مستند إلغاء مستند (Document Cancel Document)

عاجلاً أو آجلاً سيعتمد أحدهم مستنداً ما كان ينبغي أن يعتمده. فاتورة تخرج على عميل خطأ، أو سند قبض يُدخَل مرتين، أو سند صرف مخزني تخرج به البضاعة على الورق دون أن تخرج على أرض الواقع. والغريزة الأولى أن تبحث عن زرّ «تراجع» يعيد المستند إلى ما كان عليه قبل أن يضغط أحدٌ حفظ.

ولا وجود لهذا الزرّ. فليس في «نما» إلغاء اعتماد: متى اعتُمد المستند صار زرّ مسودة باهتاً وبقي باهتاً، ولا زرّ في الشريط يعيد مستنداً سارياً إلى حال المسودة. وهذا مقصود. فالمستند المعتمد قد أحدث آثاره بالفعل — قيداً في الأستاذ، وحركة في المخزن، وسطر مديونية على العميل — وإرجاعه بهدوء يترك فجوة في الترقيم ولا يترك أثراً يدلّ على أنه وُجد يوماً.

وما يقدّمه «نما» بدلاً من ذلك هو مستند إلغاء مستند: مستند صغير مستقل مهمّته كلها أن يسمّي مستنداً معتمداً أو أكثر ويلغيه. ولأن الإلغاء نفسه مستند فله رقم وتاريخ ووصف وكاتب، ويمكن البحث عنه وطباعته ومراجعته لاحقاً. ولأنه مستند فيمكن حذفه — وهذا بالضبط ما يجعل الإلغاء قابلاً للرجوع فيه.

وتجده في الأساسيات ← المستندات ← مستند إلغاء مستند. وهو جزء من التركيب الأساسي (رخصة basic)، فهو متاح على كل نظام.

شكل الشاشة

الشاشة صغيرة عن قصد. فوق الجدول رأس المستند المعتاد — الدفتر والكود اللذان يمنحان الإلغاء رقمه الخاص، وتاريخ التحرير، والتاريخ الفعلي، والفترة — ثم الحقول التي تؤدي العمل:

الحقل	ما يفعله
المستند الملغى (Cancelled Document)	المستند الذي تلغيه. ويمكن اختيار أي نوع مستند في النظام، أما الملفات الرئيسية فلا.
استرجاع المستند الملغي كمسودة بعد حذف سند الإلغاء (Restore Cancelled Doc As Draft After Deleting Cancel Document)	يقرر الحال التي تعود بها المستندات حين يُحذف هذا الإلغاء لاحقاً. وتفصيله أدناه.
مرفق 1 … مرفق 5	خمس خانات ملفات، للإشعار أو المذكرة الموقّعة أو البريد الذي يبرّر الإلغاء.
ملاحظات (Description)	السبب. وعلى نظام يعمل بالفاتورة الإلكترونية ينتقل هذا النص إلى مصلحة الضرائب باعتباره سبب الإلغاء، فيستحق أن يُكتب بعناية.

وتحتها جدول التفاصيل يكرّر مرجع المستند الملغى نفسه سطراً لكل مستند، ومعه ملاحظات خاصة به. وهكذا تلغي دفعة واحدة: يُعامل مرجع الرأس وكل سطور الجدول قائمةً واحدة، ويُهمَل المكرّر، ويُلغى كل مستند فيها بهذا السجل الواحد. ثم تأتي مجموعة المحددات المعتادة.

ولاحظ ما ليس موجوداً: لا يوجد حقل توجيه المستند. فالتوجيه يقرر كيف يتصرف المستند، وهذا المستند يتصرف على وجه واحد لا غير، فلا يحتاج توجيهاً.

ولا توجد أزرار خاصة بهذه الشاشة كذلك — فهي تحمل الشريط القياسي الذي تحمله كل شاشة ولا شيء غيره. والإلغاء يقع حين تحفظ.

ماذا يحدث فعلاً عند الاعتماد

حفظ مستند الإلغاء يُجري على كل مستند مسمّى فيه نفس الفكّ الذي يجريه النظام لو حذفت ذلك المستند — ثم يتوقف قبل الخطوة الأخيرة، فلا يرميه.

1. تُعكس الآثار. يخرج القيد من الأستاذ، وتخرج الحركة من المخزن، ويكفّ سطر المديونية عن الاحتساب. ويمرّ هذا بنفس المعالجة الخلفية التي أنشأت الآثار أول مرة، فإن بقيت أرقام المستند الملغى تبدو خاطئة بعد لحظة فموضع النظر هو قائمة طلبات الأعمال.
2. يوسم المستند بأنه ملغي. فتتحول شارة حالته من ثابت إلى ملغي، وتظهر الحالة نفسها في شاشات القوائم والبحث.
3. يبقى المستند. يحتفظ برقمه وسطوره ويظل ظاهراً في القائمة — وهذا هو المقصود كلّه. فالتاريخ يُظهر أن المستند رقم ٤٧١١ كان موجوداً وأُلغي، لا أن يُظهر فراغاً مكان ٤٧١١.
4. يصير المستند للقراءة فقط. افتح مستنداً ملغى تجد كل حقوله باهتة. لا يقبل التعديل، ولا يقبل الحذف كذلك — إذ يُرفض الحذف لكون المستند ملغى. وللوصول إليه من جديد عليك أن تفكّ الإلغاء أولاً.

ولأن الإلغاء صلاحية على شاشة مستند إلغاء مستند لا على الفاتورة، فهذه هي الشاشة التي تمنحها أو تمنعها حين تريد التحكم فيمن يجوز له سحب المستندات.

ما الذي يمنع الإلغاء

يفحص النظام كل مستند مسمّى قبل أن يأذن لك بالحفظ، ويبلّغ عن الإخفاقات سطراً سطراً، فالدفعة التي رُفض فيها مستند واحد تخبرك أيّها هو ولماذا. ولا يُلغى المستند إذا:

• كان ما يزال مسودة. فالمسودة لم تحدث أثراً، فلا شيء يُعكس — احذفها بدل ذلك.
• كان مراجَعاً. ألغِ مراجعته أولاً؛ انظر المراجعة وإلغاء المراجعة.
• كان بانتظار موافقة. دع الدورة تنتهي، أو ألغِ طلب الموافقة، ثم ألغِ المستند.
• ألغاه مستند إلغاء آخر من قبل. وتسمّي الرسالة الإلغاء الذي سبقك إليه.
• كانت فترته مقفلة. فعكس الآثار حركة كأي حركة، والفترة المقفلة ترفضها — انظر التحكم في إقفال الفترات المحاسبية.
• أُنشئ منه مستند آخر. فإن بُني على أمر التوريد إذنُ تسليم لم يجز إلغاء الأمر ما دام الإذن قائماً، والرسالة تسمّي المستند الواقف في الطريق. ألغِ المستند اللاحق أولاً ثم ارجع إلى الوراء.
• كان النظام هو من ولّده. فالمستندات التي ينشئها النظام آلياً بوصفها الخطوة النهائية لمستند آخر لا تُلغى وحدها — ألغِ المستند الذي ولّدها فتذهب معه.
• كانت وراءه سندات مخزنية لم يولّدها النظام. فالفاتورة التي خرجت بضاعتها بسند صرف مخزني أُدخل يدوياً تُرفض، لأن إلغاء الفاتورة يترك ذلك السند معلّقاً. وحيث ترغب المنشأة في السماح بذلك فعلاً، تحمل توجيهات فواتير ومردودات البيع والشراء مفتاحاً له — السماح بالإلغاء رغم وجود سندات مخزنية غير آلية — وتفعيله على التوجيه الذي تستعمله الفاتورة يُمرّر الإلغاء.

إعادة المستندات إلى ما كانت عليه

هنا يظهر لماذا يستحق مستند إلغاء المستند أن يُفهم جيداً: حذفه يفكّ الإلغاء. فتعود المستندات التي سمّاها، ويقرر المفتاح الموجود في الرأس الحال التي تعود بها.

اترك المفتاح مطفأً — وهو الأصل — فيُعاد اعتماد كل مستند كما كان تماماً. تُنشأ آثاره من جديد، وتعود حالته ثابت، ويصير الأمر بالنسبة إلى الأستاذ كأن شيئاً لم يكن.

وفعِّل «استرجاع المستند الملغي كمسودة بعد حذف سند الإلغاء» فيعود كل مستند مسودة بدلاً من ذلك. تبقى آثاره معكوسة، ويعود السجل قابلاً للتعديل، وينتظر أن يُصحَّح ويُحفظ من جديد. وهذا أقرب ما عند «نما» إلى «أعِد إليّ هذا المستند لأصلحه»، وهو الإعداد الذي تلجأ إليه حين يكون المستند خاطئاً لا زائداً.

والاسترجاع ليس إجراءً شكلياً: فكل مستند يمرّ بفحوص حفظه المعتادة من جديد. تُراجَع الحقول الإلزامية، وقواعد التحقق المهيّأة لنوعه، وفترته المالية، فإن كانت الفترة قد أُقفلت في هذه الأثناء، أو لم يعد السجل يستوفي قاعدة شُدِّدت بعد ذلك، رُفض حذف مستند الإلغاء وبقي كل شيء على حاله.

حال الاسترجاع تُقرَّر عند الحذف لا عند الإلغاء

يُقرأ المفتاح لحظة حذف مستند الإلغاء. فإن ألغيت والمفتاح مطفأ ثم بدا لك أن تعود المستندات مسودات، فافتح مستند الإلغاء وفعّل المفتاح واحفظ ثم احذفه.

أن تغيّر رأيك في بعض الدفعة

مستند الإلغاء المعتمد يقبل التعديل كأي مستند آخر، ويتصرف تصرفاً منطقياً حين تفعل. فاحذف سطراً يُسترجع ذلك المستند تبعاً للمفتاح نفسه، وأضف سطراً يُلغَ ذلك المستند بعد كل الفحوص السابقة، ويبقى ما لم تمسّه كما هو. فالإلغاء الذي جرف مستنداً زائداً لا يحتاج أن يُحذف ويُبنى من جديد — يكفي أن تُخرج السطر وتحفظ.

حين يكون المستند قد ذهب إلى مصلحة الضرائب

على تركيب يرسل الفواتير الإلكترونية، لمستند الإلغاء حياة ثانية: فهو نفسه مستند قابل للإرسال. فحين تكون الفاتورة التي يلغيها قد أُرسلت بالفعل إلى المنصة، يلتقط إرسالُ المستندات الإلكترونية مستندَ الإلغاء مع الفواتير العادية ويرسله طلبَ إلغاء، حاملاً ملاحظات مستند الإلغاء بوصفها السبب.

ويترتب على ذلك أمران يستحقان أن يُعرفا قبل أن يتصل أحدهم بالدعم:

• لمصالح الضرائب نافذة زمنية. فمدة السماح بإلغاء فاتورة مُرسَلة تأتي من إعدادات الممول، وحيث لا شيء محدد يعمل النظام بثلاثة أيام.
• الإلغاء الذي قبلته المصلحة لا يُسحب. فمتى سجّلت المنصة الفاتورة ملغاة رُفض حذف مستند الإلغاء — لأن الاسترجاع يعيد الفاتورة إلى النظام والمصلحة ما تزال تعدّها ملغاة. أصدر مستنداً جديداً بدل ذلك.

أما إيصالات القبض الإلكترونية ومردوداتها التي ذهبت إلى المنصة فهي أشدّ درجة: لا تُلغى بهذه الطريقة أصلاً.

موضع هذا بين الطرق الأخرى لتجميد مستند

ثلاث آليات تتشابه من بعيد وتفعل أشياء مختلفة تماماً:

	ماذا تفعل	كيف تتراجع عنها
المراجعة	تختم المستند المعتمد بأنه فُحص وتقفله. والآثار كما هي.	ألغِ المراجعة
الإلغاء	يعكس الآثار، ويبقي المستند ورقمه، ويسمه ملغي.	احذف مستند الإلغاء
الحذف	يعكس الآثار ويزيل المستند ومرفقاته ورقمه.	لا شيء — انتهى

والإلغاء هو الطريق الأوسط، وهو الصواب في الغالب: تذهب الآثار ويبقى الدليل. وإن أردت الصورة الكاملة لكيفية انتقال المستند من مسودة إلى مستند سارٍ أصلاً، فقسم دورة حياة المستند في ما هو نظام نما يمشي بك خطوة خطوة.