لماذا يرفض النظام حفظ سجل أو حذفه

«لماذا لا أستطيع حذف هذا؟» هو أكثر سؤال يُسأل في أي نظام إدارة موارد، ويجيب عنه «نما» برسالة قصيرة تسمّي القاعدة ولا تسمّي المخرج. وهذه الصفحة تأخذ حالات الرفض واحدة واحدة: ماذا كان النظام يحمي، وما الذي يفعله موظف الدعم فعلاً تجاهها.

والفحوص تجري بترتيب ثابت، وهي تراكمية: قد يفشل السجل في واحد، فتُصلحه، فيفشل في الذي يليه. ومعرفة الترتيب نافعة، لأنها تقول لك أي جواب تقدّمه أولاً.

الحذف: الفحوص بترتيب إجرائها

١. السجل استُخدم في مكان ما، فأُقفل

هذه هي التي تفاجئ الناس، ورسالتها أقلّ الرسائل نفعاً في المنتج:

Can not Delete this record because it used in another record

وهي تُرفع لأسرة صغيرة من الملفات التي يعتمد عليها بقية النظام. فبمجرد أن يشير سجل محفوظ إلى أحدها، يعلّم «نما» ذلك السجل بأنه مستخدم — تعليماً دائماً حتى لو حُذف بعد ذلك السجل الذي أشار إليه — ومن ثمّ يرفض حذفه.

وخمسة عشر نوعاً تسلك هذا المسلك:

المستخدمون والصلاحيات	مستخدم · صلاحية
المحددات	شركة · قطاع · فرع · إدارة · مجموعة تحليل
الدفاتر والتوجيهات	دفتر مستندات · توجيه مستند · تصنيف مستند
الفترات	سنة مالية · فترة مالية
الملفات	مجموعة ملف · عميل · مورد

التعليم في اتجاه واحد من تلقاء نفسه

لا شيء يرفع التعليم حين يزول آخر من استعمل السجل. فدفتر المستندات الذي استعمله مستند واحد ثم حُذف ذلك المستند يظل معلَّماً بأنه مستخدم، ويظل حذفه مرفوضاً.

والمخرج إجراء مخفي موجود لهذا الغرض بالذات. من شاشة السجل — أو من قائمته بعد تحديد السطور — اضغط Ctrl + Alt + X لإظهار العناصر المتقدمة، ثم افتح قائمة المزيد واختر cancelActivated. والعنصر لا يحمل عنواناً مترجماً، فيظهر بهذه الكلمة في اللغتين. وهو يرفع تعليم الاستخدام ولا يفعل غير ذلك؛ ويصير الحذف بعده حذفاً عادياً يخضع لكل فحص آخر في هذه الصفحة.

لا ترفع التعليم إلا وأنت تعلم أن السجل غير مستخدم حقاً

التعليم ليس كذباً — فشيءٌ ما أشار إلى هذا السجل يوماً. ورفعُه وحذف دفتر أو توجيه أو محدد لا يزال مشاراً إليه يترك سطوراً تشير إلى سجل لم يبقَ له وجود، وتلك الشاشات ستفشل في الفتح. فتحقّق أولاً: ابحث في المستندات عن الدفتر أو التوجيه أو المحدد الذي تنوي حذفه. والإجراء يحتاج صلاحية حذف على النوع، فليس ممّا يقع فيه مستخدم عادي مصادفةً.

٢. النظام أنشأ هذا السجل، وأنشأه نهائياً

Record {0} can not be deleted, because it is generated final

أنشأ السجلَ سجلٌ آخر — مسار كيان، أو مستند مولَّد عن مستند — وعُلِّم نهائياً لحظة إنشائه. وحذفه يكسر السلسلة التي أنتجته. فاحذف أو ألغِ السجل الذي أنشأه، واترك المولّد يسترد مخرجاته.

٣. شيءٌ مبنيّ على هذا المستند

رسالتان مختلفتان وآليتان مختلفتان:

Cannot delete because there are transactions by the document

للمستند آثار معالَجة — قيود، وحركات مخزنية، وسطور مديونية. ولا يمكن أن يتلاشى ببساطة؛ فاستعمل مستند إلغاء مستند الذي يعكس الآثار ويترك أثراً.

Record {0} can not be deleted because it is used in

مستند أقساط سُدِّدت أقساطه بالفعل، أو سجل يستعمله سجلٌ بعينه تسمّيه الرسالة. فافتح السجل المسمّى في {1} أولاً؛ وإن كان سداداً فألغِ السداد قبل خطة الأقساط.

٤. المستخدم غير مسموح له بحذف هذا النوع في هذه الحالة

أربع صلاحيات منفصلة تقرر الحذف، وأيّها ينطبق يعتمد على حالة السجل:

حالة السجل	الصلاحية المفحوصة	الرفض
مسودة	إمكانية حذف مسودة في ملف الصلاحيات	«لا يمكن حذف {0} لأن المستخدم الحالى لا يملك صلاحية حذف المسودات»
مسودة مع تفعيل حذف المسودات التي أنشأها فقط	الصلاحية نفسها مع فحص المنشئ	«لا يمكن حذف {0} لأن المستخدم الحالى ليس هو منشئ المستند»
معتمد	حذف	«لا توجد لديك الصلاحية {1} على النوع {0}» (و{1} هي «حذف»)
تمّت الموافقة عليه	منع التعديل/الحذف بعد الموافقة	«لا يمكن للمستخدم الحالي حذف {0} بعد الموافقة»
طُبع مرة على الأقل	منع التعديل/الحذف بعد الطباعة	«لا يمكن للمستخدم الحالى حذف {0} بعد طباعته»

والأخيرتان تستحقان قراءة متأنية، لأنهما علامتا منع على ملف الصلاحيات لا علامتا منح: فتعليمهما يسلب القدرة من ذلك الملف، والمستند الذي طُبع مرة يصير بعدها مجمَّداً على كل من يحمل ذلك الملف.

وتُحسب نسبة المسودة إلى منشئها من سجل الإجراءات إن لم يكن السجل يحمل منشئاً أول، فالمسودة التي حُذف تاريخها تسلك مسلك ما لا مالك له وتجتاز الفحص.

٥. الفترة مغلقة

Can not delete transactions on closed periods

لا يُضاف ولا يُعدَّل ولا يُحذف شيء بتاريخ داخل فترة مالية مغلقة، كنتَ من كنتَ. والطبقات الثلاث التي تغلق تاريخاً — الفترة نفسها، وحالة السنة المالية، وصلاحية تجاهل الفترات المغلقة — مشروحة في التحكم في الفترات المالية.

٦. السجل مراجَع أو ممنوع من الاستعمال أو في دورة موافقة

هذه الثلاثة تجمّد السجل عن الحذف كما تجمّده عن التعديل، وهي مشروحة في المراجعة وإلغاء المراجعة ومنع الاستعمال والموافقات.

التعديل: الفكرة ذاتها بقواعد أخرى

يُرفض التعديل بحسب مرحلة حياة السجل — وصفحة حياة المستند تملك تلك القائمة — ومعها ثلاث قواعد موضعها هنا:

بُني على هذا المستند مستند آخر. فمع تعليم منع تعديل المستندات بعد استخدامها في بناء على في توجيه المستند يصير المستند للقراءة فقط بمجرد أن يُبنى عليه شيء، ويسمّي الرفض الفاعل: «لا يمكن تعديل السجل لأن {0} - {1} يستخدم هذا السجل في بناءا على». والرسالة طريق قابل للضغط إلى التوجيه الذي فرض القاعدة. ولتعديل المستند رغم ذلك، احذف المستند المبني عليه أولاً — أو أوقف خيار التوجيه إن لم تكن القاعدة مقصودة أصلاً.

السجل عامّ وأنت لا. فرسالة «لا يمكنك تعديل السجلات العامة» تعني أن السجل لا شركة له (فهو مشترك بين كل الشركات) بينما مستخدمك مربوط بشركة واحدة. والسجلات العامة يعدّلها مستخدم شركته عامة. وانظر المصطلحات في معنى السجل العام.

حفظ غيرك أولاً. ورسالة «لقد تم تعديل السجل بواسطة شخص آخر…» هي «نما» يرفض أن تطمس حفظتك حفظة زميلك بهدوء. فأعد التحميل، وانظر ما تغيّر، وأعد تغييرك فوقه. وهي ليست عيباً ولا قفلاً — لا شيء يحتاج رفعاً، وإنما تُعاد الحفظة على النسخة الحالية.

رسائل قد تظهر لك

الرسالة	لماذا	ما تفعله
Can not Delete this record because it used in another record	أشار سجل محفوظ إلى أحد الأنواع الخمسة عشر أعلاه فعُلِّم بأنه مستخدم. وليس للرسالة ترجمة عربية، فتظهر بالإنجليزية على الشاشات العربية.	تأكّد أن لا شيء يستعمله فعلاً، ثم Ctrl + Alt + X ← المزيد ← cancelActivated، ثم احذف.
«لا يمكن حذف السجل {0} لأنه خاص بالنظام»	أنشأ السجلَ سجلٌ آخر مخرجاً نهائياً.	احذف أو ألغِ السجل الذي أنشأه.
«لا يمكن حذف السجل {0} حيث انه مستخدم في {1}»	سجل مسمّى — سداد على خطة أقساط عادةً — يعتمد على هذا السجل.	افتح السجل المسمّى في الرسالة وألغِ أثره أولاً.
«لا يمكن الحذف لوجود حركات بواسطة المستند {0}»	للمستند آثار معالَجة في الحسابات أو المخزن.	ألغه بمستند إلغاء مستند بدلاً من حذفه.
Cannot delete as {0} value is paid	أُخذ سداد في نقاط البيع على هذا المستند.	ألغِ السداد أولاً.
«لا يمكن حذف {0} لأن المستخدم الحالى لا يملك صلاحية حذف المسودات»	إمكانية حذف مسودة غير ممنوحة في ملف الصلاحيات.	امنحها في ملف الصلاحيات، أو اجعل من يملكها يحذف المسودة.
«لا يمكن حذف {0} لأن المستخدم الحالى ليس هو منشئ المستند»	حذف المسودات التي أنشأها فقط مفعّل، وهذه المسودة أدخلها غيره.	يحذفها منشئها، أو يُخفَّف الخيار لذلك الملف.
«لا توجد لديك الصلاحية {1} على النوع {0}»	سطر ملف الصلاحيات الخاص بهذا النوع لا يمنح الصلاحية المسمّاة.	انظر ملفات الصلاحيات — والسطر الحاكم يُختار بالنوع ثم بقائمة الأنواع ثم بالسطر العام.
«لا يمكن للمستخدم الحالي حذف {0} بعد الموافقة»	أتمّ المستند دورة موافقته وملف الصلاحيات فيه منع التعديل/الحذف بعد الموافقة.	ارفع التعليم لذلك الملف، أو ألغِ المستند بدلاً من حذفه.
«لا يمكن للمستخدم الحالى حذف {0} بعد طباعته»	طُبع المستند وملف الصلاحيات فيه منع التعديل/الحذف بعد الطباعة.	ارفع التعليم لذلك الملف، أو ألغِ المستند بدلاً من حذفه.
«لا يمكن حذف مستندات في فترة مغلقة»	تاريخ المستند يقع في فترة مغلقة.	افتح الفترة، أو استعمل صلاحية تجاهل الفترات المغلقة حيث تسمح السياسة.
«لا يمكن تعديل السجل لأن {0} - {1} يستخدم هذا السجل في بناءا على»	خيار التوجيه منع تعديل المستندات بعد استخدامها في بناء على مفعّل، والمستند المسمّى مبنيٌّ على هذا.	احذف المستند التابع أولاً، أو أوقف خيار التوجيه.
«لا يمكنك تعديل السجلات العامة»	السجل لا ينتمي إلى شركة، ومستخدمك ينتمي إلى واحدة.	عدّله بمستخدم شركته عامة.
«لا يمكن استعمال السجلات التي تم منع استعمالها {0}-{1}»	حقل يشير إلى سجل أُحيل إلى التقاعد بمنع الاستعمال.	اختر سجلاً سارياً، أو خفّف القاعدة — انظر منع الاستعمال.

اقرأ أيضًا

• حياة المستند — الحالات التي تدافع عنها هذه القواعد
• الرسائل وحالات الرفض — الرسائل التي قد ترفعها أي شاشة
• ملفات الصلاحيات — موضع كل صلاحية ذُكرت هنا
• التحكم في الفترات المالية · منع الاستعمال · المراجعة وإلغاء المراجعة
• مستند إلغاء مستند — الطريق المعتمد للرجوع عن مستند معتمد