شرح مفصل لنظام إدارة الرواتب في نظام نما - 4
نظام الحضور والانصراف بالتفصيل
مقدمة حول نظام الحضور والانصراف
في البداية، يتم شرح مفهوم الحضور والانصراف في النظام، ومدى ارتباطه بالموظفين والدوام، خاصة في بيئات العمل المختلفة داخل السعودية والخليج. يوضح المتحدث أن الموظفين قد يعملون في أكثر من دوام خلال اليوم، مثل دوام الصباح من الساعة 10 صباحًا حتى 2 ظهرًا، ثم يعود للعمل من الساعة 6 مساءً حتى 10 مساءً. يتطرق إلى وجود قواعد خاصة بالتعامل مع نسيان البصمة سواء كانت بصمة الدخول أو الخروج، وكيفية تطبيق العقوبات في هذه الحالة.
المستندات المؤثرة في الحضور والانصراف
التايمر (Timer)
يعتبر ملف التايمر من أهم المستندات في النظام، وهو ملف بسيط يحتوي على مرفقات مثل بيانات حضور وانصراف الموظفين. مثال: يوم الحضور، الساعة التي بدأ فيها الموظف العمل، وكود الماكينة التي تم تسجيل البصمة عليها. هذه البيانات تأتي تلقائيًا ولا تحتاج لإدخال يدوي.
يتم ذكر كيف يمكن معرفة اليوم بالتاريخ واليوم من الأسبوع، مما يساعد في متابعة حالات التأخير أو الغياب بدقة.
إضافة الموظفين يدويًا
يوجد زر لإضافة الموظفين يدويًا، يمكن من خلاله إدخال موظفين لفترة محددة دون تأثرهم بخطط الحضور المسجلة مسبقًا. على سبيل المثال، يمكن إضافة موظفين من تاريخ 1 يونيو حتى 6 يونيو تلقائيًا.
نظام الورديات وتحديد مواعيد العمل
كيفية تحديد وردية الموظف
يتم تعريف وردية الموظف من خلال خطة الدوام التي تشمل الإدارة أو القسم أو الموظف بعينه.
مثال: موظف يعمل من 1 يناير 2023 حتى 31 ديسمبر 2023، ورديته من 8 صباحًا حتى 4 عصرًا.
الأولويات في تحديد الورديات
يوجد مفهوم الأولوية لتحديد أي خطة دوام تسري على الموظف في حال وجود أكثر من خطة. الأولوية رقم 1 تعني أنها الأعلى أولوية وتنفذ أولًا، بينما الأرقام الأكبر تعني أولوية أقل.
مثال: خطة رمضان قد تكون لها أولوية أعلى من خطة السنة العادية لأن مواعيد العمل تختلف في رمضان.
تجميع بيانات الحضور والإنصراف
يمكن تجميع بيانات الموظفين الذين لهم ورديات محددة أو الذين من المتوقع حضورهم في أوقات معينة، وذلك عبر زر "إضافة الموظفين يدويًا".
يستخدم هذا في الحالات التي يكون فيها الموظف على إجازة أو غير موجود في الفترة المحددة.
التعامل مع الإجازات وتحديث بيانات الموظفين
كيفية التعامل مع بيانات الموظف في الإجازة
يمكن إدخال حالة الإجازة لفترة معينة مثل من 1 يناير حتى 30 يونيو، ويتم إدخال هذه البيانات في النظام ليتم استثناء الموظف من الحضور في هذه الفترات.
التكييف والتحكم في بيانات الحضور
يوجد إمكانية تعديل بيانات الحضور والإنصراف يدويًا حسب الحاجة، مع ذكر أن في بعض الأحيان قد تكون هناك مشاكل متعلقة بالتكييف أو النظام ويحتاج الأمر إلى تحديث أو تعديل البيانات.
استخدام التطبيق والتقنيات الحديثة في الحضور والانصراف
التطبيق الإلكتروني (Electronic Attendance)
يمكن استخدام تطبيق إلكتروني لتسجيل حضور الموظف، حيث يرسل التطبيق بيانات الموقع الجغرافي للموظف ويقوم بتسجيل الحضور والانصراف تلقائيًا.
تحديد النطاق الجغرافي المسموح
يمكن تحديد نطاق جغرافي معين (مثل دائرة نصف قطرها 300-500 متر حول موقع العمل) يتم السماح للموظف بالبصمة ضمنه، وذلك لضمان أن الموظف موجود في مكان العمل أثناء تسجيل الحضور.
استيراد بيانات الحضور من ملفات Excel
أهمية كود الموظف (Attendance Code)
كل موظف له كود خاص مرتبط بجهاز البصمة، يستخدم هذا الكود لربط البيانات المستوردة من ملفات Excel بحضور وانصراف الموظف الصحيح.
مثال: الموظف أحمد لديه كود 1002، وهذا الكود يجب أن يكون موجود في ملف الحضور لتسجيل بياناته بدقة.
تنسيق ملف Excel
- السطر الأول يترك فارغًا (لأنه يحتوي على رؤوس الأعمدة).
- التاريخ يكتب بصيغة يوم/شهر/سنة (دون صفر بادئ للأيام أو الشهور التي تقل عن 10).
- الوقت يكتب بصيغة 24 ساعة (مثل 09:03، 17:10).
- في بعض الحالات يضاف AM أو PM في نهاية الوقت لتحديد الفترة الصباحية أو المسائية.
التعامل مع ملفات متعددة من أكثر من جهاز بصمة
في حالة وجود أكثر من جهاز بصمة، يتم إعطاء كل جهاز كود خاص في النظام لتمييز بياناته.
يتم تجميع البيانات لاحقًا داخل النظام مع تحديد مصدر كل بصمة (من أي جهاز جاءت).
استيراد البيانات داخل النظام وحفظ الإعدادات
خطوات حفظ إعدادات استيراد البيانات
- الدخول إلى إعدادات النظام > إعدادات الرواتب > الموارد البشرية > الرواتب.
- إدخال صيغة التاريخ والوقت المناسبة للملف المستورد.
- تحديد أعمدة الملف مثل التاريخ، الوقت، وكود الموظف.
- حفظ الإعدادات لتسهيل عملية الاستيراد لاحقًا.
استيراد ملف الحضور والإنصراف
- رفع ملف Excel من جهاز الكمبيوتر.
- استخدام زر "استيراد" لتحميل البيانات داخل النظام.
- التأكد من تطابق الأعمدة مع الإعدادات السابقة.
التعامل مع بيانات الحضور والإنصراف المتداخلة والوردية المزدوجة
مشكلة وجود ورديتين في نفس اليوم
إذا كان الموظف يعمل ورديتين في نفس اليوم، يتم تسجيل أول بصمة كحضور وأخر بصمة كإنصراف، بغض النظر عن التداخل في الفترات الزمنية.
مثال: موظف جاء في الصباح، ثم ذهب للبيت وعاد للعمل في المساء، يتم التعامل مع أول دخول وآخر خروج فقط لضبط الحضور.
التعامل مع حالات نسيان البصمة أو محاولة التلاعب
- وجود عقوبات على نسيان البصمة.
- حالات التهرب أو محاولة إفساد البصمة (مثل استخدام أصابع ملوثة).
- اقتراحات لحل مشاكل عدم توفر الأجهزة أو الإنترنت، مثل وضع أجهزة بصمة على مداخل ومخارج المصنع.
ضبط الحضور حسب خطط العمل وتغيير الوردية
تعديل خطط العمل اليومية
يتم تعديل خطط العمل حسب الظروف، مثل حضور الموظف في وقت مختلف عن ورديته المحددة، أو تغييره لوردية أخرى في يوم معين.
يتم ضبط النظام ليحسب الحضور والانصراف بناء على الخطة الجديدة لكل يوم.
التعامل مع حالات الخروج المبكر أو التأخير
النظام قادر على تخمين ما إذا كانت بصمة معينة دخول أو خروج بناءً على أوقات الورديات وساعات العمل المقررة.
تفاصيل استخدام أزرار النظام ووظائفها
استخدام زر "البانش" (Punch)
- يسمح لك بأخذ بيانات الحضور والانصراف من ملف Excel وتجهيزها للمعالجة داخل النظام.
- يمكن استخدامه لتنظيم الأعمدة في الملف بحيث لا تؤثر على ترتيب البيانات.
التعامل مع اختلاف ترتيب الأعمدة
إذا كان ترتيب الأعمدة في الملف مختلفًا عن المتوقع، يمكن إعادة ترتيبها باستخدام هذا الزر لتسهيل الاستيراد.
كيفية التعامل مع بيانات الحضور التي تحتوي على الوقت والتاريخ في عمود واحد
تنسيق الوقت والتاريخ
في بعض الحالات، يتم كتابة التاريخ والوقت في نفس الخلية، مثل "01-01-2023 18:05 PM".
يتم التعامل مع هذه البيانات عن طريق فصل التاريخ عن الوقت داخل النظام أو باستخدام أدوات Excel قبل الاستيراد.
التمييز بين دخول وخروج الموظف
يمكن استخدام أعمدة إضافية لتحديد نوع البصمة (دخول أو خروج)، أو الاعتماد على توقيت البصمة بالنسبة لدوام الموظف لتحديد ذلك تلقائيًا.
التعامل مع تعدد الماكينات وأماكن العمل المختلفة
أهمية معرفة مكان تسجيل البصمة
- يمكن أن تكون هناك عدة أجهزة بصمة في أماكن مختلفة داخل الشركة أو الفروع.
- يتم تسجيل كود كل ماكينة أو الموقع داخل ملف الحضور لتسهيل تتبع حركة الموظف.
استخدام معلومات الجهاز في توزيع المرتبات
معلومات الجهاز تساعد في توزيع المرتبات حسب موقع العمل أو المشروع الذي تم العمل فيه.
معالجة حالات البصمة المتعددة في نفس اليوم
استخدام أول وأخر بصمة في اليوم
في العادة، يتم اعتبار أول بصمة في اليوم هي دخول الموظف وأخر بصمة هي خروجه.
ولكن في بعض الحالات، مثل العمل بنظام الورديات الليلة، قد يحتاج الأمر إلى تعديل هذه القاعدة لتتناسب مع الواقع العملي.
التعامل مع اختلاف اليوم بسبب الورديات الليلية
يتم أخذ بعين الاعتبار اختلاف اليوم بين البصمة الليلية التي تمت قبل منتصف الليل وتلك التي تمت بعد منتصف الليل لتحديد اليوم الصحيح للبصمة.
أهمية ضبط إعدادات النظام لتناسب الواقع العملي
ضبط المسافات الزمنية والفواصل الزمنية
- يمكن تحديد فواصل زمنية مثل 5 دقائق بين البصمتين لتحديد ما إذا كانت بصمتين متتاليتين تعتبر بصمة دخول وخروج أم لا.
- هذا يساعد في التعامل مع حالات مثل الموظف الذي يدخل ويخرج عدة مرات في فترة قصيرة (مثلاً لأخذ استراحة).
التعامل مع البيانات النصية والحقول النصية في ملفات Excel
يتم شرح كيفية التعامل مع الحقول التي قد تحتوي على نصوص أو أرقام أو مسافات زائدة في ملفات الحضور لتجنب أخطاء الاستيراد.
الأسئلة والمواقف العملية
حجم البيانات وتأثيرها على النظام
مثال: التعامل مع 1500 موظف على مدى 30 يومًا ينتج عنه أكثر من 45 ألف سجل في النظام، وكيفية التعامل مع هذه الكميات الكبيرة من البيانات.
التعامل مع طلبات غير منطقية من العملاء
مثال واقعي عن عميل يريد جمع خصومات مختلفة تحت بند واحد، وتم توضيح له أهمية فصل الخصومات لسهولة الإدارة.
يتم التنويه إلى ضرورة التعاون بين الإدارة والموظفين لضمان دقة النظام ونجاح تطبيقه.
الخاتمة والأسئلة النهائية
تمت مناقشة عدة نقاط مهمة حول نظام الحضور والانصراف، وتم فتح المجال للأسئلة من الحضور.
يتم التشديد على أهمية فهم النظام بشكل كامل وعدم الاستعجال في التقييم أو اتخاذ قرارات بدون معرفة التفاصيل.
تم إعداد هذا الدليل بدقة وبالتفصيل لتغطية كافة جوانب نظام الحضور والانصراف كما وردت في الفيديو، مع الحفاظ على الترتيب الزمني للمعلومات والتفاصيل الفنية والإدارية.