مصادر تكلفة وإيراد المشروع

الترخيص المطلوب

ecpa. ولا شيء في هذه الصفحة مرخَّص على حدة — فهي تشرح كيف تتركّب شاشات تملكها بالفعل.

«كم كلّفنا هذا المشروع؟ وهل ربحنا منه؟» سؤال يطرحه كل شريك في مكتب هندسي، وهو السؤال الذي تجيب عنه هذه الوحدة في ثلاثة مواضع لا في موضع واحد. ومعرفة أيّ موضع يحمل أيّ نصف من الجواب هي أنفع ما يتعلّمه موظف الدعم عن ادارة المشاريع (ECPA)، لأن معظم مكالمات «التكلفة غلط» تنتهي إلى أن أحدهم قرأ واحداً من الثلاثة وتوقّع أن يجد فيه الثلاثة.

والمواضع الثلاثة هي:

1. شاشة المشروع الإداري، وتحمل رقم تكلفة واحداً — وهو تكلفة عمالة فقط.
2. دفتر الأستاذ العام، وهو الموضع الوحيد الذي تجتمع فيه تكلفة العمالة والمصاريف النثرية.
3. ورقة مرحلة المشروع، وهي الشاشة الوحيدة التي تعرض الإيراد والتكلفة جنباً إلى جنب — وهي غير مرتبطة بمشروع.

وسنمشي في الثلاثة بالعمل نفسه:

مكتب المنارة الهندسي، المشروع PRJ-0042 «تصميم تشطيب البرج» للعميل CUST-011. وسارة (EMP-7) منفّذة على المهمة TSK-0042-03 «الرفع المساحي»: 120 ساعة مخططة بمعدل ساعة 60، أي تكلفة مخططة 7٬200. وبنهاية مارس بلغ وقتها المعتمد على المهمة 90 ساعة. وراتب سارة الثابت الشهري في ملف شؤون الموظفين 10٬000، وعدد الساعات المعيارية شهرياً في إعدادات الوحدة 200. كما طالبت بمصاريف قدرها 300 على العمل: تاكسي بـ 220 وطباعة بـ 80.

إجمالي المشروع تكلفة عمالة، ولا شيء غيرها

افتح PRJ-0042 وستجد في الصفحة الرئيسية كتلة صغيرة من الأرقام غير القابلة للتعديل: التكلفة الحالية (Total Project Cost)، وحالة المشروع، وإجمالي الوقت المخطط، وإجمالي الوقت الفعلي، ونسبة الإتمام.

والتكلفة الحالية هي مجموع تكلفة العمالة على مهام المشروع، ولا شيء سواها. وهي تُبنى من الأسفل إلى الأعلى:

• كل سطر منفّذ على مهمة يحمل معدل ساعة والساعات التي اعتُمدت عليه. اضربهما تحصل على تكلفة ذلك الشخص الفعلية على تلك المهمة.
• اجمع سطور المنفّذين تحصل على التكلفة الفعلية للمهمة.
• اجمع المهام تحصل على التكلفة الحالية للمشروع.

ولسارة على TSK-0042-03 تكون: 90 ساعة معتمدة × 60 = 5٬400، وهذا ما يضيفه نصيبها إلى إجمالي PRJ-0042. أما مصاريفها البالغة 300 فلا تضيف شيئاً — ولن يضيف شيئاً كذلك صرف مخزني ولا فاتورة شراء ولا أصل ثابت ولا سند صرف، لأن أياً من هذه المستندات لا يستطيع أصلاً أن يحمل مشروعاً من مشاريع هذه الوحدة.

وهناك سلوكان حول هذا الرقم يفاجئان الناس، وكلاهما ببساطة طريقة عمل الشاشة:

• الإجمالي يتحدّث عند حفظ مهمة أو عند اعتماد موافقة على تنفيذ مهمة، لا عند حفظ المشروع. فحفظ المشروع نفسه لا يعيد الحساب. وإذا بدا الرقم قديماً فافتح إحدى مهام المشروع واحفظها، فتُعاد إجماليات المشروع من جديد.
• نسبة الإتمام هي النسبة الوحيدة التي يحسبها النظام، وهي الساعات الفعلية ÷ الساعات المخططة على مهام المشروع. وكل نسبة أخرى في الوحدة — «نسبة المرحلة من المشروع»، ونِسَب التخصصات في المصفوفة، و«نسبة إنجاز المرحلة» — يكتبها إنسان بيده. والنظام لا يجمع تقدّماً مرجَّحاً.

معدلا ساعة اثنان، ولماذا يختلفان بحقّ

تُقيّم الوحدة الساعة مرتين، في موضعين مختلفين، من مصدرين مختلفين. وهذه أهم فكرة في الصفحة كلها.

معدل الساعة على سطر المنفّذ في المهمة رقم عادي يكتبه المخطِّط حين يُسنِد الموظف إلى المهمة، وهو ما تُبنى منه التكلفة الحالية في شاشة المشروع. وهو في مثالنا 60، اختاره من أعدّ المهمة: سعر بيع الساعة، أو معدلاً مركّباً لقسم، أو ما جرى عليه عمل المكتب.

وتكلفة الساعة على سطر مستند التنفيذ رقم آخر تماماً. فحين يكون خيار تحديث تكلفة الساعة في تنفيذ المهمه من الرواتب مفعّلاً، يُقيَّم كل سطر تنفيذ بقسمة راتب الموظف الثابت الشهري من شؤون الموظفين على عدد الساعات المعيارية شهرياً، ثم تُضرب الناتجة في صافي الوقت في السطر. ولسارة: 10٬000 ÷ 200 = 50 للساعة، فتُقيَّم ساعاتها التسعون بـ 4٬500 — وهذا هو ما يصل إلى دفتر الأستاذ عبر توجيه مستند التنفيذ.

فالساعات التسعون نفسها تساوي 5٬400 على شاشة المشروع و4٬500 في دفتر الأستاذ، وكلا الرقمين صحيح: الأول معدل البيع المخطط، والثاني ما يكلّفه الموظف المكتبَ فعلاً. فتوقّع اختلافهما، ولا تحاول أبداً مطابقة أحدهما على الآخر.

إذا كانت سطور التنفيذ تُقيَّم بصفر

حين يكون خيار تحديث تكلفة الساعة في تنفيذ المهمه من الرواتب مُطفأً، لا تُحسب تكلفة الساعة ولا التكلفة الإجمالية على مستند التنفيذ أصلاً — فتخلو السطور من قيمة وتسقط من الأثر المحاسبي. وهذا الخيار وسلسلة المعدلات خلفه مشروحان في إعدادات ادارة المشاريع.

المصاريف النثرية تصل إلى دفتر الأستاذ لا إلى شاشة المشروع

تسلك مصاريف سارة طريقاً آخر. فهي تفتح طلب مصروف على PRJ-0042، بسطر لكل مطالبة، كل سطر مرتبط بمهمة وببند من بند مصروف مشروع في الكتالوج. واعتماد الطلب يقيّده في دفتر الأستاذ في الخلفية، عبر توجيه الطلب نفسه.

ثم يفتح المحاسب سند مصروف، ويضغط تجميع الطلبات، ويعتمد. فيُقيَّد الجانب المحاسبي وتُختَم سطور الطلب بأنها عولجت فلا تُجمَّع مرتين.

والمستندان مشروحان في مصاريف المشروع. أما ما يهمّ هنا فهو أين ينتهي المال:

• إلى دفتر الأستاذ، نعم. فبند المصروف يحدد الحساب الذي ينزل عليه السطر، والطلب والسند كلاهما يحمل المشروع والعميل والموظف إلى سطور القيد.
• إلى شاشة المشروع، لا. فلا أحد من المستندين يمسّ التكلفة الحالية.
• إلى ورقة مرحلة المشروع، لا. فلا يمكن وضع سندات المصروف على مرحلة مشروع.
• إلى الفاتورة، أحياناً — ويحدّد ذلك مربّع اختيار واحد. فالسطر المؤشَّر عليه مصروف داخلى تكلفة يتحمّلها المكتب، والسطر غير المؤشَّر يُعاد تحميله على العميل حين يضغط أحدهم تجميع المصاريف على فاتورة المشروع. فتاكسي سارة (220) خارجي وسيُفوتَر، وطباعتها (80) داخلية ولن تُفوتَر.

وثمة نتيجة تستحق التصريح لأنها تُوقِع الناس: الفوترة تجري على الطلب لا على السند. فسطر طلب معتمَد وغير داخلي متاحٌ للفاتورة سواء أنشأ أحدٌ له سند مصروف أم لم يُنشئ.

ولأن مستند التنفيذ ومستندات المصروف كلها تستطيع وضع المشروع على سطور القيد، فإن تقريراً محاسبياً مُرشَّحاً بالمشروع هو الموضع الوحيد الذي تجتمع فيه تكلفة العمالة والمصاريف النثرية في إجمالي واحد. وهو ليس شاشة من شاشات الوحدة، لكنه الجواب الصادق عن سؤال «كم كلّفنا هذا العمل حتى الآن».

ورقة مرحلة المشروع — الإيراد والتكلفة جنباً إلى جنب

الشاشة الوحيدة في الوحدة التي تعرض الإيراد مقابل التكلفة هي مرحلة المشروع، وهي مستند يُرحَّل وله صفحتان مخصّصتان لذلك.

وقبل استعمالها اعرف بماذا ترتبط: بلا شيء. فمرحلة المشروع ليس فيها حقل مشروع أصلاً. وهي مفتاحها نوع المشروع ونوعه الفرعي، ولا تصل إلى مشروع إلا عبر المراحل المختارة في سطورها. ولا تكتب شيئاً إلى مشروع أبداً، ويجوز تماماً أن تحمل الورقة الواحدة مراحلَ تخصّ مشروعين مختلفين. فهي ورقة تُجمّعها لطور من العمل، لا تقرير يُخرجه المشروع.

وكل ما في صفحتَي المال يُختار أو يُكتب باليد. لا زر تجميع، ولا مهمة مجدولة، ولا تغذية تلقائية.

صفحة الإيرادات

إيرادات المشروع تقبل فواتير المبيعات — فاتورة مبيعات سلاسل الإمداد، لا فاتورة المشروع الخاصة بهذه الوحدة. تختار كل فاتورة بيدك فيملأ النظام تاريخها وعميلها وصافي قيمتها. أما فواتير المشروع الخاصة بالوحدة فلا يمكن وضعها على هذه الورقة.

صفحة التكاليف

تكاليف المشروع خمسة جداول، كل واحد يقبل نوعاً مختلفاً من التكلفة:

الجدول	ما تضعه فيه	كيف تصل القيمة
تكاليف المستلزمات المخزنية	مستندات صرف مخزني	تختار المستند فيملأ النظام مستنده المصدر وتاريخه وعميله وصافي قيمته
تكاليف اليد العاملة	موظفون، بعدد أيام العمل وتكلفة اليوم	تُكتب باليد بالكامل
تكاليف الأصول الثابتة	أصل ثابت، بعدد أيام العمل وتكلفة يوم العمل	تُكتب باليد؛ والنظام يضرب الرقمين
تكاليف المناولة	فواتير متنوعات	تختار الفاتورة فيملأ النظام مستندها المصدر وتاريخها والمورّد وصافي قيمتها
التكاليف الأخري	سندات صرف	تختار السند فيملأ النظام مستنده المصدر وتاريخه والمورّد وقيمته

الحساب

كل جدول يجمع نفسه، والتكاليف الخمس تُجمع في إجمالي تكاليف، والربح هو إجمالي الإيرادات ناقصاً ذلك:

إجمالي إيرادات المشروع   = مجموع سطور الإيرادات
تكاليف المستلزمات        = مجموع سطور الصرف المخزني
تكاليف اليد العاملة      = مجموع تكلفة الموظف في المشروع
تكاليف الأصول الثابتة    = مجموع تكلفة الأصل في المشروع
تكاليف المناولة          = مجموع سطور فواتير المتنوعات
التكاليف الأخري          = مجموع سطور سندات الصرف

إجمالي التكاليف = المستلزمات + اليد العاملة + الأصول + المناولة + الأخرى
ربح المشروع     = الإيرادات − إجمالي التكاليف

فلمرحلة تغطّي طورَي التصميم المبدئي والتصميم الابتدائي من PRJ-0042، قد يسجّل المكتب إيراداً قدره 250٬000 مقابل 30٬000 مستلزمات، و45٬000 يداً عاملة، و8٬000 استعمال أصول ثابتة، و5٬000 مناولة، و2٬000 تكاليف أخرى — أي 90٬000 تكلفة وربحاً قدره 160٬000. وتُعاد الإجماليات كلما حُفظ المستند ومرة أخرى عند اعتماده.

المستند الواحد لا يُحتسب إلا مرة

لن تُرحَّل المرحلة إذا تكرّرت فيها فاتورة المبيعات أو الصرف المخزني أو فاتورة المتنوعات أو سند الصرف نفسه — أو إذا كان المستند موجوداً بالفعل على مرحلة مشروع أخرى مرحَّلة. وهذا الضابط هو ما يجعل الورقة آمنة للاستعمال عبر عدة مراحل من العمل نفسه. وهو لا ينطبق على جدولَي اليد العاملة والأصول الثابتة لأنهما لا يحملان مرجعاً لمستند تجري مقارنته.

ومرحلة المشروع لا تُنتج أثراً محاسبياً خاصاً بها. فهي ورقة عمل لا مستند قيد.

التقديرات للاسترشاد — ولا وجود لموازنة

في الوحدة حقول عدة تبدو موازنةً وليس فيها حقل يتصرّف كموازنة:

• القيمة الإجمالية للتعاقد وقيمتها المحلية في كتلة تفاصيل المشروع — أي القيمة المتفق عليها للعمل. وكل ما يفعله النظام بهما تحويل إحداهما إلى الأخرى بسعر التحويل.
• التكلفة التقديرية في الكتلة نفسها.
• أعمدة التكلفة التقديرية في صفحة المراحل وصفحة التخصصات ومصفوفة حزم العمل: ساعات العمل المباشر التقديرية، ومتوسط تكلفة الساعة، وتكلفة ساعات العمل المباشر، والتكاليف غير المباشرة، والإجمالي.

وكل هذه حساب وعرض. ولا شيء يقارن أياً منها بالتكلفة الفعلية. فلا تحقّق يمنع مهمة أو مستند تنفيذ أو مصروفاً أو فاتورة بسبب تجاوز تقدير، ولا سجلّ موازنة في الوحدة أصلاً. وحين يطلب عميل ضبطاً للموازنة على مشاريع من هذا النوع فهذا هو الجواب الصادق: سجّل التقدير هنا للاسترشاد، واضبط خارجاً.

تلقائي أم يدوي — الصورة كلها في جدول

مصدر التكلفة أو الإيراد	أين ينزل	تلقائي أم يدوي
ساعات التنفيذ المعتمدة × معدل المنفّذ	التكلفة الفعلية للمهمة ← التكلفة الحالية للمشروع	تلقائي
ساعات التنفيذ × تكلفة الساعة المشتقّة من الرواتب	دفتر الأستاذ العام	تلقائي، بشرط تفعيل تحديث تكلفة الساعة في تنفيذ المهمه من الرواتب وضبط جانبَي القيد في توجيه المستند
طلب مصروف	دفتر الأستاذ العام؛ والفاتورة، للسطور غير الداخلية	تلقائي عند الاعتماد
سند مصروف	دفتر الأستاذ العام	تلقائي عند الاعتماد؛ والسطور تُجمَّع بزر تجميع الطلبات
مستندات الصرف المخزني	مرحلة المشروع ← تكاليف المستلزمات المخزنية	اختيار يدوي؛ والقيمة تُملأ تلقائياً
فواتير المتنوعات	مرحلة المشروع ← تكاليف المناولة	اختيار يدوي؛ والقيمة تُملأ تلقائياً
سندات الصرف	مرحلة المشروع ← التكاليف الأخري	اختيار يدوي؛ والقيمة تُملأ تلقائياً
فواتير المبيعات (الإيراد)	مرحلة المشروع ← إيرادات المشروع	اختيار يدوي؛ والقيمة تُملأ تلقائياً
أيام عمل الموظفين على المرحلة	مرحلة المشروع ← تكاليف اليد العاملة	تُكتب باليد بالكامل
استعمال الأصول الثابتة	مرحلة المشروع ← تكاليف الأصول الثابتة	تُكتب باليد بالكامل

الجواب عملياً

مجتمعةً، هكذا تُجيب عن الأسئلة الأربعة التي تصلك فعلاً:

«كم كلّف هذا المشروع في العمالة؟» — التكلفة الحالية على شاشة المشروع الإداري، بعد حفظ إحدى مهامه لتحديثها. وهي بمعدلات التخطيط لا بمعدلات الرواتب.

«كم كلّفنا إجمالاً؟» — تقرير محاسبي مُرشَّح بالمشروع، فهو يلتقط تكلفة التنفيذ ومستندات المصروف معاً. ولا تعرض ذلك أي شاشة في الوحدة.

«بكم فوترنا؟» — قائمة فواتير المشروع للمشروع نفسه.

«هل نربح منه؟» — جمّع مرحلة مشروع للطور المطلوب، والتقط فيها فواتير المبيعات ومستندات التكلفة، واقرأ رقم الربح. ولا شيء يُنتج ذلك تلقائياً، ولا شيء يُلزِم بنتيجته.