كيف يتم تحصيل الأقساط

كل تعاقد في وحدة العقارات ينتهي إلى جدول من الأموال: عقد البيع، وعقد البيع الافتتاحي، وعقد الإيجار، وعقد الإيجار الافتتاحي، ومستند الحجز، بل ومستند التنازل — كلها تحمل جدول أقساط. لكل سطر كود، وتاريخ استحقاق، وقيمة، وخصم وغرامة خاصان به، وضرائبه — ثم مجموعة أعمدة بأسماء مثل «مطلوب تحصيله» و«محصل باوراق قبض» و«المحصل نظاميا» و«المتبقي» و«تم الدفع».

هذه الأعمدة الأخيرة هي ما ينظر إليه الجميع، وهي أيضاً ما لا يجوز لأحد الكتابة فيه. تشرح هذه الصفحة السبب، لأن استيعابه يجعل كل مستند مالي في الوحدة — سند التحصيل، والتحصيل المجمع، وسند الإعفاء، وسند سداد العائد — سلوكاً متوقعاً لا مفاجأة.

سنتابع في هذه الصفحة مثالاً واحداً: القسط INS-07 على عقد بيع، قيمته 10٬000، مستحق في الأول من مارس. حضر العميل ومعه 8٬000، وطلب خصم 500 مقابل سداده مبكراً.

جدول الأقساط صورة محسوبة لا سجل تُحرِّره بيدك

لا شيء في العقد يصبح «محصَّلاً» لأن أحدهم كتب رقماً فيه. المال لا يُعترف به إلا عند اعتماد مستند تحصيل على كود قسط بعينه.

عندئذ يكتب النظام قيود سداد خاصة به — واحداً عن كل سطر تحصيل — يسجل فيها العقد وكود القسط والقيمة وعمود المتابعة المستهدف وقيمة خصم التحصيل. ثم يفعل شيئاً يفاجئ المستخدم أول مرة: يُصفِّر أعمدة المدفوع التي يديرها النظام على العقد، ثم يعيد بناءها من جميع قيود السداد المشيرة إلى ذلك العقد.

فأرقام المدفوع والمتبقي التي تراها على العقد ليست حقائق مخزّنة، بل خلاصة يعاد حسابها من مستندات التحصيل الموجودة الآن. وهذا القرار التصميمي وحده يفسّر سلوكاً كثيراً:

• إذا ألغيت اعتماد سند تحصيل، تراجعت أرقام العقد من تلقاء نفسها، لأن القيود تُحذف وتُعاد الخلاصة من دونها.
• وإذا ألغيت الاعتماد ثم أعدته، لم ينحرف شيء، فالأرقام مشتقّة لا تراكمية.
• ولا يمكن لموظفَين يحصّلان على العقد نفسه في اللحظة نفسها أن يفسدا إجماليات بعضهما.
• ولا توجد طريقة معتبرة «لتصحيح» رقم خاطئ بالتعديل على العقد. التصحيح دائماً يكون في مستند التحصيل الذي أنتج الرقم.

لا تُحرِّر أعمدة المدفوع يدوياً

أعمدة المدفوع والمحصل نظامياً والمطلوب تحصيله والمحصل بأوراق القبض والمتبقي في جدول أقساط العقد يديرها النظام. أي قيمة تُكتب فيها يُعاد الكتابة فوقها فور أن يمسّ العقدَ مستندُ تحصيل جديد. فإن بدا رقم خاطئاً، فابحث عن مستند التحصيل الذي وراءه.

أي عمود يتحرك قرار تتخذه في التوجيه

يحمل العقد أربعة أعمدة متابعة لا عموداً واحداً، لأن المنشأة تحتاج عادةً إلى التفريق بين ما وُعد به، وما وصل كشيك، وما وصل نقداً فعلاً:

العمود في سطر القسط	استخدامه المعتاد
مطلوب تحصيله (Requested Collect)	مبلغ طُلب من المحصّل الذهاب لتحصيله
محصل باوراق قبض (Collected By Commercial Paper)	سُدِّد بشيك لم يُحصَّل بالضرورة بعد
المحصل نظاميا (System Paid)	سُدِّد فعلاً
المتبقي (Remaining)	ما تبقى، مشتقاً مما سبق

أي هذه الأعمدة يغذّيه مستند التحصيل يُحدَّد في توجيه المستند، في خيار تأثير الأقساط (installment Effect)، وقيمه: مطلوب تحصيله، ومحصل بأوراق قبض، والمحصل نظامياً، وبلا تأثير.

لا توجد قيمة افتراضية بديلة

عائلة التحصيل تقرأ هذا الخيار ولا شيء غيره. فإذا ترك التوجيه خانة تأثير الأقساط فارغة، لم يصل التحصيل إلى أي مكان — يُنشأ القيد المحاسبي، ويبدو المستند معتمداً، ولا تتحرك أعمدة المدفوع والمتبقي على العقد إطلاقاً. وهذا هو السبب الأول لشكوى «حصّلت المبلغ والعقد ما زال يُظهره مستحقاً». اضبطه في كل توجيه تحصيل وإعفاء وتحصيل مجمع تنشئه.

ويحمل التوجيه نفسه خيار عدم تطبيق تاثير الاقساط (Do not apply effects on installments)، وهو الطريقة المقصودة للقول «هذا المستند يُنتج أثراً محاسبياً ولا يمسّ الجدول». ذلك اختيار واعٍ، أما ترك تأثير الأقساط فارغاً فهو سهو يبدو مثله تماماً.

القواعد الثلاث التي يصطدم بها المستخدمون

الزيادة في السداد مرفوضة تماماً

قبل اعتماد سند التحصيل يجمع النظام كل قيود السداد على كل كود قسط — بما فيها سطور المستند الذي تعتمده الآن — ويقارن الإجمالي بما يُعتبر القسط مديناً به. فإن زاد الإجمالي، فشل الاعتماد وذكر القسط ومقدار الزيادة.

لا يوجد هامش تسامح ولا سلوك «رصيد لصالح العميل». فإن سلّم العميل أكثر مما يستحقه القسط، فالفائض يخصّ القسط التالي، ويُسجَّل في سطر ثانٍ داخل المستند نفسه.

السداد خارج الترتيب مرفوض ما لم يسمح التوجيه

إذا كان القسط INS-05 ما زال غير مسدَّد بالكامل، فشل اعتماد تحصيل على القسط INS-07 برسالة تذكر الكودين: لا يمكن سداد المتأخر قبل تسوية السابق.

يوقف هذه القاعدة أمران:

• خيار التوجيه تجاهل دفع الأقساط بالترتيب (Ignore Pay Installments In Order)، وهو الجواب الطبيعي لمنشأة تسمح للعميل بسداد ما يشاء؛
• أو أن يكون العقد نفسه من النوع الذي لا يعنيه ترتيب السداد.

وانتبه لما لا تمنعه القاعدة: سداد قسط قبل تاريخ استحقاقه مسموح تماماً، فالسداد المبكر حالة طبيعية. القاعدة تخصّ تخطّي أقساط سابقة غير مسددة، لا التواريخ المستقبلية.

يجب أن يكون كود القسط موجوداً على العقد أصلاً

كل سطر في مستند التحصيل يُطابَق بسطر في العقد عبر كود القسط، وأي كود غير موجود على العقد يُسقِط التحقق. لذلك يعرض عمود الكود قائمة اقتراحات مبنية على العقد الذي اخترته — استخدمها بدل الكتابة اليدوية.

ويعني هذا أيضاً أن إعادة توليد خطة أقساط عقدٍ بعد تحصيل أموال عليه أمر خطير: إعادة بناء الجدول قد تترك قيود تحصيل تشير إلى أكواد لم تعد موجودة. ابنِ الخطة أولاً ثم حصِّل. وتشرح صفحة خطة الأقساط زر التوليد وسلوكه في الكتابة فوق الجدول.

ويلحق بالقائمة شرطان أصغر: سند التحصيل يحتاج إلى عقد في حقل «بناءا على»، إلا إذا كان كل سطر يحمل عقده الخاص (وهكذا تحصّل من أكثر من عقد في مستند واحد)؛ والعقد الملغى أو المتنازل عنه مغلق أمام التحصيل ما لم يحمل التوجيه خيار السماح بالتحصيل من عقود منتهية (Allow Collection From Finished Contracts).

خصم التحصيل يُقلّص الدين بدل أن يسدّده

وهنا الجزء الأهم في مثالنا. العميل مدين بـ 10٬000 على القسط INS-07، ويعرض 8٬000 لإقفاله على أن يُعفى من 500 مقابل السداد الفوري.

يحمل سطر التحصيل إذن:

• قيمة محصلة 8٬000 — نقداً حقيقياً؛
• وخصم تحصيل 500 — في عمود الخصم الذي يلي مباشرةً عمود القيمة المحصلة في جدول التفاصيل.

ما يفعله الخصم أنه يُنقص المبلغ الذي يُعتبر القسط مديناً به. فيصير الإجمالي المتابَع للقسط قيمته الصافية ناقص خصومات التحصيل المتراكمة — 10٬000 − 500 = 9٬500 — وقد سُدِّد منها 8٬000. فالمتبقي على السطر 1٬500 لا 2٬000.

وهذه آلية مختلفة فعلاً عن الإعفاء. الإعفاء يسوّي القسط: يستهلك الرصيد تماماً كما يفعل النقد، والفرق في الحسابات فقط. أما خصم التحصيل فـيُقلّص الرصيد ليُقفَل بنقد أقل. كلاهما يتنازل عن مال، لكن أحدهما فقط يُحسب سداداً. وتفصّل صفحة الإعفاءات هذه المقارنة، لأن الخلط بينهما دائم.

والخصم ليس بلا أثر محاسبي، فله طرفا مدين ودائن خاصان به في التوجيه، فتُقيَّد الـ 500 المتنازل عنها بدل أن تضيع بصمت.

هل تدخل الضرائب فيما يستحقه القسط؟

هذا قرار واحد على مستوى الوحدة كلها، لا قرار لكل مستند. ففي إعدادات وحدة العقارات خيار اعتبار الضرائب في احتساب صافي الاقساط عند الدفع (Consider Taxes In Calculation Of Installment Net Value Upon Payment):

• مفعّل — لا يُعدّ القسط مسدَّداً إلا إذا دفع العميل قيمته شاملة ضرائبه؛ ويستخدم كل من سقف الزيادة في السداد وعمود المتبقي الإجمالي الشامل للضريبة.
• غير مفعّل (الوضع الافتراضي) — الضريبة خارج المبلغ الواجب سداده على القسط.

ولأن الخيار نفسه يحكم التحقق والحساب والرقم الظاهر على الشاشة، يجب أن يُحسم مرة واحدة عند التطبيق ثم يُترك. راجع إعدادات وحدة العقارات.

هذه المستندات تُنشئ الأثر ولا تُحرّك النقد

مستند التحصيل المعتمد يفعل أمرين: يكتب قيود السداد الموصوفة أعلاه، وينشئ أثراً محاسبياً تتم معالجته في الخلفية بوصفه طلب أعمال. يُحفظ المستند فوراً، ويظهر القيد عند معالجة الطلب. وإن فشلت المعالجة — لفترة مقفلة أو حساب ناقص — بقي المستند كما هو، ويُعاد الطلب من شاشة قائمة طلبات الأعمال (فلترة بالحالة الفاشلة، ثم اختيار السطور، ثم قائمة المزيد ← إعادة معالجة / إعادة اعتماد).

وما لا يفعله أيٌّ منها هو مسّ خزنة أو حساب بنكي. حركة النقد خطوة منفصلة مقصودة دائماً:

• في سند التحصيل أو سند الغرامة، زر إنشاء سند قبض ينشئ سند القبض الذي يستلم المال فعلاً — أو إنشاء طلب قبض إذا كانت إجراءاتكم تمرّ بطلب أولاً.
• وفي سند سداد العائد، زر إنشاء سند صرف ينشئ سند الصرف الذي يخرج المال.

أما الحسابات التي يمسّها التحصيل نفسه فشأن التوجيه بالكامل، وصفحة توجيهات مستندات التحصيل والصيانة والاستثمار والتكاليف هي موضع شرح صفحاتها.

أفراد العائلة وأثر كلٍّ منهم على الجدول

المستند	الأثر المحاسبي	الأثر على أقساط العقد
سند تحصيل	نعم	يسوّي الأقساط عبر خيار تأثير الأقساط في التوجيه
طلب تحصيل	لا يوجد	لا يوجد — فهو مذكرة لا مستند ذو آثار
سند تحصيل مجمع	لا يوجد له أثر خاص	لا أثر خاص به — يولّد سند تحصيل لكل سطر، والمولَّد يحمل كل شيء
سند إعفاء إيجار	نعم	يسوّي الأقساط تماماً كالتحصيل، بلا نقد
سند سداد عائد	نعم	نعم — أموال تعود إلى المشتري
سند غرامة	نعم	لا يوجد — الغرامة مديونية منفصلة
طلب صرف للبنك / للمالك	نعم	لا يوجد — ينقلان مالاً محصَّلاً بالفعل

تتناول صفحة سندات التحصيل الثلاثة الأولى، وصفحة التوريد الأخيرين، وصفحة الغرامات المستند الوحيد في العائلة الذي يبقى عمداً خارج جدول الأقساط.