سجل العهدة

سجل العهدة هو السجل نفسه — سجل واحد لصنف مادي واحد سلّمته شركة الواحة للصناعات أو توشك أن تسلّمه. فـ CDY-0033 هو ذلك الحاسب صاحب المسلسل 5CG3210XYZ، لا «حاسب ما». وخمسة كراسي مكتبية متطابقة هي خمسة سجلات، لأن خمسة أشخاص قد يحوزونها في خمسة أماكن، وغاية السجل أن تعرف أيّها أين.

الأصول > عهد > عهدة (Assets > Custodys > Custody)، الرخصة fixedassets-custody.

أنت تنشئه والمستندات تملؤه

لا شيء يولّد سجل عهدة؛ أنت من يكتبه — كوداً واسماً ونوعاً ورقماً مسلسلاً وموقعاً — فيُحفظ بحالة مبدأي بلا سعر. ومن تلك اللحظة يصير السجل في معظمه تقريراً: مستند الشراء يكتب سعره وتاريخ شرائه، ومستندا التسليم والنقل يكتبان من يحوزه، وكل واحد منها يحرّك حالته. ويستحسن أن تُبقي هذا التقسيم في ذهنك وأنت تقرأ الشاشة، فهو يفسّر لماذا لا يمكن الكتابة في عدد من أهم الخانات.

حقول الهوية — التي تملؤها أنت

الحقل	English	ملاحظات
الكود	Code	CDY-0033
المجموعة	Group	حقل تجميع الملفات الرئيسية المعتاد
الاسم العربي / الاسم الإنجليزي	Name1 / Name2	الاسم العربي والاسم الإنجليزي — حاسب محمول / Laptop
نوع العهدة	Custody Type	CDY-LAP — أجهزة محمولة؛ واختياره ينسخ علامة عينية بدون سعر من النوع إلى هذا السجل
الرقم المسلسل	Serial Number	نص حر. وفي سجل أصناف تُسلَّم فرداً فرداً، هذا ما يجعل الجرد ذا معنى
عينية بدون سعر	Priceless	هل يحمل هذا الصنف قيمة مالية أصلاً — انظر أنواع العهد
مورد	Supplier	من أين جاء
موقع العهدة	Custody Location	المكان الذي يخصّه الصنف. ولا تعرض قائمة الاختيار إلا أدنى مستوى في شجرة المواقع — صالة أو دور بعينه، لا «مصنع الرياض» كاملاً
سياسة الضريبة	Tax Plan	سياسة الضريبة المطبَّقة عند شراء هذا الصنف؛ يلتقطها سطر مستند الشراء من هنا
مرفق	Attachment	صورة الفاتورة، أو نموذج التسليم، أو صورة لوحة المسلسل

وتحتها مجموعة الضمان لتسجيل فترة الضمان وشروطه للرجوع إليها، ثم مجموعة المحددات المعتادة — الشركة ومجموعة التحليل والفرع والقطاع والإدارة.

الحقول التي تكتبها المستندات

الحقل	English	من يكتبه
السعر	Price	مستند شراء العهدة — يثبّت هنا صافي قيمة السطر. وهو لـ CDY-0033 مبلغ 6,000
تاريخ الشراء	Purchase date	المستند نفسه، من تاريخه الفعلي — 1 فبراير 2026
الحالة	Status	مبدأي ← تم شراؤة ← تم تسليمه ← تم التخلص منه، يحرّكها كلٌّ من المستند المقابل له
المسئول عن العهدة	Custodian	الحائز الذي يسجّله سند استلام وتسليم
جدول التفاصيل	Details	تاريخ الحيازة، يبنيه مستندا التسليم والنقل

والسعر هو أكثر ما يُسأل عنه. ليس سعراً استرشادياً تصونه أنت — بل هو ما حسبه مستند الشراء لذلك السطر بعد خصمه وضريبته، وهو الرقم الذي يستخدمه كل قيد لاحق. فحين ينقل مستند التسليم 6,000 إلى حساب خالد المطيري، وحين يأخذها مستند التخلص من عليه، فإن الـ 6,000 تلك تأتي من هنا.

جدول التفاصيل — من يحوز الصنف وبأي نسبة

الجدول أسفل الصفحة الرئيسية هو تاريخ حيازة الصنف، وهو الجزء الذي يستحق أن تتعلّم قراءته:

العمود	English	ماذا يقول
الموظف	Employee	من يحوز الصنف (أو حازه) — وهو دائماً سجل موظف من شؤون العاملين
نسبة	Percentage	نصيبه منه
من تاريخ	From Date	متى استلمه
إلى تاريخ	To Date	متى انتهت حيازته. والفراغ يعني أنه ما زال حائزاً له
ملحوظة	Remark	ما كُتب في سطر المستند
المستند المنشئ	Creator Document	أي مستند تسليم أو نقل فتح هذا السطر

وفيه أمران. الأول أنك لا تكتب في هذا الجدول أبداً — كل سطر فيه يأتي من مستند، ولذلك يستطيع عمود المستند المنشئ أن يدلّك دائماً على مصدر السطر. والثاني أن عمود نسبة ليس كمية. سجل العهدة صنف واحد، والنسبة هي نصيب كل شخص من ذلك الصنف الواحد الذي يُسأل عنه. فإن سلّمت حاسباً لشخص واحد حمل الجدول سطراً واحداً بنسبة 100 %. وإن سلّمت سيارة خدمة لمشرفَين حمل سطرين بنسبة 50 % لكل منهما — وتتبع المحاسبة النسب فتضع نصف القيمة على كل اسم. ويُشترط في التسليم أن يكون مجموع النسب 100.

فبعد تسليم CDY-0033 في 5 فبراير 2026 يقرأ الجدول:

الموظف	نسبة	من تاريخ	إلى تاريخ	المستند المنشئ
خالد المطيري	100	05/02/2026		CDD-2026-031

وبعد النقل إلى نوف الحربي في سبتمبر 2027 يصير:

الموظف	نسبة	من تاريخ	إلى تاريخ	المستند المنشئ
نوف الحربي	100	01/09/2027		CTR-2027-009

الصفحة الثانية

تعرض الصفحة الثانية للعهدة سطور سندات الاستلام والتسليم التي تذكر هذا الصنف — أي مستندات التسليم التي مرّرته من شخص إلى آخر خارج المستندات الأربعة. فإن كانت منشأتك تستخدم ذلك السند بدل مستند تسليم العهدة، فهذه الصفحة هي التي تظهر فيها حركات الصنف.

كيف تقرأ ما بحوزة موظف واحد

ثلاثة طرق، بالترتيب الذي ستستعمله فعلاً.

شاشة قوائم العهد هي أداة العمل اليومية. فيها حقول السجل نفسها كمعايير — نوع العهدة والحالة والموقع والمورد والمحددات — فـ «كل الحواسب في صالة 2» أو «كل ما لم يُسلَّم بعد» على بُعد فلتر واحد.

شاشة الموظف نفسه تحمل صفحة أصول ثابتة فيها قائمة عهد مشتركة (Common Custodies). وهذه القائمة مبنية على سطور الحيازة الموصوفة أعلاه — كل سطر عهدة يذكر ذلك الموظف — فهي الجواب المباشر عن سؤال «ماذا سُلِّم لهذا الشخص؟» بما في ذلك ما يشترك فيه مع غيره.

مستند الجرد هو ما تستعمله حين لا يكون السؤال «ماذا يفترض أن يكون مع هذا الشخص» بل «ماذا معه فعلاً». شغّله لمسؤول عهدة فيجمع كل عهدة لم يُتخلَّص منها تذكره، فتعدّ مقابل القائمة وتقرأ العجز والزيادة — انظر جرد الأصول والعهد.

لا شيء في السجل نفسه يمنع الحفظ

سجل العهدة ليس فيه تحقق خاص به تستوفيه — فالانضباط يسكن في المستندات لا هنا. والسجل نصف الممتلئ يُحفظ بلا اعتراض، وهو أمر مريح عند تحميل سجل بالجملة، لكنه يعني أن جودة السجل رهن بدقة إدخال الأكواد والأرقام المسلسلة والمواقع.