حياة المستند: المسودة والاعتماد والموافقة والمراجعة والإلغاء

في كل شاشة من شاشات «نما» زرّ حفظ وزرّ مسودة، وكل مستند في النظام يمرّ بالحياة القصيرة ذاتها: يبدأ مسودةً، ثم يُعتمد فيصير مستنداً حقيقياً، وربما يُوجَّه إلى موافقة، وربما يعتمده مراجعٌ بختمه، وإن تبيّن أنه خطأ فيُلغى. والملفات تمرّ بنسخة أقصر من الطريق نفسه.

ومعظم الرفض الذي يواجهه المستخدمون في يومهم هو هذه الحياة تقول «لا». فرسائل مثل «لا يمكن تعديل مستند منتهي» و«لا يمكن التعديل أثناء الموافقات» و«لا يمكن التعامل مع السجل لانه تمت مراجعته» لا تتعلق بالشاشة التي يقف عليها المستخدم، بل بالمرحلة التي بلغها السجل وما تسمح به تلك المرحلة. وهذه الصفحة خريطتها.

الحفظ يجري على خطوتين، دائماً

حين يضغط المستخدم حفظ يحدث أمران متتاليان سريعان: يكتب «نما» السجل مسودةً، ثم يعتمده. خطوة المسودة تخزّن ما كُتب دون أسئلة تقريباً، وخطوة الاعتماد هي التي يفحص فيها النظام السجل ويرقّمه ترقيمه الحقيقي ويطلقه على بقية المنشأة.

والخطوتان موجودتان لأن لكل منهما نفعاً وحده. فالضغط على مسودة بدلاً من حفظ يتوقف عند الأولى: السجل مخزَّن، وله معرّف، ويظهر في القوائم، ويمكن فتحه غداً — ولم يفعل شيئاً. لا قيد، ولا حركة مخزنية، ولا مديونية على العميل، ولا أثر في أي تقرير يحسب عملاً حقيقياً.

وهذا أهمّ ما يُعرف عن المسودة: المسودة مكتوبة، لا محسوبة.

المسودة سجل حقيقي، ولا بد لأحد أن ينظّفها

المسودات ليست ورق شطب يرميه النظام. هي جالسة في الجدول، وتظهر في القوائم بحالتها، وتبقى حتى يعتمدها إنسان أو يحذفها. وشاشة مليئة بمسودات عمرها أسبوع مشكلةُ نظافةٍ، وفي نقاط البيع تصير خطأً حرجاً عند الدخول — فمستندات نقاط البيع التي تفشل تُحفظ مسودات عن قصد حتى لا يضيع شيء.

ورقم المسودة مؤقت كذلك. فهو بالأصل من مسلسل مسودات منفصل وينتهي بـ @draft، والرقم الحقيقي يصدر عند الاعتماد — ولذلك فالرقم الذي يدوّنه المستخدم عن مسودة ليس عادةً الرقم الذي ينتهي إليه المستند. وتشرح المسودات وأرقامها ذلك، وخيار الدفتر الذي يغيّره.

ماذا تفعل خطوة الاعتماد فعلاً

الاعتماد هو موضع العمل، وبهذا الترتيب:

1. تُفحص الرخصة — لا مع كل حفظة، لكن بما يكفي لأن توقف رخصةٌ متجاوَزة حفظةً بدلاً من أن توقف دخولاً.
2. يعمل التحقق — الحقول الإلزامية والأطوال والمراجع التي يجب أن توجد، وقواعد الحقول المطلوبة، وأي تحقق بناءً على المعايير كُتب لهذه الشاشة.
3. يُرقَّم السجل من دفتر المستندات أو مجموعة الملف، بدلاً من كود المسودة المؤقت.
4. تُستشار الموافقات. فإن وُجد تعريف موافقة منطبق لم يصر المستند سارياً، بل انتقل إلى بانتظار موافقة وانتظر. انظر الموافقات.
5. تُطلب الآثار. فالمستند المعتمد لا يكتب دفتر الأستاذ بنفسه، بل يرفع طلب أعمال تُعالجه خلفية النظام، وهذا ما يجعل الحفظ يبدو فورياً والفشل قابلاً للإعادة. انظر طلبات الأعمال.

وإن رفضت الخطوة الثانية أو الرابعة بقي السجل حيث كان تماماً — مسودةً إن كان مسودة، أو على نسخته المعتمدة السابقة إن كان سارياً. ولا يبقى شيء محفوظاً نصف حفظة.

المستند المعتمد قد يكون فشل مع ذلك

الاعتماد والمعالجة لحظتان مختلفتان. فقد يُعتمد المستند اعتماداً سليماً ثم يفشل أثره المحاسبي بعد دقائق، ويظل شكله على الشاشة طبيعياً تماماً. والموضع الذي يعرف هو قائمة طلبات الأعمال، والموضع الذي يصرخ هو قائمة الأخطاء الحرجة عند الدخول — «يوجد {0} مستندات فشلت معالجتها. يرجي التواصل مع الدعم الفني و ابلاغهم بالخطأ التالي: SYSFRQS is {1}».

الحالة التي يحملها المستند

لكل مستند حقل حالة المستند (Document File Status)، ويمكن للقوائم أن تعرضه عموداً. وله ست قيم لا غير:

الحالة	بالإنجليزية	معناها
مسودة	Draft	مكتوبة غير محسوبة. قابلة للتعديل والحذف لمن يملك صلاحية المسودات.
بانتظار موافقة	Approval Pending	معتمد لكنه ينتظر من يوافق عليه. غير سارٍ بعد.
تم الإرجاع	Approval Returned	أعاده أحد الموافقين للتعديل. صار قابلاً للتعديل من جديد.
تم الرفض	Approval Rejected	رفضه أحد الموافقين. والمستند المرفوض الذي لم يسرِ قط لا يُعدَّل أصلاً.
ثابت	Stable	مستند معتمد سارٍ عادي. وهنا تمضي المستندات أعمارها.
ملغي	Cancelled	أُلغي بـمستند إلغاء مستند. عُكست آثاره وبقي السجل ورقمه.

ويجلس إلى جانب الحالة علمان يفسّران معظم بقية هذه الصفحة:

• تم إنشاء مسودة (Draft Created) — أي أن الخطوة الأولى وقعت. والسجل الذي لم تبدأ مسودته لا يُعتمد، وهذا معنى «لم يتم بدء مسودة. لا يمكن الحفظ».
• تم الحفظ مسبقا (Commited Before) — أي أن هذا السجل سرى مرة على الأقل. وهو العلم الذي يفرق بين «مسودة ما زلت أكتبها» و«مستند أصحّحه»، وللاثنين صلاحيتان مختلفتان: حذف مسودة للأولى وحذف للثاني.

تعديل المستند بعد أن يصير سارياً

معظم المستندات تقبل التعديل بعد اعتمادها؛ والتعديل يعيد التحقق ويعيد رفع الآثار وقد يبدأ دورة موافقة جديدة. وبعض أنواع المستندات ترفض التعديل صراحةً برسالة «لا يمكن تعديل مستند منتهي»، لأن نوعها يقول إن التصحيح يجري بمستند آخر لا بإعادة كتابة التاريخ.

ويشدّ هذا ثلاثة إعدادات وحالة واحدة:

• منع تعديل المستندات بعد استخدامها في بناء على في توجيه المستند يمنع تعديل المستند متى بُني عليه مستند آخر — التوريد الذي فوترته، أو الأمر الذي سلّمته. والرفض يسمّي المستند المانع: «لا يمكن تعديل السجل لأن {0} - {1} يستخدم هذا السجل في بناءا على».
• دورة موافقة مفتوحة تمنع التعديل إلا إذا سمح تعريف الموافقة؛ انظر الموافقات في شأن السماح بالتعديل أثناء انتظار الموافقة وسياسة الخطوة.
• المراجعة تُجمّد السجل عن قصد. فألغِ مراجعته أولاً — انظر المراجعة وإلغاء المراجعة.
• الفترة المالية المغلقة ترفض أي حركة بتاريخ داخلها كيفما جاءت؛ انظر التحكم في الفترات المالية.

ولكل ما يفحصه النظام حين يُرفض تعديل أو حذف، والمخرج من كل حالة، انظر لماذا يرفض النظام حفظ سجل أو حذفه.

لا يوجد إلغاء اعتماد

ليس في «نما» ما يعيد مستنداً سارياً إلى حال المسودة. فزرّ مسودة يبهت على المستند المعتمد ويبقى باهتاً. ومتى كان المستند المعتمد خطأً فالطرق هي: تعديله إن سمح نوعه، أو إلغاؤه بـ مستند إلغاء مستند، أو عكسه بالمستند الذي تستعمله المنشأة عادةً — مرتجع، أو إشعار دائن، أو قيد عكسي.

الإلغاء نفسه قابل للرجوع فيه

مستند إلغاء مستند مستندٌ، فحذفه يسترد الإلغاء — بل يمكنه أن يعيد المستندات التي ألغاها مسوداتٍ إن طُلب منه ذلك.

رسائل قد تظهر لك

الرسالة	لماذا	ما تفعله
«لم يتم بدء مسودة. لا يمكن الحفظ»	طلب شيءٌ من النظام أن يعتمد سجلاً لم تُبدأ مسودته. ولا يلقاها المستخدمون عادةً، وإنما تلقاها التكاملات والاستيراد ونداءات الواجهات البرمجية التي تتخطى خطوة المسودة.	احفظ السجل من الشاشة، أو أصلح التكامل ليبدأ المسودة قبل الاعتماد.
«لم يتم بدء المسودة. لا يمكن انهاء عملية الحفظ»	الحالة نفسها، مأخوذة في طبقة أعمق.	كما سبق.
«لا يمكن حفظ مسودة للمستندات بعد الحفظ الطبيعي»	ضغط أحدهم مسودة على مستند اعتُمد مرة بالفعل. ولا يوجد إلغاء اعتماد.	عدّل المستند واحفظه، أو ألغه.
«لا يمكن تعديل مستند منتهي»	هذا النوع من المستندات لا يقبل التعديل بعد الاعتماد الأول.	صحّحه بالمستند الذي تستعمله المنشأة للتصحيح، أو ألغه وأدخل غيره.
«لا يمكن تعديل مستند مرفوض»	رُفض المستند في دورة موافقته ولم يسرِ قط.	أدخل مستنداً جديداً؛ فالمسودة المرفوضة لا تُعاد كتابتها لتصبح مقبولة.
«لا يمكن التعديل أثناء الموافقات»	المستند في دورة موافقة لا يسمح تعريفها بالتعديل أثناء الانتظار.	انتظر القرار، أو فعّل السماح بالتعديل أثناء انتظار الموافقة على تعريف الموافقة إن كان التعديل أثناء الدورة مقصوداً فعلاً.
«لا يمكن التعديل أثناء انتظار الموافقة للخطوة {0}»	التعديل مسموح على هذا التعريف، لكن الخطوة المنتظرة الآن تمنعه.	انتظر تلك الخطوة، أو غيّر سياسة التعديل أثناء انتظار الموافقة فيها.
«لا يمكن التعامل مع السجل {0} لانه تمت مراجعته»	السجل مراجَع، والمراجعة تجمّده.	ألغِ مراجعته، وأجرِ التغيير، وراجعه من جديد.
«لقد تم تعديل السجل بواسطة شخص آخر. فضلا قم بتحديث السجل و أعد إدخال التعديلات المطلوبة»	فتح مستخدمان السجل نفسه وحفظ الآخر أولاً. ولن يسمح «نما» للحفظة الثانية أن تطمس الأولى بهدوء.	أعد تحميل السجل، وانظر ما تغيّر، ثم أعد إدخال تغييرك فوقه.
«الكود {0} موجود مسبقا للسجل بالمعرف {1}»	الكود مأخوذ. ويظهر عند المسودة في الدفاتر التي فُعّل فيها استخدام الرقم الحقيقي التالي للمسودات، وعند الاعتماد فيما عداها.	اترك الدفتر يرقّم السجل، أو اختر كوداً حراً.

اقرأ أيضًا

• دفاتر المستندات والتوجيهات — الترقيم، وخيارات التوجيه المذكورة هنا
• لماذا يرفض النظام حفظ سجل أو حذفه — رفض التعديل والحذف كاملاً
• الرسائل وحالات الرفض — الرسائل التي قد ترفعها أي شاشة
• الموافقات · المراجعة وإلغاء المراجعة · مستند إلغاء مستند
• طلبات الأعمال — حيث تُعالج آثار المستند المعتمد