معجم مصطلحات نظام نما

يُستعمل نظام نما بالعربية وبالإنجليزية، وكثيراً ما يستعمله الفريق نفسه في المكالمة نفسها. فالعميل يقول «التوجيه»، والشاشة أمامك تقول Document Term، والصفحة التي تقرأها تقول شيئاً ثالثاً. وهذا المعجم يضع المتقابلات جنباً إلى جنب، ويشرح كلاً منها في سطرٍ أو سطرين، ويحيلك — حين يكون الموقع قد غطّى الموضوع حقّ التغطية — إلى موضعه بدل أن يعيده.

وهو مرتَّب بحسب الموضوع لا بحسب الحروف، لأن هذه الكلمات لا تُفهم إلا بعضها ببعض. وإن كنت جديداً تماماً، فاقرأ أوّلاً ما هو نظام نما؟؛ ففيها الأفكار الثلاث التي تتعلّق بها بقيّة هذه المصطلحات.

السجلات وأشكالها

المصطلح	ما هو
سجل — Record	صفٌّ واحد محفوظ من أيّ شيء: عميل، فاتورة، مستخدم. وكلّ شاشة في نما تحرّر سجلّاً واحداً في كلّ مرّة.
النوع — Entity Type	نوع السجلّ: فاتورة مبيعات، صنف، موظف. وهو جواب سؤال «أيّ شاشةٍ هذه؟»، وهو ما تُعلَّق به الصلاحيات والموافقات ومسارات الكيان وقواعد التحقّق.
ملف رئيسي — Master File	سجلٌّ لشيءٍ موجود: عميل، صنف، مخزن، حساب. له كود واسمان، وينتمي إلى مجموعة، وليس له تاريخ ولا فترة مالية ولا آثار. وحفظ الملف الرئيسي لا يحرّك مالاً ولا مخزوناً أبداً.
مستند — Document	سجلٌّ لشيءٍ وقع في تاريخ: فاتورة، سند قبض، إذن صرف. له دفتر وتوجيه مستند وتاريخ فعلي وفترة مالية — وله آثار. والمستندات وحدها هي ما يحرّك المال والمخزون.
سطور التفاصيل / الجدول — Detail lines / grid	الصفوف داخل المستند: سطور الأصناف في الفاتورة، وسطور المدين والدائن في القيد. ولكلّ جدولٍ أزراره الصغيرة الموصوفة في الأزرار الموجودة في كل شاشة.
الحقول الإضافية — Additional Fields	حقولٌ زائدة أضافها المُطبِّق إلى الشاشة لهذا العميل، دون تغييرٍ في المنتج.
المجموعة — Master Group	الشجرة التي يُصنَّف تحتها الملف الرئيسي، وهي تُكوِّده تلقائياً أيضاً. وهي نظيرة دفتر المستند في عالم الملفات الرئيسية — انظر المجموعات.
الاسم العربي / الاسم الإنجليزي — Name 1 / Name 2	لكلّ ملف رئيسي اسمان. الاسم الأول هو العربي والثاني هو الإنجليزي — لا العكس أبداً.

ما الذي يجعل المستند يتصرّف كما يتصرّف

المصطلح	ما هو
دفتر المستند — Document Book	سلسلة الترقيم التي يأخذ منها المستند رقمه، ومعها قليلٌ من السلوك الذي يفرضه الدفتر على كلّ مستندٍ يُكتب فيه. والدفتر الواحد يخدم نوع مستندٍ واحداً بالضبط — انظر دفاتر المستندات.
توجيه المستند — Document Term	السجلّ الذي يقرّر ما يفعله نوع المستند فعلاً: ما ينسخه من المستند المصدر، وكيف يُسعِّر ويُحسِّب الضريبة، وأيّ حسابات يُقيَّد عليها، وما الذي يولّده بعده. ولنوع المستند الواحد توجيهات عدّة، كلٌّ منها مضبوط لعمليةٍ مختلفة — انظر توجيهات المستندات. ويُختصر غالباً إلى التوجيه.
إعدادات التوجيه — Term Config	كتلة الإعدادات داخل توجيه المستند. فحين يقول أحدهم «راجع إعدادات التوجيه» فهو يعني خيارات التوجيه نفسه، لا سجلّاً مستقلّاً.
بناءً على — From Document	المستند الذي تولّد عنه هذا المستند: الأمر خلف الفاتورة، والفاتورة خلف المرتجع. وهو ما يربط سلسلة المستندات ببعضها، وما تُحسب عليه متابعة الكميات.
مسار كيان — Entity Flow	قاعدة تعمل تلقائياً عند لحظةٍ محدّدة من حياة السجلّ: عند إنشائه أو التحقّق منه أو حفظه أو مراجعته أو حذفه. وبها يُضاف سلوك العميل الخاص دون تغييرٍ في المنتج — انظر مقدمة عن مسارات الكيان.
طلب أعمال — Business Request	التعليمة التي يرفعها النظام إلى نفسه عند حفظ المستند، ليأمر عاملاً في الخلفية بإنتاج آثار ذلك المستند. ونوعاه اللذان ستقابلهما: طلب محاسبي يكتب القيد، وطلب مخزني يحرّك الكميات والتكلفة — انظر طلبات الأعمال.
حالة المعالجة — Processing status	إلى أين وصل طلب الأعمال: بانتظار المعالجة، أو قيد المعالجة، أو تمّت معالجته، أو إحدى حالتَي الفشل. وهو الحقل الذي تُرشِّح به حين يكون المستند موجوداً وآثاره غائبة.

الحالات التي يمرّ بها السجل

المصطلح	ما هو
مسودة — Draft	محفوظٌ لكن غير مأخوذٍ على محمل الجدّ: الحقول المطلوبة لا تُفرَض، وقواعد التحقّق عند الحفظ لا تُشغَّل، ولا تنشأ آثار. وكود المسودّة ينتهي بـ @draft ويحلّ محلّه رقمٌ حقيقي عند اعتمادها.
الاعتماد — Commit	ما يفعله زرّ حفظ: يتحقّق من السجلّ، ويمنحه رقمه الحقيقي، ويخزّنه، ويضع آثاره في الطابور.
ثابت — Stable	الحالة التي يُظهرها المستند المعتمد ما دام حيّاً وليس في دورة موافقة.
حالة الموافقة — Approval Case	طلب الموافقة القائم، ويُنشَأ حين ينطبق على السجلّ شرطُ تعريف موافقة. وما دام مفتوحاً يقف المستند عند بانتظار موافقة، وتنتظر آثاره — انظر نظام الموافقات.
تمت المراجعة — Revised	ختمٌ يقول إن فلاناً راجع هذا السجلّ المعتمد في هذا التاريخ، ويقفله عن التعديل والحذف. والمراجعة تقع بعد أن يصير السجلّ حيّاً ولا تغيّر شيئاً من آثاره — انظر المراجعة وإلغاء المراجعة.
ملغي — Cancelled	مستندٌ معتمد عُكست آثاره بواسطة مستند إلغاء مستند. ويحتفظ برقمه ويبقى ظاهراً في القائمة، ولا يمكن حذفه ما دام في هذه الحالة.
منع استعمال سجل — Prevent Usage	تعطيلٌ ليّن. يبقى السجلّ في النظام وفي المستندات التي تشير إليه فعلاً، لكنه يكفّ عن الظهور في قوائم الاختيار حين يُنشئ أحدٌ شيئاً جديداً — انظر منع استعمال سجل.
سجل التعديل — Audit trail	مَن غيّر السجلّ ومتى وماذا كان يقول قبل ذلك، مع إمكان وضع نسختين محفوظتين جنباً إلى جنب — انظر سجل التعديل وتاريخ النسخ.

التواريخ والفترات

المصطلح	ما هو
تاريخ الإنشاء — Creation Date	متى دخل السجلّ إلى النظام. يختمه النظام عند أوّل اعتماد ولا يحرّكه بعدها. حقيقةٌ عن الإدخال، لا عن العمل.
تاريخ التحرير — Issue Date	التاريخ المكتوب على الورقة — متى حُرِّر المستند لمن استلمه.
التاريخ الفعلي — Value Date	التاريخ الفعلي للمعاملة، وهو الذي يقرّر الفترة المالية والسنة المالية التي ينتمي إليها المستند. غيّره تُغيّر الشهر الذي يُحسب فيه المستند.
السنة المالية / الفترة — Fiscal Year / Fiscal Period	السنة والفترة (الشهر عادةً) اللتان تتجمّع فيهما أرقام المستند، وكلتاهما مشتقّة من تاريخه الفعلي. والفترة المقفلة ترفض المستندات الجديدة — انظر الفترات المالية والعملات والتحكم في إقفال الفترات المحاسبية.

أين يقع السجل من المنشأة

المصطلح	ما هو
المحددات — Dimensions	الحقول الخمسة التي تجيب عن سؤال «إلى أيّ جزءٍ من المنشأة ينتمي هذا؟»: الشركة والقطاع والفرع والإدارة والمجموعة التحليلية. وكلّ سجلٍّ تقريباً يحملها جميعاً، وهي تقود الصلاحيات والتقارير وبنية الحسابات — انظر المحددات.
الشركة — Legal Entity	الشركة نفسها. وهي المحدِّد الوحيد الذي لا يمكن إيقافه، وكلّ سجلٍّ ينتمي إلى واحدة — أو إلى لا شيء، فيصير عامّاً.
القطاع / الفرع / الإدارة / المجموعة التحليلية — Sector / Branch / Department / Analysis Set	المحدِّدات الأربعة الاختيارية. يمكن إيقاف كلٍّ منها إن كانت المنشأة لا تستعمله، ويمكن جعل كلٍّ منها حدّاً أمنياً لا محور تقريرٍ فحسب.
السجل العام — Public record	سجلٌّ حُفظ بلا شركة. وبحسب الإعداد يكون إمّا مرئياً من كلّ الشركات وإمّا مخفياً عنها جميعاً — وهو التفسير المعتاد لسؤال «لماذا لا يرى هذا الصنف؟».
الذمة — Subsidiary	الطرف الذي يتفرّع الرصيد بحسبه: عميل، مورّد، موظف، بنك، خزينة. فالحساب من نوع ذمة لا يعطيك رقماً واحداً بل رصيداً لكلّ طرف — انظر الحسابات.
السجل — Entity Dimension	محورُ تحليلٍ إضافي يشير إلى سجلٍّ بعينه — مشروع، عقد، مركبة — كي تُصنَّف الحركات تحته وتُجمَّع التقارير عليه، زيادةً على المحدِّدات الخمسة القياسية.

الحقول والشاشات ومن يستعملها

المصطلح	ما هو
حقل مرجع — Reference field	حقلٌ يشير إلى سجلٍّ آخر. تكتب كوده أو تختاره فيعرض النظام اسمه. ومعظم ما يبدو قائمةً منسدلةً في نما هو حقل مرجعٍ خلفه بحث.
مرجع عام — Generic reference	حقل مرجعٍ يستطيع أن يشير إلى أكثر من نوعٍ من السجلّات — فتختار النوع أوّلاً ثم السجلّ. وحقل بناءً على أكثرها لقاءً بك.
المعايير — Criteria	مجموعة شروط فلترة محفوظة. والآلية نفسها تُضيّق القائمة، وتقيّد ما يجوز لحقل المرجع اختياره (فلترة الحقول بالمعايير)، وتقرّر متى تنطبق موافقةٌ أو قاعدة تحقّق (التحقق المبني على المعايير)، وتغذّي التقارير.
شاشة القائمة — List view	الشاشة التي تعرض سجلّات نوعٍ واحد، بفلاترها وأعمدتها المختارة وشريط أدواتها. وعرض القائمة المخصص ترتيبٌ محفوظ من ذلك — انظر قوائم العرض.
تعديل الشاشات — Screen Modifier	محرّر التصميم المرئي: إعادة ترتيب الحقول، وإخفاء ما لا يستعمله هذا العميل، وإعادة تصميم شاشة تحريرٍ أو قائمة. وبه تختلف الشاشة الواحدة بين عميلين — انظر تعديل الشاشات.
قالب قيم افتراضية — Default Values Template	سجلٌّ محفوظ تُملأ منه مسبقاً السجلّات الجديدة من نوعه — انظر قوالب القيم الافتراضية.
نموذج طباعة — Printing form	القالب الذي يحوّل السجلّ إلى مستندٍ مطبوع أو ملف PDF. فشكل المستند إعدادٌ لا برمجة، ولهذا تبدو فاتورة كلّ عميلٍ فاتورته هو — انظر التقارير.
الصلاحية — Capability	إذنٌ واحد مسمّى على نوع سجلٍّ واحد: العرض، التعديل، الحذف، الطباعة، المراجعة وغيرها. وتُمنح في ملف الصلاحيات المرتبط بالمستخدمين — انظر ملف الصلاحيات.
الترخيص — Licence	ما اشتراه العميل. وهو يقرّر أيّ الوحدات موجودة أصلاً، والقائمة تُرشَّح بحسبه، فغياب فرعٍ كامل من القائمة يعني عادةً وحدةً غير مرخّصة — انظر من يرى أي قائمة.

مصطلحات يكثر الخلط بينها

هذه الأزواج أكثر ما يُربك في مكالمات الدعم.

دفتر المستند وتوجيه المستند. الدفتر يمنح المستند رقمه وبعض سلوك الترقيم. والتوجيه يقرّر ما يفعله: الحسابات والتسعير والتوليد. فالدفتر الخطأ يعني رقماً خطأً، والتوجيه الخطأ يعني قيداً خطأً. وكلاهما يُختار في أعلى كلّ مستند، ومن السهل أن يتبادلا في ذهنك.

توجيه المستند وإعدادات التوجيه. توجيه المستند سجلٌّ تفتحه وتستعرضه وتنسخه. وإعدادات التوجيه كتلة الخيارات داخله. وليستا شاشتين.

الملف الرئيسي والمستند. إن كان له كود ومجموعة واسمان فهو ملف رئيسي ولا يُقيِّد شيئاً. وإن كان له دفتر وتوجيه وتاريخ فعلي فهو مستند وسيُقيِّد. وهذا أوّل ما تتحقّق منه حين يسأل أحدهم لماذا لم يُنتج عقدٌ موقَّع أيّ قيد.

تاريخ الإنشاء والتاريخ الفعلي. تاريخ الإنشاء متى أُدخل السجلّ، والتاريخ الفعلي متى وقعت المعاملة. والتاريخ الفعلي وحده هو الذي يقرّر الفترة المالية. فمستندٌ أُدخل في فبراير عن معاملة يناير هو من يناير.

الشركة والذمة. الشركة واحدة من شركاتك أنت، وهي محدِّدٌ يحمله كلّ سجلّ. والذمة هي الطرف الخارجي الذي يتفرّع الرصيد بحسبه. وكلاهما يُقرأ أحياناً «الشركة»، وواحدةٌ منهما فقط شركتك.

الذمة والسجل. الذمة هي الطرف (عميل، مورّد). والسجل أيّ سجلٍّ آخر تريد تصنيف الحركة تحته (مشروع، عقد). وهما يتجاوران في السطور نفسها، والخلط بينهما دائم.

المراجعة والموافقة. الموافقة تقع قبل أن يُنتج المستند أثره: تُوجَّه إلى أشخاص، وتُجمَع القرارات، ويمكن أن يُعاد المستند. والمراجعة تقع بعد أن يصير المستند حيّاً: لا توجيه ولا انتظار، وآثاره في الأستاذ بالفعل. فمن أراد إيقاف مستندٍ حتى يُعتمد فهو يريد موافقةً لا مراجعة.

الإلغاء والحذف. المستند الملغي عُكست آثاره لكنه يحتفظ برقمه ويبقى في القائمة، فيبقى التاريخ شاهداً على ما جرى. والمستند المحذوف ذهب. والإلغاء يتمّ بمستند إلغاءٍ مستقل، وحذف مستند الإلغاء يعيد الأصل.

طلب الأعمال وطلب الموافقة. طلب الأعمال حديث النظام إلى نفسه عن عملٍ ما زال عليه أن ينجزه — كتابة قيد، تحريك مخزون. وطلب الموافقة حديث النظام إلى إنسان. والثاني وحده هو الذي ينتظر بشراً.

منع الاستعمال وإيقاف النشاط والحذف. منع الاستعمال يخفي السجلّ من قوائم الاختيار ويترك السجلّ وتاريخه كما هما. وغير نشط على دفترٍ أو توجيه يمنع اختياره على المستندات الجديدة. والحذف يزيل السجلّ وينقض ما فعله. فليكن الأوّل أكثر ما تلجأ إليه، والأخير أقلّه.