نماذج طباعة المستندات

التقرير يجيب عن سؤال يخصّ سجلات كثيرة. أما النموذج فيفعل شيئًا أضيق وأكثر يوميّة: يطبع مستندًا واحدًا على ورق — سند الشراء الذي تحفظه مع فاتورة المورد، وإشعار النقل الذي توقّعه الإدارة المستلمة، وكشف الجرد الذي يدور به أحدهم على المصنع.

تأتي وحدة الأصول الثابتة بـ ثلاثة عشر نموذجًا من هذا النوع، بالأكواد من SYSF-AST001 إلى SYSF-AST013. وهي مثبّتة مع النظام ومربوط كل واحد منها بنوع مستند واحد، فلا شيء تجهّزه: افتح مستندًا من نوع له نموذج، اطبع، يخرج الورق.

كيف تعمل الطباعة

النموذج ليس قالبًا عامًا، بل مربوط بنوع مستند واحد. وهذا الربط هو الآلية كلها، وهو يفسّر كل ما ستلاحظه عمليًا.

افتح سند شراء أصل ثابت فيعرض عليك زر الطباعة النموذج SYSF-AST005 لأنه مربوط بسندات الشراء. وافتح مستند إعادة تقييم فلا يعرض عليك شيئًا من هذه الوحدة، لأنه لا نموذج مربوطًا بإعادة التقييم. ولا شيء معطلًا حين يحدث ذلك؛ فببساطة لا توجد ورقة جاهزة لهذا النوع من المستندات، وإضافتها إعداد صغير لا إصلاح عطل.

وإلى جانب نوع المستند، يمكن تضييق النموذج أكثر: إلى دفتر مستندات بعينه، أو توجيه بعينه، أو تصنيف مستند بعينه. وهكذا يطبع الموقع تخطيطًا لدفتر مشتريات الرياض وتخطيطًا آخر لدفتر جدة: نموذجان لنوع المستند نفسه، كلٌّ مثبّت على دفتره. فإن انطبق أكثر من نموذج على المستند الذي أمامك عُرضت كلها وتختار منها، وإن انطبق واحد فقط استُخدم مباشرة.

والنماذج الثلاثة عشر نماذج نظام لا تقبل التعديل — إذ يرفض النظام أي تغيير على تقرير أو نموذج نظام. وهذا مقصود: فالتحديث القادم كان سيمحو عملك على أي حال. فإذا كان النموذج الجاهز يكاد يفي بغرضك فخذ منه نسخة، وعدّل النسخة، واربط النسخة بالدفتر أو التوجيه الذي تريد استخدامها معه. ويبقى الأصل سليمًا تحتها.

وجود نموذج لا يعني وجود مطبوعة واحدة

لأن النماذج تُربط بنوع المستند واختياريًا بالدفتر أو التوجيه، فالسؤال العملي ليس «هل لهذا المستند نموذج» بل «هل لهذا المستند نموذجي أنا». فالموقع الذي بنى ورقه الخاص قد يكون لديه خمسة تخطيطات لسندات الشراء وليس بينها النموذج الجاهز.

النماذج الثلاثة عشر الجاهزة

الكود	المستند	الاسم الإنجليزي	ماذا يطبع
SYSF-AST001	سند إهلاك	Depreciation Document	دورة إهلاك الفترة: الفترة المالية والتاريخ الفعلي والتوجيه والبيان في الرأس، ثم سطر لكل أصل بقسطه، مع محددات المستند وإجمالي وخانة توقيع
SYSF-AST002	سند نقل الأصل	Transfer document	الأصل المنقول والموقع الذي انتقل إليه، وجانبا «من» و«إلى» متجاورين — الشركة والفرع والقطاع والإدارة والحائز — مع خانة توقيع
SYSF-AST003	سند الإضافة و الإستبعاد	Asset addition deduction	الإضافة أو الاستبعاد معنونًا بأيّهما هو، مع الفترة المالية والتاريخ الفعلي والأصل والمبلغ بعملة المستند والعملة المحلية، وخانة توقيع
SYSF-AST004	مصروف اعتماد أصل	Fixed Asset Expense Document	مستند مصروف الاعتماد: الاعتماد والشحنة والعملة وسعر الصرف، ثم سطر لكل بند مصروف بقيمته وجانبه الدائن وحسابه وذمّته، والإجمالي بالعملة المحلية
SYSF-AST005	سند شراء أصل ثابت	Fixed Asset Purchase Document	فاتورة الاقتناء: الطرف الآخر والتاريخ والملاحظات، وسطر لكل أصل بسعر الوحدة والقيمة، مُجمَّعة
SYSF-AST006	طلب شراء أصل	Fixed Asset Purchase Request	الطلب كما رُفع: الموظف الطالب والموقع والمورد المقترح والملاحظات، وسطر لكل أصل مطلوب بكميته
SYSF-AST007	أمر شراء أصل	Fixed Asset Purchase Order	الشكل نفسه مع الأسعار — وهي الورقة التي ترسلها إلى المورد
SYSF-AST008	مستند أستلام أصل	Fixed Asset Receipt Document	الاستلام الفعلي: الفترة المالية والاعتماد والمستند المصدر، وسطر لكل أصل بالموظف المستلم والموقع الذي ذهب إليه
SYSF-AST009	تخلص من الأصل	Fixed assets disposal document	التخلص: الفترة المالية والأصل وقيمة التخلص والمستند المصدر والملاحظات
SYSF-AST010	أفتتاح أصل ثابت	Fixed Asset Opening Document	الأرصدة الافتتاحية كما أُدخلت: لكل أصل تاريخ بدء الإهلاك والعمر الإنتاجي والقيمة التخريدية وقيمة الاقتناء ومجمع الإهلاك الافتتاحي — وهي الورقة التي يطلبها المراجع عند تحميل السجل أول مرة
SYSF-AST011	مستند جرد أصول	FixedAssets Taking Document	كشف الجرد: الفترة المالية والحالة في الرأس، ثم سطر لكل أصل بقيمة اقتنائه وقيمته الدفترية الحالية
SYSF-AST012	فاتوره اعتماد مبدئية	Fixed Asset ProformaInvoice	الفاتورة المبدئية: الاعتماد والمورد والعملة والفترة المالية، ثم سطر لكل أصل بالكمية وسعر الوحدة والقيمة
SYSF-AST013	سند تكليف اعتماد أصل	Fixed Asset Letter of Credit cost	المستند الذي يُنهي سلسلة الاستيراد: لكل أصل تكلفته النهائية للوحدة وقيمته التخريدية وعمره الإنتاجي وتاريخ بدء إهلاكه

وأربعة من هذه النماذج تخص مستندات محجوبة خلف ترخيص وحدة فرعية، وهو ما يحسن معرفته قبل البحث عنها. فالنماذج SYSF-AST004 وSYSF-AST012 وSYSF-AST013 تخص سلسلة اعتمادات الأصول ولا تظهر إلا حيث يكون ترخيص fixedassets-lc مثبتًا — وكذلك SYSF-AST008، لأن مستند استلام الأصل نفسه مستند بترخيص الاعتمادات وإن كان مكانه في مجلد «عهد الأصول» بالقائمة. راجع مستندات الاستلام.

المستندات التي تأتي بلا نموذج

تغطي النماذج الثلاثة عشر المستندات التي تخرج من المبنى على ورق في الغالب — تلك التي يوقّعها مورد أو مراجع أو مدير إدارة أو أمين مخزن. أما بقية مستندات الأصول الثابتة فكثير منها يأتي بلا نموذج إطلاقًا، ولا فائدة من البحث عن واحد:

• إعادة تقييم الأصول ومستند منع اهلاك اصول — قرارات قيمة وسياسة داخلية تبقى داخل النظام.
• خصائص أصل ثابت وتعديل أفتتاح أصل ثابت — تصحيحات لأرقام سبق تسجيلها.
• سند تخلص جزئي من أصل — فالتخلص الكامل له نموذج والجزئي لا.
• عرض سعر أصل وسند استلام أصل مبدئي — وهما خطوتا سلسلة الشراء على جانبي أمر الشراء ومستند الاستلام، وكلاهما له نموذج.
• سند خروج أصول وسند رجوع أصول.
• سند إنشاء أصول واعتماد أصول — فرأس الاعتماد نفسه لا يطبع شيئًا، بينما فاتورته المبدئية ومستند مصروفه وسند تكليفه لها نماذج كلها.
• كل المستندات المجمعة — الإهلاك المجمع والإضافة والاستبعاد المجمع وخصائص الأصل المجمع والتخلص المجمع والنقل المجمع وطلب النقل المجمع. وهذا نادرًا ما يكون مشكلة عمليًا: فالمستند المجمع موجود ليولّد مستندات لكل أصل، وتلك المستندات لها نماذجها.
• كل مستندات العهد — شراء العهدة وتسليمها ونقلها والتخلص منها، وسند استلام وتسليم عهد. راجع العهد.
• كل مستندات الصيانة — الخطط والسجلات وطلبات السجلات. راجع الصيانة.

وحين يحتاج موقع ورقًا لأحد هذه المستندات فعلًا — وإيصال العهدة الذي يوقّعه الموظف هو الحالة المعتادة — فالحل أن تبني نموذجًا لنوع المستند، وأن تربطه بدفتر بعينه إن أردت قصره عليه. ولا يلزم تغيير شيء في المستند نفسه؛ فالورقة تُضاف حوله.

ولمعرفة التقارير التي تنظر إلى أصول كثيرة بدل طباعة مستند واحد، راجع تقارير الأصول الثابتة.