أسئلة شائعة في موديول الرواتب والموارد البشرية

إذا تأخر الموظف عن البصمة الصباحية لظرف طارئ (غير مستقطع من الراتب)، كيف يتم التعامل معه في النظام؟

الإجابة:

في حال تأخر الموظف عن الموعد المحدد للحضور (مثلاً من المفترض أن يحضر الساعة 8 صباحًا، ولكنه حضر الساعة 10 صباحًا)، وكان لديه عذر مقبول، فإن النظام يمكنه استثناء هذا التأخير من الخصم أو الإنذار، بشرط تسجيل إذن رسمي.

خطوات المعالجة في النظام:

  1. فتح شاشة "إذن انصراف":

    • قم بإدخال إذن يغطي الفترة من الساعة 08:00 إلى الساعة 10:00 في نفس يوم التأخير.
    • اختر نوع الإذن المناسب (مثلاً: إذن تأخير بعذر، غير مستقطع من الراتب).

  2. النتيجة:

    • عند احتساب التأخيرات في كشف الحضور والانصراف، سيقوم النظام باستثناء الساعتين من التأخير.
    • بالتالي، لن يتم احتساب اليوم كتأخير، ولن يُخصم من الموظف أو يُسجل عليه إنذار.

ملاحظات إضافية

  • يُفضل توثيق سبب الإذن في حقل الملاحظات.
  • يمكن إعداد صلاحيات للمدير المباشر أو مسؤول الموارد البشرية للموافقة على الإذن عند الحاجة.

مطلوب معرفة تأخيرات الموظف و حساب إضافي له في أيام العطلات الاسبوعية و العطلات الرسمية؟

آلية حساب التأخيرات والإضافي:

1. العطلات الرسمية والإجازات الاسبوعية:

يتم التحكم في طريقة حساب الإضافي للعطلات من خلال إعدادات إعدادات الموارد البشرية (HRConfiguration):

  • للعطلات الرسمية: يُفعّل إعداد "احتساب وقت العمل بطريقة عادية لأيام العطلات الرسمية (الاضافي لن يكون طوال اليوم)"
  • للإجازات الاسبوعية: يُفعّل إعداد "احتساب وقت العمل بطريقة عادية لأيام الاجازة (الاضافي لن يكون طوال اليوم)"

عند تفعيل هذه الإعدادات:

  • لا يتم اعتبار اليوم كاملاً كوقت إضافي
  • يُحسب فقط الوقت الفعلي الذي عمله الموظف زائد عن التوقيت المحدد

2. حساب التأخيرات:

يتم حساب التأخيرات بناءً على ملف الدوام (AttendanceShift) المخصص للموظف:

  • أوقات العمل: يتم تحديد أوقات الحضور والانصراف لكل يوم من أيام الأسبوع
  • العطلات الاسبوعية: يتم تحديدها في ملف الدوام (مثلاً: الجمعة راحة إسبوعية)
  • السماح بتحديد مواعيد: إعداد "السماح بتحديد مواعيد الحضور و الانصراف للعطلات الاسبوعية" يحدد إمكانية العمل في أيام العطل

3. معالجة إذن الانصراف:

لمعالجة التأخيرات التي لها عذر مقبول، يتم استخدام إذن إنصراف (LeavePermission):

  1. إنشاء الإذن: يُسجّل إذن يغطي فترة التأخير
  2. التأثير على الإضافي: حسب إعداد "اعتبار الاذون عند حساب الوقت الاضافي" في إعدادات الموارد البشرية
  3. التأثير على التأخير: سيتم استثناء فترة الإذن من حساب التأخيرات

4. إعدادات تحكم إضافية:

  • حساب الوقت الإضافي من إنتهاء الدوام: يحدد متى يبدأ حساب الإضافي
  • اعتبار المأموريات عند حساب الوقت الاضافي: تأثير المأموريات على حساب الإضافي
  • عدد الساعات المسموح بها قبل منع تسجيل الانصراف: حد أقصى للساعات المسموحة

ملاحظات تقنية هامة

  • ملف الدوام (AttendanceShift) يحدد أوقات العمل والعطل لكل يوم
  • إعدادات الموارد البشرية (HRConfiguration) تتحكم في سلوك حساب الإضافي والتأخير
  • إذن الانصراف (LeavePermission) يُستخدم لاستثناء فترات التأخير المبررة
  • يمكن تخصيص نوع سبب (LeaveReason) مختلف لكل إذن حسب طبيعة العذر
الحقول التقنية في النظام

في ملف الدوام (AttendanceShift):

  • allowSpecifyingTimeInWeekEnd: السماح بتحديد مواعيد الحضور و الانصراف للعطلات الاسبوعية
  • friday.weeklyRest: تحديد يوم الجمعة كراحة إسبوعية
  • numberOfHoursAllowedBeforePreventingCheckOut: عدد الساعات المسموح بها قبل منع تسجيل الانصراف

في إعدادات الموارد البشرية (HRConfiguration):

  • calculateNormalWorkHoursForHolidays: احتساب وقت العمل بطريقة عادية لأيام العطلات الرسمية
  • calculateNormalWorkHoursForVacations: احتساب وقت العمل بطريقة عادية لأيام الاجازة
  • overTimeAfterWorkTime: حساب الوقت الإضافي من إنتهاء الدوام
  • leavePermissionAddsOvertime: اعتبار الاذون عند حساب الوقت الاضافي

كيف يمكن جعل سندات الراتب تُنشئ قيد إجمالي لكل الموظفين مرة واحدة بدلاً من قيد لكل موظف للحفاظ على سرية المعلومات؟

  • المشكلة: بشكل افتراضي، ينشئ النظام قيد محاسبي منفصل لكل سند راتب موظف، مما يعني أن أي شخص لديه صلاحية الاطلاع على القيود المحاسبية يمكنه معرفة تفاصيل راتب كل موظف على حدة، وهذا يتعارض مع سرية معلومات الرواتب.

  • الحل: يمكن تطبيق نظام القيد الإجمالي الموحد من خلال الخطوات التالية:

  1. إعدادات توجيه سند الراتب (SalaryDocument):
  • فعّل الخيار "بدون تاثير محاسبي" (withoutAccountingEffect) في توجيه سند الراتب
  • هذا سيمنع إنشاء قيود محاسبية فردية لكل سند راتب
  1. إعدادات توجيه سجل الرواتب (SalarySheet):
  • فعّل الخيار "إنشاء تأثير محاسبي" (generateAccountingEffects) في توجيه سجل الرواتب
  • هذا سيؤدي إلى إنشاء قيد محاسبي واحد إجمالي عند حفظ سجل الرواتب

⚠️ خطوات إضافية مهمة لضمان السرية:

  1. تعديل التأثير المحاسبي لمفردات الراتب: يجب تغيير التأثير المحاسبي في ملف مفردات الراتب (SalaryComponent) من:
  • قبل: حساب ذمة موظف (يظهر اسم الموظف في القيد)
  • بعد: حساب فرعي عام (رقم إجمالي بدون أسماء موظفين)
  1. تغيير مستحقات الموظفين:
  • تغيير حسابات مستحقات الموظفين من حسابات ذمة موظف إلى حسابات فرعية عامة
  • استخدام أرقام إجمالية بدلاً من أسماء الموظفين

🎯 النتيجة النهائية:

مع التطبيق الصحيح للخطوات أعلاه:

  • ✅ قيد محاسبي واحد إجمالي بدلاً من قيود فردية لكل موظف
  • ✅ حفظ سرية الرواتب - لن يظهر راتب أي موظف في القيود المحاسبية
  • ✅ أرقام إجمالية فقط في الحسابات الفرعية
  • ✅ دقة محاسبية مع الحفاظ على إجمالي الرواتب والمستحقات

تحذير مهم:

إذا لم تقم بتغيير حسابات مستحقات الموظفين من ذمة موظف إلى حساب فرعي عام، فسيظل بإمكان الأشخاص الذين لديهم صلاحية الاطلاع على القيود المحاسبية معرفة تفاصيل راتب كل موظف، وبالتالي لن تتحقق السرية المطلوبة.