تصفية المستحقات (Dues Liquidation)

عندما يترك الموظف الشركة، لا بد من مستند واحد يضع خطًا نهائيًا تحت كل ما تبقى بين الطرفين من مستحقات والتزامات ويحوّله إلى مبلغ واحد يُصرف. مستند تصفية المستحقات (Dues Liquidation Document) هو هذه التسوية النهائية. يجمع مكافأة نهاية الخدمة، والقيمة النقدية للأجازات غير المستنفدة، وأي رواتب غير مسددة ما زالت مستحقة، ورصيد السلف المتبقي الذي يجب على الموظف ردّه، وأي تعديلات يدوية يحتاج مسؤول الموارد البشرية إلى إضافتها أو خصمها — ثم يصفّيها في رقم واحد، ويسلّم هذا الرقم إلى سند صرف.

تسوية خاصة بدول الخليج

مسار الطلب ← المستند ومحرك الرواتب أسفله من الموارد البشرية العامة، لكن حساب مكافأة نهاية الخدمة ومستند التسوية المبني عليه يتّبعان أعراف قوانين العمل الخليجية / السعودية، ولذلك فتصفية المستحقات خاصة بدول الخليج. وهي تتطلّب رخصة الموارد البشرية المتقدّمة (humanresource-advanced).

أين تجده

تقع التسوية ضمن الرواتب ← التصفية وانهاء الخدمات — الرواتب > التصفية وانهاء الخدمات > مستند تصفية مستحقات (Payroll → Dues Liquidation and Firing → Dues Liquidation Document). ونادرًا ما تفتحه من الصفر: المسار المعتاد هو الضغط على زر إنشاء مستند تصفية مستحقات (نهاية خدمة) في سند إنهاء الخدمة، فيفتح تسوية جديدة تحمل بالفعل الموظف وتواريخ الخدمة وسبب نهاية الخدمة. راجع إنهاء الخدمة لتفاصيل هذا الانتقال.

تسويتان في مستند واحد

تصفية المستحقات في حقيقتها تسويتان متوازيتان تعيشان في صفحتين من المستند نفسه، لأن ما يُصرَف في كلٍّ منهما يتّبع قواعد مختلفة تمامًا:

• صفحة تصفية الأجازات (Vacation Liquidation Page) تصرف رصيد الأجازات غير المستنفد. ويمكن استخدام هذه الصفحة بمفردها حتى لموظفٍ لا يترك العمل — مثل الصرف النقدي السنوي لرصيد مُستحَق. ونوع تصفية الأجازة (نوع تصفية الأجازة) إمّا أجازة سنوية (Annual Vacation) أو أجازة إضطرارية (Compulsory Vacation).
• صفحة تصفية نهاية الخدمة (Termination Liquidation Page) تحسب مكافأة نهاية الخدمة، ولا تُستخدم إلا عند انتهاء العمل فعليًا. وترتبط بـسند إنهاء الخدمة (Firing Document) الذي أُنشئت منه.

كما توجد صفحة ثالثة الإحصائيات (Statistics) تعرض معادلات نهاية الخدمة التي غذّت الحساب وسندات الصرف التي صدرت.

عناصر الإعداد التي تُهيَّأ مرّة واحدة

يجعل سجلّان من سجلات الإعداد التسويةَ قابلة لإعادة الاستخدام بدلاً من إدخالها يدويًا في كل مرة.

مكوّن التصفية

مكوّن التصفية (Liquidation Component) سطر مُسمّى يمكن أن يظهر في أي تسوية — تخيّله "مكافأة نهاية الخدمة"، أو "بدل تذاكر الطيران"، أو "تعويض مهلة الإنذار"، أو "استرداد سلفة". ويُعرَّف من الرواتب ← التصفية وانهاء الخدمات ← مكوّن التصفية، ويقرّر كيف تُحسَب قيمته وأين تستقر في دفتر الأستاذ.

الحقل (عربي)	التسمية الإنجليزية	الغرض
الاسم العربي / الاسم الإنجليزي	Arabic Name / English Name	اسم المكوّن الظاهر.
نوع التأثير	Component Effect Type	هل السطر إضافة أم استقطاع أم قيمة أخرى.
طريقة حساب المكون	Component Calculation Type	قيمة ثابتة أم معادلة محسوبة.
القيمة الثابتة / أقصي قيمة	Fixed Value / Maximum Value	مبلغ ثابت، وسقف لا يتجاوزه الناتج.
مدين / دائن	Debit / Credit	حسابا دفتر الأستاذ اللذان يرحّل إليهما المكوّن.
المعايير	Criteria	فلتر يحدّد الموظفين الذين ينطبق عليهم المكوّن.
يستعمل اّليا مع تصفيات إنهاء الخدمة	Used Automatic with Termination	إضافة هذا السطر تلقائيًا إلى كل تسوية نهاية خدمة.
يستعمل اّليا مع تصفيات الأجازات السنوية	Used Automatic with Annual Vacation	إضافته تلقائيًا إلى كل صرف نقدي لأجازة سنوية.
بستعمل اّليا مع تصفيات الأجازات الإضطراريه	Used Automatic with Compulsory Vacation	إضافته تلقائيًا إلى صرف الأجازات الإضطرارية.
ترتيب المكون	Component Order	ترتيب تقييم السطور (يمكن أن تعتمد السطور اللاحقة على السابقة).

يحوّل جدول المعادلات المكوّنَ إلى حسابٍ بالشرائح — كل صف مدى لمدة الخدمة (المدي من / إلي) مع كسر مضروب في ومقسوما علي، وهو تمامًا نمط جداول مكافأة سبب نهاية الخدمة. ويربط جدول المكونات السطرَ بأنواع مفردات الراتب التي يستمدّ قيمته منها، ويتيح جدول سطور التأثير المحاسبي تغيير حسابي المدين/الدائن بحسب معيار الموظف.

توجيه المستند

كأي مستند مُرحِّل، تُحكَم التسوية بـتوجيه المستند (توجيه المستند) الذي يسمّي الدفاتر وإعدادات سند الصرف والحسابات المحاسبية (مصروف المكافأة، وحساب مخصّص الالتزام الذي يُسحَب منه، وحساب استرداد السلف). التوجيه هو ما يربط التسوية بدفتر الأستاذ — راجع ملاحظة المعالجة أدناه.

كيف تُبنى الأرقام

في صفحة نهاية الخدمة، يحدّد النظام أولًا مدة الخدمة. ويختار احتساب ايام تصفية نهاية الخدمة بناءا علي (احتساب ايام تصفية نهاية الخدمة بناءا علي) بين إجمالي ايام العمل (Total Work Days) الذي يحسبه النظام ومدة الخدمة يدويا (Manual Total Work Days) التي تُدخِلها بنفسك. ومن تاريخ المباشرة وآخر يوم عمل يشتقّ المستند مدة الخدمة كـسنة/شهر/يوم (مدة الخدمة (سنة - شهر - يوم)) وصافي أيام العمل (صافي أيام عمل) بعد خصم أيام الغياب غير المدفوعة.

اصطلاح أيام الخدمة ناقص واحد

عند تحويل المدى الزمني إلى مدة خدمة، يعدّ النظام اليوم الأخير حدًّا غير محتسب — فالرقم الفعلي هو أيام الخدمة − 1. وهذا مقصود: من يبدأ وينتهي في اليوم نفسه لم يُكمل أي يوم خدمة، ومن يمتدّ عقده من الأول إلى الثلاثين يكون قد خدم 29 يومًا منقضيًا لا 30. ضع هذا في حسبانك عند مراجعة تسوية يدويًا — فارق اليوم الواحد عن العدّ الساذج للأيام أمرٌ متوقَّع لا خطأ.

ثم يؤدّي الضغط على إصدار التصفيه (Generate Liquidation) إلى تشغيل معادلات المكافأة المرتبطة بسبب نهاية الخدمة وتعبئة جدول تفاصيل تصفية نهاية الخدمة — سطر لكل مكوّن، بقيمته الأصلية والقيمة المستحقه (القيمة المستحقه) وتوزيعها بين إضافة/استقطاع/أخرى. ويعرض جدول مكونات تصفية نهاية الخدمة الموازي الناتجَ النهائي لكل مكوّن تصفية بعد تطبيق معامله. ويجمع شريطا أدوات بقيّة التسوية:

• تجميع سندات الرواتب الغير مسددة (Collect Unpaid Salary Documents) يسرد كل سند راتب لم يُصرَف، فتُصرَف الأجور الأخيرة مع التسوية. فعِّل يصرف مع التصفية (يصرف مع التصفية) على ما تريد إدراجه.
• تجميع كل السلف المتبقية (Collect Remaining Loans) يجلب رصيد أقساط السلف المتبقية كخصم، فلا يبقى شيء مستحق للشركة دون تسوية.

أما السطور اليدوية لمرة واحدة (منحة استثنائية، خصم متنازَع عليه) فتُدخَل مباشرة في جدول المكوّنات، وتتيح لك حتى عشرة مبالغ بالذمّة (مبلغ بالذمه) تصفية ما على الموظف من ذمم مُتتبَّعة. ويحسب قسم بيانات بدل التذاكر (بيانات بدل التذاكر) استحقاق تذكرة الطيران الخليجي — عدد التذاكر × قيمة التذكرة × نسبة الاستحقاق — كإضافة مستقلّة.

ويتجمّع كل ذلك في قسم الإجمــاليات: صافي المفردات (صافي التصفية) (صافي المفردات (صافي التصفية))، وإجمالي بدل التذاكر، والذمم المخصومة، وأخيرًا الصافي (الصافي) وإجمالي المبالغ الواجب صرفها في التصفية (إجمالي المبالغ الواجب صرفها في التصفية).

مثال محسوب

خذ موظفًا يترك العمل بعد خمس سنوات كاملة، راتبه الشهري الخاضع للمكافأة 6,000 وأجره اليومي 200.

العنصر	كيف يُحسَب	المبلغ
مكافأة نهاية الخدمة	نصف شهر عن كل سنة من السنوات الخمس الأولى: 5 × (6,000 ÷ 2)	+15,000
أجازة سنوية غير مستنفدة	صرف 12 يومًا غير مستنفدة بالأجر اليومي: 12 × 200	+2,400
بدل تذاكر	تذكرة واحدة قيمتها 1,500 باستحقاق 100٪	+1,500
راتب غير مسدد	سند راتب الشهر الأخير لم يُصرَف، مُجمَّع في التسوية	+6,000
استرداد سلفة	رصيد الأقساط المتبقي يُستردّ	−3,000
صافي التسوية	15,000 + 2,400 + 1,500 + 6,000 − 3,000	= 21,900

يُظهر المستند 21,900 كصافيه. ولأن مدة الخدمة تُقاس باصطلاح أيام الخدمة − 1، فإن "الخمس سنوات" التي تحرّك شريحة المكافأة هي مدة الخدمة المكتملة لا عدًّا زمنيًا يقرّب اليوم الجزئي الأخير لأعلى. وبعد أن تطمئنّ إلى الرقم، اضغط إنشاء سند صرف (Generate Payment Voucher) — أو إنشاء طلب صرف (Generate Payment Voucher Request) إن كانت المدفوعات تمرّ بخطوة موافقة — فيُصرَف مبلغ 21,900 عبر الخزينة.

كيف تُعالَج / وماذا تُرحِّل

حفظ التسوية فوري؛ أما أثرها في دفتر الأستاذ فيُرفَع كـطلب أعمال (Business Request) في الخلفية له حالة معالجة (حالة المعالجة) خاصّة به، ويمكن إعادة تنفيذه من قائمة طلبات الأعمال إن أخفق.

والحسابات التي تستخدمها التسوية هي المسمّاة في توجيه المستند — جانبا مصروف المكافأة/التصفية ومخصّص الالتزام، واسترداد السلف مدينًا ودائنًا لإقفال الأقساط المستردّة. أما ما يحرّك المال فعليًا إلى الموظف فهو سند الصرف المُنشأ من التسوية: تسجّل التسوية الالتزام في حسابات المصروف والالتزام الصحيحة، ويقيّد السند حساب النقدية/البنك دائنًا عند الدفع. وإن عُدِّلت التسوية بعد ترحيلها أول مرة، يعيد النظام إصدار طلب أعمال تحديث ليبقى دفتر الأستاذ متّسقًا؛ وإن هُيّئ التوجيه بلا تأثير محاسبي، ظلّ المستند يحسب ويصرف دون أن يرحّل بنفسه.

كذلك فإن ترحيل التسوية هو الحدث الذي يعيد تصفير احتساب المخصّص: فقد صُرِف التزام نهاية الخدمة والأجازات المتراكم، فتبدأ دورة الاحتساب التالية من جديد. راجع مخصصات الموارد البشرية.

الإجراءات في هذه الشاشة

خمسة أزرار في مستند تصفية المستحقات تنقل التسوية من الأرقام إلى الصرف:

• إصدار التصفيه (Generate Liquidation) — يشغّل معادلات نهاية الخدمة ويملأ جداول التصفية (راجع قسم «كيف تُبنى الأرقام» أعلاه). يجب حفظ المستند أولًا، وأن يكون له توجيه. فإن لم يُحفظ المستند نهائيًا من قبل يبقى مسودة؛ وإن كان قد حُفظ يُحفظ مجددًا، مرورًا بالاعتمادات إن كان يحتاجها.
• تجميع سندات الرواتب الغير مسددة (Collect Unpaid Salary Documents) — يُدخل سندات رواتب الموظف غير المسددة في التسوية ثم يحفظ المستند مجددًا. ولا يعمل إلا على مستند محفوظ نهائيًا، وفقط حين يكون الخيار تجميع سندات الرواتب الغير مسددة للموظف مع الحفظ أول مرة فقط (Collect Unpaid Salary Documents For Employee With First Save Only) مفعّلًا في توجيه المستند.
• تجميع كل السلف المتبقية (Collect Remaining Loans) — يضيف سطرًا لكل قسط متبقٍّ من سلف الموظف، متجاوزًا السلف المعطّلة والأقساط الموجودة في المستند أصلًا. وتسألك نافذة عن نسخ المتبقي للمسدد (Copy Remaining To Paid): علّمه ليُملأ المبلغ المسدد في كل سطر بقيمة القسط، أو اتركه فيُملأ بصفر وتكتب أنت ما يُستردّ فعلًا.
• إنشاء سند صرف (Generate Payment Voucher) — يفتح سند صرف جديدًا مملوءًا من التسوية: شركتها ومحدداتها، ورابطًا لهذا المستند، وسطرًا لكل مبلغ يُصرف، والإجمالي. راجعه واحفظه. يجب حفظ المستند أولًا.
• إنشاء طلب صرف (Generate Payment Voucher Request) — الأمر نفسه، لكنه يفتح طلب صرف، للشركات التي تمر مدفوعاتها باعتماد أولًا.

أما سند تصفية مستحقات مجمعة فليست له أزرار خاصة به.

تسوية عدّة موظفين دفعة واحدة

لعمليات إنهاء نهاية المشروع، يعالج سند تصفية مستحقات مجمعة (Aggregated Dues Liquidation Document) قائمة موظفين من رأس واحد، فيولّد تسوية مستقلّة لكل موظف عند الترحيل. أنت تدير الدُّفعة لا السجلات المفردة المتولّدة — ونمط المستندات المجمّعة مشروح في طلبات ومستندات الموارد البشرية.

رسائل قد تظهر لك

الرسالة	لماذا	ما تفعله
«لايمكن صرف بدل تذكرة مع التصفيه لا الحجز تم من قبل الشركة»	في بيانات بدل التذاكر عُلِّم على يصرف مع التصفية وعلى التذكرة مصدرة من قبل الشركة معًا: فالشركة حجزت التذكرة فعلًا، فلا يمكن صرف قيمتها نقدًا كذلك.	أزل التعليم عن أحدهما — عن التذكرة مصدرة من قبل الشركة إن كان الموظف يُصرف له البدل، وعن يصرف مع التصفية إن كانت الشركة هي التي حجزت.
«لا يمكن تفعيل الأوبشن {0} و {1} معا»	في بيانات بدل التذاكر عُلِّم على صرف قيمة التذكرة فقط وعلى صرف إجمالي قيمة التذاكر معًا، وهما طريقتان مختلفتان لتقييم الاستحقاق نفسه.	اترك الطريقة التي تقصدها فقط: قيمة التذكرة الواحدة، أو إجمالي تذاكر الأسرة.
«تاريخ أخر يوم عمل لا يمكن ان يكون اقل من تاريخ المباشرة الفعلية»	في صفحة تصفية نهاية الخدمة يقع آخر يوم عمل قبل تاريخ المباشرة الفعلية، فتصبح مدة الخدمة سالبة.	صحّح التاريخ الخاطئ؛ وتاريخ المباشرة يأتي من سند مباشرة عمل الموظف.
«لا يمكنك تغيير الحقل {0} من {1} إلى {2}»	خيار منع أكثر من تصفية في نفس تاريخ التصفية مفعَّل في إعدادات الموارد البشرية، وأنت تعدّل الموظف أو تواريخ التصفية أو نوع التصفية في مستند سبق ترحيله.	لا تُحوِّل تسوية قائمة إلى موظف أو فترة أخرى — ألغِها وأنشئ غيرها، أو راجع الخيار في الإعدادات.
«لا يمكنك إنشاء سند تصفية للموظف {0} لأن الحقل {1} يجب أن يكون أكبر من الحقل {2} الموجود في سند التصفية {3}»	الخيار نفسه: هناك تسوية مرحَّلة أسبق من نوع التصفية ذاته تغطي هذه الفترة، فيجب أن يبدأ تاريخ آخر تصفية في المستند الجديد بعد تاريخ تصفية حتى في ذاك المستند.	افتح المستند المذكور في الرسالة وابدأ من اليوم التالي لتاريخ تصفية حتى فيه.
«لا يمكنك تغيير قيم الحقول حيث أن حالة المستند مسدد»	التسوية — أو جانب نهاية الخدمة منها — مسدَّدة فعلًا، وقيم الرأس التي بُني عليها الصرف مجمَّدة من تلك اللحظة.	اعكس سند الصرف أو ألغِه أولًا إن كان لا بد من تغيير الأرقام؛ وإلا فأصدر مستندًا تصحيحيًا مستقلًا.
«المكون {0} لا يمكن ان يستخدم مع تصفية الأجازات»	أُدرج في صفحة تصفية الأجازات مكوّن تصفية غير مُعلَّم للاستخدام مع تصفية الأجازات (لا يستعمل مع تصفيات الأجازات ولا أي من خياري الاستخدام الآلي مع الأجازات).	إما أن تُعلِّم خيار الأجازات في بطاقة المكوّن، أو تستخدم مكوّنًا مخصّصًا لصرف بدل الأجازات.
«المكون {0} لا يمكن ان يستخدم مع تصفية نهاية الخدمة»	الحالة المقابلة: مكوّن لا يستعمل مع تصفيات إنهاء الخدمة ولا يستعمل اّليا مع تصفيات إنهاء الخدمة ظهر في صفحة تصفية نهاية الخدمة.	عَلِّم خيار نهاية الخدمة في بطاقة المكوّن، أو اختر مكوّنًا مخصّصًا لنهاية الخدمة.
«لا يمكنك عمل سند تصفية بناءا علي سند اجازة يحتوي علي نوع اجازة بتصنيف غير سنوي»	الحقل من مستند يشير إلى سند أجازة نوعُه غير مصنَّف كأجازة سنوية، وخيار منع سند التصفية من نوع أجازة غير سنوي مفعَّل في إعدادات الموارد البشرية.	اصرف بدل الأجازة السنوية فقط من هذا الطريق؛ أما التصنيفات الأخرى فتُسوَّى بمستنداتها الخاصة.
«المكون {0} لايمكن تكراره»	المكوّن نفسه مُدرج مرتين في جدول المكوّنات.	احذف السطر المكرر واجمع المبلغ كله في سطر واحد.
«تم عمل مستند تصفيه للموظف {0} بعد هذا المستند {1}»	يوجد لهذا الموظف مستند تصفية مرحَّل أحدث من نوع التصفية ذاته، فتعديل هذا المستند الأسبق أو ترحيله يجعل المستندَين غير متّسقَين.	اعمل على أحدث تسوية، أو ألغِها أولًا ثم صحّح هذا المستند.
«المبلغ المصروف {0} في مستند التصفية {1} لا يمكن أن يكون أكبر من المتبقي {2}»	سند صرف يحاول صرف مبلغ أكبر من المتبقي على التسوية.	اخفض مبلغ السند إلى الرقم المتبقي الموضّح في الرسالة.
«لا يمكن ترك الإستعلام فارغا إذا كانت طريقة حساب المكون SQL»	في بطاقة مكوّن التصفية اختيرت طريقة الحساب SQL وتُرك حقل الاستعلام فارغًا.	اكتب الجملة التي تُرجع القيمة، أو غيّر طريقة الحساب إلى قيمة ثابتة أو معادلة.
«سند الأجازة {0} لا يخص الموظف {1}»	في سند تصفية مستحقات مجمعة يشير أحد السطور إلى سند أجازة يخصّ موظفًا آخر غير موظف السطر.	اختر سند أجازة للموظف الصحيح، أو انقل السطر إلى ذلك الموظف.
«تاريخ اّخر تصفية لا يمكن ان يساوي او بعد تاريخ تصفية حتي»	في سطر بالمستند المجمَّع جاءت الفترة معكوسة: تاريخ آخر تصفية يساوي تاريخ تصفية حتى أو يقع بعده، فتصبح المدة المطلوب تسويتها صفرًا.	اجعل تاريخ آخر تصفية هو نهاية الفترة المسوَّاة سابقًا، وتاريخ تصفية حتى هو نهاية الفترة الجديدة.

صفحات ذات صلة

• إنهاء الخدمة — إنهاء الخدمة الذي يولّد التسوية وقواعد مكافأة سبب نهاية الخدمة.
• مخصصات الموارد البشرية — الالتزام المتراكم على مدى الخدمة الذي تعيد التسوية المرحَّلة تصفيره.
• الموافقة على إخلاء الطرف — إخلاء الطرف الإداري الذي يسبق التسوية غالبًا.