع صيدلية يصل إلى الاعتماد بلا تاريخ وصفة يُرفَض برسالة تقول ذلك صراحة.

ولا طرف مقابل لبيع الصيدلية، إذ تفهم الهيئة أن البضاعة خرجت من سلسلة التتبع إلى يد مريض، فلا يُرسَل رقم موقع لأي طرف آخر.

التوريد يبلّغ عن شحنة واحدة في المرة

تصف عملية توريد شحنة واحدة تدخل سلسلة التتبع، وخدمة الهيئة تقبل واحدة بالضبط في البلاغ. فالمستند المربوط بالتوريد الذي تنتج سطوره أكثر من شحنة متمايزة يُرفَض عند الاعتماد، وتخبرك الرسالة بعدد الشحنات التي وجدها. فجزّئه إلى مستند لكل شحنة.

ما الذي يجب أن يحمله كل سطر

أيًّا كانت الحركة، لا يدخل السطر في بلاغ إلا إذا أمكن وصفه بالطريقة التي تصف بها الهيئة المخزون:

• رقم شحنة، دائمًا. فالسطر الذي لا رقم شحنة له لا يُبلَّغ عنه. وهذا هو السبب الأشيع لأن يبلّغ مستند عن عبوات أقل مما يحويه.
• رقم مسلسل، في كل حركة بالمسلسل. فالسطر الخاضع للتتبع بلا رقم مسلسل يوقف الاعتماد ويسمّي الصنف.
• كمية موجبة، في كل حركة بالشحنة. والصفر فما دون يوقف الاعتماد على النحو نفسه.
• رقم صنف تجاري يمكن استخراجه، من المصدر الذي ضبطته.

كيف يحدث البلاغ فعلًا

لا يُرسَل شيء وأنت ما زلت تنظر إلى الشاشة.

1. تعتمد مستندًا مخزنيًا. والمستندات الأربعة التي تبلّغ هي: صرف مخزني، وتوريد مخزني، وصرف تحويل مخزني، واستلام تحويل مخزني.
2. يحسب النظام ما هو مستحق. فيقارن السطور الخاضعة للتتبع الموجودة الآن على المستند بكل ما سبق أن قبلته الهيئة له. فالسطور الجديدة تُدرَج في الطابور بلاغًا، والسطور التي قبلتها الهيئة من قبل ثم أُزيلت تُدرَج بوصفها الحركة العكسية — فالصرف يصير إلغاء صرف، والاستلام يصير مرتجعًا. وبذلك يصحّح تعديلُ المستند سجلَّ الهيئة بدلًا من أن يكرره.
3. يُلغى أولًا كل ما بقي في الطابور من حفظ سابق، فحفظ المستند ثلاث مرات قبل أن يعمل الطابور ينتج بلاغًا واحدًا لا ثلاثة. أما البلاغات التي رحلت فعلًا فتبقى محفوظة بوصفها سجل التدقيق.
4. تلتقط مهمة خلفية الطابورَ نحو مرة كل دقيقة وترسل البلاغات واحدًا تلو الآخر بالترتيب.

ويحمل البلاغ المُدرَج المستخدمَ والمحددات ولغة الواجهة من لحظة الاعتماد، فيصل الهيئةَ ما حرره ذلك الشخص مهما تأخر الإرسال الفعلي.

متابعة الإرسال

تجيب قائمتان للعرض فقط تحت الأساسيات ← إدارة النظام عن السؤالين اللذين يطرحهما الناس فعلًا.

حالة المستند في هيئة تتبع الدواء تجيب عن سؤال «هل بُلِّغ عن هذا المستند؟» — سطر واحد لكل مستند مصدر، يلخّص كل بلاغ حُرِّر له:

العمود	ما يخبرك به
# المستند	المستند المُبلَّغ عنه
الحالة	حالته الإجمالية (انظر أدناه)
عملية التشغيل وإلغاء	أيّ حركة، وهل هذه عكسية
عدد السطور وعدد السطور الناجحة وعدد السطور غير الناجحة	كم عبوة أو شحنة بُلِّغ عنها، وكم قبلت الهيئة منها
عدد مرات الإرسال وعدد مرات الإرسال غير الناجحة	كم محاولة احتاجها المستند
تاريخ الحدث وتاريخ التنفيذ	متى أُدرج في الطابور، ومتى ذهب فعلًا
Notification ID	مرجع الهيئة نفسه للبلاغ المقبول
رسالة الخطأ	سبب الفشل، إن فشل
محرر الطلب	من اعتمد المستند

وبجوارها تقف قائمة البلاغات، وهي تجيب عن سؤال «ما الذي ذهب إلى الهيئة بالضبط؟» — سطر لكل مكالمة، بالأعمدة نفسها للحالة والخطأ مضافًا إليها عدد محاولات. وأعمدتها المخفية هي موضع الأدلة: رقم GLN للطرف الآخر ومخزن الجهة المُبلِّغة، والطلب والرد المتبادلان مع الهيئة بنصّهما، محفوظين حرفيًا حتى تستطيع بعد شهور أن تُظهر بالضبط ما أُرسل وبالضبط ما عاد.

معاني الحالات

الحالة	المعنى
مبدئي	أُدرج في الطابور عند الاعتماد ولم يُرسَل بعد
تم التنفيذ	قبلته الهيئة وأعادت مرجع إشعار
جزئي	قُبلت بعض سطور المستند ولم تُقبل بعضها
فشل	لم تنجح المكالمة نفسها — لا بيانات دخول للمخزن، أو لا رقم موقع، أو رفضت خدمة الهيئة الطلب من أصله
Blocked	ردّت الهيئة لكنها رفضت كل سطر في البلاغ

والرفض يقع على مستوى السطر، والهيئة تشرح نفسها: فكل عبوة مرفوضة تُدرَج برقم صنفها التجاري ومسلسلها أو شحنتها وسبب الهيئة المرقّم، مجلوبًا من الهيئة بلغة واجهتك. ويُكتب هذا التفصيل في وصف الخطأ، وهو ليس من الأعمدة المعروضة افتراضيًا — فأضفه من مُختار الأعمدة حين تحتاج قراءته، أو رشّح عليه لتجد كل مستند رُفض للسبب نفسه.

تصحيح بلاغ فاشل

البلاغ الذي فشل يبقى فاشلًا؛ فالطابور لا يعيد المحاولة من تلقاء نفسه. وهذا مقصود، لأن الفشل في جُلّه مشكلة بيانات لن تزيدها إعادةُ المحاولة إلا تكرارًا — مخزن بلا رقم موقع، أو بيانات دخول ناقصة، أو شحنة لا تعرفها الهيئة.

وطريق التصحيح إجراء واحد على قائمة حالة المستند في هيئة تتبع الدواء: اختر السطور ثم اختر إعادة حفظ المستندات المختارة من قائمة المزيد. يسألك أيقف عند أول خطأ أم لا، ثم يعيد حفظ كل مستند مصدر، فيعيده إلى المطابقة نفسها الموصوفة في الخطوة الثانية أعلاه. ولأن تلك المطابقة لا تُدرج إلا ما لم تقبله الهيئة بعد، فإن إعادة حفظ مستند قُبل جزئيًا ترسل السطور الناقصة لا غير — ولا سبيل إلى الإبلاغ عن العبوة نفسها مرتين.

فالتسلسل العملي حين يقع خلل واحد دائمًا: اقرأ السبب على سطر الحالة، وصحّحه في موضعه — رقم الصنف التجاري، أو رقم موقع المخزن، أو جدول بيانات الدخول، أو رقم الشحنة الناقص على المستند — ثم أعد الحفظ.