سند شراء أصل ثابت

كل ما قبل هذا المستند أوراق. أما سند شراء أصل ثابت فهو موضع حركة المال، وموضع تحوّل سجل الأصل من قوقعة فارغة إلى أصل حقيقي: فهو يضع قيمة الاقتناء على الأصل، ويشغّل ساعة الإهلاك، ويسجّل فاتورة المورد، وينشئ القيد.

هو — بعبارة أخرى — فاتورة مورد لماكينة، مع فارق أن الطرف المدين لا يذهب إلى حساب مصروف يُختار في التوجيه، بل يذهب إلى حساب تكلفة الأصل نفسه، مأخوذاً من سجل الأصل الذي يشير إليه السطر. وهذا القرار التصميمي وحده يفسّر معظم ما يلي.

القائمة: الأصول > المستندات > سند شراء أصل ثابت، الترخيص fixedassets.

أين يولد سجل الأصل

قبل التجول في الشاشة احسم هذه المسألة، فهي التي تحدد كيف تُهيَّأ الوحدة.

المسار الأول — سجل الأصل موجود أولاً (الافتراضي)

ينشئ أحدهم سجل الأصل مسبقاً: يدوياً من شاشة الأصل الثابت، أو — للأصول المرسملة من مشروع مقاولات منتهٍ — عبر سند إنشاء الأصول. ويحمل السجل كوداً واسماً ونوعاً وتصنيفات، وحساباته من خلال نوعه. ويقف في حالة إبتدائى بلا تكلفة ولا تاريخ بداية إهلاك ولا قسط.

ثم تختار ذلك السجل في سند الشراء في عمود الأصل الثابت بالسطر. والمنتقي لا يعرض عن قصد إلا الأصول في الحالة الابتدائية، وهي طريقة النظام في القول: الأصل يُشترى مرة واحدة. وفي هذا المسار يكون عمود الأصل الثابت إجبارياً — فلن يُرحَّل المستند وهو فارغ.

وهذا هو السلوك الافتراضي وما تُبقي عليه معظم التركيبات، لأن ترميز الأصل وتصنيفه وربطه بالحسابات فعل متعمَّد موضعه الملف الرئيسي لا وسط كتابة فاتورة.

المسار الثاني — سند الشراء ينشئ السجل

شغّل إنشاء الأصول إذا لم تكن موجودة في توجيه المستند فتلين القاعدة: يصير السطر يقبل إما أصلاً ثابتاً وإما نوع أصل. املأ النوع فيُنشأ سجل الأصل لك لحظة ترحيل المستند — يولد في الحالة الابتدائية ثم يُرقَّى فوراً، تماماً كما لو أنشأته يدوياً قبل دقيقة.

ولكي يُنتج ذلك سجلاً صالحاً للاستعمال يحتاج السطر إلى موضع يحمل فيه بيانات الأصل الوصفية، وهذه الأعمدة مخفية افتراضياً. شغّل إعداد الوحدة إضافة أعمدة إنشاء الأصول إلى سندات الشراء و الإفتتاح في إعدادات الأصول الثابتة فيكتسب الجريد:

نوع الأصل، واسم الأصل (عربي)، واسم الأصل (إنجليزي)، والرقم المسلسل، والقيمة السوقية، والتصنيف 1 إلى 5، والمجموعة.

ويأخذ السجل الجديد اسمه ورقمه المسلسل وقيمته السوقية ومسؤول عهدته وموقعه ونوعه وتصنيفاته من هذه الأعمدة، ويأخذ حساباته وعلامة قابليته للعد وعلامتَي «أصل سيارة» و«له تأمين» وعلامة «غير قابل للإهلاك» من نوع الأصل. ويُخصَّص كوده بقواعد الترقيم المعتادة.

اختر مساراً واحداً لكل توجيه لا المسارين

حين يكون إنشاء الأصول إذا لم تكن موجودة مفعَّلاً، يُعامَل كل سطر في المستند على أنه يصف أصلاً يُراد كتابته — بما في ذلك سطر يشير إلى سجل أصل موجود بالفعل. فتُعاد كتابة اسم ذلك الأصل ورقمه المسلسل وقيمته السوقية ومسؤول عهدته وموقعه ونوعه وتصنيفاته من أعمدة السطر نفسه، وهي غالباً فارغة.

فأبقِ الخيار مطفأً في التوجيهات التي تستخدمها لشراء أصول مُنشأة سلفاً، ولا تشغّله إلا في توجيه مخصص يُستعمل مع أعمدة الإنشاء. توجيهان اثنان، غرضان واضحان، ولا مفاجآت.

الشاشة

تحمل الصفحة الرئيسية رأس الفاتورة:

الحقل	الاسم الإنجليزي	ملاحظات
الكود (الدفتر)	Code (Book)	دفتر المستند ورقمه
توجيه المستند	Term	التوصيلات المحاسبية — انظر توجيهات الاقتناء
تاريخ التحرير / التاريخ الفعلي	Issue Date / Value Date	التاريخ الفعلي هو تاريخ الاقتناء الذي يُكتب على الأصل
بناءا على	From Document	الأمر أو العرض أو الاستلام المبدئي أو الطلب الذي تجيب عنه الفاتورة
مورد	Supplier	من أصدر الفاتورة عليك
الذمة	Subsidiary	تأتي افتراضاً من المورد، وعليها يُقيَّد الطرف الدائن
مندوب المشتريات	Purchases man	من قام بالشراء
مرفق، مرفق 2	Attachment	صورة فاتورة المورد
العملة، المعدل	Currency, Rate	تأتي من المورد ويُجلب المعدل بتاريخ التاريخ الفعلي
الموقع المخزني	Location	الموقع الذي تذهب إليه الأصول
ملاحظات	Description	نص حر

ثم جريد التفاصيل، وهو قلب المستند.

العمود	الاسم الإنجليزي	ماذا يفعل
الأصل الثابت	Fixed Asset	السجل الذي يُرسمل. والمنتقي لا يعرض إلا الأصول الابتدائية
العدد	Count	للأصول القابلة للعد — كم وحدة يمثّل هذا السجل
اسم الاصل من أمر الشراء	Asset Name From Purchase Order	ينزل من أمر الشراء لترى ما طُلب
سعر الوحدة، الكمية، السعر الكلي	Unit price, Quantity, total	بلوك السعر
خصم 1 إلى 8، الضرائب 1 إلى 4، الصافي	Discounts, Taxes, Net	حساب الفاتورة المعتاد
العمر الإفتراضي	Useful Life	بالأشهر؛ يأتي افتراضاً من نوع الأصل
قيمة الأصل كخردة	Salvage Value	القيمة المتبقية؛ تأتي افتراضاً من نوع الأصل
تاريخ بداية الاهلاك	Depreciation Start Date	متى تبدأ ساعة الإهلاك
مسئول العهدة	Custodian	الموظف الذي سيحمله في عهدته
مورد، الذمة	Supplier, Subsidiary	تجاوزات على مستوى السطر
موقع الأصل	Asset Location	أين يذهب هذا الأصل بعينه
الشركة، الفرع، المجموعة التحليلية، الإدارة، القطاع	Dimensions	محددات السطر
مرفق، مرفق 2، ملاحظات	Attachments, Description	ملاحظات السطر

وتحته بلوك الإجماليات — الإجمالي والتخفيض والصافي والمدفوع نقدا وإجمالي المدفوع والمتبقي — ثم محددات المستند. وحقول السعر والخصم والضريبة والصافي والإجمالي يحسبها النظام ولا تُكتب فوقها؛ إنما تحرّكها بسعر الوحدة والكمية ونسب الخصم.

والصفحة الثانية الشحن و الدفع تحمل عنواني الشحن والفوترة، وجريد سندات الدفع للدفعات المسددة سلفاً، وقالب جدول الدفعات مع إجراء توليد الدفعات وجريد الأقساط الناتج، وبلوكاً جزئياً للمال. وإجراء سندات سداد الدفعات في قائمة المزيد يفتح سندات السداد المحرَّرة على تلك الأقساط.

ما تملؤه الشاشة عنك

الكثير، ولهذا فكتابة المستند أسرع مما يبدو:

• اختيار المورد يجلب عملته الافتراضية ويجلب سعر الصرف بتاريخ التاريخ الفعلي؛
• اختيار بناءا على ينسخ المورد والإدارة، والأهم أنه يفكّك كل سطر مصدر إلى سطر لكل وحدة، كمية كل منها 1 بسعر المصدر، حاملاً اسم ما طُلب. فثلاث رافعات في أمر الشراء تصير ثلاثة سطور شراء، لأنها ستصير ثلاثة سجلات أصول؛
• اختيار الأصل الثابت يجلب العمر الإفتراضي وقيمة الخردة من نوع ذلك الأصل، ويحمّل نسب الضريبة من خطتَي الضريبة في الأصل وفي الرأس، ويضع العدد صفراً إذا كان الأصل غير قابل للعد، ويقترح تاريخ بداية إهلاك هو اليوم التالي لنهاية الفترة المالية للمستند — وهو الافتراض الطبيعي «يبدأ الإهلاك في الفترة القادمة»؛
• اختيار نوع الأصل (في المسار الثاني) يجلب العمر الافتراضي وقيمة الخردة من النوع؛
• ومسح الأصل الثابت يمسح الحقول التي جاءت معه؛
• واختيار التوجيه ينسخ إعداداته الضريبية إلى الرأس؛
• وعمود العدد لا يقبل إدخالاً إلا إذا كان الأصل أو النوع مؤشَّراً بأنه قابل للعد.

ولك أن تكتب فوق تاريخ بداية الإهلاك المقترح — بقيد واحد: ألا يكون أسبق من التاريخ الفعلي للمستند بالنسبة للأصل القابل للإهلاك. فأصل دخل الخدمة في اليوم نفسه الذي تحمل الفاتورة تاريخه لا بأس به؛ أما أصل يُفترض أنه بدأ يُهلَك الشهر الماضي فلا، وموضعه سند الافتتاح.

ما ينبغي أن يتحقق قبل الترحيل

يفحص المستند كثيراً، وكل فحص يحمي رقماً سيراجعه أحدهم لاحقاً:

1. كل سطر لأصل قابل للإهلاك يحتاج تاريخ بداية إهلاك، ولا يجوز أن يسبق التاريخ الفعلي للمستند.
2. كل أصل لا بد أن يكون في الحالة الابتدائية، ولا يجوز أن يظهر الأصل نفسه في سطرين.
3. وبحسب المسار: إما أن يكون الأصل الثابت إجبارياً، وإما أن يُملأ أحد الحقلين — الأصل أو نوع الأصل.
4. العمر المتبقي لا بد أن يكون أكبر من صفر للأصل القابل للإهلاك، وقيمة الخردة لا تساوي السعر — فأصل قيمته كخردة هي تكلفته كلها ليس فيه ما يُهلَك. كما لا بد أن تبلغ قيمة الخردة أقل قيمة للخردة المضبوطة في إعدادات الوحدة.
5. ولا يجوز تعديل سطر إذا كان الأصل قد مضى قُدُماً — فإن وُجدت له حركة لاحقة (إهلاك أو إعادة تقييم أو إضافة) تجمّد الشراء الذي وراءها.
6. ولا بد أن يتطابق جدول الدفعات مع المبلغ المتبقي، وأن تصح أكواد الأقساط، وأن يتسق المدفوع نقداً مع المتبقي.
7. وإذا اشترط التوجيه وجود طرف مقابل صار المورد إجبارياً.

الاعتماد عند الإنشاء لا عند التعديل

يمكن وضع سند الشراء خلف تعريف اعتماد، لكن ليس تعريفاً مفعَّلاً فيه خيار الاستخدام مع التعديل. فاعتمد إنشاء شراء الأصل، ولا تحاول توجيه تعديلاته اللاحقة عبر الآلية نفسها.

ماذا يفعل الترحيل

ترحيل سند الشراء أكثر لحظات الوحدة ازدحاماً. فهو لكل سطر:

• يكتب التاريخ الفعلي للمستند على الأصل بوصفه تاريخ الشراء، ويربط الأصل بهذا المستند؛
• ويسجّل موقع السطر بوصفه الموقع الحالي للأصل، ويفتح سطراً في سجل مواقعه؛
• وينقل الأصل من إبتدائى إلى جارى الإهلاك — أو إلى غير قابل للإهلاك إن كان مؤشَّراً بذلك؛
• ويكتب تكلفة السطر بوصفها قيمة اقتناء الأصل، مع العمر الافتراضي والعمر المتبقي (الذي يبدأ مساوياً للعمر الافتراضي) وقيمة الخردة وتاريخ بداية الإهلاك؛
• ويحسب القسط الحالي للأصل من هذه الأرقام؛
• ويكتب مسؤول العهدة الوارد في السطر على الأصل إن وُجد؛
• ويحدّث سجل أعداد الأصول للأصول القابلة للعد؛
• وينسخ محددات السطر على الأصل إذا كان خيار التوجيه تحديث محددات الأصل من الفاتورة مفعَّلاً ولم يمسّ الأصلَ شيء لاحق؛
• ويختم هذا المستند على الأمر أو العرض الذي جاء منه، فلا يُفوتَر ذلك المصدر مرتين أبداً.

ثم يرسل القيد على هيئة طلب أعمال.

القيد

الطرف	الحساب	القيمة
مدين	حساب تكلفة الأصل نفسه، مأخوذاً من سجل الأصل	صافي قيمة السطر
مدين	حسابات الضريبة المهيَّأة في التوجيه	ضريبة السطور
دائن	حساب المورد / الذمة المهيَّأ في التوجيه	إجمالي الفاتورة

والطرف المدين يستحق جملة خاصة به. فهو لا يُختار في التوجيه، بل يُستخرج دائماً من الأصل الثابت في السطر، ولهذا يعرض عليك التوجيه طرفاً دائناً ولا يعرض طرفاً مديناً. أما محددات ذلك السطر المدين (القطاع والفرع والإدارة والمجموعة التحليلية) فتتبع مفاتيح «التأثير على الحسابات» الأربعة في إعدادات الوحدة: فحيث يكون المفتاح مفعَّلاً يؤخذ المحدد من الأصل نفسه.

ولحسابات الخصم والنقدية والتكلفة الإضافية أطرافها المهيَّأة في التوجيه لمن يحتاجها.

الضريبة والتكلفة المرسملة

افتراضاً تُضاف الضريبة المحسوبة على السطر إلى القيمة المرسملة على الأصل. فحيث تكون الضريبة قابلة للخصم ولا ينبغي أن تضخّم تكلفة الأصل، شغّل خيار منع إضافة ضريبة المقابل — وله نظير لكل ضريبة في إعدادات الوحدة وفي توجيه المستند، ويكفي أحدهما.

إلغاء الترحيل

إلغاء ترحيل سند شراء مرحَّل يفكّ ذلك كله: تُزال قيمة الاقتناء وتاريخ بداية الإهلاك والقسط وتاريخ الشراء وسطر الموقع والربط بالمستند، ويعود الأصل إلى إبتدائى، ويُعكَس القيد. وهو تماماً ما تريده إذا أُدخلت فاتورة على الماكينة الخطأ — لكن انتبه إلى أنه غير ممكن إلا ما دام لم يمسّ الأصلَ شيء لاحق.

الواحة ترسمل ماكينة القص

تستخدم شركة الواحة التوجيه FAPD-01: خاضع للضريبة 15 %، وإنشاء الأصول إذا لم تكن موجودة مطفأ، والطرف الدائن على حساب مراقبة الموردين، والضريبة المدينة على ضريبة المشتريات، مع تفعيل منع إضافة ضريبة 1 في إعدادات الوحدة حتى لا تضخّم الضريبة القابلة للخصم تكاليف الأصول.

سجل الأصل MCH-0007 — ماكينة قص CNC موجود بالفعل، نوعه FAT-MCH — آلات ومعدات، حالته إبتدائى، تصنيفه الأول «معدات إنتاج».

تحرّر المحاسبة سند الشراء FAPD-0031 في 1 يناير 2026 بناءً على أمر الشراء FAPO-0009:

• يتفكك سطر الأمر إلى سطر واحد كميته 1 بـ 240,000؛
• ويُختار MCH-0007، فيأتي العمر الإفتراضي 60 وقيمة الخردة 24,000 من النوع؛
• وتاريخ بداية الإهلاك المقترح 1 فبراير 2026، لكن الماكينة دخلت الخدمة في 1 يناير، فيُعاد إلى 1 يناير 2026 — وهو مسموح لأنه ليس أسبق من التاريخ الفعلي للمستند؛
• ومسؤول العهدة خالد المطيري، والموقع LOC-R2 — مصنع الرياض – صالة 2؛
• والإجماليات: 240,000 زائد ضريبة 15 % بمقدار 36,000 = 276,000 مستحقة لـ «الخليج لتجارة الآلات».

وعند الترحيل يصير MCH-0007:

الحالة	جارى الإهلاك
تاريخ الشراء	1 يناير 2026
قيمة الاقتناء	240,000
العمر الافتراضي / المتبقي	60 / 60 فترة
قيمة الخردة	24,000
تاريخ بداية الإهلاك	1 يناير 2026
القسط الحالي	(240,000 − 24,000) ÷ 60 = 3,600
الموقع	LOC-R2 — مصنع الرياض – صالة 2

ويكون القيد:

	مدين	دائن
حساب تكلفة الآلات (من MCH-0007)	240,000
ضريبة المشتريات	36,000
مراقبة الموردين — الخليج لتجارة الآلات		276,000
الإجمالي	276,000	276,000

ويأخذ أول إهلاك لشهر يناير 2026 مبلغ 3,600. أما بقية عمر الماكينة — الإهلاك، وإضافة يناير 2027، والنقل إلى صالة أخرى، والبيع في نهاية 2027 — فتُروى في صفحتَي الإهلاك والتخلص.

إذا لم يظهر القيد

يُنشأ القيد على هيئة طلب أعمال تتم معالجته في الخلفية. افتح شاشة طلبات الأعمال وفلتِر على الفاشلة، وحدّد السطور، ثم استخدم المزيد ← إعادة المعالجة / إعادة الترحيل. وللمعالجة بالجملة هناك أيضاً أدوات الأصول الثابتة.