ما هو نظام نما؟

إن كنت قد استلمت للتوّ اسم مستخدم وكلمة مرور، وقيل لك إنك ستتولّى دعم نظام نما، فالمشكلة الأولى ليست أن النظام معقّد؛ المشكلة أن أحداً لا يخبرك بالأفكار القليلة التي بُني عليها كلّه. وحين تمتلك هذه الأفكار تبدأ شاشاتٌ لم ترها من قبل في أن تشرح نفسها بنفسها، لأنها في العمق الشاشة نفسها.

هذه الصفحة هي تلك الأفكار. قراءتها عشر دقائق، وهي الفرق بين أن تتعلّم ثلاثمئة شاشة وأن تتعلّم واحدة.

نظام واحد، وقاعدة بيانات واحدة

نظام نما تطبيق ويب واحد. يفتحه المستخدمون في المتصفّح، ويفتح الكاشير تطبيق نقاط البيع، ويفتح المهندس الميداني تطبيق الجوال — لكنّ هذه كلّها تخاطب الخادم نفسه، وينتهي كلّ شيء إلى قاعدة بيانات واحدة.

وهذا أهمّ ممّا يبدو. فالصنف الذي يُباع على نقطة البيع، وتُحسب تكلفته في المخازن، ويُقيَّد في الأستاذ، ليس ثلاثة سجلّات تُزامَن بين ثلاثة أنظمة — بل سجلٌّ واحد ينظر إليه ثلاثة أقسامٍ من زوايا مختلفة. فلا يوجد نقلٌ ليليٌّ قد يفشل، ولا «قسم الحسابات لم يستلم بعد»، ولا نسخةٌ ثانية تُطابَق. وحين تحقّق في فرقٍ ما، فابدأ من هذا الافتراض: لا توجد داخل النظام إلا حقيقة واحدة، وإن اختلفت شاشتان فإحداهما مُرشَّحة بفلترٍ مختلف.

وقاعدة البيانات نفسها تضمّ شركاتك جميعاً. فالشركات المتعدّدة والفروع والمخازن والعملات تتجاور فيها، ويفصل بينها الإعداد وقواعد الصلاحيات لا التنصيبات المنفصلة — ولهذا تستطيع المجموعة أن تُخرِج تقريراً مجمّعاً دون مشروع تكامل.

كلّ شيء سجلّ، والسجلّات نوعان لا ثالث لهما

كلّ شاشة في نما تحرّر سجلّاً، وكلّ سجلّ واحدٌ من نوعين. وترسيخ هذا التمييز مبكّراً سيوفّر عليك وقتاً أكثر من أيّ شيء آخر في هذه الصفحة.

الملف الرئيسي شيءٌ موجود: عميل، صنف، مخزن، موظف، أصل ثابت، حساب. له كود واسمان — الاسم العربي والاسم الإنجليزي — وغالباً ينتمي إلى مجموعة تُكوِّد له وتُرتّبه في الشجرة بجوار القائمة، ثم يبقى هناك ليُشار إليه. الملف الرئيسي بلا تاريخ وبلا فترة مالية، وحفظه لا يحرّك مالاً. تستطيع أن توقّع عقد مشروعٍ بقيمة 230,000، وإن كان هذا العقد ملفاً رئيسياً فلن يحدث في الأستاذ شيء البتّة.

المستند شيءٌ وقع في تاريخ: فاتورة، سند قبض، إذن صرف، قيد يومية، طلب إجازة. له دفتر يمنحه رقمه، وتوجيه مستند يقرّر سلوكه، وتاريخ فعلي، وفترة مالية — والأهمّ أن له آثاراً. المستند وحده هو ما يحرّك المال والمخزون.

أوّل سؤال تسأله عن أيّ شاشة

«أهذا ملف رئيسي أم مستند؟» فإن كان في الشاشة دفتر وتوجيه وتاريخ فعلي فهو مستند وسيفعل شيئاً. وإن كان فيها كود ومجموعة واسمان فهو ملف رئيسي ولن يفعل. ونصف الأسئلة التي تصل إلى الدعم — «لماذا لم يُنتج هذا أيّ قيد؟» — تُجاب بهذه النظرة وحدها.

وإلى جانب السجلّ نفسه، ثلاثة أشياء تلتصق بكلّ شيء تقريباً: سطور التفاصيل (الجداول داخل المستند)، والمرفقات، والحقول الإضافية — حقولٌ زائدة أضافها المُطبِّق إلى الشاشة دون تغييرٍ في المنتج.

الوحدات، والمنصّة التي تحتها

تنقسم وظائف الأعمال إلى وحدات: الحسابات، وسلاسل الإمداد، والتصنيع، والموارد البشرية والرواتب، ونقاط البيع، والعقارات، والمقاولات، والأصول الثابتة، ومراكز الخدمة، وإدارة المستشفيات، والشحن، والسياحة، والتعليم، وإدارة علاقات العملاء وغيرها. وتُرخَّص كلٌّ منها على حدة، فلا يشغّل التنصيب إلا ما اشتراه العميل — لكنها لا تُنصَّب على حدة: فكلّها جزءٌ من التطبيق نفسه وقاعدة البيانات نفسها. وإن غاب فرعٌ كامل من القائمة عند عميلٍ ووُجد عند آخر، فالترخيص هو السبب المعتاد — انظر من يرى أي قائمة.

وتحتها جميعاً تقع المنصّة — وهي الجزء الجدير بأن تتعلّمه أوّلاً، لأنه الجزء الذي لا يتغيّر. فالشاشات، والترقيم، والصلاحيات، والموافقات، والاستيراد، والتقارير، ولوحات المعلومات، والإشعارات، والمهام المجدولة، وسجل التتبع، ومحرّر الشاشات — كلّها كُتبت مرّة واحدة وتعمل بالطريقة نفسها في كلّ وحدة. ففاتورة المبيعات وملف الموظف وطلب الصيانة تجلس كلّها في الإطار نفسه وتحمل شريط الأدوات نفسه؛ والفرق بينها ليس في الأزرار الموجودة بل في الأزرار المُفعَّلة. وهذا الإطار موثّق مرّة واحدة في الأزرار الموجودة في كل شاشة — تعلّمه هناك، وتكون قد تعلّمت أدوات النظام كلّه.

الفكرة التي تفتح ما بعدها: دورة حياة المستند

هذه هي الآلية الوحيدة التي يستحقّ فهمها فهماً متيناً. فكلّ ما يفعله المستند، وكلّ سؤالٍ عن سببِ فعله أو عدم فعله، يعود إلى موضعه من دورة حياته.

ما دام مسودة

الضغط على مسودة يحفظ ما على الشاشة دون أن يأخذه النظام على محمل الجدّ. فالحقول المطلوبة لا تُفرَض، وقواعد التحقّق التي كتبها المُطبِّق للحفظ لا تُشغَّل، والأهمّ: لا تنشأ أيّ آثار إطلاقاً. لا شيء يصل إلى الأستاذ، ولا شيء يتحرّك في المخزن. المسودّة مسوّدةٌ تبقى بعد خروجك من النظام، لا أكثر.

والمسودّة غالباً لا تملك رقم مستندٍ حقيقياً؛ إذ تأخذ كوداً مؤقّتاً من سلسلةٍ منفصلة، معلَّماً كي تعرفه: كود المسودّة ينتهي بـ @draft. وهذا يُبقي سلسلة الأرقام الحقيقية خاليةً من الفجوات التي تتركها مسوّداتٌ لم يُكملها أحد. غير أنّ النتيجة تربك الناس: الرقم المكتوب على المسودّة ليس الرقم الذي سينتهي إليه المستند. (ويستطيع التنصيب أن يمنح المسوّدات أرقاماً حقيقية؛ انظر المسودات وأرقامها.)

ولأن المسودّة غير منتهية، فالمستندات الأخرى لا تستطيع عادةً أن تشير إليها. ولهذا لا يُعثر أحياناً على أمرٍ نصف مكتمل في قائمة الاختيار: هو موجود، لكنه ما زال مسودّة.

ماذا يفعل الحفظ فعلاً

حفظ يعني الاعتماد. وعنده يبدأ النظام في تصديق المستند، ويجري ذلك بترتيبٍ ثابت:

1. يتحقّق أن أحداً لم يغيّر السجلّ بينما كان مفتوحاً أمامك. فإن حدث، رُفض الحفظ برسالة «لقد تم تعديل السجل بواسطة شخص آخر. فضلا قم بتحديث السجل و أعد إدخال التعديلات المطلوبة» — تعديلاتك لم تضِع، لكن عليك إعادة تحميل السجلّ وإعادة إدخالها فوق النسخة الحالية.
2. يفرض القواعد. الحقول المطلوبة، وقواعد التحقّق المُعدَّة لهذا النوع من السجلّات (انظر التحقق المبني على المعايير)، وما يرتبط بالحفظ من مسارات الكيان.
3. يتحقّق من الفترة. فالتاريخ الفعلي للمستند يحدّد فترته المالية، وإن كانت تلك الفترة مقفلة رُفض الحفظ رفضاً صريحاً — انظر التحكم في إقفال الفترات المحاسبية.
4. يمنح المستند رقمه الحقيقي من سلسلة دفتره، ليحلّ محلّ كود @draft.
5. يخزّن المستند ويعيد إليك الشاشة.
6. يضع النتائج في طابور بدل أن ينفّذها وأنت تنتظر.

والخطوة الأخيرة هي التي تفاجئ الجميع، فيحسن قولها صراحةً: القيد المحاسبي وحركة المخزون لا يُكتبان أثناء حفظك. الحفظ يرفع طلبات أعمال — واحداً للأستاذ وآخر للمخزون — ثم ينفّذها عاملٌ في الخلفية بعد لحظة. وهذا ما يُبقي الحفظ فورياً مهما ثقُل المستند، وهو ما يجعل التعافي ممكناً: فإن فشل الأثر بسبب حسابٍ ناقص أو فترةٍ مقفلة، لم يضِع المستند ولم يتوقّف المستخدم.

ويعني ذلك أيضاً أن المستند قد يكون محفوظاً وصحيحاً ومرقّماً بينما آثاره غائبة. فحين يقول أحدهم «الفاتورة موجودة لكنها ليست في الأستاذ»، فهذا موضع البحث: طلبات الأعمال، وفيها شرح حالات المعالجة وكيفية إعادة تشغيل ما فشل منها.

وبعد الاعتماد تقرأ لافتة الحالة أعلى الشاشة ثابت بدل مسودة. وإن كان السجلّ يمرّ بدورة موافقة فسيقف عند بانتظار موافقة، وتنتظر آثاره انتهاء الدورة — انظر نظام الموافقات.

بعد الاعتماد

المستند المعتمد حيٌّ لا مجمَّد. وإمكان تعديله بعد ذلك صلاحية لا صفةٌ فيه: فمستوى إمكانية التعديل في ملف الصلاحيات يتدرّج معطّل ← حفظ مسودة ← اعتماد ← تعديل بعد الاعتماد، وآخِرها وحده يتيح لأحدٍ تغيير مستندٍ بعد حفظه. والتعديل ثم إعادة الحفظ يعيد تشغيل التسلسل السابق كلّه، فتُعاد الآثار من جديد بدل أن تُضاف إلى سابقتها. انظر ملف الصلاحيات.

وشيئان يجمّدان المستند المعتمد عن قصد:

• المراجعة تختمه بأن فلاناً راجعه في تاريخ كذا وتقفله — انظر المراجعة وإلغاء المراجعة. والمستند المراجَع لا يُعدَّل ولا يُحذف ولا يُلغى حتى يُلغي أحدٌ مراجعته.
• الطباعة والموافقة قد تجمّدانه أيضاً إن نصّ ملف الصلاحيات على ذلك: منع التعديل/الحذف بعد الطباعة ومنع التعديل/الحذف بعد الموافقة تعنيان تماماً ما تقولانه.

كيف تسترجع مستنداً معتمداً

لا يوجد زرٌّ يُعيد المستند المعتمد مسوّدةً. الموجود بدلاً من ذلك مستند إلغاء مستند — مستندٌ صغير مستقلّ وظيفته كلّها أن يسمّي مستنداً معتمداً أو أكثر ويلغيه.

واعتماده يعكس آثارها ويضع كلاً منها في حالة ملغي. ويحتفظ المستند الملغي برقمه ويبقى ظاهراً في القائمة، وهذا هو المقصود: أن يُظهر التاريخ أن المستند وُجد ثم أُلغي، بدل أن يختفي رقمٌ في صمت. ولا يُلغى مستندٌ ما دام مسودّة، ولا إن كان قد رُوجع، ولا إن كان بانتظار موافقة، ولا إن كان مستند إلغاءٍ آخر قد ألغاه.

أمّا الاسترجاع فيأتي من الاتجاه المعاكس: حذف مستند الإلغاء يعيد المستندات الملغاة، وفيه مفتاحٌ يقرّر بأيّ حال تعود. فهي عادةً تُعتمد من جديد كما كانت تماماً، لكن بتفعيل استرجاع المستند الملغي كمسودة بعد حذف سند الإلغاء تعود مسوّدات — فيمكن تصحيحها قبل أن تُحسب مرّة أخرى. وهذا أقرب ما في نما إلى «أعِد هذا المستند إلى يدي».

الحذف، ومتى يرفضه النظام

حذف المسودّة رخيص: لم يقع شيء بعد، فلا شيء يُنقَض.

أمّا حذف المستند المعتمد فليس عمليةً صامتة. إذ يجب عكس آثاره، وهذا العكس يُوضَع هو الآخر في طلب أعمال — يمكن أن يفشل لنفس الأسباب التي كان يمكن أن يفشل لها الأصل، ويُراجَع في الموضع نفسه. ومع السجلّ تذهب مرفقاته وحقوله الإضافية وسلسلة ترقيمه.

وقواعد عدّة توقف الحذف من أصله:

• المستند الملغي لا يُحذف. انقض الإلغاء أوّلاً بحذف مستند الإلغاء.
• المستند المراجَع لا يُحذف حتى تُلغى مراجعته.
• السجلّ الذي يمرّ بدورة موافقة لا يُحذف حتى تنتهي الدورة، والسجلّ الذي اكتملت موافقته لا يحذفه إلا من يملك صلاحية ذلك تحديداً.
• السجلّ الذي طُبع يمكن أن يُقفل ضدّ الحذف، بالصلاحية أيضاً.
• حذف المسودات صلاحية مستقلّة عن حذف السجلّات المعتمدة — ويمكن تضييقها أكثر إلى «المسودات التي أنشأها هو فقط».

تاريخ الإنشاء وتاريخ التحرير والتاريخ الفعلي

يحمل المستند ثلاثة تواريخ، وليست بدائل بعضها لبعض. ومكالمات الدعم تنحرف حين تختلط.

التاريخ	ما هو
تاريخ الإنشاء (Creation Date)	متى دخل السجلّ إلى النظام. يختمه النظام عند أوّل اعتمادٍ للمستند ثم لا يحرّكه بعدها. وهو حقيقة عن الإدخال، لا عن العمل نفسه.
تاريخ التحرير (Issue Date)	التاريخ المكتوب على الورقة — متى حُرِّر المستند لمن استلمه.
التاريخ الفعلي (Value Date)	وهو المهم. التاريخ الفعلي للمعاملة، وهو الذي يحدّد الفترة المالية والسنة المالية التي ينتمي إليها المستند — ومن ثمّ الفترة التي يقع فيها قيده وحركته المخزنية.

فسند قبضٍ أُدخل في 3 فبراير عن نقديةٍ قُبضت في 28 يناير، تاريخ إنشائه في فبراير وتاريخه الفعلي في يناير، وهو من أرقام يناير. وتغيير التاريخ الفعلي للمستند يغيّر الشهر الذي يُحسب فيه؛ وليس هذا تعديلاً شكلياً. والتفصيل في الفترات المالية وإقفال الفترات وتعدّد العملات.

إلى أين بعد ذلك

• المصطلحات. تفترض كلّ صفحةٍ في هذا الموقع تقريباً أنك تعرف ما التوجيه وما الدفتر وما الذمة وما المحدّدات. وكلّها معرَّفة، باللغتين، في معجم مصطلحات نظام نما.
• الأدوات. الأزرار الموجودة في كل شاشة — شريط الأدوات وقائمة المزيد وأزرار الجداول التي تشترك فيها شاشات النظام كلّها.
• الترقيم. دفاتر المستندات — من أين يأتي رقم المستند، وما الذي يقرّره الدفتر نيابةً عنه.
• السلوك. توجيهات مستندات سلسلة الإمداد — السجلّ الذي يقرّر ما يفعله نوع المستند فعلاً عند الحفظ.
• حين لا يحدث شيء. طلبات الأعمال.
• صندوق أدوات المنصّة. الخصائص العامة للنظام — الصلاحيات والموافقات وتصميم الشاشات والاستيراد والتقارير ولوحات المعلومات.
• وحدتك. أدلة الوحدات — اختر الوحدة التي يشغّلها عميلك.
• لقسم تقنية المعلومات لديك. البنية المعمارية — الخوادم والتنصيب والأمن، مكتوبةً لمن يديرون الأجهزة لا لمن يسجّلون الفواتير.