خطط الدوام والورديات (Attendance Plans & Shifts)

قبل أن يستطيع النظام معرفة هل بصمة ما "تأخير" أم أن ساعة ما "عمل إضافي"، يحتاج أولاً إلى معرفة الجدول الذي كان مفترضاً أن يعمل به الموظف في ذلك اليوم. سجلان رئيسيان يحملان هذا الجدول: ملف الدوام (Attendance Shift) هو القالب الأسبوعي القابل لإعادة الاستخدام — من الثامنة إلى الرابعة، من الأحد إلى الخميس مثلاً — وخطة الدوام (Attendance Plan) هي المستند الذي يوزّع دواماً موجوداً بالفعل على مجموعة من الموظفين لفترة زمنية محددة. الدوامات تُبنى مرة واحدة؛ والخطط هي ما يُسنِدها.

ملف الدوام — القالب الأسبوعي

يوجد في الرواتب > حضور / إنصراف > ملف الدوام.

يُعرَّف ملف الدوام بالكود / المجموعة / الاسم العربي / الاسم الإنجليزي كأي ملف رئيسي، بالإضافة إلى نوع دوام الحضور (AttendanceShiftType) الذي يحدد كيفية تعريف ساعاته:

نوع الدوام	آلية العمل
عادية (Normal)	نمط أسبوعي ثابت واحد — تسرد تبويبة الرئيسية أيام السبت حتى الجمعة، ولكل يوم مفتاح يوم عمل أو راحة إسبوعية، مع ما يصل إلى ثلاثة أزواج مواعيد من/إلى (لدوام مقسّم بفترة راحة منتصف اليوم مثلاً).
تلقائي (Automatic)	بدلاً من نمط ثابت واحد، يسرد جدول الدوامات الآليه عدة نوافذ مرشّحة — كل نافذة تشير إلى دوام أساسي وتحمل نافذة الحضور (وقت الحضور من/إلى ساعة، ووقت الانصراف من/إلى وقت) التي توجّه البصمة إليه. يقرأ النظام بصمة الموظف الفعلية ويصنّفها تحت النافذة التي تطابقها، ويمكن تعليم أحد الأسطر كـدوام إفتراضى يُعتمد عليه عند عدم التطابق. مثالي حين قد يعمل نفس الموظفين إما وردية صباحية أو مسائية، وتريد أن يتعرّف النظام على أيهما عمِل بدلاً من الخصم منه (راجع المثال العملي أدناه).
دورية (Rotational)	تُعرِّف تبويبة دوام دوري جدول تفاصيل خطة مجموعة عمالة (ساعات العمل لكل مجموعة تدوير) وجدول تفاصيل التدويير (متى يبدأ تدوير كل مجموعة وأي سطر تدوير يتبعه) — لأنماط الدوام التي تُدوِّر الموظفين بين أسابيع مختلفة وفق جدول، بدلاً من تكرار نفس الأسبوع دائماً.

مفتاحان إضافيان ينطبقان بصرف النظر عن النوع:

الحقل (عربي ← إنجليزي)	الغرض
السماح بتحديد مواعيد الحضور و الانصراف للعطلات الاسبوعية (Allow Specifying Times For Weekends)	يتيح ليوم الراحة الأسبوعية أن يحمل مواعيد حضور/انصراف خاصة به، لحالات يُتوقَّع فيها حضور الموظف أحياناً في يوم راحته.
عدد الساعات المسموح بها قبل منع تسجيل الانصراف من خلال التطبيق (Number Of Hours Allowed Before Preventing CheckOut)	يحدد أقصى مدة يمكن للموظف خلالها تسجيل الانصراف مبكراً عبر تطبيق الحضور الإلكتروني/الجوال قبل موعد نهاية الدوام — راجع الحضور والانصراف لمعرفة كيفية تسجيل الحضور والانصراف الإلكتروني.

كأي بيانات رئيسية أخرى في الرواتب، يمكن تحديد نطاق ملف الدوام عبر المحددات المعتادة (الشركة، الفرع، القطاع، الإدارة، المجموعة التحليلية) بحيث تحتفظ كل جهة بكتالوج الدوامات الخاص بها.

الدوام التلقائي — ترك النظام يميّز بين الصباحي والمسائي

يحل الدوام التلقائي المشكلة الكلاسيكية: "الموظف قد يعمل الوردية الصباحية أو المسائية، ولا أريد أن يخطئ النظام في التخمين فيخصم منه". أنت لا تخبر النظام بأي وردية يعمل كل شخص — بل تسرد كل وردية ممكنة، ولكل منها نافذة الحضور التي تميّزها، ويقرأ النظام البصمة الفعلية ويصنّفها تحت الوردية التي تقع ضمنها. فلا يُحتسب شيء خطأً كتأخير أو غياب، ويُظهر تقرير الحضور/البصمة البصمة مقابل الوردية التي طابقتها فعلاً.

كل سطر في جدول الدوامات الآليه يشير إلى دوام أساسي — عادةً دوام عادي بنيته مسبقاً — مختوماً بنافذة الحضور التي توجّه البصمة إليه:

العمود (عربي ← إنجليزي)	الغرض
الدوام (Shift)	الدوام المبني مسبقاً الذي تُترجَم إليه هذه النافذة (قالب الصباحي أو المسائي مثلاً). مطلوب في كل سطر.
وقت الحضور من / إلى ساعة (Start Time / End Time)	نافذة الحضور التي تميّز هذه الوردية — أي بصمة يقع حضورها داخلها تُقاس على هذا الدوام.
وقت الانصراف من / إلى وقت (Checkout From / To Time)	نافذة الانصراف المقابلة، للورديات التي تحتاج أيضاً وقت الانصراف للتمييز.
دوام إفتراضى (Default Shift)	علّم سطراً واحداً كبديل يُعتمد عليه حين لا تطابق البصمة أي نافذة.

مثال عملي — وردية صباحية وأخرى مسائية. لنفترض أن الشركة لديها وردية صباحية من 8 ص إلى 4 م ووردية مسائية من 4 م إلى 12 منتصف الليل، وأي شخص يحضر خلال ساعتين من موعد البدء يُحتسب في الموعد:

1. ابنِ أولاً دوامين عاديين — واحد "صباحي" (8→4) وآخر "مسائي" (4→12)، لكل منهما نمطه الأسبوعي.
2. ابنِ دواماً ثالثاً واجعل نوع دوام الحضور الخاص به تلقائي.
3. في جدول الدوامات الآليه أضِف سطرين:
   • السطر 1 ← الدوام = الصباحي، وقت الحضور من 7:00 ص إلى 9:00 ص.
   • السطر 2 ← الدوام = المسائي، وقت الحضور من 2:00 م إلى 6:00 م.
4. أسنِد هذا الدوام التلقائي للموظفين عبر خطة دوام، تماماً كأي دوام آخر.

الآن أي موظف يبصم حضوره بين 7 و9 يُقاس على الوردية الصباحية؛ ومن يبصم بين 2 و6 يُقاس على الوردية المسائية — دون أي إعادة إسناد يدوية. وسّع أو ضيّق كل نافذة للتحكم في مقدار السماح بالتبكير/التأخير لكل وردية.

خطة الدوام — إسناد دوام للموظفين

توجد في الرواتب > حضور / إنصراف > خطة الدوام.

الخطة لا تُعرِّف الساعات بنفسها — بل توزّع دوامات موجودة بالفعل على أي موظفين تنطبق عليهم معايير محددة، لفترة زمنية معينة. يغطي رأسها:

الحقل (عربي ← إنجليزي)	الغرض
التاريخ الفعلي / من تاريخ / إلى تاريخ (Value Date / From Date / To Date)	الفترة التي تسري فيها هذه الخطة.
الأولوية (Priority)	حين تنطبق أكثر من خطة على نفس الموظف في نفس اليوم، تفوز الخطة ذات الأولوية الأعلى.
تجاهل الأجازات الرسمية (Ignore Holidays)	هل تُحتسب ساعات الدوام حتى في الأيام المعلَّمة كأجازات رسمية.
ملاحظات (Description)	ملاحظات نصية حرة على الخطة.

يقوم زر تجميع الموظفين (Collect Employees) بعملية المطابقة: عبّئ نطاق موظفين — من/إلى موظف، إدارة، وظيفة، درجة وظيفية، فرع، قطاع، مجموعة، مجموعة تحليلية، مكان عمل، قسم وظيفي، جنسية، أو شركة تأمين طبي — ثم يسحب الزر كل موظف مطابق إلى جدول خطط الدوام الخاص بالخطة، حيث يحدد كل سطر بعد ذلك الدوام (Shift) الفعلي المطبَّق (مع دوام إضافي اختياري لدوام ثانٍ متزامن، وأولوية وفترة تاريخ خاصة بكل سطر).

يمكن للخطة أيضاً تعديل أيام الراحة الأسبوعية

تتيح تبويبة ثانية، الراحات الأسبوعية، لنفس الخطة أن تحمل مجموعة أسطر منفصلة — مُحدَّدة النطاق حسب الموظف أو الإدارة أو الوظيفة أو القسم الوظيفي، ولفترة تاريخ معينة — تُعدِّل أيام الراحة الأسبوعية المعتادة للموظف (حتى ثلاثة أيام راحة أسبوعية لكل سطر) دون المساس بالدوام المُسنَد إليه. تُدار هذه الأسطر بالكامل داخل سجل خطة الدوام نفسه، ولا تتطلب مستنداً منفصلاً.

يمكن تحديد نطاق الخطة، مثل ملف الدوام، عبر المحددات المعتادة (الشركة، الفرع، القطاع، الإدارة، المجموعة التحليلية).

سير العمل

1. ابنِ ملف/ملفات الدوام من ملف الدوام — اختر عادية لنمط أسبوعي ثابت، تلقائي حين تتفاوت مواعيد البدء ويُترك للنظام مطابقة أقرب نافذة، أو دورية لجدول متدوِّر.
2. حرّر خطة دوام بفترة التاريخ والأولوية التي تسري بها.
3. حدد نطاق الموظفين واستخدم تجميع الموظفين لمعاينة الموظفين المطابقين وتعبئتهم.
4. أسنِد الدوام (ودوام إضافي عند الحاجة) لكل سطر تم تجميعه.
5. أضِف تعديلات الراحات الأسبوعية اختيارياً على نفس الخطة لمجموعات الموظفين التي تختلف أيام راحتها الأسبوعية عن الافتراضي.

صفحات ذات صلة

• الحضور والانصراف — أين تُسجَّل البصمات الفعلية مقابل هذه الدوامات وتتحول إلى آثار على الراتب.
• أجهزة البصمة — كيف تصل بيانات البصمة الخام إلى النظام أصلاً، سواء عبر تكامل آلي مجدوَل أو استيراد يدوي.